Quattro passaggi per creare un processo di onboarding dei dipendenti efficace

Hai investito tempo e risorse per assumere il miglior candidato: ora è il momento di aiutarlo ad avere successo con un processo di onboarding dei dipendenti strutturato. 

L’onboarding dei dipendenti è più di un semplice periodo di formazione per un nuovo lavoro. Se eseguito correttamente, riduce i periodi di inserimento e consente ai nuovi assunti di imparare e crescere, in modo che possano iniziare a produrre risultati più velocemente.

Ecco come funziona. 

Cos’è un processo di onboarding dei dipendenti?

Un processo di onboarding dei dipendenti è un approccio strutturato per accogliere i nuovi assunti nel tuo team e aggiornarli. Durante l’onboarding, i dipendenti imparano a conoscere la tua organizzazione e la sua cultura, conoscono i loro colleghi del team, incontrano partner interfunzionali e apprendono gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per il loro ruolo. 

Un processo di onboarding strutturato definisce i passaggi necessari per ogni nuovo dipendente, in modo da garantire che tutti i nuovi dipendenti ricevano le informazioni giuste al momento giusto. Fornisce un'esperienza standardizzata per i nuovi assunti, un archivio di informazioni per il loro onboarding e una cronologia per le presentazioni e la formazione, in modo che i nuovi assunti sappiano cosa aspettarsi durante le prime settimane e i primi mesi.

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In che modo un onboarding efficace può avvantaggiare il tuo team

Un programma di onboarding efficace aiuta i nuovi membri del team a sentirsi accolti e incoraggiati a imparare. Inoltre, aumenta la produttività e la soddisfazione sul lavoro, incoraggiando i grandi talenti a rimanere più a lungo nella tua azienda. Infatti, una ricerca di Brandon Hall Group rivela che l’onboarding dei dipendenti può aumentare i tassi di fidelizzazione dell’82%. Tuttavia, solo il 12% dei dipendenti concorda pienamente sul fatto che la propria organizzazione faccia un ottimo lavoro nell’onboarding dei nuovi dipendenti. 

Ecco come la creazione di un'esperienza di onboarding efficace può aiutare a colmare questo divario. 

Favorisce il coinvolgimento e la responsabilizzazione

Affinché i nuovi dipendenti abbiano successo, devono sapere a cosa stanno puntando e perché il loro lavoro è importante. Durante l’onboarding, i leader hanno l’opportunità di chiarire questi aspetti con obiettivi concreti, opportunità di feedback e una linea di comunicazione aperta. 

Ecco come i leader possono aiutare i nuovi dipendenti ad avere successo: 

• Usa gli obiettivi per definire aspettative chiare. Definisci gli obiettivi per dare ai membri del team una definizione chiara di successo e metriche per misurare i loro progressi. Ad esempio, potresti definire obiettivi per ciò che il nuovo assunto dovrebbe realizzare entro i primi 30, 60 e 90 giorni. Questi possono essere obiettivi a breve termine più piccoli per iniziare, come i corsi di formazione che dovrebbe completare nelle prime settimane. Successivamente, puoi fare un follow-up con il nuovo assunto per definire obiettivi misurabili a lungo termine per il suo primo anno di lavoro. Assicurati che ogni obiettivo che definisci sia SMART, cioè specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e con scadenza. 

• Instaurare un clima di fiducia con il feedback. Un feedback efficace è essenziale per la comunicazione sul luogo di lavoro e il coinvolgimento dei dipendenti, perché aiuta le persone a crescere e migliorare. Sollecitare feedback dai nuovi assunti li incoraggia a chiedere ciò di cui hanno bisogno e dimostra che dai valore al loro contributo. Al contrario, dare feedback aiuta i nuovi colleghi a imparare e a sentirsi sicuri nel loro ruolo, perché possono fidarsi del fatto che glielo dirai se stanno facendo qualcosa di sbagliato.  

• Assegna un mentore o un compagno di onboarding al nuovo dipendente. Un mentore si incontra regolarmente con il nuovo dipendente ed è in genere un collega del suo team. In altre parole, un mentore è qualcuno con cui il nuovo dipendente può parlare oltre al suo responsabile, in modo da avere uno spazio per sollevare problemi in un ambiente a bassa pressione. Assegnare un mentore durante l’onboarding può anche incoraggiare le persone a rimanere più a lungo nel tuo team. Secondo un caso di studio di Randstad, i dipendenti che hanno partecipato a programmi di mentoring avevano il 49% di probabilità in meno di lasciare l’azienda, oltre a far risparmiare all’azienda 3.000 dollari per partecipante all’anno. 

• Definisci chiaramente le modalità di comunicazione del tuo team. Questo è particolarmente importante per i team virtuali e i dipendenti da remoto, perché è più difficile per i nuovi assunti porre domande quando non sono fisicamente in ufficio. Crea e condividi un piano di comunicazione che definisca a chi rivolgersi per problemi specifici, quali strumenti di comunicazione utilizzare e per cosa, con quale frequenza i membri del team devono comunicare aggiornamenti di stato e dettagli del progetto e cosa richiede una riunione di persona (o virtuale) piuttosto che una comunicazione asincrona. È anche utile definire le aspettative relative alle app di messaggistica istantanea come Slack. Ad esempio, potresti sottolineare che i membri del team non devono rispondere immediatamente ai messaggi. 

Dai ai nuovi assunti il tempo di imparare

Quando si inizia un nuovo lavoro, c’è molto da imparare. I nuovi assunti devono acquisire nuove competenze, esplorare i processi aziendali, comprendere le proprie responsabilità lavorative e capire come collaborare con i partner interfunzionali. Un’esperienza di onboarding strutturata offre il tempo necessario per assorbire tutte queste nuove informazioni, in modo che siano pronti per il successo quando il lavoro aumenta.

Ecco come puoi dare priorità all’apprendimento durante l’onboarding: 

• Fai in modo che il processo di onboarding duri almeno tre mesi. I responsabili delle assunzioni e i professionisti delle Risorse umane spesso dedicano meno di un mese all'onboarding dei nuovi dipendenti. Ma ciò lascia poco tempo ai nuovi assunti per acquisire sicurezza nel loro ruolo. Idealmente, l'onboarding dovrebbe durare da tre a sei mesi per consentire ai nuovi assunti di crescere gradualmente. Secondo una ricerca, le organizzazioni con solidi processi di onboarding aumentano la produttività del 70% e la fidelizzazione dei dipendenti dell'82%, quindi potresti voler continuare a cercare e fornire opportunità di apprendimento oltre i primi tre mesi di lavoro. Ciò aiuterà il nuovo dipendente ad approfondire la comprensione della tua azienda e del tuo team.

• Offri ai nuovi assunti del tempo non strutturato. Invece di organizzare sessioni di formazione consecutive, lascia ai nuovi membri del team la possibilità di leggere le informazioni e di esplorare in autonomia. Questo è particolarmente importante nelle prime settimane, quando i dipendenti non hanno familiarità con i processi aziendali. Stima il tempo necessario al nuovo dipendente per leggere tutti i materiali che gli fornisci, quindi aggiungi un po’ di tempo in più in modo che possa fare delle pause e assorbire le informazioni.

• Rendi le informazioni facilmente accessibili. Poiché i nuovi assunti hanno più tempo durante l’onboarding per leggere i materiali e la documentazione del progetto, le informazioni dovrebbero essere facili da trovare. Condividere singoli file con i membri del team richiede tempo ed è quasi impossibile mettere insieme un elenco completo di risorse. È qui che entra in gioco un programma di gestione del lavoro come Asana. Quando condividi un progetto su Asana, i membri del team possono vedere tutte le attività, la documentazione e i collaboratori pertinenti, oltre a esplorare altri progetti correlati a cui potrebbero essere interessati.

Costruisce una cultura positiva

La cultura aziendale è costituita da tutte le norme, le best practice, gli ideali e i valori condivisi all'interno della tua azienda. Investire in una cultura aziendale di qualità avvantaggia tutti: non solo aiuta i membri del team a sentirsi supportati, ma li incoraggia anche a crescere e a dare il meglio.

Una cultura aziendale di qualità inizia con una buona prima impressione. Ecco come utilizzare il piano di onboarding dei nuovi assunti per creare un ambiente di lavoro positivo: 

• Comunica i valori fondamentali della tua azienda. I valori descrivono il trattamento che i nuovi membri del team possono aspettarsi e forniscono linee guida per i dipendenti per collaborare con rispetto reciproco. Ad esempio, alcuni dei valori di Asana includono l’essere reali, dare e assumersi responsabilità e praticare la consapevolezza.  

• Stabilisci lo standard per la diversità, l’inclusione e l’appartenenza.  Ogni membro del team dovrebbe sentirsi parte dell’azienda. Ad esempio, puoi includere una sessione di apprendimento sulla diversità, l'inclusione e l'appartenenza nel processo di onboarding per tutti i nuovi dipendenti, per far loro conoscere gli standard aziendali e i gruppi di risorse per i dipendenti. Inoltre, informa i nuovi assunti di eventuali eventi speciali in cui i membri del team possono discutere apertamente delle loro esperienze con l’identità e le sfide sul luogo di lavoro.  

Quattro passaggi per creare un processo di onboarding efficace

Creare un ottimo programma di onboarding può sembrare scoraggiante all'inizio. Fortunatamente, non devi reinventare la ruota. Che tu stia sviluppando processi aziendali esistenti o utilizzando un modello di onboarding dei dipendenti per avviare il processo, dai un’occhiata a questi quattro passaggi per inserire efficacemente i membri del team. Ecco cosa fare: 

1. Stabilire cosa devono sapere i nuovi assunti

Fondamentalmente, l’onboarding riguarda l’apprendimento. Ciò significa che è importante determinare ciò che i nuovi assunti devono sapere per il loro ruolo, in modo da assicurarsi che ricevano le informazioni e la formazione di cui hanno bisogno. Non pensare solo alle competenze specializzate: puoi includere anche dettagli come la cultura e i valori aziendali, la struttura del team e il modo in cui i dipendenti danno e ricevono feedback. 

Prova a suddividere le informazioni chiave in due gruppi: dettagli che tutti i nuovi dipendenti dovrebbero conoscere e aspetti specifici del ruolo o della descrizione del lavoro di un nuovo dipendente. Ad esempio, tutti i nuovi dipendenti dovrebbero conoscere la cultura aziendale, ma solo i progettisti devono conoscere lo stack di sviluppo della tua azienda. 

Non sai da dove iniziare? Di seguito elenchiamo alcuni esempi per iniziare. 

Per tutti i nuovi dipendenti

• Cultura e valori aziendali, ad esempio come i nuovi assunti possono aspettarsi di essere trattati e cosa fa la tua organizzazione per creare una buona esperienza per i dipendenti in cui tutti si sentano i benvenuti. 

• Politiche e processi aziendali, come il modo in cui vengono eseguiti i cicli di revisione annuali e come i dipendenti dovrebbero richiedere i permessi. Se ne hai uno, un manuale per i dipendenti è un ottimo modo per condividere queste informazioni.

• Processi del team, come il modo in cui i membri del team comunicano tra loro e lo scopo delle diverse riunioni del team. 

• Struttura e responsabilità del team, in modo che i nuovi assunti sappiano a chi rivolgersi per problemi o domande specifiche. 

Per ruoli specifici

• Competenze lavorative. Per esempio, un designer potrebbe aver bisogno di comprendere l’aspetto del sito web della tua azienda. 

• Strumenti. Per esempio, un account manager potrebbe dover imparare a gestire i lead in uno strumento CRM. 

• Processi specifici del ruolo. Ad esempio, un responsabile IT dovrebbe imparare a inserire un ordine per i computer sostitutivi.  

• Responsabilità e aspettative individuali. Ad esempio, le responsabilità e le aspettative di un team leader differiscono da quelle di un collaboratore individuale di livello base. 

2. Delinea i requisiti logistici

Successivamente, determina le attività logistiche che devono essere completate entro la data di inizio del nuovo assunto. Di solito si tratta di una combinazione di attività per te, il nuovo assunto, le risorse umane e l'IT. Ad esempio, potrebbero includere: 

• Configurazione tecnica. Ad esempio, richiedere e configurare un computer per il nuovo assunto. 

• Accesso all’ufficio, come la creazione di un nuovo badge di accesso per il dipendente. 

• Allestimento di uno spazio di lavoro fisico. Potrebbe trattarsi di mettere a disposizione un ufficio, una scrivania o fornire un benefit in modo che i nuovi assunti possano acquistare attrezzature per l’Home Office. 

• Attività delle Risorse umane, come l'impostazione di benefit e deposito diretto. 

• Accesso agli strumenti. Ad esempio, potrebbe essere necessario creare account in modo che il nuovo assunto possa accedere a strumenti online e software del team. 

• Formazione obbligatoria in materia di sicurezza e privacy. 

Tieni presente che la tua azienda potrebbe già avere processi in atto per alcuni o tutti questi requisiti. Come primo passo, consulta i reparti IT e Risorse umane per vedere cosa viene gestito automaticamente per i nuovi assunti e cosa devi fare tu. 

3. Determina chi dovrebbe incontrare il nuovo dipendente

Parte del processo di onboarding dei nuovi assunti consiste nell’incontrare i colleghi e i partner interfunzionali con cui lavoreranno regolarmente. In qualità di manager, puoi aiutare il nuovo dipendente a creare le giuste connessioni durante l’onboarding, in modo che sappia chiaramente con chi dovrebbe lavorare e su quali progetti. Crea un elenco di tutte le persone che il nuovo dipendente dovrebbe incontrare durante le prime settimane di lavoro. Successivamente, puoi utilizzare queste informazioni per pianificare le riunioni di presentazione.

Se hai scelto di assegnare un mentore al nuovo dipendente, questo è il momento di specificare chi sarà. Il mentore del nuovo dipendente dovrebbe essere una delle prime persone che incontra regolarmente. Il tutor potrebbe anche suggerire altre persone da incontrare durante le prime settimane.

E, soprattutto, assicurati che il nuovo dipendente abbia il tempo necessario per incontrare i colleghi del team. Puoi organizzare eventi di gruppo, come un pranzo con il team il primo giorno, oppure incontri 1:1 con ogni nuovo collega del team. 

4. Crea una cronologia di onboarding

È arrivato il momento di mettere insieme tutti gli elementi e creare una cronologia di onboarding. Una cronologia di onboarding definisce quando dovrebbe avvenire ogni fase del processo di onboarding dei nuovi dipendenti, in modo che il nuovo assunto abbia un flusso di lavoro chiaro da seguire fin dal primo giorno. La cronologia dovrebbe rispondere alle seguenti domande: 

• Quando inizierà il processo di onboarding? Potresti voler iniziare gli aspetti logistici dell’onboarding prima del primo giorno di lavoro di un dipendente, come ottenere le informazioni sul conto bancario e sui dati fiscali, configurare le sue attrezzature e inviare un messaggio di benvenuto personalizzato da parte del tuo team. 

• Quanto durerà il processo di onboarding? Poiché hai già esposto tutte le informazioni e le competenze che il nuovo dipendente deve conoscere, dovresti avere un’idea generale di quanto tempo ci vorrà per aggiornarlo. Ricorda di prevedere un ampio margine di tempo, in modo che possa fare delle pause ed elaborare tutte le nuove informazioni. È anche importante comunicare ai nuovi assunti la durata del processo di onboarding, in modo che sappiano quanto tempo dovrebbero dedicare a ciascuna attività. Non dimenticare che non è scolpito nella pietra: puoi sempre regolare il ritmo dell’onboarding in base alla velocità di apprendimento del nuovo assunto. 

• Quando dovresti programmare le sessioni di formazione per trasmettere le informazioni chiave? Ad esempio, potresti pianificare sessioni di orientamento di alto livello per i dipendenti sui processi aziendali la prima settimana e la formazione sulle competenze durante la seconda e la terza settimana. 

• Quando il nuovo dipendente deve imparare e iniziare a utilizzare competenze specifiche? Cerca di programmare le sessioni di formazione sulle competenze in prossimità del momento in cui il nuovo dipendente le metterà effettivamente in pratica. In questo modo, avrà l'opportunità di consolidare le proprie conoscenze e porre domande che non sono state affrontate durante la formazione. 

• Chi dovrebbe incontrare il nuovo assunto e quando? Ad esempio, potrebbe confrontarsi con il suo mentore ogni giorno durante la prima settimana e incontrare gli stakeholder interfunzionali durante la seconda o la terza settimana. 

• Quali obiettivi dovrebbe raggiungere il nuovo dipendente entro il primo giorno, la prima settimana, il primo mese e così via? Queste dovrebbero essere aspettative chiare su ciò che il nuovo dipendente dovrebbe realizzare e sulle tempistiche. Per esempio, un nuovo recruiter del tuo team potrebbe avere l'obiettivo di affiancare un collega durante un processo di assunzione nel corso del primo mese. Tieni presente che gli obiettivi sono un punto di partenza: puoi sempre collaborare con il nuovo dipendente per modificarli in base alle esigenze. 

• Quando incontrerai il nuovo dipendente per dare e ricevere feedback? Puoi includere controlli informali per vedere come stanno andando le cose e cosa può essere migliorato, oltre a sessioni di feedback più strutturate alla fine del primo mese o dei primi 100 giorni del nuovo dipendente. 

Esempio di checklist per i neoassunti

Una checklist di onboarding è uno strumento utile per garantire che il processo di onboarding includa tutti i passaggi necessari per preparare i nuovi assunti al successo. Può essere una versione della cronologia di onboarding, con le singole attività raggruppate in sezioni per il primo giorno, la prima settimana, il primo mese e così via. 

L'utilizzo di un software di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a rendere la tua checklist di onboarding più fruibile. Ad esempio, puoi creare attività con link a informazioni pertinenti e date di scadenza specifiche, quindi assegnarle a te stesso, al team IT e alle Risorse umane, o al nuovo dipendente. Puoi anche utilizzare le automazioni per semplificare il processo di onboarding assegnando istantaneamente le attività giuste agli stakeholder, al momento giusto. In questo modo, la tua checklist non è solo un documento statico, ma una risorsa dinamica che tu e il nuovo assunto potete utilizzare e completare insieme.  

Migliora le prestazioni dei neoassunti

Con questi passaggi, puoi inserire nuovi membri del team in tutta sicurezza. Prendersi il tempo necessario per creare un processo di onboarding di successo non solo aiuta i dipendenti ad avere successo nel loro nuovo ruolo, ma li aiuta anche a iniziare a lavorare con tutte le competenze, le informazioni e le connessioni di cui hanno bisogno per avere un impatto. 

Modello gratuito per l'onboarding dei dipendenti

Scopri come è organizzato l’onboarding in Asana.

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