Gestione del lavoro e gestione dei progetti: qual è la differenza?

Fotografia del viso della collaboratrice Julia MartinsJulia Martins25 giugno 20203 minuti di lettura
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A prima vista, i termini "gestione del lavoro" e "gestione dei progetti" non sembrano così diversi. Entrambi rientrano nella categoria degli strumenti di collaborazione e questo articolo ti aiuterà a capire le differenze per poter scegliere lo strumento giusto per il tuo team.

Come tutti gli strumenti di collaborazione, la gestione del lavoro e dei progetti aiuta i team a lavorare insieme. Dalle app di chat a quelle per la gestione della posta elettronica e le videoconferenze, i team usano i software di collaborazione per tenersi in contatto, specialmente in un momento come questo, in cui il  lavoro da remoto e distribuito è sempre più diffuso.

Leggi: Tre modi per collaborare con un team distribuito

Secondo il report Anatomia del lavoro: sondaggio sui team che lavorano da remoto, i team non hanno mai usato così tanto gli strumenti di collaborazione come in questo periodo. Infatti, con il passaggio al lavoro distribuito e da remoto dovuto al COVID-19, il 62% dei team ricorre maggiormente agli strumenti di collaborazione, mentre un dipendente su cinque (19%) usa un software di collaborazione per la prima volta.

Gli strumenti di collaborazione aiutano i team a lavorare insieme, ma la comunicazione è solo un aspetto della collaborazione. Gli strumenti di gestione dei progetti e del lavoro si affiancano agli strumenti di collaborazione comunicativa, aiutandoti a pianificare i progetti, coordinare il lavoro e raggiungere i tuoi obiettivi.

Cos'è il project management?

La gestione dei progetti consente di coordinare progetti di qualsiasi dimensione. Definendo deliverable e traguardi chiari entro un periodo di tempo stabilito, un software di project management può aiutarti a raggiungere un obiettivo specifico, individualmente o con un team.

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Senso di responsabilità, trasparenza e accessibilità sono i vantaggi che derivano da una corretta gestione dei progetti e dall'utilizzo degli strumenti giusti. ”
Joël St-Pierre, Head of PMO, Global Customer Events, Autodesk

Inizialmente, i software di gestione dei progetti erano stati sviluppati per essere utilizzati da una sola persona, il project manager, che se ne serviva per coordinare, assegnare e realizzare progetti e attività. Gli attuali software di project management, invece, possono essere usati con facilità da tutti i team. Dai responsabili marketing di Sony Music ai dirigenti della Whale and Dolphin Conservation, chiunque può organizzare il proprio lavoro con strumenti moderni di questo tipo. Con un piano di gestione dei progetti puoi:

Tuttavia, la gestione dei progetti è parte di un sistema più ampio di pianificazione: la gestione del lavoro. Quindi, se ti stai chiedendo quando ricorrere alla gestione dei progetti e quando alla gestione del lavoro, ragiona in questo modo: gli strumenti di project management ti aiutano a coordinare i singoli progetti, mentre la gestione del lavoro elabora un sistema e un processo per tutti i tuoi lavori, dalle attività giornaliere agli obiettivi aziendali.

Leggi: Gestione dei progetti IT: una guida per i manager e i loro teamLeggi: Undici modelli di progetto per partire col piede giusto

Che cos'è la gestione del lavoro?

La gestione del lavoro aiuta i team a organizzare i propri flussi di lavoro, che si tratti di un progetto, di un processo in corso o di attività di routine. Garantendo chiarezza e visibilità ai membri del team a tutti i livelli, la gestione del lavoro aiuta a raggiungere gli obiettivi più velocemente. Con uno strumento di gestione del lavoro, è possibile coordinare le persone e le attività in tutta l'organizzazione, e assicurarsi che tutti abbiano le informazioni necessarie per potersi dedicare a ciò che conta di più.

Oltre ad aiutarti a gestire i singoli progetti, un software di gestione del lavoro aiuta i team a gestire i processi che non hanno una data di inizio o di fine. Inoltre, il tuo team può ottenere una panoramica di come tutte queste iniziative sono interconnesse.

Con uno strumento di gestione del lavoro puoi:

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Avere una visione d'insieme dei traguardi di tutti i progetti ci è di grande aiuto per poter fare il punto della situazione.”
Joe Moran, Director of Content Operations, The Michael J. Fox Foundation

Perché il tuo team ha bisogno di una piattaforma per la gestione del lavoro e non di uno strumento di gestione dei progetti

Gli strumenti di gestione dei progetti possono essere estremamente utili se ti dedichi a singole attività e ti aiutano a concentrarti sul tuo lavoro e a raggiungere i tuoi obiettivi. Ma, in qualsiasi azienda, non basta solo portare a termine le attività individuali per essere un team efficiente.

Le piattaforme di gestione del lavoro non consentono solo di realizzare progetti individuali. Infatti, puoi creare processi ripetibili e sistemi affidabili utilizzabili dal tuo team e validi per tutti i progetti anziché per uno solo. In questo modo, nulla andrà perso.

Inoltre, gli strumenti di gestione del lavoro permettono anche di collegare le attività individuali agli obiettivi dell'organizzazione. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, i dipendenti che sanno esattamente come il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione sono due volte più motivati rispetto alle loro controparti.

Pronto per la gestione del lavoro?

Le piattaforme di gestione del lavoro come Asana ti aiutano a ottenere visibilità sul tuo lavoro, così tu e il tuo team sapete sempre chi sta facendo cosa e per quando.

Non abbiamo solo bisogno di chiarezza nel nostro quotidiano: aumentare la coesione e il successo del team richiede una comprensione più ampia di come il tuo team si pone rispetto alla missione generale della tua azienda. In questo modo, indipendentemente dal fatto che il tuo team al momento lavori da remoto, sia distribuito o stia rientrando in ufficio, potrai collaborare e fare un ottimo lavoro ovunque ti trovi.

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