Cos’è il benchmarking? Come confrontare le prestazioni

Il successo è un termine vago: che cos’è? E come fai a sapere quando tu, i tuoi progetti e la tua azienda avete successo? La verità è che ognuno misura il proprio successo in modo diverso. Ciò rende difficile definire il successo, soprattutto quando si gestisce un team o si fa crescere un’azienda.

Ecco perché è importante definire i propri standard di successo, cosa che puoi fare attraverso un approccio basato sui dati noto come benchmarking. Con il benchmarking, utilizzi i concorrenti e i confronti interni per creare punti di riferimento per il tuo successo.

Cos’è il benchmarking?

Un benchmark è uno standard predeterminato e il benchmarking è il processo di definizione di tali standard. Per determinare i benchmark, devi confrontare il tuo lavoro con qualcos'altro. Esistono diversi modi per confrontare i benchmark, tra cui:

• I concorrenti. Confrontare il tuo lavoro o i risultati desiderati con quelli dei tuoi concorrenti ti mostra cosa è normale nel settore e cosa si aspettano i clienti. Una volta che lo sai, puoi modificare la tua azienda, il tuo prodotto o la tua messaggistica per rimanere competitivo.

• Risultati precedenti. Confrontare i risultati precedenti ti mostra se stai migliorando internamente e ti aiuta a identificare le lacune nei tuoi processi e flussi di lavoro. Se stai migliorando, puoi raddoppiare quello che stai facendo (perché sta funzionando). In caso contrario, questa è un’ottima opportunità per apportare modifiche.

• Obiettivi. Confrontare i risultati con gli obiettivi ti consente di capire se sono quelli che ti aspettavi o che volevi ottenere inizialmente. Se non li stai raggiungendo, potrebbe essere necessario modificare gli obiettivi per assicurarti che siano raggiungibili.

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Vantaggi del benchmarking

Il benchmarking ti aiuta a confrontare il tuo modo di lavorare con gli standard. Ma invece di scegliere standard basati su opinioni o idee, il benchmarking è basato sui dati. Ciò garantisce che i tuoi standard di lavoro siano mirati e focalizzati sugli aspetti che hanno il maggiore impatto.

Il benchmarking mostra inoltre ai dipendenti la logica alla base delle aspettative e degli obiettivi del luogo di lavoro. Ti fornisce dati per dimostrare perché le attività quotidiane del tuo team sono importanti, in modo che tutti sappiano per cosa stanno lavorando e perché.

Molti sono i vantaggi del benchmarking. Eccone alcuni.

• Definire e determinare il successo. Con il benchmarking, puoi decidere cosa significa avere successo per la tua azienda. Per esempio, se il tuo benchmark per il successo è un aumento costante del 10% nella generazione di lead su base annua e sei sulla buona strada per raggiungere l'11%, saprai di aver superato le aspettative.

• Identificare le lacune. Il benchmarking rivela le lacune rispetto alla concorrenza. Ad esempio, è difficile rimanere competitivi se stai producendo tre nuove funzionalità di prodotto nello stesso periodo in cui i tuoi concorrenti ne producono otto.

• Stabilire standard più elevati per la qualità del prodotto. Il benchmarking si traduce in prodotti o servizi di qualità superiore che migliorano la soddisfazione del cliente. Quando il tuo benchmark è quello di organizzare quattro eventi per la comunità ogni anno, ad esempio, stai impostando lo standard per interagire con i tuoi clienti più regolarmente.

Perché è importante confrontare?

Confrontare è semplice, ma è un processo. Prima di iniziare, raccogli i dati di benchmarking pertinenti da utilizzare per il confronto. Possono essere dati sui tuoi concorrenti, sul lavoro precedente o sui tuoi obiettivi. Le metriche di questa raccolta di dati saranno la base per l'analisi di confronto.

Per esempio, supponiamo che tu stia monitorando i lanci di prodotti. Scopri che ci vogliono tre mesi per passare dall'ideazione al lancio. Questo lasso di tempo potrebbe sembrarti lungo o breve a seconda della tua percezione, ma la percezione non è un modo accurato per monitorare se questo è il momento migliore per il tuo lancio. Invece, puoi confrontare i dati per capire quanto tempo dovrebbe richiedere il lancio di ogni prodotto. Per esempio, potresti esaminare:

• Quanto tempo impiega il tuo concorrente per lanciare un prodotto simile? 

• Quanto tempo ci è voluto per l’ultimo lancio di prodotto?

• Abbiamo apportato miglioramenti ai nostri processi che ci faranno risparmiare tempo durante questo lancio?

Tieni presente che anche altri dettagli entreranno in gioco. Il tuo concorrente potrebbe lanciare un prodotto più velocemente di te, ma questo non è rilevante se il suo team e il suo budget sono il doppio dei tuoi. Confronta la tua situazione attuale e scegli quella più adatta.

Tipi di benchmarking

Esistono tre diversi tipi di benchmarking: interno, competitivo e strategico. Il tipo di benchmarking da utilizzare dipende da ciò che si sta misurando e da ciò che si desidera ottenere.

Benchmarking interno

Se non hai mai confrontato i dati, il benchmarking interno è il più semplice con cui iniziare. Come altre parti della gestione dei progetti, il benchmarking interno utilizza le conoscenze organizzative per rispondere alle domande. Inoltre, poiché stai esaminando informazioni interne, la raccolta dei dati è interamente sotto il tuo controllo. Per il benchmarking interno, esamina gli indicatori di prestazione dell’azienda per altri reparti, team o anche lavori precedenti. Cerca le best practice o i processi efficaci che puoi applicare al tuo lavoro attuale.

Puoi raccogliere informazioni interne:

• Utilizzando questionari e chiedendo ai colleghi o ai collaboratori diretti cosa hanno ottenuto e come.

• Rivedendo i progetti passati e cercando i processi aziendali che hanno dato alla tua azienda un vantaggio competitivo.

• Studiare iniziative di grande impatto: cosa le ha fatte funzionare? Se riesci a riutilizzare e standardizzare i processi o le best practice che hanno reso questi progetti di successo, allora questi sono candidati adatti per il benchmarking delle prestazioni.

• Esaminando gli obiettivi precedenti per vedere se il tuo lavoro corrisponde alle tue aspettative.

Mentre raccogli queste informazioni, annota i risultati desiderati (ad esempio, i processi che vorresti replicare e che potrebbero diventare uno standard). Inoltre, fai attenzione alle lacune nelle prestazioni, ovvero la differenza tra le prestazioni effettive e quelle previste. Questo processo è simile a un’analisi delle lacune, che confronta le prestazioni attuali con quelle desiderate. Tranne che con il benchmarking interno, stai confrontando le tue prestazioni attuali con le prestazioni passate o le prestazioni di altri team. 

Una volta identificato cosa ha funzionato e cosa no, puoi terminare la revisione interna, confrontando i processi e i flussi di lavoro che desideri standardizzare.

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Benchmarking competitivo

Questo è il rovescio della medaglia di una revisione interna, in cui si guarda ai risultati di altre aziende del settore. Il benchmarking competitivo è più complicato perché è più difficile trovare dati affidabili. È necessario fare affidamento sui concorrenti per condividere informazioni o ottenere dati da terze parti, che potresti non essere in grado di verificare.

Ma vale la pena provare. Una volta superati gli ostacoli alla raccolta, la ricerca competitiva è uno dei modi migliori per ottenere un vantaggio competitivo. Ti aiuta a individuare modelli o temi comuni al tuo settore, che puoi utilizzare per il benchmarking e il miglioramento generale dei processi.

Per esempio, supponiamo che tu scopra che un concorrente diretto ottiene più coinvolgimento sui social media rispetto ai tuoi account. Utilizzando queste informazioni, puoi confrontare il coinvolgimento sui social media della tua azienda. In breve, stai decidendo quali metriche di prestazione dei social media la tua azienda dovrebbe raggiungere per rimanere competitiva nel tuo settore.

Benchmarking strategico

A volte sai che qualcosa non funziona, ma non riesci a capire perché. Forse sei solo in un periodo di risoluzione dei problemi, o forse ti stai espandendo in nuovi mercati e stai sviluppando un modo di lavorare completamente nuovo. Il benchmarking strategico è un modo creativo per andare oltre la conoscenza del settore. Per il benchmarking strategico, stai cercando le migliori prestazioni della categoria. Spesso, questo significa guardare ad altre aziende, settori o persino culture per vedere se è possibile creare un nuovo benchmark strategico per il tuo lavoro.

Il benchmarking strategico è stato utilizzato nel corso della storia per promuovere l’innovazione. Ad esempio, quando un’azienda di scale mobili si è trasferita nei centri commerciali, ha dovuto risolvere il problema di aiutare le persone a salire rapidamente e ripidamente contro la gravità. Non c’erano precedenti nel settore, quindi ha guardato altrove. Alla fine, ha utilizzato tecniche dell'industria mineraria per progettare le scale mobili dei centri commerciali. Se eseguito correttamente, il benchmarking strategico può catapultarti ben oltre la concorrenza. 

Benchmarking tecnico

Il benchmarking tecnico comporta il confronto degli aspetti tecnici di prodotti, servizi o processi con quelli dei leader del settore o dei concorrenti. Questo tipo di benchmarking si concentra sulle tecnologie, sugli strumenti o sui metodi specifici utilizzati da un'azienda, consentendole di confrontare le proprie innovazioni. 

Esaminando aspetti come i metodi di progettazione, le tecniche di produzione o gli strumenti software, le aziende possono identificare le aree in cui la loro tecnologia potrebbe essere in ritardo e implementare miglioramenti per rimanere competitive ed efficienti.

Benchmarking delle prestazioni

Il benchmarking delle prestazioni è il processo di valutazione delle prestazioni complessive di un’azienda confrontando metriche specifiche con quelle dei concorrenti o degli standard di settore. Questo approccio esamina misure critiche come produttività, efficienza e redditività, offrendo approfondimenti sulle prestazioni di un’azienda in aree chiave. 

L’obiettivo è identificare le lacune nelle prestazioni e sviluppare strategie per migliorare i risultati, garantendo che l’azienda rimanga competitiva e migliori continuamente nel tempo.

Come confrontare

Il processo di benchmarking è un approccio sistematico per migliorare le prestazioni della tua organizzazione. Seguendo questi otto semplici passaggi, puoi utilizzare il benchmarking per apportare miglioramenti continui ai tuoi flussi di lavoro e processi.

Passaggio 1: decidi cosa vuoi confrontare

Determina cosa vuoi confrontare. Se non hai mai eseguito un benchmarking, inizia creando benchmark per progetti, processi o risultati desiderati che hanno il maggiore impatto sul tuo lavoro.

Esempio: un team di sviluppo software decide di confrontare il tempo di risoluzione dei bug, con l'obiettivo di migliorare la soddisfazione del cliente e la qualità del prodotto.

Passaggio 2: determina il tipo di benchmarking

In altre parole, determina se i tuoi dati proverranno da benchmarking competitivo, interno o strategico.

Esempio: il team sceglie il benchmarking competitivo, pianificando di confrontare i tempi di risoluzione dei bug con quelli dei leader del settore nello sviluppo di software.

Passaggio 3: revisione e registrazione

Guarda per cosa stai creando il benchmark. Registra tutti i processi correlati e documenta i relativi flussi di lavoro, in modo da avere una buona idea di dove ti trovi ora prima di iniziare.

Esempio: il team documenta il processo di monitoraggio dei bug attuale, notando che il tempo medio di risoluzione è di 72 ore.

Passaggio 4: raccogliere i dati

A seconda del tipo di benchmarking, i dati potrebbero provenire da ricerche sulla concorrenza o da dati interni. Quando utilizzi la ricerca sulla concorrenza, fai attenzione alle informazioni secondarie sui concorrenti (ad esempio, da siti web o articoli di notizie), che possono essere difficili da verificare.

Esempio: il team ricerca report di settore, partecipa a conferenze tecnologiche e analizza i dati disponibili pubblicamente sui tempi di risoluzione dei bug nelle aziende di software più performanti.

Passaggio 5: analizza i dati

Misura i dati rispetto alle tue prestazioni o al tuo lavoro per identificare lacune, modelli e opportunità di miglioramento.

Esempio: il team scopre che i leader del settore risolvono i bug in media in 24 ore, rivelando un divario significativo nelle proprie prestazioni.

Passaggio 6: creare un piano

I dati non servono a molto se presi singolarmente. Una volta completata l'analisi, utilizza la pianificazione del progetto per decidere come impostare e confrontare questi parametri.

Esempio: il team crea un piano per ridurre il tempo di risoluzione dei bug a 36 ore entro sei mesi, implementando nuovi processi di triage e strumenti di test automatizzati.

Passaggio 7: implementa le modifiche

Ora puoi passare alla fase di gestione del progetto per implementare completamente i tuoi confronti e creare un nuovo standard per il tuo lavoro, il tuo team e la tua azienda.

Esempio: il team inizia a implementare riunioni giornaliere di valutazione dei bug, sistemi di definizione delle priorità e pipeline di integrazione continua per semplificare il processo di risoluzione dei bug.

Fase 8: ripeti il processo

Il benchmarking è un processo continuo, ma è specifico per ogni nuova idea o flusso di lavoro. Riavvia il processo dall'inizio per ogni nuovo progetto.

Esempio: dopo tre mesi, il team rivaluta il tempo di risoluzione dei bug, scoprendo di averlo ridotto a 48 ore. Quindi riavvia il processo di benchmarking, concentrandosi su ulteriori ottimizzazioni per raggiungere l’obiettivo di 36 ore.

Esempi di benchmarking

Il benchmarking può assumere molti moduli a seconda di ciò che un’azienda desidera confrontare. Di seguito sono riportati alcuni esempi che mostrano come confrontare e come le diverse metodologie di benchmarking si applicano in varie aree dell’azienda.

Tempi di risposta del servizio clienti

Un’azienda potrebbe utilizzare il benchmarking esterno per confrontare i tempi di risposta del servizio clienti con gli standard del settore. Analizzando specifici indicatori chiave di prestazione (KPI), come i tempi di prima risposta e di risoluzione, l’azienda può stabilire un piano d’azione per il miglioramento, portando a una migliore efficienza e a una maggiore soddisfazione del cliente.

Confronto della qualità del prodotto

Quando si tratta di qualità del prodotto, un produttore potrebbe confrontare le proprie offerte con quelle di un concorrente leader. Concentrandosi su aree come la durata e i tassi di difettosità, questo confronto aiuta a identificare le aree per il miglioramento continuo dei processi. L’obiettivo è garantire che l’azienda mantenga standard elevati pur rimanendo competitiva.

Tassi di coinvolgimento sui social media

Un’azienda può valutare le proprie prestazioni sui social media confrontando i tassi di coinvolgimento con quelli di riferimento del settore. Monitorando KPI come condivisioni e commenti, l'azienda può adattare la sua strategia per migliorare l'interazione. Questo approccio di benchmarking aiuta l’azienda a rimanere agile in un panorama digitale in evoluzione.

Il benchmarking definisce lo standard di riferimento

Confrontare processi, flussi di lavoro e risultati ti offre una base di riferimento per misurare il tuo successo. I benchmark chiariscono le aspettative e consentono al tuo team di sapere come produrre i migliori risultati.  

Il benchmarking ti aiuta a trovare gli standard di lavoro che spingono la tua azienda, ma non ti aiuterà a portare a termine quel lavoro. Con Asana, puoi monitorare, automatizzare e creare flussi di lavoro che ti consentono di lavorare meglio e più velocemente.

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Domande frequenti sul benchmarking

Che cos’è un benchmark?

Un benchmark è uno standard o un punto di riferimento che le organizzazioni utilizzano per confrontare le proprie prestazioni o i propri processi aziendali con quelli di altri nello stesso settore o con gli standard del settore. I benchmark forniscono una base per confrontare le prestazioni attuali, identificare le aree di miglioramento continuo e misurare i progressi nel tempo. Utilizzando i dati di benchmarking, le aziende possono confrontarsi con i concorrenti, il che le aiuta a ottenere prestazioni superiori e a mantenere un vantaggio competitivo.

Qual è un esempio di confronto?

Un esempio di benchmarking è quando un'azienda valuta le prestazioni del servizio clienti confrontando i tempi di risposta con quelli di un concorrente leader o con gli standard di settore. Ciò consente alle aziende di vedere come si posizionano e dove è possibile apportare miglioramenti per migliorare l'efficienza e la soddisfazione dei clienti.

Qual è lo scopo principale del benchmarking?

Lo scopo principale del benchmarking è aiutare le organizzazioni a valutare le proprie prestazioni confrontandole con quelle di altre, sia all'interno dello stesso settore che rispetto a standard riconosciuti. Il processo di benchmarking aiuta a identificare le aree di miglioramento, a colmare le lacune nelle prestazioni e a promuovere una cultura di sviluppo e innovazione continui.

Qual è la differenza tra benchmarking e definizione degli obiettivi?

Puoi utilizzare sia gli obiettivi che i benchmark per analizzare i risultati del progetto, ma nella pratica sono leggermente diversi. La differenza fondamentale è il target. Gli obiettivi sono ciò che si desidera raggiungere e tendono a essere orientati alla crescita, mentre i benchmark confrontano i risultati effettivi con un riferimento. In altre parole, gli obiettivi sono ciò che si aspira a raggiungere, mentre i benchmark confrontano le prestazioni con un altro punto di riferimento. 

Per esempio, immagina di aver definito un obiettivo aziendale per raggiungere 500.000 € di entrate ricorrenti quest'anno. Questo obiettivo illustra ciò che vuoi raggiungere per crescere ed espandere il tuo flusso di cassa. D'altra parte, i benchmark delle entrate confrontano i tuoi guadagni con quelli della concorrenza o dell'anno precedente. Di solito, puoi usare i benchmark per definire gli obiettivi. Se sai di aver raggiunto 200.000 € di entrate l'anno scorso e stai crescendo in modo esponenziale, allora 500.000 € è un obiettivo realistico.

Qual è la differenza tra confrontare e analizzare la concorrenza?

Sia il benchmarking che l'analisi della concorrenza utilizzano la ricerca sulla concorrenza per determinare come operano le altre aziende. La differenza tra i due è l'ambito: il benchmarking è più piccolo e si concentra sui singoli processi aziendali, mentre l'analisi competitiva ha un ambito più ampio e si concentra su strategie e obiettivi generali. 

Con il benchmarking, utilizzi i dati di ricerca della concorrenza per rivedere i tuoi processi e le tue best practice. Registri e salvi questi benchmark per impostare il tuo standard di lavoro. Questo è leggermente diverso da un'analisi competitiva, in cui si utilizzano i dati per rivedere la strategia aziendale generale. La scelta di utilizzare il benchmarking o l'analisi della concorrenza dipende dall'ambito del progetto. Se stai solo confrontando i processi, il benchmarking funziona bene. Se invece cerchi dati su strategie e obiettivi più ampi, ti consigliamo di utilizzare un’analisi della concorrenza.