Cos’è uno sponsor di progetto? Analisi del ruolo e delle mansioni

Lo sponsor del progetto, o sponsor esecutivo, è una persona o un gruppo di persone a livello dirigenziale. È responsabile del successo di un progetto e fornisce le indicazioni e le risorse necessarie al team e al project manager. Idealmente, gli sponsor del progetto forniscono un'elevata sostenibilità del progetto, pianificazione strategica e implementazione di successo degli obiettivi del progetto.

Lo sponsor del progetto è a un livello superiore rispetto al project manager. Nella maggior parte dei casi, lo sponsor del progetto è colui che ha sostenuto il progetto ed è stato sulla bacheca fin dal primo giorno.

Tratteremo le principali responsabilità e mansioni di uno sponsor di progetto, come supporta il project manager durante il ciclo di vita di un progetto e chiariremo le differenze tra gli stakeholder e gli sponsor del progetto.

Responsabilità dello sponsor di progetto

Gli sponsor di progetto sono in genere dirigenti di alto livello. Spesso, sono appena sotto il livello della bacheca e sono coinvolti in più progetti contemporaneamente. Uno sponsor di progetto ha tre responsabilità principali:

• Visione e persone: allineare il progetto con gli obiettivi, la strategia e gli obiettivi aziendali.

• Governance: garantire il corretto avvio e la corretta esecuzione del progetto.

• Valore e benefici: gestire i rischi e le modifiche garantendo la qualità del progetto

Quando suddividiamo ulteriormente queste categorie, puoi vedere le diverse responsabilità di uno sponsor di progetto:

• Selezionare il manager giusto per il progetto e guidarlo durante tutto il processo.

• Negoziare i finanziamenti e fungere da portavoce per l’alta dirigenza per conto del project manager.

• Partecipare alla pianificazione iniziale del progetto e allo sviluppo dei project charter e dell’ambito.

• Definire i criteri di successo del progetto e ottenere il consenso degli stakeholder.

• Promuovere il valore del progetto e assicurarsi che disponga delle risorse per avere successo.

• Supportare il project manager con conoscenze e indicazioni.

• Mantenere una comunicazione continua tra il project manager, il team e gli stakeholder.

• Rivedere le modifiche all'ambiente del progetto (ad es. programmi, attività, priorità, ecc.) e gestire i rischi man mano che si presentano.

Doveri dello sponsor durante il ciclo di vita del progetto

Lo sponsor del progetto è coinvolto in un progetto dall'inizio alla fine, il che significa che ha una varietà di attività, responsabilità e doveri durante il ciclo di vita del progetto. Sia il project manager che lo sponsor dovrebbero essere consapevoli delle responsabilità dello sponsor, in modo che tutti rispettino i propri ruoli e svolgano i compiti richiesti. 

Avvio

• Nomina un project manager e un comitato direttivo. Un comitato direttivo è in genere composto da manager e stakeholder di alto livello che possono fornire consulenza durante tutto il ciclo di vita del progetto. Poiché i membri di un comitato direttivo non sono attivamente coinvolti nel progetto, possono mantenere una prospettiva a volo d'uccello e fornire una guida e una supervisione preziose sull'avanzamento del progetto.

• Definire il successo del progetto e i risultati finali. Lo sponsor del progetto dovrebbe anche assicurarsi che questi obiettivi siano stati comunicati correttamente e che tutti i membri del team li comprendano.

• Organizza e condividi le attività in un'unica fonte di riferimento, come uno strumento di project management, in modo che siano disponibili per tutti i membri del progetto.

• Monitorare le attività di avvio e fornire supporto ove necessario. È fondamentale assicurarsi che tutti i membri del team di progetto svolgano le attività previste, in modo che il progetto possa procedere senza intoppi in seguito.

• Fornire feedback per i documenti di avvio del progetto, che possono includere un project charter, un business case o uno studio di fattibilità, per garantire che il progetto sia approvato dagli stakeholder aziendali.

• Verificare l'ambito del progetto per assicurarsi che gli obiettivi siano realistici e prevenire lo slittamento del progetto.

• Promuovere il progetto durante la riunione di avvio ed essere pronto a supportare il project manager in caso di domande da parte del team.

Pianificazione

• Osservare e modificare i piani di progetto per garantire date di consegna realistiche.

• Agire come punto di riferimento per il project manager per le sfide e i problemi di escalation.

• Monitora l'efficacia del team di progetto e le dinamiche di gruppo e comunica le vittorie o le opportunità al project manager.

• Rivedere il registro RAID (rischi, presupposti, problemi e dipendenze). Questo registro è un importante documento di pianificazione del progetto che elenca i potenziali rischi che possono avere un impatto sul progetto, le ipotesi che hai sull'avanzamento o sul risultato del progetto, i problemi che possono sorgere durante il ciclo di vita del progetto e le dipendenze su cui si basa il progetto (ad esempio, input da un esperto).

• Verificare che il piano di progetto contenga requisiti di qualità, risultati finali chiari e traguardi del progetto ben pianificati. In definitiva, lo sponsor approverà tutti i requisiti del progetto.

Esecuzione

• Collabora con il project manager per stabilire confini sani tra manager e sponsor, nonché tra sponsor e alta dirigenza (ed evitare il micromanagement). È importante che lo sponsor si fidi del project manager per guidare il team durante il progetto e che quest’ultimo chieda supporto allo sponsor quando necessario.

• Soddisfare le esigenze del progetto per supportare il team e il manager. Potrebbe trattarsi di risorse come hardware o software, finanziamenti aggiuntivi o più persone per supportare il team di progetto.

• Assicurati che i dirigenti senior abbiano accesso ai resoconti sullo stato del progetto, in modo che possano rimanere aggiornati, se necessario. Questi resoconti devono inoltre essere aggiornati regolarmente (settimanale, mensile o trimestrale, a seconda della natura del progetto).

• Implementa i processi di controllo delle modifiche necessari per ridurre lo slittamento del progetto.

Prestazioni

• Valuta l'avanzamento del progetto e fornisci un feedback quando appropriato. A seconda della natura del progetto, può essere utile pianificare riunioni di revisione settimanali, mensili o trimestrali per valutare l'avanzamento e modificare le scadenze o gli obiettivi.

• Incoraggia il project manager e il team a trovare le proprie soluzioni ai problemi che si presentano. Dai il buon esempio e modella buone strategie di risoluzione dei problemi.

• Identificare, affrontare e risolvere le cause alla base dei problemi che emergono.

• Aggiornare frequentemente il registro RAID per adattarlo ai cambiamenti che si verificano nel corso del ciclo di vita del progetto.

• Riconosci il completamento dei traguardi chiave del progetto. È importante celebrare questi traguardi per riconoscere l’impegno e l’impatto del  team.

Chiusura

• Valuta le prestazioni del progetto in base ai criteri per la valutazione del raggiungimento dell'obiettivo definiti in precedenza. Questi dati saranno importanti per la prossima analisi post mortem o retrospettiva, per discutere le prestazioni del progetto.

• Garantire una consegna del progetto di successo al cliente. Questo passaggio segna la fine del progetto, poiché tutti i risultati finali sono ora nelle mani del cliente.

• Partecipa o conduci una sessione post-mortem o sulle lezioni apprese per discutere i successi e i fallimenti del progetto. Incoraggiare il project manager a documentare queste lezioni per progetti futuri. 

• Garantire il completamento dell'approvazione del progetto. Ciò include il congedo del team di progetto, ma anche il completamento di tutte le formalità legali. 

Questi compiti possono variare in base all'intensità e alla complessità del progetto in questione, ma indipendentemente da ciò, il coinvolgimento e l'importanza di uno sponsor di progetto non dovrebbero essere sottovalutati.

Sponsor di progetto e stakeholder di progetto

I due termini possono sembrare molto simili, ma gli sponsor e gli stakeholder hanno ruoli molto diversi.

Uno stakeholder del progetto può essere chiunque sia interessato dal progetto, dai membri del team di progetto alle persone che non sono attivamente coinvolte nel processo del progetto. Gli stakeholder possono essere investitori, colleghi, clienti o superiori.

Uno sponsor del progetto, d'altra parte, non è solo parte dell'organizzazione, ma è anche responsabile del progetto. È responsabile del successo generale del progetto e in genere definisce e garantisce il successo del progetto. A seconda del progetto, uno sponsor fungerà spesso anche da mentore del project manager.

Sponsor e project manager a confronto

Sia lo sponsor che il project manager sono altamente coinvolti nel progetto e responsabili del risultato e del successo. Lo sponsor del progetto è il punto di contatto tra il team esecutivo dell’organizzazione e il project manager; il project manager è il punto di contatto tra lo sponsor del progetto e il team di progetto. 

Il ruolo del project manager è quello di organizzare, monitorare e, in definitiva, guidare il proprio team nell’esecuzione del lavoro all’interno di un progetto. Un project manager è il team leader quotidiano: è responsabile del monitoraggio delle risorse e del carico di lavoro, della supervisione del completamento delle attività e dell'aggiornamento degli stakeholder sull'avanzamento del progetto. Se necessario, il project manager può richiedere ulteriore supporto allo sponsor del progetto. Il suo ruolo è anche quello di tenere d'occhio gli obiettivi e le aspettative per avvisare lo sponsor del progetto quando c'è un disallineamento tra il programma e le date stimate.

Collaborazione tra sponsor e project manager

La relazione tra lo sponsor e il project manager può determinare il risultato del progetto. Definire chiaramente le aspettative, una comunicazione frequente e la fiducia reciproca sono necessari per garantire un progetto di successo.

La trasparenza aiuta a velocizzare la fiducia. Quando fai sapere al tuo team cosa sta succedendo e cosa stai pensando, stai contemporaneamente costruendo credibilità nelle tue relazioni. Quando poi chiedi cosa ne pensano e incorpori quei pensieri nei tuoi piani, stai costruendo un senso di scopo condiviso.”

A seconda della complessità del progetto e dell'esperienza del project manager, lo sponsor può scegliere un approccio più pratico o decidere di essere più coinvolto e di supportare, guidando il project manager e il team attraverso le singole fasi e attività del progetto. Idealmente, lo sponsor del progetto funge da mentore per il project manager.

Collaborare in tempo reale per il successo del progetto

I project manager e gli sponsor del progetto si affidano l'uno all'altro per eseguire con successo i progetti. Per aiutare entrambe le parti a monitorare le proprie responsabilità, attività e obiettivi, è fondamentale un software di collaborazione affidabile. Asana è uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutare i team a gestire il lavoro e raggiungere i propri obiettivi. Con Asana, puoi tenere tutti aggiornati in tempo reale e non lasciare che nulla venga trascurato.