Suggerimenti per il coordinamento dei progetti per ottenere il meglio dal tuo team

Quando l’Apollo 11 fu lanciato nel 1969, gli astronauti Neil Armstrong e Edwin “Buzz” Aldrin divennero i primi esseri umani a camminare sulla luna. Ma questo traguardo epico è stato più di un piccolo passo per l’umanità: è stato il culmine di quasi otto anni di lavoro quotidiano di centinaia di scienziati, ingegneri e project manager della NASA. E con tutti gli aspetti necessari per lanciare una missione spaziale, puoi scommettere che c'era qualcuno dietro le quinte a coordinare tutto. 

Il coordinamento del progetto non è così entusiasmante come i viaggi nello spazio, ma è assolutamente essenziale per portare a termine un'iniziativa. Con un coordinamento efficace, è possibile rispettare le scadenze, semplificare i flussi di lavoro e accelerare il progetto fino al traguardo.

Cos’è il coordinamento dei progetti? 

Il coordinamento del progetto è il lavoro quotidiano svolto da un project manager per mantenere un'iniziativa nei tempi previsti. Ciò include l'organizzazione e la comunicazione dei dettagli del progetto e dell'incarico agli stakeholder, il monitoraggio dell'avanzamento del lavoro, il monitoraggio del budget del progetto, la documentazione dei principali flussi di lavoro del progetto e la rimozione degli ostacoli per il team di progetto. 

Coordinamento dei progetti e gestione dei progetti a confronto 

Se non hai mai svolto un ruolo di coordinamento del progetto prima d'ora, questi due termini potrebbero sembrare simili, ma in realtà sono un po' diversi. Il coordinamento del progetto si concentra sulle attività quotidiane necessarie per far sì che un progetto proceda senza intoppi, mentre la gestione del progetto implica una pianificazione di livello più alto, come la definizione degli obiettivi e dei risultati finali del progetto.

I project manager sono spesso responsabili sia della gestione che del coordinamento dei progetti. Tuttavia, alcuni team possono includere un ruolo separato di coordinatore di progetto per gestire le attività amministrative quotidiane essenziali. Per esempio, se un project manager crea un piano di progetto completo, un coordinatore di progetto contribuirà a eseguire quel piano su base giornaliera. 

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Perché il coordinamento dei progetti è importante

Un piano di progetto è efficace quanto la sua esecuzione. Indipendentemente dalla cura con cui un'iniziativa è stata progettata, è il lavoro di coordinamento quotidiano che mantiene il progetto in esecuzione e nei tempi previsti. In questo senso, un coordinamento efficace del progetto può aiutarti a:  

• semplificare la comunicazione con gli stakeholder e i membri del team

• sbloccare rapidamente i membri del team di progetto e continuare a portare avanti il lavoro;

• monitorare la cronologia del progetto e assicurarsi che il lavoro venga completato nei tempi previsti

• monitorare il budget del progetto e gestire i costi;

• assicurarti che le informazioni sul progetto siano facilmente accessibili 

Sei competenze essenziali per il coordinamento dei progetti e suggerimenti per padroneggiarle

La maggior parte del coordinamento quotidiano dei progetti consiste in sei competenze fondamentali. Una volta padroneggiate, queste competenze possono aiutarti a far avanzare i progetti senza intoppi, dalla pianificazione all'esecuzione e alla consegna. 

1. Rispettare le scadenze

I ritardi nella pianificazione sono una delle cause più comuni del fallimento di un progetto. Infatti, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro 2021, gli operatori della conoscenza non rispettano il 26% delle scadenze ogni settimana. Pertanto, la capacità di rispettare le scadenze è una componente fondamentale per il successo del coordinamento del progetto. 

Ecco alcuni suggerimenti:

Crea un programma del progetto con scadenze chiare per ogni risultato finale e subdeliverable (i passaggi più piccoli necessari per completare un'attività). Per farlo, quando assegni le date di scadenza parti dalla scadenza finale, in modo da essere sicuro di assegnare tempo sufficiente per ogni componente. Man mano che completi i deliverable e i subdeliverable, sarà facile vedere come procede il lavoro nel tempo, e sarà molto meno probabile che ti dimentichi di un passaggio.  

2. Organizza e monitora i risultati finali

I progetti spesso contengono molti elementi in movimento. Ogni singola attività ha la sua data di scadenza, il suo titolare e la sua priorità e, man mano che un progetto avanza, le attività passano attraverso varie fasi di completamento. Trovare un modo per organizzare e monitorare queste variabili è una parte essenziale del coordinamento del progetto. 

Ecco alcuni suggerimenti:

Utilizza strumenti visivi per monitorare i  risultati finali del progetto. Ad esempio, puoi utilizzare una Bacheca Kanban per mostrare il lavoro che si muove attraverso diverse fasi, un diagramma di Gantt per visualizzare una cronologia orizzontale o un calendario di progetto per visualizzare il lavoro di un mese intero in una vista centralizzata. Invece di cercare di mantenere aggiornati strumenti di monitoraggio o fogli di calcolo statici, ti consigliamo di utilizzare uno strumento di project management per visualizzare e gestire i risultati finali. In questo modo, tu e il tuo team potrete accedere facilmente alle attività del progetto, lavorarci e aggiornarle in tempo reale. 

3. Monitora i costi del progetto

Il denaro non può comprare l'amore, ma sicuramente aiuta a portare a termine i progetti. In effetti, il budget di un progetto è spesso il fattore limitante che determina se il lavoro può essere completato. Ciò significa che il monitoraggio e la gestione dei costi del progetto sono tra le attività più importanti nella lista di cose da fare di un coordinatore di progetto. 

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Ecco alcuni suggerimenti:

Crea un budget di progetto dettagliato. Un piano di budget chiaro è il modo migliore per pianificare, monitorare e controllare i costi nel corso del progetto. Proprio come il programma del progetto, i budget di progetto in genere suddividono ogni deliverable in subdeliverable, in modo da poter stimare efficacemente le risorse necessarie e il costo per ciascuno. Il budget dovrebbe includere i costi di ogni risorsa e risultato finale, una cronologia di quando prevedi di spendere i fondi, la persona responsabile di ogni attività e un posto dove monitorare i costi preventivati rispetto a quelli effettivi. 

4. Comunica gli aggiornamenti agli stakeholder

È importante far sapere al tuo team come procede il progetto e tenerlo informato di eventuali cambiamenti inaspettati. Pertanto, la creazione regolare di resoconti sullo stato del progetto è una componente fondamentale per un coordinamento di successo. È il modo migliore per garantire che gli stakeholder siano sulla stessa lunghezza d'onda, individuare i rischi in modo proattivo e mantenere il lavoro nei tempi e nel budget previsti. 

Ecco alcuni suggerimenti:

Padroneggia l'arte dei resoconti sullo stato di un progetto. Un resoconto sullo stato del progetto fornisce agli stakeholder informazioni a colpo d'occhio sull'avanzamento del progetto. In genere indicano lo stato di salute del progetto (nei tempi previsti, a rischio, in ritardo), includono una panoramica di ogni area del progetto e riassumono i punti salienti, gli ostacoli o i rischi imprevisti. A seconda della durata del progetto, puoi far circolare un resoconto sullo stato del progetto ogni settimana (per i progetti più brevi) o ogni mese (per i progetti più lunghi).

Invece di iniziare ogni resoconto sullo stato del progetto da zero, crea un modello riutilizzabile. In questo modo, puoi evitare il lavoro superfluo e assicurarti di includere ogni volta le informazioni chiave. Un software di gestione dei progetti può rendere questo processo ancora più semplice. Quando monitori i risultati finali in uno strumento centralizzato, puoi creare un resoconto in cui il tuo lavoro prende vita, invece di dover cercare manualmente i dati del progetto in più strumenti. Con il giusto strumento di project management, un'attività che potrebbe richiedere ore viene ridotta a pochi clic. 

5. Documenta le informazioni del progetto

Ci siamo passati tutti: hai iniziato un nuovo progetto che sembra stranamente familiare e ti rendi conto di aver fatto qualcosa di simile un anno prima. Ma quando cerchi di individuare cosa hai fatto e come è andato il vecchio progetto, la tua memoria non ti aiuta. 

Ecco perché documentare le informazioni del progetto è una parte fondamentale del coordinamento del progetto. È molto più facile (e veloce) registrare processi e note mentre sei nel bel mezzo del lavoro, piuttosto che cercare di ricordare i dettagli critici in seguito. 

Ecco alcuni suggerimenti:

Crea la documentazione di processo, un documento interno che descrive le attività e i passaggi necessari per avviare un nuovo progetto o processo. Ad esempio, puoi creare una documentazione di processo che descriva in dettaglio tutti i passaggi necessari per l’onboarding dei nuovi assunti, i requisiti per testare una nuova funzionalità web o il flusso di lavoro per aggiornare e pubblicare articoli di blog. Tieni presente che la documentazione di processo è pensata per essere un documento dinamico da aggiornare secondo necessità, quindi assicurati che sia facilmente modificabile e accessibile al tuo team. 

6. Pianifica e programma le riunioni

Il coordinamento del progetto spesso comporta la pianificazione e l’organizzazione di riunioni con il tuo team e gli stakeholder esterni. Ma per sfruttare al meglio il tempo di tutti, è importante assicurarsi che ogni riunione abbia uno scopo strategico e un piano concreto. Più le tue riunioni sono efficienti, più tempo e intelligenza il tuo team ha per affrontare gli obiettivi del progetto. 

Ecco alcuni suggerimenti:

Organizza le riunioni con intenzionalità. Invece di programmare le riunioni automaticamente, valuta se ne hai davvero bisogno. Ad esempio, potresti invece inviare un resoconto sullo stato di avanzamento o un aggiornamento asincrono? 

Se decidi che una riunione è necessaria, assicurati che sia efficiente e utile per tutte le persone coinvolte. A tal fine, puoi creare un ordine del giorno e identificare in anticipo gli elementi da leggere prima della riunione, prendere appunti e condividerli al termine della riunione, e definire azioni da attuare chiare. 

Le quattro qualità di un coordinatore di progetto di successo

Che tu stia cercando di migliorare le tue capacità di coordinamento o di assumere un coordinatore di progetto per il tuo team, ecco quattro qualità essenziali a cui prestare attenzione. 

• Capacità di comunicazione. Il coordinamento del lavoro richiede di parlare quotidianamente con gli stakeholder e i membri del team. Ciò include l'assegnazione di attività, la fornitura di aggiornamenti sul progetto, il coordinamento delle riunioni e il ruolo di punto di riferimento per le approvazioni e le richieste di risorse.  

• Gestione del tempo. Una buona gestione del tempo è fondamentale, soprattutto quando si gestiscono tutti gli elementi di un intero progetto. Questo vale sia per la gestione del tempo personale, sia per la capacità di gestire la pianificazione di un progetto e garantire che i risultati finali vengano completati in tempo. 

• Risoluzione dei problemi. Quando si verificano inevitabilmente sviluppi inaspettati, è importante affrontare i problemi con calma e risolverli in modo strategico. Pertanto, un coordinatore di progetto deve possedere buone capacità di risoluzione dei problemi. 

• Attenzione ai dettagli. I dettagli sono importanti per un coordinatore di progetto, soprattutto quando si impostano le date di scadenza per le attività, si pianificano le riunioni e si crea una documentazione dettagliata dei processi. Quando fai bene le piccole cose, il tuo team può stare tranquillo sapendo che non deve ricontrollare il tuo lavoro. 

Il coordinamento è fondamentale

Il coordinamento è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, durante tutto il suo ciclo di vita. La gestione di alto livello e un piano di progetto, obiettivi, traguardi e ambito del progetto accuratamente elaborati possono portarti solo fino a un certo punto: è il coordinamento quotidiano che aiuta a utilizzare queste metodologie di pianificazione e a portare la tua iniziativa dalla pianificazione al completamento. 

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