I migliori software e strumenti per la collaborazione dei team

Quando si tratta di idee, progetti e flussi di lavoro complessi, non siamo fatti per lavorare da soli. I progetti che hanno l’impatto maggiore sulla tua azienda sono raramente il risultato di una sola persona. Il più delle volte, i progetti richiedono una collaborazione interfunzionale per avere successo, con persone che lavorano in team, reparti e ruoli diversi per dare il meglio. Ma anche se la collaborazione è fondamentale per il nostro lavoro più importante, coordinarsi con tutti questi diversi stakeholder è difficile. Ed è qui che entra in gioco il software di collaborazione.

Il software di collaborazione semplifica il lavoro interfunzionale. Dalle solide piattaforme che supportano le organizzazioni aziendali ai semplici strumenti di comunicazione, i migliori software di collaborazione collegano il lavoro tra i team per risolvere le sfide del lavoro interfunzionale. 

Che cos’è un software di collaborazione?

Un software di collaborazione è uno strumento digitale che ti aiuta a connetterti e lavorare con gli altri. Questo può avvenire in modi semplici, come su piattaforme di messaggistica ed email, o abilitando flussi di lavoro più complessi. Diversi software di collaborazione aiuteranno a risolvere diverse sfide interfunzionali. Ad esempio, le piattaforme di messaggistica semplificano la comunicazione con i team, la gestione digitale delle attività ti aiuta a organizzare le attività con i partner esterni e le piattaforme aziendali ti forniscono un sistema di gestione del lavoro completo e tutto in uno. 

Nella sua forma migliore, il software di collaborazione ti consente di fare tutto quanto sopra (e molto altro) in un unico spazio. Il software di collaborazione non dovrebbe mai essere un’altra casella da spuntare nello stack tecnologico. Gli strumenti di collaborazione giusti ti aiuteranno a ridurre la quantità di app di cui hai bisogno e dovrebbero concentrarsi sulla risoluzione del problema più importante: come possiamo connetterci in modo da lavorare meglio, più velocemente e in modo più efficiente, insieme.

È necessario un software di collaborazione per i team?

Sì, soprattutto se lavori in team. Le grandi aziende sono suddivise in reparti, team e singoli individui. Le iniziative aziendali più importanti coinvolgono membri di team di diversi reparti, che uniscono le loro competenze per raggiungere un obiettivo. Il software di collaborazione ti aiuta a fare proprio questo: consente alle persone di tutta l’organizzazione di lavorare come un unico team di progetto, indipendentemente dal reparto in cui si trovano.

Anche se il tuo lavoro sembra completamente solitario, probabilmente fai ancora affidamento sugli stakeholder per approvazioni, incarichi o risorse. In breve, tutti possono trarre vantaggio da un software di collaborazione, sia che si tratti di organizzare semplici sessioni di brainstorming o di lavorare su flussi di lavoro altamente complessi.

I vantaggi degli strumenti di collaborazione online

• Facilitano il lavoro di squadra interfunzionale: al giorno d'oggi, nessuno lavora da solo. L’utilizzo di un software di collaborazione consente a ogni team di lavorare in modo più rapido ed efficiente con altri reparti dell’azienda.

• Consente il lavoro asincrono: un software che supporta il lavoro asincrono è particolarmente importante per le grandi organizzazioni globali. Queste aziende poliedriche hanno bisogno di uno strumento che aiuti i team a comunicare e collaborare ai progetti, anche quando si trovano in luoghi diversi o hanno orari diversi.

• Collega i team distribuiti: nel luogo di lavoro distribuito di oggi, è più importante che mai avere una piattaforma in cui il tuo team possa incontrarsi in diversi fusi orari e sedi.

• Rendono il lavoro accessibile: la condivisione di dati, progetti e attività tra i team è fondamentale per la collaborazione. Il software semplifica l'archiviazione e la condivisione delle informazioni, in modo che tutti possano accedere facilmente alle risorse di cui hanno bisogno. Inoltre, un buon strumento di collaborazione garantisce che le informazioni siano condivise anche nel contesto, per garantire che le persone si aggiornino rapidamente.

• Protegge le informazioni riservate: il giusto software di collaborazione ti dà la certezza che il tuo lavoro è sicuro e protetto, anche durante la collaborazione. Dovresti sempre avere lo stesso livello di sicurezza elevato, sia che i tuoi stakeholder siano seduti di fronte a te, sia che tu stia lavorando con un partner esterno.

• Visualizza le informazioni delle app in un unico posto: passare da un'app all'altra e cercare informazioni in spazi diversi è un'enorme perdita di tempo. Semplificare la comunicazione, il lavoro e la collaborazione in un unico strumento ti restituisce le risorse più preziose: tempo, spazio mentale ed energia.

Gli 11 migliori software e strumenti per la collaborazione dei team

Non esiste un unico software di collaborazione giusto, ma solo quello giusto per te. Gestisci un'azienda? Avrai bisogno di una piattaforma altamente funzionale e adattabile. Ma se hai solo bisogno di documenti dinamici per scambiare idee, puoi utilizzare uno strumento più semplice per soddisfare le tue esigenze. 

Indipendentemente dalle esigenze della tua azienda, in questo elenco troverai un software di collaborazione che aumenterà la produttività, migliorerà la comunicazione e connetterà meglio i tuoi team. Continua a leggere per scoprire qual è il software più adatto a te. 

1. Asana: la migliore piattaforma di collaborazione per team aziendali interfunzionali

A livello aziendale, si lavora con centinaia, migliaia o centinaia di migliaia di dipendenti sparsi in diversi fusi orari. Ciò significa che è necessaria una piattaforma completamente operativa che colleghi ogni individuo, team, attività e obiettivo. 

Asana ha tutte le funzionalità di collaborazione di cui la tua azienda ha bisogno per facilitare e sfruttare la collaborazione interfunzionale, tra cui: 

• Connessione dei team: collega i team, i diversi reparti, le attività e gli obiettivi più grandi dell’azienda. Con Asana, puoi centralizzare la tua azienda per collaborare facilmente.

• Gestione delle attività: monitora e gestisci le attività tra più progetti. Quando apporti modifiche a un'attività in un progetto, le vedi immediatamente applicate in tutti i progetti in tempo reale.

• Automazioni: utilizza le automazioni per standardizzare e delegare il lavoro, creare processi e comunicare sul tuo lavoro più complesso in tempo reale.

• Integrazioni: oltre 260 integrazioni ti consentono di creare una piattaforma all-in-one. Collega tutti i tuoi strumenti preferiti in un unico posto.

• Gestione dei progetti: Asana va oltre i tradizionali strumenti di project management, includendo tutto ciò di cui hai bisogno per supervisionare, comunicare e completare con successo progetti complessi.

• Base di conoscenza: usa Asana come sistema di registrazione, in modo che tutti in azienda sappiano sempre cosa viene fatto e perché.

• Sicurezza: monitora le autorizzazioni, proteggi lo spazio di archiviazione cloud e automatizza gli aggiornamenti, tutto all'interno di Asana.

2. Slack: il migliore per la comunicazione del team

Slack è uno strumento di comunicazione di prim’ordine che ha ridotto la dipendenza dalle email. Offre una messaggistica istantanea veloce e sicura, ospitata all'interno di "spazi di lavoro". I clienti che lo apprezzano affermano che è facile da usare e che è semplice impostare canali specifici per i team per comunicare su diversi argomenti, progetti e interessi non lavorativi. Il suo design rende la connessione facile e divertente, il che è particolarmente importante per i team distribuiti.

3. Google Workspace: il migliore per collaborare sui documenti

Se ti è mai capitato di lavorare a un documento, per poi scoprire che il tuo capo ha esaminato una versione diversa e obsoleta, sai perché molti team hanno scelto Google Workspace. I documenti interattivi offrono la flessibilità di apportare modifiche e suggerimenti in tempo reale, riducendo gli errori. Inoltre, i clienti affermano che l’archiviazione cloud di Google Drive è facile da configurare e iniziare a utilizzare immediatamente.

4. Trello: ideale per la collaborazione sulle attività

L’interfaccia in stile bacheca Kanban di Trello semplifica la collaborazione su attività specifiche. Di proprietà di Atlassian, Trello utilizza schede che puoi inserire in diverse bacheche per creare liste di cose da fare visive. Gli utenti affermano che è ideale per singoli individui, team di piccole dimensioni o flussi di lavoro semplici, sebbene i suoi utilizzi siano limitati quando si ha bisogno di progetti e flussi di lavoro più complessi. 

5. Notion: il migliore per il lavoro asincrono semplice

Notion semplifica la comunicazione e la connessione su documenti asincroni o file archiviati. Ciò è particolarmente utile per i team distribuiti, in cui potresti modificare un documento in un fuso orario e ricevere feedback da un altro membro del team in un fuso orario completamente diverso. Tuttavia, quando hai bisogno di strumenti di collaborazione più complessi, come la creazione di flussi di lavoro e progetti sfaccettati, potrebbe non essere più sufficiente.

6. Figma: il migliore per i team di progettazione

Figma è uno strumento di collaborazione interattivo creato per i team di progettazione. I clienti apprezzano la sua interfaccia divertente e intuitiva per i progetti più piccoli, come una lavagna per il brainstorming, e per quelli più grandi, come il nuovo design del sito. I file di progettazione sono interattivi per la collaborazione in tempo reale, il che significa che puoi apportare una modifica e i tuoi colleghi del team vedranno immediatamente l'aggiornamento, anche se lavorano da tutto il mondo.

7. Smartsheet: il migliore per collaborare sui fogli di calcolo

Smartsheet è uno strumento di fogli di calcolo dinamico con tutte le funzionalità di un foglio di calcolo statico, ma gli utenti dicono che è più facile collaborare. In Smartsheet, puoi connetterti ai fogli di calcolo senza eliminare accidentalmente dati o informazioni. Questo è particolarmente utile per i team che lavorano da remoto e che potrebbero trovarsi a lavorare tutti contemporaneamente su un foglio di calcolo.

8. Clickup: il migliore per la collaborazione tra piccoli team

La collaborazione tra team può essere impegnativa, anche in team di piccole dimensioni. Le funzionalità di Clickup aiutano con gli aspetti più semplici della gestione dei progetti, come la pianificazione o il monitoraggio dell'avanzamento, che le start-up o i team più piccoli ritengono utili.

9. Monday: il migliore per la collaborazione di un singolo team

Il lavoro collaborativo è sempre importante, anche quando non riguarda i tuoi obiettivi più grandi e audaci. Il software di gestione dei progetti di Monday ti consente di creare progetti e semplificare la gestione delle attività. Ma una volta arrivati a un punto in cui la tua azienda, e di conseguenza la tua collaborazione, ha bisogno di crescere, potresti aver bisogno di funzionalità aggiuntive.

10. Zoom: il migliore per le videochiamate

Le videoconferenze non sono più un lusso per la collaborazione, ma una necessità. La piattaforma intuitiva di Zoom, con la semplice condivisione dello schermo e le notifiche non invadenti, l’ha resa leader nella collaborazione video. 

11. Microsoft Teams: il migliore per collegare le conversazioni del team

Microsoft Teams è progettato per connettere team e singoli individui tramite videoconferenze, riunioni online e messaggistica. Analogamente ad altre offerte presenti in questo elenco, Microsoft Teams consente la collaborazione remota e asincrona, permettendo ai membri del team di incontrarsi, indipendentemente da dove lavorino.

Funzionalità da cercare nel tuo strumento di collaborazione

• La flessibilità di lavorare come vuoi. Che si tratti di inserire attività in più posti, visualizzare progetti in più modi o accedere alle informazioni da un’app, un browser o un dispositivo mobile, il tuo strumento di collaborazione dovrebbe sempre lavorare per te, non contro di te.

• Integrazioni potenti che semplificano il tuo lavoro. Il tuo software dovrebbe semplificare l’utilizzo delle tue app preferite. In questo modo, eviti di utilizzare troppi strumenti incompatibili, che  aumentano la quantità di tempo dedicato a passare da un’app all’altra e a cercare il lavoro tra le piattaforme.

• Dashboard, resoconti, obiettivi e modelli personalizzabili: tutto ciò di cui hai bisogno per collaborare con successo dovrebbe essere personalizzabile per adattarsi alle tue esigenze specifiche. 

• La possibilità di utilizzare e condividere file, comunicare e lavorare con i membri del team in qualsiasi parte del mondo.

• Un’app per dispositivi mobili, in modo da poter accedere al tuo lavoro ogni volta che ne hai bisogno.

• Funzionalità di gestione del lavoro che vanno oltre la semplice gestione dei progetti, come flussi di lavoro complessi che si integrano con obiettivi aziendali più ampi, in modo da sapere sempre che stai dando la priorità e agendo sul lavoro più importante.

• Funzionalità di sicurezza e privacy all’avanguardia che proteggono i tuoi spazi di lavoro basati sul cloud.

Cosa considerare quando si sceglie un software di collaborazione

La scelta di un software di collaborazione è una decisione aziendale unica, e quello che funziona per altre aziende del tuo settore potrebbe non essere adatto a te. Per restringere il campo delle tue esigenze e trovare il software adatto, inizia rispondendo alle seguenti domande:

• Quali dei tuoi flussi di lavoro complessi possono essere semplificati con la tecnologia? La risposta a questa domanda può indicarti il tipo di software di cui hai bisogno. Per esempio, supponiamo che i tuoi processi siano complessi e che sospetti che possano essere semplificati con l’automazione e la tecnologia. In questo caso, ti consigliamo di scegliere un software che supporti la creazione di processi e l’automazione.

• Dove si trovano le carenze nel lavoro tra team? Collabora con gli stakeholder per identificare le aree in cui il tuo team ha difficoltà a collaborare. Ad esempio, è la comunicazione? In questo caso, ti consigliamo di assicurarti che il tuo software di collaborazione disponga di strumenti e integrazioni di comunicazione efficaci.

• Di quali funzionalità hai bisogno per lavorare al meglio come team? Ti affidi al monitoraggio del tempo per coordinare il tuo lavoro? Siete un team globale che ha bisogno di comunicazioni asincrone? Concentrati sulle funzionalità di cui hai effettivamente bisogno, in modo da evitare quelle non necessarie (e talvolta distraenti).

• Questo strumento si integra con i tuoi strumenti più importanti? Le integrazioni sono la chiave per semplificare la collaborazione. Quando puoi svolgere tutto il tuo lavoro in un’unica piattaforma, sarai più connesso, organizzato e attento al modo in cui produci il tuo lavoro migliore.

Collabora al tuo lavoro più complesso, in maniera semplice

La collaborazione è il collante che tiene insieme il tuo team, il suo lavoro e, in definitiva, la tua azienda. Nel moderno luogo di lavoro, ogni membro del team fa affidamento sugli altri per dare il meglio. Ma questo non significa che debbano lavorare di più per arrivarci. 

Il miglior software di collaborazione supporta il lavoro che stai già svolgendo, adattandosi alle tue esigenze e offrendo infinite opportunità per semplificare il tuo lavoro. Asana è progettata per supportare la collaborazione tra i team aziendali. Dalla comunicazione di base fino allo sviluppo di strategie di alto livello, le funzionalità di Asana sono integrate per promuovere la collaborazione a ogni livello.

Domande frequenti sui software di collaborazione 

Cosa fa un software di collaborazione?

Il software di collaborazione consente ai team di lavorare insieme, anche quando si trovano in luoghi o reparti diversi. Grazie a funzionalità di messaggistica, automazioni, integrazioni, generatori di flussi di lavoro e molto altro, il software di collaborazione dinamica collega i team tra loro e al lavoro più importante della loro azienda.

Qual è un esempio di software di collaborazione?

Esistono diversi esempi di software di collaborazione per diversi usi. Ad esempio, Asana è un popolare software di collaborazione per le grandi aziende. Poiché offre funzionalità, integrazioni e flussi di lavoro complessi insieme a funzionalità di base per la gestione dei progetti, le aziende possono utilizzare Asana come piattaforma centrale per tutta la collaborazione.

Quale software di collaborazione ci consente di condividere documenti e idee?

Qualsiasi buon strumento di collaborazione dovrebbe consentire di condividere documenti e idee. Fondamentalmente, la collaborazione è questo, e quindi anche i software di collaborazione di base dovrebbero avere la capacità integrata di condividere il lavoro e comunicare con gli altri.

Qual è la differenza tra un software di collaborazione e altri software?

Il software di collaborazione è progettato per il lavoro interfunzionale. Ad esempio, l'utilizzo di un foglio di calcolo statico per raccogliere e riportare i dati potrebbe essere utile per un individuo, ma non è l'ideale quando i team devono collaborare per sviluppare resoconti tra team o progetti.