Venticinque competenze essenziali della gestione dei progetti per avere successo

Fotografia del viso della collaboratrice Julia MartinsJulia Martins17 giugno 202215 minuti di lettura
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Competenze della gestione dei progetti - immagine dell'intestazione
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In Asana crediamo che se gestisci progetti, sei un project manager... anche se quello non è il tuo ruolo ufficiale. Affinché i team collaborino efficacemente e svolgano il loro lavoro al meglio, hanno bisogno di un project manager come te che li guidi. Ma anche se stai già gestendo un progetto, o più progetti, come puoi migliorare come project manager?

Se vuoi sviluppare e perfezionare le tue capacità di gestione dei progetti, sei nel posto giusto. In questa guida, illustreremo 25 competenze essenziali per avere successo come project manager o amministratore di progetto e spiegheremo come svilupparle nel tempo.

Cosa significa gestire i progetti?

La gestione dei progetti è la pratica di organizzare e lavorare in modo efficiente e aiutare il tuo team a fare lo stesso. In passato, un project manager era un membro del team che aveva ricevuto formazione e certificazione in complicate tecnologie di gestione dei progetti. I tradizionali strumenti di project management erano difficili da configurare e richiedevano una manutenzione costante, generando la necessità della figura del project manager.

La gestione dei progetti moderna si differenzia da quella tradizionale per due aspetti. Man mano che le aziende e i team hanno democratizzato i processi di gestione dei progetti, avevano bisogno di più membri e di più responsabili dei team in grado di gestire il processo dall'ideazione al completamento. Per supportare i team leader, i software di gestione dei progetti si sono dovuti evolvere, trasformandosi da meccanismi complessi in strumenti flessibili e di facile utilizzo.

Gli strumenti moderni di gestione dei progetti

Oggi, qualsiasi membro di un team può essere chiamato a gestire un progetto e diventare il project manager, motivo per cui i moderni strumenti di gestione dei progetti sono sufficientemente flessibili da essere utilizzati da chiunque per qualsiasi progetto, permettendo a tutti di mettersi subito all'opera. 

Questi strumenti, come Asana, semplificano il monitoraggio, la gestione e l'organizzazione del lavoro, senza la curva di apprendimento associata agli strumenti tradizionali. Con gli odierni strumenti di gestione dei progetti, puoi implementare facilmente le buone pratiche e apportare un nuovo livello di chiarezza e visibilità al tuo team di progetto. 

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Dove competenze e strumenti vanno a braccetto

Gli strumenti di gestione dei progetti sono un grande aiuto nel ridurre i compartimenti stagni, aumentare la visibilità e facilitare la collaborazione interfunzionale. In qualità di project manager, puoi utilizzarli per fornire al tuo team le informazioni di cui ha bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro. Sebbene non sia necessario apprendere abilità o imparare a usare strumenti complicati per diventare un project manager di successo, ci sono soft e hard skill e competenze tecniche che puoi sviluppare per migliorare le tue capacità di gestione e collaborazione.

Alcune di queste abilità potrebbero non esserti utili, mentre altre potresti averle già sviluppate. Come per le cinque fasi della gestione dei progetti, considera questo elenco con flessibilità e lavora sulle abilità che sono più rilevanti per te.

Leggi: La differenza tra competenze specializzate e complementari: esempi da 14 membri del team di Asana

Dieci soft skill utili per la gestione dei progetti

Le soft skill sono quelle che chiamiamo "competenze trasversali", ovvero abilità che possono aiutarti a migliorare la qualità del tuo lavoro, senza uno strumento specifico o particolari requisiti tecnici. Sono anche chiamate "capacità relazionali" o "capacità interpersonali", perché spesso ti aiutano a lavorare e a relazionarti con gli altri nel tuo ambiente lavoro. Quelle che seguono sono le dieci competenze trasversali più importanti per la gestione dei progetti.

1. Collaborazione

La collaborazione è la pietra angolare di tutte le capacità di gestione dei progetti, siano esse soft skill, hard skill o competenze tecniche. Nella gestione dei progetti, ti aiuta a essere un collega migliore. Quando sei in grado di collaborare in modo efficace, puoi comunicare meglio con il tuo team e portare a termine un ottimo lavoro.

Per imparare a migliorare le tue capacità di collaborazione, esercitati ad avere diversi tipi di conversazione. Comunicazione aperta, confini ridotti e creazione congiunta sono fondamentali per un team collaborativo. Per ulteriori suggerimenti, leggi la nostra guida sulla collaborazione all'interno del team.

2. Comunicazione

Una comunicazione efficace è una delle competenze chiave nella gestione dei progetti ed è fondamentale per una collaborazione efficace. Per sviluppare le tue capacità di comunicazione, prova a comunicare in modo aperto e onesto con i tuoi colleghi. Ciò richiede molta fiducia da parte tua e da parte dei membri del tuo team. Per creare fiducia con una comunicazione aperta, incoraggia i membri del team a parlare apertamente in una discussione, anche se non sei d'accordo con loro. Man mano che continui a esercitarti, aumenterai la capacità del tuo team di collaborare e portare a termine un ottimo lavoro.

Per comunicare meglio, stabilisci delle linee guida con il tuo team. Probabilmente usi vari tipi di software per la comunicazione, come email, Slack e strumenti di gestione del lavoro. Sapere quali strumenti utilizzare per i diversi tipi di comunicazione può aiutare il tuo team a comunicare e collaborare in maniera più semplice ed efficace.

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Se vuoi aiutare il tuo team a essere più produttivo, prova la comunicazione asincrona. Ciò richiede di prendere l'abitudine di scrivere i tuoi pensieri, ma ti aiuterà a ottenere molto di più senza dover programmare costantemente riunioni sul tuo calendario.”
Patti Chan, VP of Digital Product, Imperfect Foods

3. Lavoro di squadra

Il lavoro di squadra sul posto di lavoro consiste nel supportare il tuo team e incoraggiarlo a fare del proprio meglio, insieme. Ciascuno può dare il proprio contributo e il team sarà più efficiente lavorando in sinergia di quanto lo sarebbe ogni membro separatamente. La collaborazione fa parte del lavoro di squadra, che però è un concetto più ampio e garantisce che tutti si sentano benvenuti e in grado di contribuire.

Se vuoi migliorare la tua capacità di lavorare di gruppo, esercitati a fare domande. Approfondisci i brainstorming del team, le conversazioni individuali e i suggerimenti di tutti i membri. Chiediti se c'è qualcuno che non parla da un po' o se un altro membro del team potrebbe avere una buona idea o delle abilità rilevanti.

Download: Il lavoro di squadra al servizio della mission della tua organizzazione

4. Problem solving

Le abilità di problem solving sono abilità iterative e collaborative che ti aiutano ad affrontare un problema e, in definitiva, a risolverlo. Sviluppare queste capacità non significa avere sempre la risposta "giusta" a ogni problema, ma piuttosto affrontare i problemi da nuove prospettive e lavorare metodicamente ad una soluzione.

Per eccellere nel risolvere i problemi, inizia ad analizzare un po' più a fondo le tue decisioni. Perché hai fatto una certa scelta? Ce n'era una alternativa? Anche se la risposta è "no", mettere in discussione la tua motivazione intrinseca e le tue soluzioni può aiutarti a far pratica e ad affrontare meglio i problemi in futuro.

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Per assicurarci che le nostre riunioni siano produttive, dedichiamo quel tempo ai problemi in sospeso che richiedono scambi continui tra collaboratori, al fine di trovare una soluzione, piuttosto che condividere gli aggiornamenti di stato.”
Badrul Farooqi, Product Manager, Figma

5. Organizzazione

Per molti project manager, l'organizzazione è la soft skill che più spaventa. Potresti pensare che il sapersi organizzare sia qualcosa che "hai" o "non hai", ma come ogni altra abilità di project management menzionata in questo articolo, puoi sviluppare le tue capacità organizzative e diventare una Marie Kondo a pieno titolo.

Il modo migliore per imparare a organizzare meglio il tuo lavoro è creare (e mantenere) una fonte centrale di riferimento. Spesso siamo disorganizzati perché il lavoro è disconnesso: infatti, un dipendente medio utilizza dieci strumenti al giorno. Se le informazioni sono sparse qua e là, è normale sentirsi disorganizzati. Prova invece a utilizzare Asana come strumento organizzativo, in modo che tu e il tuo team abbiate una fonte centrale di verità.

6. Gestione del tempo

Le capacità di gestione del tempo e di organizzazione vanno di pari passo. Man mano che migliori nell'organizzare le tue attività, avrai anche un'idea più chiara di tutto ciò che bolle in pentola e di quanto tempo richiederanno le prossime attività in programma.

Tuttavia, può essere difficile mettersi all'opera e assegnare priorità al proprio lavoro. Per migliorare le tue capacità di gestione del tempo  ed evitare indugi e rinvii, utilizza uno strumento di gestione del lavoro per monitorare la priorità di ogni attività. Quando hai chiaro quali attività hanno la massima priorità, puoi affrontarle per prime, al fine di assicurarti che nulla venga tralasciato o perso di vista.

7. Capacità di leadership

Se stai gestendo un progetto, non sei solo un project manager, ma anche un leader. Anche se non pensi a te in quel modo, per il tuo team di progetto sei un punto di riferimento a livello di leadership, guida e supporto.

Per sviluppare le tue capacità di leadership, esercitati ad affrontare le situazioni con empatia e comprensione. I buoni leader sanno creare unione nel team e aiutano a promuovere il lavoro di squadra e la collaborazione. Di seguito, ti presentiamo alcuni stili di leadership dai quali puoi trarre ispirazione per il tipo di leader che vuoi essere.

  • Leadership al servizio: se il tuo obiettivo principale è essere al servizio del tuo team, potrebbe interessarti questo tipo di leadership. I leader al servizio del team si concentrano sull'aiutare i membri a crescere e produrre al meglio.

  • Leadership partecipativa: nota anche come leadership democratica, con essa incoraggi l'intero team di progetto a lavorare e prendere decisioni insieme.

  • Leadership trasformazionale: in questo stile di leadership, il leader motiva il team dando una visione e collaborando per realizzare un cambiamento stimolante.

  • Leadership autocratica: i leader autocratici semplificano le decisioni sui progetti e lasciano decidere poco al team di progetto. Questo permette ai team di concentrarsi sugli obiettivi dei progetti e a prendere decisioni velocemente.

  • Leadership "laissez-faire" o delegativa: questo stile di leadership prevede che i leader incoraggino la creatività e la flessibilità all'interno dei loro team di progetto. "Laissez-faire" in francese significa "lascia fare" e i leader che adottano questo stile abbracciano quella mentalità.

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Asana mi consente di controllare tutto, ma assicura anche che i miei colleghi del team non vengano sommersi da attività che riguardano le strategie di contenuto. Possiamo lavorare a distanza e allo stesso tempo essere connessi in modo unico.”
Julia Lancaster, Marketing Content Strategist, Dow Jones

8. Adattabilità

Arriverà il momento in cui, che si tratti di questo progetto o del prossimo, dovrai apportare modifiche al tuo piano di progetto. Forse la tua scadenza cambierà o lo faranno le tue priorità e dovrai adattare il tuo flusso di lavoro di conseguenza. I migliori project manager sanno adattarsi alle nuove situazioni, per continuare a guidare il proprio team di progetto nella giusta direzione.

Diventare più adattabili significa capire quando e come cambiare marcia. Senza visibilità su tutto ciò che succede, può essere difficile correggere la rotta o decidere quale è la cosa migliore da fare. Avere un'idea chiara di tutte le attività fatte e da fare è il modo migliore per sviluppare la tua capacità di adattamento e uno strumento di gestione del lavoro ti permette di avere i tuoi progetti sotto controllo.

9. Risoluzione dei conflitti

È inevitabile che sorgano conflitti durante i progetti che gestisci. Potrebbe trattarsi un membro del team che non è d'accordo su quali risultati finali sono più importanti o di uno stakeholder che prova a cambiare l'ambito del progetto, oppure non hai rispettato la scadenza o il budget.

La risoluzione dei conflitti consiste nel prendere in considerazione le opinioni di entrambe le parti, in modo che tutti si sentano ascoltati e supportati. Se ci sono parti non soddisfatte, dedica tempo ad ascoltarle e cerca di trovare una soluzione che funzioni per tutti. Anche quando ciò non è possibile, affrontare la conversazione con pazienza ed empatia può aiutare a evitare una situazione potenzialmente frustrante e ottenere un risultato migliore.

Leggi: Come formulare e ricevere critiche costruttive

10. Pensiero critico

Il pensiero critico, come la risoluzione dei problemi, non ha una "soluzione". Non si "vince" nel pensiero critico, ma puoi esercitarti ad affrontare i problemi in modo logico, invece di prendere decisioni basate esclusivamente sulle emozioni. Chi utilizza il pensiero critico analizza le informazioni che ha di fronte e trae le proprie conclusioni basandosi sui fatti. Proprio come fa Sherlock Holmes quando risolve un mistero.

Per esercitare il pensiero critico, fai un passo indietro e rifletti sulle motivazioni della tua conclusione. Potrebbe esserci un'altra risposta? C'è qualcos'altro che ti ha influenzato oltre ai fatti? Le decisioni emotive non sono necessariamente sbagliate; infatti, alcune delle nostre migliori decisioni sono quelle dettate dalle passioni. Ma il pensiero critico è un modo utile per assicurarti di affrontare una situazione dalla giusta prospettiva.

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Non voglio concentrarmi solo sul risultato finale. Anche il metodo usato per conseguirlo è importante. Asana è stata di grande aiuto, permettendoci di monitorare il lavoro in modo visibile e fruibile.”
Arune Singh, Vice President of Marketing, BOOM! Studios

Sette hard skill utili per la gestione dei progetti

A differenza di quelle soft, le hard skill sono abilità quantificabili che puoi apprendere. Sebbene le competenze trasversali sopra menzionate siano applicabili in qualsiasi situazione, queste sette competenze specializzate sono rilevanti nell'ambito della gestione dei progetti. Sviluppare queste sette capacità ti aiuterà a diventare un project manager più completo ed efficiente.

1. Definire l'ambito dei progetti

L'ambito di un progetto è rappresentato dalla sua dimensione, dagli obiettivi e dai suoi limiti. Definisce cosa è possibile realizzare entro un certo periodo di tempo e con un certo budget. Stabilire e delineare l'ambito di un progetto è importante per prevenirne lo slittamento, ovvero quando i risultati finali vanno oltre l'ambito stesso.

Per migliorare le tue capacità di definizione dell'ambito di un progetto, prendi l'abitudine di definirlo in anticipo e spesso. Dopo averlo stabilito, condividilo con le parti interessate e ricordalo frequentemente, in modo che tutti siano sincronizzati sugli obiettivi e sui limiti del progetto. Per ulteriori suggerimenti, leggi il nostro articolo sullo slittamento del progetto.

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Siamo riusciti a ridurre il numero di prodotti venduti in più rispetto a quelli disponibili a magazzino e il numero di volte in cui dobbiamo contattare il cliente per posticipare una data di spedizione.”
Andrea Georgi, E-Commerce Director, The Citizenry

2. Creare la roadmap di un progetto

Competenze della gestione progetti - Creazione della roadmap

La roadmap di un progetto è una panoramica dei principali risultati finali e della tempistica di quel progetto. È uno strumento utile per iniziative complesse che coinvolgono molte parti interessate, perché può aiutarti a coordinare l'intero team prima ancora che il progetto inizi.

Tradizionalmente, le roadmap del progetto vengono create in un software simile a un diagramma di Gantt, al fine di mostrare il programma generale in forma di grafico a barre orizzontali. Per creare la roadmap di un progetto, utilizza uno strumento come la cronologia di Asana che consente di delineare una sequenza temporale approssimativa del progetto, nonché traguardi chiave o dipendenze importanti.

3. Stesura di un brief di progetto

Anche se non crei una roadmap di un progetto, puoi comunque beneficiare di un brief, che ne delinea gli obiettivi generali e come intendi raggiungerli. Potrà indicare la direzione da seguire durante le sessioni di pianificazione future.

Esempio di brief di progetto in Asana

La cosa più importante da ricordare del brief di progetto è che è un documento dinamico. Man mano che lo sviluppi e ricevi input dalle parti interessate, puoi adattarlo e aggiornarlo. In generale, dovrebbe contenere un collegamento alla roadmap del progetto se ne è stata creata una, un elenco degli stakeholder e le loro responsabilità (a volte chiamato grafico RACI), altri documenti o file pertinenti e qualsiasi altra informazione importante di cui il tuo team potrebbe aver bisogno.

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Avere il controllo e una visione d'insieme dei progetti è essenziale per il team direttivo e ci consente di essere al corrente di ciò che accade.”
Jeana Abboud, COO, Social Factor

4. Riunione di avvio del progetto

Una riunione di avvio ti dà l'opportunità di chiarire con le parti interessate gli obiettivi e l'ambito del progetto. Inoltre, ti consente di condividere tutti i documenti che hai già messo insieme, come la roadmap e il brief, o documentazione supplementare, come la lista dei materiali per una campagna di marketing o un brief creativo per il team di progettazione.

Per condurre una riunione di avvio produttiva, condividi con gli stakeholder del progetto la documentazione che hai raccolto. Organizza poi una sessione di brainstorming o di domande e risposte per mettere tutti al corrente di eventuali variabili aggiuntive, come budget, risorse o risultati finali.

5. Pianificazione del progetto

Fondamentalmente, il piano di progetto (chiamato anche project charter) è un modello degli elementi chiave di cui il tuo progetto ha bisogno per avere successo. In genere, ne include sette:

  1. obiettivi

  2. metriche del successo

  3. stakeholder e ruoli

  4. budget

  5. traguardi e risultati finali

  6. cronologia e programma

  7. piano di comunicazione del progetto

Alcuni di questi aspetti, come gli obiettivi o i traguardi, potrebbero essere già stati definiti nella roadmap o nel brief del progetto, ma è nel tuo piano di progetto che tutti questi elementi si uniscono, per creare un'immagine coerente del tuo prossimo lavoro. Per iniziare a pianificare un progetto, leggi la nostra guida al piano di progetto o prova il nostro modello gratuito di piano di progetto.

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Gran parte della pianificazione viene fatta all'inizio dell'anno per quello che è la nostra visione e dove saremo entro la fine di quell'anno. Dopodiché, la riassumiamo in un progetto in modo che sia visibile a tutti... Avere la rappresentazione visiva in Asana rende più facile apportare modifiche.”
Sheryl Chopra, Project Manager, IPG Mediabrands

6. Creare una cronologia di progetto

[Vista cronologia] Progetto di una campagna di un brand in Asana, visualizzazione in stile diagramma di Gantt

La cronologia di un progetto rappresenta l'ordine e la durata degli eventi durante il suo ciclo di vita. Conoscere la tempistica del progetto aiuta il tuo team a monitorare i progressi e a consegnare le risorse giuste in tempo.

Per creare una cronologia di progetto davvero utile, assicurati di specificare le date di inizio e fine, nonché i traguardi chiave. Man mano che continui ad aggiungere le singole attività e i risultati finali, definisci le dipendenze tra le attività e indica la data di inizio e di fine di ciascuna. Utilizza uno strumento di cronologia per dare il via al progetto.

7. Gestione delle attività

Una volta che il tuo progetto è ufficialmente iniziato, gestire le attività significa gestire bene il tuo tempo e quello del tuo team. I migliori project manager sanno esattamente ciò a cui lavorano i loro team, così da poterli aiutare a stabilire le priorità e a lavorare in modo efficiente.

Sapere tutto ciò che sta accadendo nel tuo progetto non è facile, ma puoi usare un software di gestione delle attività, che è più di un elenco di cose da fare: è un modo per avere una visione globale di tutto il lavoro svolto nel tuo progetto. Con una gestione efficace delle attività, puoi consentire al tuo team di essere più produttivo e lavorare al meglio.

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Con Asana, possiamo vedere l'avanzamento del progetto e i blocchi, oltre ai feedback e alle attività, tutto in un unico posto. Ora riusciamo portare a termine il lavoro in modo più efficiente ed efficace, il che è diventato ancora più importante quando si lavora da casa. Ormai non possiamo più farne a meno!”
Sarah Elliott, VP, Global Product Marketing, Integral Ad Science

Otto competenze tecniche essenziali per la gestione dei progetti

Soft skills: ci sono. Hard skills: ci sono. Adesso, l'unica cosa che ti manca sono le capacità tecniche!

Le competenze tecniche si riferiscono alla tua conoscenza di strumenti e software specifici per la gestione dei progetti. Questi strumenti non sono difficili da usare: come accennato in precedenza, il project management moderno è pensato per essere flessibile e di facile utilizzo. Queste otto abilità sono aspetti della gestione dei progetti con cui dovresti acquisire familiarità, in modo da sapere quando e come sfruttarle.

1. Diagrammi di Gantt

Competenze della gestione progetti - Diagrammi di Gantt

diagrammi di Gantt sono grafici a barre orizzontali che offrono una rappresentazione visiva di un progetto. Ogni barra rappresenta un'attività e la lunghezza il tempo che quell'attività richiederà. I diagrammi di Gantt offrono diverse funzionalità chiave, tra cui:

I diagrammi di Gantt tradizionali possono essere difficili da usare e possono avere una portata limitata. Per questo motivo, in Asana, abbiamo preso il meglio di questa metodologia per creare la nostra cronologia, uno strumento simile al diagramma di Gantt, che ti aiuta a vedere come si incastrano tutte le varie attività del tuo progetto.

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Il lancio di un album comporta moltissime variabili e Asana ci aiuta a monitorare ogni dettaglio, chi ne è responsabile e quando deve essere completato.”
Brett Gurewitz, CEO, Epitaph Records

2. Bacheche Kanban

[Vista bacheca] Progetto per la pianificazione di sprint in Asana

Un'altra soluzione abbastanza diffusa di gestione visiva dei progetti sono le bacheche Kanban, nelle quali ogni colonna rappresenta una fase del lavoro, come NuovaIn corsoCompletata. Le singole attività sono rappresentate da schede, che vengono spostate da una colonna all'altra fino a quando non vengono completate.

Le bacheche Kanban sono uno strumento di gestione visiva dei progetti utilizzato da team che gestiscono progetti in maniera snella, in particolare i team di sviluppo prodotti e software e quelli di progettazione. In Asana, la vista Kanban è una delle quattro viste di progetto, che offre ai team la flessibilità di visualizzare il proprio lavoro come preferiscono.

Leggi: Guida alle bacheche Kanban per principianti

3. Gestione Agile

La gestione Agile è una metodologia snella di gestione dei progetti particolarmente apprezzata dai team di sviluppo di prodotti e software e da quelli di progettazione. Il metodo Agile si basa su un sistema di miglioramento continuo ed evoluzione incrementale e comprende diverse metodologie snelle, come la gestione snella dei portfolioScrum e le bacheche Kanban.

Per gestire un team Agile, utilizza uno strumento di gestione Agile flessibile, che consente di lavorare rapidamente e iterare i risultati.

4. Gestione dei costi

Nel project management la gestione dei costi implica tenere presente il budget in ogni fase di un progetto. La gestione dei costi è un aspetto fondamentale per il team direttivo e un elemento chiave per stabilire se un progetto avrà successo o meno. Rispettare il budget è importante quanto rispettare le date di scadenza dei progetti e una buona gestione dei costi può rivelarsi un grande aiuto.

Per gestire in modo efficace i costi, un buon project manager definisce spese e budget all'inizio di un progetto. Assicurati che le parti interessate e i membri del team sappiano a quanto ammontano. Durante il progetto, tieni sempre presente i costi e il budget. Controlla le spese a più riprese, per assicurarti di non superare il budget. Una volta completato il progetto, confronta le spese previste con quelle effettive, per misurare l'efficacia delle tue strategie di gestione dei costi. Questo può anche aiutarti a creare un punto di riferimento per progetti futuri.

Leggi: Monitorare i costi dei progetti per aumentare la redditività

5. Gestione del cambiamento

Se hai implementato grandi cambiamenti organizzativi, probabilmente lo hai fatto tramite la gestione del cambiamento, anche senza rendertene conto. La gestione del cambiamento è il processo di introduzione di un cambiamento organizzativo, come nuovi processi o strumenti, in un determinato periodo di tempo, al fine di aumentarne l'adozione e ridurre l'attrito. Gli elementi comuni della gestione del cambiamento includono l'implementazione del cambiamento organizzativo in un flusso di lavoro alla volta e la presenza di promotori interni che aiutino a guidare il processo.

In Asana, utilizziamo il Cambiamento secondo Asana, un processo in sei fasi sviluppato dal nostro team per il successo del cliente, che si basa su strategie di gestione del cambiamento comprovate. Per saperne di più, leggi la nostra guida alla gestione del cambiamento.

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Per un certo periodo di tempo, reagire al lavoro è stato lo standard per il nostro team di creativi. Ma non riusciremo mai a lavorare al meglio senza un processo chiaro.”
Joe Tornatzky, Direttore artistico, Gear Patrol

6. Software di gestione dei progetti

Competenze della gestione progetti - software di gestione dei progetti

software di gestione dei progetti sono un salto in avanti notevole rispetto agli strumenti di una volta, che erano difficili da usare e richiedevano la presenza di un professionista del project management. Ma come qualsiasi strumento, anche di facile utilizzo, un software richiede tempo per imparare a usarlo e padroneggiarlo veramente. Assicurati che lo strumento che scegli disponga di una guida scritta e video utili che ti spieghino nei dettagli come utilizzarlo.

Naturalmente, pensiamo che Asana sia lo strumento migliore per il lavoro. Asana è uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutarti a coordinare piani, progetti e processi nell'intera organizzazione. Mentre la gestione dei progetti può aiutarti a ottenere chiarezza sui singoli progetti, la gestione del lavoro è il modo migliore per coordinare i processi tra progetti, iniziative e team. Con uno strumento di gestione del lavoro, tutti hanno le informazioni di cui necessitano per dedicarsi al lavoro più importante.

Leggi: Gestione del lavoro e gestione dei progetti: qual è la differenza?

7. Gestione del carico di lavoro

[Carico di lavoro] Gestione del carico di lavoro in Asana

Se hai già gestito progetti in precedenza, sai quanto sia difficile ottenere chiarezza su chi sta lavorando a cosa, ma non deve essere necessariamente così. La gestione del carico di lavoro ti aiuta a valutare la disponibilità del tuo team e ad assicurarti che non abbia troppo lavoro o troppo poco. È un processo interattivo che non ha uno stato iniziale o finale. Infatti, un project manager efficiente monitorerà continuamente il carico di lavoro del proprio team, per assicurarsi che nessuno si stressi.

L'utilizzo di un software di gestione del carico di lavoro prevede due fasi. Innanzitutto, valuta la disponibilità del tuo team e il carico di lavoro attuale. Poi, distribuisci le risorse in base al carico di lavoro individuale o bilancialo secondo necessità.

8. Gestione dei portfolio di progetto

Competenze della gestione progetti - gestione dei portfolio di progetti

Con la gestione dei portfolio puoi avere una panoramica del lavoro del tuo team nei diversi progetti. Gli strumenti di gestione dei portfolio di progetti ti aiutano a ottenere una visione globale di tutto il lavoro del tuo team in tempo reale, in modo da poter attuare al meglio la tua strategia.

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Anche i portfolio sono una funzionalità chiave di Asana per il nostro team. Questo eccellente strumento che riunisce stato, avanzamento e responsabilità consente al nostro team dirigenziale di visualizzare tutti i progetti importanti in un unico posto. Il nostro amministratore delegato controlla ogni giorno il nostro portfolio e aggiunge commenti. Apprezza il fatto di essere in grado di vedere cosa sta succedendo in maniera istantanea.”
Michael Chidgey, PMO & Programme Manager, SiteMinder

Come sviluppare le tue capacità di gestione dei progetti

Venticinque competenze potrebbero sembrare tante, ma ricorda che non è necessario padroneggiare tutte quelle riportate in questo elenco. Alcune, come Agile, sono rilevanti solo per i team interessati a tali metodologie. Altre, come l'organizzazione, diventano un'abitudine con un ottimo strumento, come Asana.

Tieni presente che sviluppare le capacità di gestione dei progetti richiede pratica. Concentrati su una o due nuove competenze per ogni progetto, che si tratti di provare una nuova forma di gestione visiva come le bacheche Kanban, di redigere il tuo primo piano di progetto in assoluto o di dedicarti alla gestione del tempo.

Ci sono anche lezioni che puoi seguire per sviluppare hard e soft skill di gestione dei progetti. Anche se non hai più bisogno di certificazioni per essere un project manager, il Project Management Institute (PMI) offre corsi, eventi di formazione e la sua famosa Guida PMBOK® del Project Management Institute, la prima guida sulla gestione dei progetti.

Infine, una volta selezionato uno strumento di gestione dei progetti, puoi anche seguirne i corsi per apprendere le competenze tecniche. In Asana, abbiamo sviluppato le serie Asana Academy e Come usare Asana per aiutare i nuovi project manager ad apprendere nuove soft skill, hard skill e competenze tecniche.

Il tuo kit di strumenti per la gestione dei progetti

Se gestisci un progetto, sei un project manager e probabilmente hai già alcune competenze essenziali per la gestione dei progetti. La cosa più importante è avere buona volontà, ascoltare e collaborare con i membri del tuo team. Il resto verrà da sé.

Vorresti saperne di più? Prova Asana per la gestione dei progetti e la gestione del lavoro.

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