Gestione lean dei portfolio (LPM): sei passaggi per iniziare subito

La gestione lean dei portfolio (LPM) è un nuovo modo di gestire i portfolio aziendali per aumentare l'efficienza e la soddisfazione dei clienti. La LPM si ispira alla metodologia Lean, che è nata in piccolo ma si è rapidamente diffusa. 

La gestione lean è iniziata quando i progettisti di Toyota hanno creato un sistema per ridurre gli sprechi nella loro linea di produzione. La metodologia Lean ha preso rapidamente piede e altri settori hanno iniziato ad applicare questi principi ai loro flussi di lavoro dei progetti. In questo articolo ti spiegheremo come implementare la gestione lean dei portfolio per semplificare i tuoi processi.

Cos’è la metodologia Lean?

La metodologia Lean cerca di ridurre al minimo gli sprechi nel flusso di lavoro della tua organizzazione e aumentare il valore per il cliente. Gli ingegneri giapponesi hanno sviluppato per la prima volta la metodologia Lean in Toyota, ma John Krafcik, presidente e CEO di Hyundai Motor America, ha introdotto il Lean nella progettazione nel suo articolo del 1988 intitolato "Triumph of the Lean Production System". 

La metodologia Lean è composta da cinque principi (o passaggi):

1. Identificare il valore: determina il valore del tuo prodotto o servizio.

2. Mappare il flusso del valore: crea un diagramma del tuo flusso di lavoro e confrontalo con il tuo flusso di lavoro ideale.

3. Creare flusso: rimuovi gli sprechi dal flusso di lavoro per promuovere l’efficienza.

4. Stabilire il pull: tirare il lavoro dalla fase precedente del processo per spostarlo attraverso il ciclo di vita del progetto.

5. Continuare a migliorare: apporta miglioramenti continui al tuo flusso di lavoro.

Che tu stia gestendo un progetto o un portfolio, puoi utilizzare questi principi per identificare i punti deboli nei tuoi processi e rimuovere tutto ciò che non aggiunge valore al tuo progetto. 

Abbinato agli strumenti di gestione dei portfolio, la gestione lean dei portfolio può aiutarti a identificare rapidamente gli sprechi nel tuo flusso di lavoro e a semplificare i tuoi sistemi.  

Cos’è la gestione snella dei portfolio (LPM)?

La gestione snella dei portfolio è un’estensione della metodologia snella. Utilizza i cinque principi di questa metodologia per collegare la strategia aziendale con l’esecuzione del progetto. In qualità di portfolio manager, puoi utilizzare i principi lean per valutare le strategie aziendali e allocare budget appropriati per l’esecuzione di tali strategie.

La gestione snella dei portfolio ha tre dimensioni:

• Strategia e finanziamento degli investimenti: allinea e finanzia il portfolio in modo da raggiungere gli obiettivi dell’azienda.

• Operazioni di portfolio agili: consente ai team Agile di adattarsi ai cambiamenti e di affrontare rapidamente i problemi man mano che si presentano.

• Governance lean: fornisce parametri di riferimento per la spesa, l’audit, la conformità e la previsione delle spese.

L’implementazione della gestione lean del portfolio richiederà tempo, soprattutto se il tuo team è abituato a un sistema di gestione del portfolio tradizionale. Ma una volta adottato, questo nuovo modo di gestire un portfolio può aiutarti a ridurre i costi generali e i ritardi. 

Di seguito sono riportate le differenze tra un portfolio tradizionale e uno Lean, per identificare il metodo più adatto al tuo team.

Il modello più snello può anche allineare i tuoi investimenti con la tua strategia aziendale e aumentare il valore per i tuoi clienti. 

Sei passaggi per la gestione snella dei portfolio

Pensa alla gestione lean dei portfolio come alla riparazione di un’auto. Ci sono delle regolazioni che devi fare lungo il percorso per far funzionare il motore. Questi sei passaggi possono aiutarti a implementare la gestione lean del portfolio per il tuo prossimo progetto.

1. Riunisci i tuoi leader

Riparare un’auto può richiedere mesi se non hai persone con le conoscenze meccaniche per aiutarti. Allo stesso modo, la gestione snella dei portfolio è più facile con un team adeguatamente composto. 

Il primo passo nella gestione di un portfolio dovrebbe essere quello di formare un gruppo di leader con competenze finanziarie, che possano aiutarti ad allineare la strategia aziendale con l’esecuzione del progetto. 

Suggerimento: per creare un team di leadership solido, valuta i punti di forza dei membri del team interni o collabora con il responsabile delle assunzioni per reclutare persone con le giuste competenze per il lavoro. I gestori di portfolio devono eccellere nella raccolta dei dati, nel monitoraggio delle prestazioni dei progetti e nell’influenzare i responsabili della gestione delle priorità.

2. Trovare finanziamenti

Anche quando hai un team qualificato pronto a riparare la tua auto, non puoi iniziare senza i soldi per acquistare strumenti e ricambi. Anche la gestione snella dei portfolio richiede finanziamenti adeguati per trasformare la strategia aziendale in esecuzione. 

Una volta che sai quali progetti hanno il costo e la priorità più elevati per gli stakeholder chiave, valuta il budget aziendale in modo da poter allocare le risorse in tutta sicurezza.

Suggerimento: trovare finanziamenti di solito significa cercare all'interno delle risorse esistenti dell'azienda e determinare dove il progetto può rientrare nel budget. Se il budget aziendale non è sufficiente per un progetto o per alcune sue caratteristiche, comunicalo al project manager e discuti come ristrutturare il progetto.

3. Costruire una struttura operativa

Ora che hai un team di persone pronte a lavorare sull’auto e hai i soldi necessari per iniziare la riparazione, puoi sviluppare un piano d’azione per riparare l’auto. Inizierai con il motore o con il carburatore? Lavorerete tutti insieme o ognuno si occuperà di una parte diversa dell’auto? 

Anche il portfolio della tua azienda ha bisogno di un piano d’azione. Discuti con il tuo team di leadership su come passare a un piano operativo più snello. Fate riferimento ai cinque principi della metodologia Lean e identificate le aree di spreco nel vostro metodo originale di gestione del portfolio. 

Suggerimento: la soddisfazione del cliente dovrebbe essere la tua massima priorità quando crei una struttura operativa che promuove le prestazioni snelle del portfolio. Usa il feedback dei clienti per migliorare le tue operazioni e dai la priorità alle pratiche Agile in modo che il flusso del tuo portfolio sia adattabile.    

4. Implementa un flusso di lavoro Lean

Ora che hai un piano d’azione, il tuo team può iniziare a riparare l’auto. Se l’ultima riparazione che hai fatto ha richiesto molto tempo perché c’erano troppe persone sotto il cofano, assicurati che il tuo piano di gioco preveda che tutti lavorino su aree diverse dell’auto. Mentre lavori sotto il cofano, assegna a qualcuno il compito di lavorare sotto l’auto e a qualcun altro quello di lavorare al suo interno. Questo piano sarà più veloce ed efficiente.

Per creare un flusso di lavoro snello, elimina il lavoro non necessario o le inefficienze dal processo di gestione del portfolio. Ad esempio, se in precedenza hai avuto ritardi nell’assegnazione delle priorità ai progetti perché non hai ricevuto notifiche tempestive dal project manager, puoi stabilire un sistema pull che ti avvisi quando la fase precedente del processo è stata completata.

Suggerimento: puoi stabilire un sistema pull con un software di gestione dei portfolio. Gli strumenti Kanban o i diagrammi di Gantt possono aiutarti a visualizzare le fasi del processo di gestione del portfolio. Crea dipendenze di progetto per informare i membri del team quando la fase successiva del processo è pronta per iniziare.

5. Aggiungi aggiornamenti e chiarezza

Una volta completate le riparazioni dell'auto, vorrai fare un giro di prova. In questa fase, puoi prestare attenzione a eventuali rumori o a cose che non sembrano del tutto a posto. Puoi quindi riportare l’auto in officina per aggiungere eventuali ritocchi finali, in modo da essere sicuro che il veicolo sia pronto per la strada. 

Concentrarsi sulle iniziative lean dovrebbe far funzionare senza intoppi il flusso di lavoro di gestione del portfolio, ma poiché questo Framework rappresenterà un cambiamento per il tuo team, probabilmente dovrai aggiungere chiarezza e aggiornamenti per perfezionare le cose. Non puoi raggiungere l’eccellenza operativa senza flessibilità e il costante desiderio di migliorare.

Suggerimento: utilizza le best practice per la gestione del cambiamento per implementare le modifiche tra la gestione tradizionale dei portfolio e la gestione snella dei portfolio. Implementando un processo di gestione del cambiamento, puoi rendere la transizione alla gestione lean il più indolore possibile.

6. Festeggia i miglioramenti

Ogni volta che completi un progetto, che si tratti della riparazione di un’auto o di un prodotto, è importante celebrare il tuo successo. È gratificante vedere un’auto correre lungo la strada dopo averla vista immobile in una discarica, ed è altrettanto gratificante vedere la strategia aziendale prendere vita e soddisfare un cliente grazie al tuo budgeting lean.

Suggerimento: anche se il tuo progetto non va come previsto, usa gli errori commessi come lezioni per ottimizzare il tuo prossimo progetto e migliorare il processo decisionale futuro. Se mantieni una visione del portfolio che si sforza di migliorare, anche i progetti che non terminano con un valore aggiunto varranno la pena di essere celebrati. 

Migliora i flussi di lavoro Agile con la gestione snella dei portfolio

La transizione verso la gestione lean dei portfolio richiede pazienza e concentrazione, ma quando si seguono i principi lean, è possibile migliorare il flusso di lavoro Agile e aumentare il valore della consegna. 

Con il software di gestione del portfolio, avrai una roadmap navigabile per il successo con tutte le funzionalità necessarie, tra cui il monitoraggio dei progetti in tempo reale, la comunicazione con i clienti e la condivisione con il team.