Suggerimenti per creare norme di gruppo per team ad alte prestazioni, con esempi di sette manager di Asana

Cosa pensi che succederebbe se entrassi in una riunione indossando un costume da clown? O se cambiassi tutti i suoni di notifica del tuo computer con dei gatti che miagolano? 

Anche se queste cose non sono esplicitamente contro la politica aziendale, i tuoi colleghi del team potrebbero comunque reagire in modo diverso. Questo è dovuto alle norme di gruppo, ovvero le regole di base implicite che il tuo team segue, anche se non le hai mai scritte. Le norme di gruppo modellano il comportamento del gruppo, compresi i piccoli dettagli come i codici di abbigliamento comunemente accettati.

Le norme di gruppo sono generalmente implicite piuttosto che definite, quindi potresti non averci mai pensato prima. Creando intenzionalmente le norme di gruppo, puoi potenziare la collaborazione del team, aumentare l'efficienza e massimizzare l'efficacia. 

Cosa sono le norme di gruppo? 

Le norme di gruppo sono regole scritte o non scritte che determinano le modalità di interazione, collaborazione e lavoro dei membri di un team. Di solito, le norme di gruppo non sono scritte. Sono invece regole e standard di comportamento implicitamente concordati, guidati dalle regole di base della cultura aziendale circostante. Questi valori impliciti informano e modellano il modo in cui i membri del team prendono decisioni, comunicano al lavoro o addirittura risolvono i conflitti. 

Anche se non hai mai creato consapevolmente norme di gruppo prima d’ora, le hai sicuramente sperimentate. Ogni tipo di gruppo, inclusi gruppi di amici, gruppi informali e gruppi di lavoro, ha una serie di norme che vengono create e perfezionate nel tempo, anche se non ce ne rendiamo conto.

In questo articolo, ci concentreremo sulle norme dei gruppi di lavoro per aiutarti a guidare e definire quelle del tuo team. A meno che tu non stia creando un nuovo gruppo che non ha mai lavorato insieme prima, probabilmente hai già alcune norme di gruppo in atto, come: 

• gli strumenti di comunicazione o di project management utilizzati dal gruppo

• Come il tuo gruppo risolve i conflitti o affronta le battute d’arresto

• Il modo in cui i membri del gruppo interagiscono in genere, in modo formale o informale

• Quanto è accettabile che i membri del gruppo siano in ritardo alle riunioni

Identificando chiaramente e definendo in modo proattivo le norme di gruppo, puoi creare e potenziare un team ad alte prestazioni e portarlo a un livello superiore. 

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Perché le norme di gruppo sono importanti? 

Le norme di gruppo positive danno ai membri del team un senso di normalità e stabilità nella loro vita quotidiana. Le norme di gruppo creano sistemi di valori condivisi impliciti (o definiti), che aiutano i membri del team a lavorare al meglio. Eliminando il dubbio e lo stress che derivano dall’incertezza, i membri del gruppo possono collaborare in modo più efficace e avere un impatto maggiore. 

Quando i membri del team hanno, e comprendono, le norme del gruppo, sanno cosa ci si aspetta da loro e possono agire di conseguenza. Proprio come conoscere le priorità del progetto aiuta a concentrarsi sul lavoro di maggiore impatto, comprendere le aspettative del team aiuta a collaborare in modo più efficace. 

Le norme di gruppo aiutano anche i membri del team a gestire il proprio tempo in modo più consapevole. Troppo spesso, la nostra attenzione non è allineata con le nostre intenzioni: dedichiamo troppo tempo al lavoro superfluo invece che alle attività più importanti. Le norme di gruppo semplificano le pratiche relative alle riunioni e le preferenze di comunicazione, definendo chiaramente come dovrebbero interagire i membri del team. Trasformare queste regole implicite in politiche esplicite a livello di team riduce le congetture sul modo in cui i membri del team dovrebbero presentarsi e, di conseguenza, aumenta l’efficacia. 

Inoltre, le norme di gruppo:

• Creano un senso di appartenenza tra i membri del team, consentendo loro di partecipare al processo decisionale. 

• Aumentano la fiducia, perché tutti sono sulla stessa lunghezza d’onda su ciò che sta accadendo e sul proprio ruolo. 

• Migliorano il lavoro di squadra sostituendo l’incertezza con la prevedibilità.

• stabiliscono politiche a livello di team sugli stili di comunicazione per ridurre la percezione di pigrizia sociale. 

In che modo delle buone norme di gruppo creano dinamiche di gruppo sane

Le norme di gruppo sono fondamentali per un gruppo sano e per ottime dinamiche di gruppo. 

Il primo a descrivere come si formano i gruppi fu Bruce Tuckman nel 1965 con la sua teoria sulle fasi di sviluppo del gruppo. Secondo Tuckman, ne esistono cinque: Forming, Storming, Norming, Performing e Adjourning o Mourning. 

I gruppi creano naturalmente le proprie norme durante la fase di norming dello sviluppo del gruppo. Ma senza una guida e una leadership chiare, i singoli membri creeranno inevitabilmente le proprie norme di gruppo. Creando delle norme di gruppo in anticipo, puoi garantire la coesione del gruppo.

Esempi di norme di gruppo per team ad alte prestazioni

Ogni team ha norme di gruppo uniche e, di solito, i team non le scrivono. Detto questo, se il tuo gruppo dovesse stilare un elenco di norme, ecco cosa potresti scrivere:

1. Ogni riunione ha un ordine del giorno, in modo che i membri del team possano presentarsi puntuali e preparati. 

2. I membri del team monitorano le singole attività in uno strumento di gestione del lavoro condiviso, in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e per quando.

3. I membri del team comunicano sul lavoro in strumenti condivisi come Asana e Slack, in modo che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Il team dà la priorità alla trasparenza, alla visibilità e alle discussioni di gruppo, quando possibile. 

4. I membri del team condividono le loro priorità ogni lunedì mattina. Se si presenta un nuovo lavoro, hanno la possibilità di modificare le date di scadenza per portare a termine il lavoro più importante (tenendo comunque a mente le scadenze o i lanci del progetto). Il lavoro e i progetti sono collegati ai singoli KPI o agli OKR del team e dell’azienda per garantire che i membri del team comprendano e diano priorità al lavoro di grande impatto.

5. I membri del gruppo assumono un atteggiamento positivo e guidano con intenzionalità: se sorge un disaccordo, lo affrontano in modo proattivo con strategie di risoluzione dei conflitti consolidate. 

6. I membri del team danno la priorità a un processo decisionale chiaro e rapido. Se necessario, utilizzano una matrice decisionale o strategie di risoluzione dei problemi.

7. I membri del gruppo fanno del loro meglio per garantire che gli stakeholder siano coinvolti nelle prime fasi del processo del progetto. Utilizzando i grafici RACI, identificano gli stakeholder chiave per il loro lavoro e si assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

8. I leader di gruppo e i responsabili dei team assegnano in modo proattivo le risorse per ridurre il burnout e promuovere l'equilibrio. 

9. I membri del gruppo sono sempre aggiornati grazie agli aggiornamenti di stato del progetto, che vengono condivisi in un'unica fonte di riferimento come Asana. 

10. I membri del gruppo pianificano il tempo di concentrazione sul calendario utilizzando il time blocking per massimizzare lo stato di flusso e la produttività individuale.

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Come sette manager di Asana creano norme di gruppo 

Le norme di gruppo sono per i team come la cultura organizzativa è per le aziende. Se non crei intenzionalmente norme di gruppo, queste si svilupperanno naturalmente nel tempo, e non necessariamente nel modo in cui desideri. 

Le norme di gruppo intenzionali sono molto simili alle grandi attività di team building: è necessario un leader forte per guidare il gruppo. Per aiutarti a raggiungere questo obiettivo, abbiamo chiesto a sette responsabili di team di Asana di dirci come hanno creato le norme di gruppo nel tempo. Ecco cosa ci hanno detto.

Tony Chang, Product Manager, Asana

Iniziamo la nostra riunione periodica del team verificando come si sente ogni membro del team attraverso un colore rosso, giallo, verde, indipendentemente dal fatto che la fonte di come si sente sia legata o meno al lavoro. Questo ci consente di iniziare la riunione con trasparenza e contesto, il che aiuta a migliorare il modo in cui comunichiamo e ci comprendiamo.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, Responsabile delle operazioni utente, Asana

1. Dirigere con empatia ed essere autentici. I manager del team danno l’esempio presentandosi alle riunioni individuali e alle conversazioni in modo empatico. Durante ogni conversazione, i manager si sforzano di capire cosa sta succedendo nella vita dei membri del loro team.

2. Discussioni aperte durante le riunioni quotidiane del team. Il nostro team si riunisce quotidianamente per fornire aggiornamenti su eventuali bug o problemi riscontrati dai clienti. Queste riunioni sono una parte fondamentale della nostra giornata: riuniscono il team, ci permettono di condividere conoscenze e creano spazio per la connessione.

3. Presumere buone intenzioni. Nel team Operazioni utente, affrontiamo ogni interazione dando per scontato che le intenzioni siano buone. Questo ci consente di portare a termine il lavoro e riflettere su ciò che deve accadere per raggiungere una soluzione.

4. Silenzio nelle riunioni. Cerchiamo di non aver paura del silenzio. A volte le persone hanno semplicemente bisogno di qualche secondo in più per mettere in ordine i propri pensieri e le proprie idee o per trovare il coraggio di parlare.

5. Ascolto attivo e rispettoso. Comprendiamo che interrompere gli altri soffoca la conversazione. Abbiamo una norma di gruppo che prevede di ascoltare pienamente le persone mentre parlano e condividono feedback o idee.

Greg Dodds, Brand design, Asana

Pratichiamo una cultura del feedback aperto e attivo, soprattutto durante le nostre riunioni di revisione del design. I membri del team possono portare un lavoro in qualsiasi fase del processo creativo e ottenere supporto dal loro team. La creatività è difficile in una bolla: avere una tradizione di riunioni di revisione del design crea uno spazio sicuro in cui le persone possono portare il proprio lavoro in qualsiasi stato e ottenere nuove idee e feedback dagli altri.

Ariel Tavares Grilo, Responsabile della localizzazione, Asana

1. Pianifico riunioni settimanali del team per concentrarmi sulle priorità, condividere aggiornamenti e risolvere i problemi in modo collaborativo. Se necessario, incoraggio anche il team a utilizzare questo tempo per fornire un feedback costruttivo ai colleghi del team.

2. Inoltre, riassegno frequentemente responsabilità e attività in base all’interesse di ciascun individuo per il lavoro in questione. In questo modo, ognuno di noi può lavorare sulle attività che ci interessano di più e rimanere motivato.

3. Un pilastro del team è il rispetto per gli altri. Di conseguenza, abbiamo costruito il nostro rapporto come team e interagiamo con gli altri team in modo molto rispettoso. Questo è fondamentale per creare un ambiente di lavoro sano.

Erin Cheng, Head of Public and Analyst Relations

Nel nostro team, abbracciamo il valore di Asana di essere se stessi con sé e con gli altri. Abbiamo costruito il nostro team durante questo periodo di lavoro da casa e non ci siamo mai incontrati di persona, quindi è ancora più importante che ci basiamo sull’essere autentici riguardo a ciò che potremmo affrontare sia dentro che fuori dal lavoro. 

All'inizio delle nostre riunioni settimanali di team e di tutte le riunioni 1:1, inizio sempre chiedendo "Come va?" o "Come ti senti?" invece di passare direttamente all'ordine del giorno. Questo non solo crea spazio per il nostro team per condividere ciò che potrebbe avere a che fare con i suoi ruoli personali e professionali, ma crea anche un ambiente sicuro e un dialogo continuo che non riguarda solo le attività da svolgere.

Cerchiamo anche di essere il più chiari possibile quando si tratta di definire quando siamo e non siamo disponibili. Ho un bambino piccolo, quindi spesso recupero il lavoro dopo l’ora di andare a letto o nei fine settimana durante il pisolino. Ho fatto capire al mio team che, sebbene questi siano gli orari più adatti per il mio lavoro, non mi aspetto che siano online e/o rispondano. È fondamentale che tutti siano in grado di staccare la spina. 

Stabilendo aspettative chiare e norme di gruppo sulla comunicazione e la risposta durante le ore di riposo, tutti possono avere il tempo di riposare e ricaricarsi di cui hanno bisogno senza sentirsi sotto pressione per essere online perché il loro manager lo è.

Sonya Chu, Head of Marketing Analytics, Asana

Norme di Slack dopo il passaggio al lavoro da remoto

Quando il team ha iniziato a lavorare da remoto, abbiamo dovuto capire un modo completamente nuovo di lavorare insieme, il tutto aggravato dal fatto che avevamo anche nuovi membri nel team che non avevano rapporti consolidati. Piuttosto che applicare le regole esistenti, abbiamo affrontato la questione come un esercizio di gruppo per condividere ciò che ci preoccupava e quali norme volevamo stabilire come team. 

Ad esempio, abbiamo deciso che era importante mantenere la sensazione di poter dare una pacca sulla spalla a qualcuno per una domanda veloce, ma anche che era importante proteggere lunghi periodi di concentrazione e tempo di flusso. Come team abbiamo deciso che era meglio comunicare troppo che troppo poco, quindi abbiamo concordato che era possibile inviare messaggi su Slack a chiunque in qualsiasi momento, con la consapevolezza che ogni persona avrebbe gestito le proprie notifiche Slack e avrebbe potuto scegliere di rispondere nel momento più opportuno.

Fare domande stupide

Ho scoperto che gli analisti producono un lavoro di qualità superiore più velocemente quando sentono di poter chiedere e ottenere frequenti input sul loro lavoro da altri analisti. Sebbene tutti i membri del team di analisi di marketing siano molto disponibili e collaborativi, lavorando tutti da remoto (e molti membri del team sono relativamente nuovi), spesso è stato difficile per il team sentirsi a proprio agio nel porsi domande a vicenda, soprattutto perché non erano sempre sicuri di chi fosse la persona più adatta a cui rivolgersi. Chiedere nel canale del team sembrava inappropriato e spaventoso, poiché usavamo quel canale per fare annunci al team. 

Uno degli analisti ha avuto una grande idea: creare uno spazio sicuro per le domande creando un canale Slack letteralmente chiamato "domande stupide". In realtà, la maggior parte delle nostre domande non è affatto stupida, ma dedicare uno spazio alle “domande stupide” ha davvero aiutato le persone a superare la paura di essere giudicate per la loro domanda. Questo, oltre al fatto che gli analisti più esperti e io stesso abbiamo dato l’esempio ponendo le nostre domande “stupide”, ha davvero contribuito a far capire che porre domande è sempre incoraggiato.

Akira Uchino, Japan Marketing Lead di Asana

La chiarezza è il primo passo. Parte della promozione della chiarezza include aiutare i membri del team a stabilire un “miglior risultato individuale” in qualcosa. Il mio compito è incoraggiare i membri del team a vedere di cosa sono capaci. In questo modo, hanno una visione chiara della crescita e di come possono raggiungerla. Da lì, possiamo co-creare il modo in cui possono fare il passo successivo in quella direzione e capire come il team di marketing giapponese possa supportare la loro crescita.

Investire nel tuo team

Sebbene le norme di gruppo richiedano tempo per essere costruite, investire in esse significa investire nel tuo team. Norme di gruppo chiare eliminano l’incertezza e danno ai membri del team chiarezza su ciò che ci si aspetta da loro. In questo modo, tutti sono pronti per il successo e i nuovi membri possono iniziare a lavorare fin dal primo giorno.

Per ulteriori suggerimenti su come potenziare il tuo gruppo e creare un ottimo lavoro di squadra, leggi il nostro articolo sui 10 semplici passaggi per migliorare la collaborazione del team.

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