Come usare uno studio di fattibilità nella gestione dei progetti

Eseguire un progetto complesso, di grandi dimensioni e che ha un potenziale di impatto enorme sulla tua organizzazione può essere emozionante. Da una parte, stai apportando un cambiamento reale. Dall'altra, lo spettro del fallimento fa paura. 

È qui che torna utile uno studio di fattibilità. Se mai prima d'ora ne hai usato uno per la gestione dei progetti, questo articolo ti spiegherà tutto quello che c'è da sapere per iniziare. 

Cos'è uno studio di fattibilità?

Uno studio di fattibilità (a volte chiamato analisi di fattibilità o resoconto di fattibilità) è un metodo per valutare la possibilità di successo di un piano di progetto. Ti consente di valutare se può essere attuato per capire se puoi o non puoi procedere con il progetto. 

Sono due le domande a cui risponde uno studio di fattibilità.

1. Il nostro team ha gli strumenti e le risorse necessarie per completare questo progetto? 

2. Il ritorno sull'investimento sarà abbastanza alto da giustificare l'esecuzione del progetto? 

Gli studi di fattibilità sono importanti per quei progetti che comportano investimenti significativi per la tua azienda. I progetti che hanno anche un potenziale impatto di grandi dimensioni sulla tua presenza sul mercato potrebbero aver bisogno di uno studio di fattibilità.

In qualità di project manager, potresti non essere direttamente responsabile dell'esecuzione dello studio di fattibilità, ma è importante sapere di cosa si tratta. Avendo una comprensione dei vari elementi che ne fanno parte, potrai meglio supportare il team che si occupa dello studio di fattibilità e assicurarti che il tuo progetto raggiunga il risultato migliore.

Quando svolgere uno studio di fattibilità

Uno studio di fattibilità andrebbe svolto dopo che un progetto è stato proposto ma prima che il lavoro inizi. Lo studio fa parte del processo di pianificazione del progetto. Di fatto, viene spesso svolto in concomitanza con un'analisi SWOT o una valutazione dei rischi, in base al progetto.

Gli studi di fattibilità aiutano a: 

• confermare le opportunità di mercato prima di prendersi l'impegno di portare avanti un progetto

• restringere il campo delle alternative aziendali

• creare la documentazione relativa ai vantaggi e agli svantaggi dell'iniziativa proposta

• fornire maggiori informazioni prima di decidere se procedere o meno

Non avrai bisogno di uno studio di fattibilità se:

• sai già che il progetto è fattibile

• hai eseguito un progetto simile in passato

• i tuoi concorrenti hanno avuto successo con un'iniziativa simile sul mercato

• il progetto è di piccole dimensioni, semplice e ha un impatto a lungo termine minimo per l'azienda

• il tuo team ha svolto uno studio di fattibilità simile negli ultimi tre anni

Una cosa da tenere a mente è che uno studio di fattibilità non è la presentazione di un progetto. Durante la presentazione di un progetto, si valuta se questo sia o no una buona idea per l'azienda e se gli obiettivi del progetto siano in linea con il piano strategico generale. Solitamente, una volta che hai stabilito che il progetto è una buona idea, svolgerai uno studio di fattibilità per confermare che il progetto è possibile usando gli strumenti e le risorse che hai a disposizione. 

Studio di fattibilità e project charter a confronto

Un project charter è un documento relativamente informale che serve per presentare il tuo progetto agli stakeholder. È come un elevator pitch che parla degli obiettivi, dell'ambito e delle responsabilità relative al progetto. Solitamente, lo sponsor del progetto o i dirigenti coinvolti lo consultano prima di ratificare il progetto. 

Uno studio di fattibilità andrebbe implementato dopo che il project charter è stato ratificato. Questo documento, infatti, non serve per presentare il progetto e capire se è in linea con gli obiettivi del tuo team, ma è un metodo per assicurarsi che tu e il tuo team possiate portarlo a termine. 

Studio di fattibilità e business case a confronto

Un business case è la versione più ufficiale del project charter. Se solitamente un project charter andrebbe creato per iniziative semplici o di piccole dimensioni, un business case andrebbe creato per presentare un'iniziativa complessa e di grandi dimensioni, che avrà un impatto importante sull'azienda. Questo documento, più lungo e scritto in maniera più formale, includerà anche informazioni finanziarie e coinvolgerà solitamente stakeholder di grado più senior. 

Dopo che il tuo business case è stato approvato dagli stakeholder interessati, svolgerai uno studio di fattibilità per assicurarti che il lavoro sia realizzabile. Se scopri che non lo è, potresti tornare a parlare con i dirigenti coinvolti e richiedere maggiori risorse, strumenti o tempo per far sì che il tuo business case diventi fattibile.

Studio di fattibilità e business plan a confronto

Un business plan è un documento formale relativo agli obiettivi della tua organizzazione. Solitamente lo si redige quando si fonda un'azienda o quando l'azienda sta affrontando cambiamenti importanti. Il tuo business plan funge da punto di riferimento per altre decisioni aziendali, tra cui il piano strategico dai tre ai cinque anni. 

Mano a mano che implementi il tuo business plan e il piano strategico, investirai su progetti singoli. Uno studio di fattibilità è un metodo per valutare l'attuabilità di ogni progetto o iniziativa singola. 

I quattro elementi dell'analisi di fattibilità

Esistono quattro elementi principali che compongono uno studio di fattibilità: fattibilità tecnica, fattibilità economica, fattibilità di mercato (o market fit) e fattibilità operativa. Spesso si fa riferimento a questi elementi come ai quattro tipi di studi di fattibilità, nonostante la maggior parte di questi contengano una revisione di tutti e quattro gli elementi. 

Fattibilità tecnica

Uno studio di fattibilità tecnica verifica le risorse tecniche disponibili per il tuo progetto. Questo studio determina se hai a disposizione l'attrezzatura giusta e se ne hai abbastanza, oltre a stabilire se hai le conoscenze tecniche necessarie a raggiungere gli obiettivi del progetto. Per esempio, se il tuo piano di progetto prevede di creare 50.000 prodotti al mese, ma nei tuoi stabilimenti puoi produrne solo 30.000, il progetto non è tecnicamente fattibile. 

Fattibilità economica

La fattibilità economica spiega se il tuo progetto è sostenibile o meno. Un resoconto di fattibilità economica include un'analisi costi-benefici del progetto. Inoltre, offre una previsione del ritorno sull'investimento previsto, oltre a definire eventuali rischi economici. L'obiettivo dello studio di fattibilità economica è comprendere quali vantaggi finanziari porterà il progetto. 

Fattibilità di mercato

Lo studio di fattibilità di mercato è una valutazione di come il tuo team prevede che i deliverable del progetto si comportino sul mercato. Questa parte del resoconto include un'analisi di mercato, un'analisi della concorrenza e una proiezione delle vendite. 

Fattibilità operativa

Uno studio di fattibilità operativa valuta se la tua organizzazione sia in grado o meno di completare il progetto. Include il fabbisogno di personale, la struttura organizzativa e tutti i requisiti legali applicabili. Al termine dello studio di fattibilità operativa, il tuo team riuscirà a capire se sono disponibili le risorse, le abilità e le competenze per portare a termine questo lavoro. 

Checklist dello studio di fattibilità

La maggior parte degli studi di fattibilità sono strutturati in modo simile. Questi documenti servono a valutare se l'idea imprenditoriale proposta è realizzabile. Creare uno studio di fattibilità chiaro aiuta gli stakeholder del progetto durante il processo decisionale. 

Elementi di uno studio di fattibilità

• Un executive summary che descrive la realizzabilità generale del progetto.

• Una descrizione del prodotto o del servizio che verrà sviluppato durante il progetto.

• Tutte le considerazioni tecniche, incluse quelle relative a tecnologie, attrezzature e personale.

• La ricerca di mercato, che include uno studio relativo al mercato attuale e alla strategia di marketing. 

• Lo studio di fattibilità operativa, che valuta se la struttura organizzativa attuale del tuo team può supportare l'iniziativa.

• La cronologia del progetto

• Le proiezioni economiche basate sul resoconto di fattibilità economica

Sei passaggi per condurre uno studio di fattibilità

Probabilmente non condurrai personalmente lo studio di fattibilità, ma è possibile che ti verrà chiesto di fornire informazioni e approfondimenti. Per condurre uno studio di fattibilità, assumi un consulente qualificato oppure affidati al project management office (PMO) dell'azienda, se presente. Di seguito elenchiamo i passaggi che solitamente servono per completare questo tipo di lavoro. 

1. Effettuare un'analisi preliminare

Creare uno studio di fattibilità è un processo che richiede tempo. Prima di lanciarti nella creazione, è importante valutare il progetto per identificare qualsiasi ostacolo ovvio o insormontabile. Per esempio, se il progetto richiede un budget molto più alto di quello che la tua organizzazione mette a disposizione, probabilmente non sarai in grado di portarlo a termine. Allo stesso modo, se i deliverable del progetto devono essere disponibili e sul mercato entro una certa data, ma di fatto lo saranno solo molti mesi dopo, il progetto non è ugualmente fattibile. Questi ostacoli di grandi dimensioni rendono uno studio di fattibilità inutile, poiché è chiaro che il progetto non è realizzabile. 

2. Valutare la fattibilità economica

Pensa allo studio di fattibilità economica come alla proiezione del conto economico relativo al progetto. Questa parte dello studio di fattibilità mette in chiaro il fatturato previsto dal progetto e definisce gli investimenti della tua organizzazione (in termini di tempo e denaro) necessari a raggiungere gli obiettivi del progetto. 

Durante lo studio di fattibilità economica, valuta se il progetto avrà o meno ripercussioni sul flusso monetario aziendale. In base alla complessità dell'iniziativa, il PMO interno o consulente esterno potrebbe voler collaborare con l'ufficio contabile aziendale per eseguire un'analisi costi-benefici relativa al progetto. 

3. Effettuare una valutazione del mercato

La valutazione del mercato, o studio di fattibilità di mercato, è un'opportunità per identificare la domanda del mercato. Questo studio offre una percezione delle entrate previste per il progetto e di tutti i potenziali rischi di mercato che potresti incontrare. 

Più di ogni altra parte dello studio di fattibilità, è un'occasione per valutare se ci sia o meno un'opportunità nel mercato. Durante questo studio, è fondamentale valutare le posizioni dei concorrenti e analizzare le fasce demografiche per capire come andrà il progetto. 

4. Prendere in considerazione la fattibilità tecnica e operativa

Anche se i dati economici sono buoni e il mercato è pronto, la tua organizzazione potrebbe non essere in grado di supportare un'iniziativa di questo tipo. Per valutarne la fattibilità operativa, prendi in considerazione i requisiti relativi al personale o alle attrezzature. Quali risorse organizzative, inclusi tempo, denaro e competenze, sono necessarie per portare a termine il progetto con successo? 

In base al progetto, può essere necessario prendere in considerazione l'impatto legale dell'iniziativa. Ad esempio, se serve sviluppare un nuovo brevetto per il tuo prodotto, dovrai coinvolgere il team legale e includere questo requisito nel tuo piano di progetto. 

5. Verificare i punti di vulnerabilità del progetto

A questo punto, il team del PMO interno o il consulente esterno avrà analizzato tutti e quattro gli elementi dello studio di fattibilità: disponibilità economica, analisi di mercato, fattibilità tecnica e operativa. Prima di presentare le loro raccomandazioni a te e agli stakeholder, verificheranno e analizzeranno i dati per identificare eventuali incongruenze. Questa operazione include assicurarsi che il conto economico sia in linea con l'analisi di mercato. Allo stesso modo, ora che è stato svolto uno studio di fattibilità tecnica, esistono ostacoli troppo grandi o segnali d'allarme? (Nel caso, crea un piano di emergenza!) 

In base alla complessità del tuo progetto, non sempre ci sarà una risposta chiara. Un'analisi di fattibilità non porta a una decisione "tutto bianco o tutto nero" a un problema complesso. Piuttosto, ti aiuta a presentarti alla discussione con le domande (e le risposte) giuste, in modo che tu possa prendere la decisione migliore per il tuo progetto e per il tuo team. 

6. Proporre una decisione

L'ultimo passaggio dello studio di fattibilità è un executive summary, che analizza i punti principali e propone una soluzione. 

In base alla complessità e all'ambito del progetto, il tuo PMO interno o consulente esterno potrebbe condividere uno studio di fattibilità con gli stakeholder o presentarlo al gruppo, in modo da poter rispondere di persona a qualsiasi domanda. In ogni modo, con lo studio in mano, il tuo team ha a disposizione le informazioni necessarie per prendere una decisione informata. 

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