Analisi costi-benefici: cinque passaggi per prendere decisioni migliori

Nel 1848, un ingegnere francese di nome Jules Dupuit stava lavorando alla progettazione di un ponte. Come economista dilettante, decise di condurre un esperimento per rispondere a questa domanda: quanto dovrebbe addebitare il governo per i pedaggi per coprire i costi di costruzione e manutenzione? Può sembrare semplice, ma Dupuit ha fatto una cosa inaspettata: quando ha considerato i costi netti, ha sottratto il beneficio sociale che il ponte avrebbe portato. 

Calcolare il beneficio sociale di un ponte sembra un rompicapo, ma non per Dupuit. Ha semplicemente misurato quanto le persone erano disposte a pagare per usarlo. Poi, con alcuni calcoli fantasiosi, fu in grado di consigliare un importo del pedaggio che tenesse conto dei costi e dei benefici del suo ponte.

E così nacque l’analisi costi-benefici. Il processo è stato perfezionato dai tempi di Dupuit, e ora viene utilizzato meno per calcolare i pedaggi dei ponti e più per capire se le decisioni sono economicamente fattibili. Ma il quadro generale rimane lo stesso: quando si tratta di prendere decisioni, i costi e i benefici sono fondamentali. 

Che cos’è l’analisi costi-benefici? 

Un’analisi costi-benefici (CBA), chiamata anche analisi benefici-costi, è uno strumento decisionale che ti aiuta a scegliere quali azioni vale la pena perseguire. Fornisce una visione quantitativa di un problema, in modo da poter prendere decisioni basate su prove piuttosto che su opinioni o pregiudizi.

L’analisi costi-benefici è particolarmente utile nella pianificazione dei progetti; confronta la fattibilità finanziaria dei nuovi progetti con i loro potenziali ritorni.

Durante il processo di analisi, assegni valori monetari ai costi e ai benefici di una decisione, quindi sottrai i costi dai benefici per determinare i guadagni netti. Il rapporto costi-benefici risultante ti aiuta a stimare il pieno beneficio economico (o la sua mancanza) della tua scelta, in modo da poter decidere se è una buona idea perseguirla.

Quando dovresti usare un’analisi costi-benefici? 

Un’analisi costi-benefici funziona meglio quando si vuole decidere se perseguire una specifica linea di condotta. È utile anche quando la tua decisione ha costi e benefici economici chiari. Ad esempio, è più facile creare un’analisi costi-benefici per determinare la fattibilità di un nuovo progetto che valutare se un nuovo assunto sia adatto al tuo team. Questo perché è difficile assegnare costi e benefici finanziari concreti all’esperienza e al potenziale lavorativo di qualcuno. 

Questo tipo di analisi economica richiede anche un po’ di tempo per essere completata, quindi è meglio quando ti trovi di fronte a una decisione importante che avrà un impatto sul successo del tuo team o del tuo progetto. Per decisioni più piccole o meno complesse, prova a utilizzare un processo più semplice come una matrice decisionale. 

Di seguito elenchiamo alcuni esempi di quando utilizzare un’analisi costi-benefici: 

• Sviluppare una nuova strategia aziendale

• prendere decisioni sull’assegnazione delle risorse o sull’acquisto

• decidere se perseguire un nuovo progetto

• Confronto tra opportunità di investimento

• Misurare il potenziale impatto o l’attrattiva di nuove politiche aziendali

• Valutare le modifiche proposte alla struttura o ai processi aziendali

Come fare l’analisi costi-benefici

Creare un'analisi costi-benefici può sembrare scoraggiante all'inizio, ma abbiamo semplificato la metodologia in cinque passaggi concreti. Dopo aver eseguito questo processo una volta, puoi personalizzare questi passaggi in base alle esigenze specifiche del tuo progetto o team. 

1. Crea un framework

Innanzitutto, crea un framework che definisca gli obiettivi della tua analisi, la tua situazione attuale e l'ambito di ciò che includerà la tua analisi. 

Il tuo Framework dovrebbe includere questi componenti: 

La domanda a cui risponderà l’analisi

Una buona analisi costi-benefici inizia sempre con una buona domanda. È utile essere il più specifici possibile: ad esempio, è più facile rispondere a "Dovremmo migliorare la nostra app per dispositivi mobili?" rispetto a una domanda più ampia come "Quali prodotti dovremmo migliorare per promuoverne l’adozione?" 

Una panoramica della situazione attuale

Una panoramica fornisce il contesto per la tua analisi. Ti offre un punto di partenza da cui lavorare, in modo che tutti capiscano da dove vieni e perché stai considerando un cambiamento. Ecco cosa includere nella panoramica: 

• Contesto: una breve descrizione della situazione attuale. 

• Prestazioni attuali: dati quantitativi per dimostrare come stanno andando le cose nella situazione attuale.  

• Opportunità: eventuali aree di miglioramento rispetto alla situazione attuale. 

• Prestazioni future previste con lo status quo: dati quantitativi per prevedere come andranno le cose in futuro se non cambia nulla. 

• Rischi dello status quo: cosa potrebbe andare storto se non cambi nulla. 

Per esempio, immagina di dover decidere se rinnovare la tua app per dispositivi mobili. Ecco come potrebbe essere la tua panoramica: 

• Contesto: abbiamo un’app per dispositivi mobili e un’app web. 

• Prestazioni attuali: la nostra app per dispositivi mobili ha 100.000 utenti e la nostra app web ne ha 400.000.

• Opportunità: abbiamo 300.000 utenti che utilizzano l’app web ma non quella mobile. 

• Prestazioni future previste con lo status quo: l'adozione della nostra app web è cresciuta del 50% su base annua. Prevediamo che questa tendenza continuerà e che ci saranno 600.000 utenti tra un anno. Nel frattempo, l’adozione della nostra app per dispositivi mobili è cresciuta del 10% su base annua. Prevediamo che continuerà e che ci saranno 110.000 utenti tra un anno. 

• Rischi dello status quo: la mancanza di adozione dei dispositivi mobili significa che gli utenti hanno meno flessibilità. I concorrenti con app per dispositivi mobili migliori potrebbero vincere la categoria, mentre il nostro marchio potrebbe diventare noto per avere un’esperienza mobile scadente. Senza un'app mobile efficace, ci perdiamo un gran numero di potenziali utenti dell'app. 

Quando si costruisce un framework di analisi costi-benefici, è importante stimare accuratamente i costi previsti associati alla decisione, comprese le spese dirette e indirette.

L’ambito dell’analisi

Infine, il tuo Framework dovrebbe includere l'ambito della tua analisi costi-benefici. Come l’ambito del progetto, questo crea dei limiti per la tua analisi e stabilisce il tipo di informazioni che prenderai in considerazione nei tuoi calcoli (oltre a quelle che non prenderai in considerazione). In genere, l’ambito include: 

• Il periodo di tempo in cui stimerai i potenziali costi e i benefici attesi. Per esempio, potresti decidere di limitare le proiezioni a un anno da oggi. 

• I tipi di costi e benefici che includerai (o escluderai). Ad esempio, potresti decidere di includere i costi e le risorse di manodopera, ma non i costi di opportunità. 

• Come misurerai costi e benefici. Ad esempio, puoi assegnare valori in euro per misurare i costi tangibili come manodopera e risorse e assegnare indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare i costi o i benefici immateriali come la consapevolezza del marchio. 

2. Elenca e classifica costi e benefici

Successivamente, è il momento di elencare tutti i costi e i benefici della tua decisione. Per questo passaggio, è utile collaborare con gli stakeholder in modo da poter beneficiare delle loro competenze specifiche (ad esempio, il tuo team IT sarebbe in grado di stimare quanto costerebbe un nuovo software). Pensa alla tua decisione come a un progetto che completerai per raggiungere la linea d'azione proposta. Chiediti di quali risorse hai bisogno (come materiali o manodopera) e quali saranno i risultati della tua decisione (come entrate aggiuntive). 

Mentre elenchi costi e benefici, ordinali nelle seguenti categorie. Nel passaggio successivo, stimerai gli importi in euro di ciascuno di questi elementi.  

Tipi di costi

• Costi diretti: costi associati alla produzione del tuo prodotto, servizio o progetto. In genere si tratta di materiali, attrezzature o manodopera necessari per portare a termine la linea d’azione proposta. Ad esempio, questi potrebbero essere i costi diretti per il rinnovo della tua app per dispositivi mobili: ore del team di prodotto, un contratto con una società di test degli utenti e un nuovo software di sviluppo. 

• Costi indiretti: costi fissi che non sono direttamente associati alla produzione. In genere, si tratta di costi generali correnti necessari per gestire la tua attività, come l’affitto, le utenze o le spese di trasporto. Ad esempio, questi potrebbero essere i costi indiretti per creare una nuova app mobile: Internet per il tuo team di sviluppo da remoto, oltre agli abbonamenti a nuovi software di sviluppo e collaborazione.

• Costi immateriali: costi a cui non è possibile assegnare un importo in euro, come l’impatto sulla percezione del marchio o sulla soddisfazione del cliente. Questo potrebbe includere anche i costi di opportunità, che sono opportunità perse quando si prende una decisione invece di un’altra. Ad esempio, potresti includere questo costo immateriale per il tuo progetto di creazione di app: diminuzione della soddisfazione per i potenziali utenti desktop. Questo è un costo opportunità, poiché stai scegliendo di aggiornare la tua app per dispositivi mobili invece di creare un'app desktop. 

• Costi dei rischi potenziali: costi associati a ostacoli imprevisti. In altre parole, ciò per cui dovrai spendere denaro se un evento imprevisto fa andare il tuo progetto fuori strada. Pensa agli ostacoli che includeresti in un registro dei rischi del progetto, come violazioni della sicurezza dei dati, ritardi nella pianificazione o attività non pianificate. Ad esempio, potresti elencare questi potenziali costi per il tuo progetto di app per dispositivi mobili: pagamento degli straordinari per il lavoro non pianificato, ore del team di sicurezza dei dati per risolvere problemi imprevisti di privacy delle app e tariffe di urgenza per far fronte ai ritardi nella pianificazione. 

Quando elenchi i costi tangibili (come i costi diretti e indiretti), segui lo stesso processo che adotteresti per creare un budget di progetto. Pensa a tutte le attività che devi completare per portare a termine la tua decisione, quindi elenca le risorse necessarie per ogni risultato finale. Per i costi immateriali, dovrai usare un po' più di creatività. Se sei bloccato, prova a guardare progetti simili che sono stati completati in passato per vedere che tipo di impatto hanno avuto. 

Tipi di benefici

• Benefici diretti: benefici che puoi misurare con un valore in valuta, come le entrate che otterrai da un progetto. Ad esempio, potrebbero includere le entrate derivanti da nuovi abbonamenti alle app per dispositivi mobili. 

• Benefici indiretti: benefici che puoi percepire ma non puoi misurare con valori monetari. Ad esempio, una maggiore soddisfazione del cliente e una migliore consapevolezza del marchio.

3. Stimare i valori

Ora è il momento di stimare il valore di ogni costo e beneficio che hai elencato. Questo è più semplice per le categorie tangibili a cui è possibile assegnare un importo specifico in euro, come i costi diretti, i costi indiretti e i benefici diretti. Per le categorie immateriali, come i costi immateriali e i benefici indiretti, assegna KPI al posto di unità monetarie. Ad esempio, puoi misurare la soddisfazione dei clienti monitorando il tasso di abbandono dei clienti (il tasso con cui i clienti smettono di utilizzare il tuo servizio). Se puoi, utilizza gli stessi KPI sia per i costi che per i benefici, in modo da poterli confrontare facilmente in seguito. 

Non possiamo prevedere il futuro, quindi queste sono solo stime. Per rendere i tuoi calcoli il più accurati possibile, prova a confrontare costi e benefici di progetti simili che hai completato in passato. I vecchi progetti sono una miniera d'oro di dati storici e lezioni apprese. Possono aiutarti a vedere il valore economico reale dei costi e dei benefici passati, oltre a qualsiasi elemento o circostanza che potresti aver trascurato. L'utilizzo di uno strumento di project management può semplificare questo passaggio: poiché tutte le informazioni e le comunicazioni del progetto sono conservate in un unico posto, puoi facilmente esaminare le iniziative passate. 

4. Analizza costi e benefici

Adesso inizia la parte più divertente, l’analisi effettiva dei costi e dei benefici. Prima di iniziare, ecco alcuni termini chiave da tenere a mente. 

• Costi totali: la somma di tutti i costi.

• Benefici totali: la somma di tutti i benefici.

• Costo-beneficio netto: benefici totali meno costi totali. Questo è anche chiamato benefici netti. 

• Valore attuale netto (VAN): la differenza tra il valore attuale dei flussi di cassa in entrata e il valore attuale dei flussi di cassa in uscita in un determinato periodo di tempo. In termini più semplici, il valore attuale netto è un modo più dinamico per misurare il costo-beneficio netto, perché include il modo in cui il costo-beneficio netto cambierà nel tempo. 

• Tasso interno di rendimento (TIR): calcola la redditività di un investimento determinando il tasso di rendimento annualizzato che porta a zero il valore totale di tutti i flussi di cassa (positivi e negativi) dal saldo dell’investimento. 

• Rapporto costi-benefici: rappresenta la relazione complessiva tra costi e benefici in un periodo di tempo. È essenzialmente il beneficio totale in denaro proposto diviso per i costi totali in denaro proposti, ma per rendere il calcolo più dinamico, calcoli il valore attuale netto dei tuoi costi e benefici nel corso della durata proposta del tuo progetto. Se il rapporto costi-benefici è maggiore di uno, significa che i benefici superano i costi. 

• Tassi di sconto: utilizzati per stimare come cambieranno i valori dei costi e dei benefici nel lungo periodo, ad esempio come potrebbero essere influenzati dall’inflazione. In altre parole, i tassi di sconto sono essenzialmente un tasso di interesse che si applica ai costi e ai benefici che si verificheranno in futuro, in modo da poterli convertire nel loro valore attuale. In questo modo, puoi stimare in modo più accurato il valore attuale dei costi e dei benefici futuri. 

• Analisi di sensibilità: determina in che modo l’incertezza influisce su decisioni, costi e profitti. Ad esempio, puoi utilizzare un’analisi di sensibilità per confrontare gli scenari peggiori e migliori per la tua decisione. Se lo scenario peggiore ha più costi che benefici, puoi esaminare le strategie per mitigare alcuni di questi rischi. 

Sono molti termini complicati, ma non lasciarti spaventare. Se non vuoi includere calcoli più complessi come il valore attuale netto, il rapporto costi-benefici, i tassi di sconto e l’analisi di sensibilità, non devi farlo. Per semplificare le cose, puoi semplicemente calcolare il costo-beneficio netto e basta. 

Se hai utilizzato gli indicatori chiave di prestazione per misurare costi e benefici immateriali, puoi confrontarli separatamente. Per analizzare i KPI, ci sono un paio di approcci diversi: 

• Se hai gli stessi KPI per costi e benefici, puoi sottrarre i costi dai benefici per calcolare i guadagni netti. Ad esempio, se stimi un aumento del 5% del tasso di abbandono a causa della decisione di non perseguire un’app desktop e una diminuzione del 20% del tasso di abbandono a causa della nuova app mobile, avresti una diminuzione netta del 15% del tasso di abbandono. 

• Se disponi di KPI diversi per costi e benefici, puoi confrontarli con lo status quo. Ad esempio, puoi confrontare il tasso di abbandono previsto con quello attuale e i tassi di adozione previsti con quelli attuali. Questo ti dà un'idea migliore dell'entità di questi costi e benefici, ma alla fine della giornata, dovrai prendere una decisione soggettiva su quanto valuta ogni diverso KPI. Pertanto, è meglio utilizzare le stesse metriche per costi e benefici, in modo da poterli confrontare in modo più accurato. 

5. Fornisci consigli

Ora che hai completato l'analisi costi-benefici (evviva!), puoi formulare una raccomandazione. Ecco alcuni fattori da considerare per la tua decisione: 

• Se il costo-beneficio netto è positivo, significa che i benefici del progetto superano i costi. Tuttavia, è importante considerare la dimensione del costo-beneficio netto: se è troppo piccolo, potresti non ottenere molto beneficio da tutto l’impegno che ci hai messo. In tal caso, potresti prendere in considerazione una decisione alternativa. 

• Se il costo-beneficio netto è negativo, significa che i costi del progetto superano i benefici. In questo caso, è utile considerare quali sono i maggiori input di costo. Esiste un approccio diverso che potrebbe mitigare alcuni di questi costi aggiuntivi? 

• Se hai utilizzato i KPI per misurare costi e benefici immateriali, devi considerarli in aggiunta al tuo costo-beneficio netto. Per esempio, se il tuo costo-beneficio netto era relativamente basso ma hai calcolato una forte diminuzione del tasso di abbandono, potrebbe valere la pena portare avanti il tuo progetto di app mobile. 

Esempi di analisi costi-benefici

L’analisi costi-benefici offre preziosi approfondimenti quantificando e confrontando i pro e i contro delle diverse scelte. Ecco tre esempi pratici che dimostrano come l’analisi costi-benefici può essere applicata in tre diversi scenari.

Esempio di analisi costi-benefici 1: implementazione di un nuovo software in una piccola azienda

La decisione di aggiornare i sistemi software in una piccola azienda rappresenta un caso classico di analisi costi-benefici.

• Da un lato, c’è l’esborso finanziario iniziale e i costi di formazione per i dipendenti.

• Dall'altro, i vantaggi includono una maggiore efficienza, un servizio clienti più rapido e risparmi a lungo termine.

Quantificando questi fattori, un’azienda può determinare se un investimento in nuove tecnologie produrrà un ritorno sull’investimento favorevole.

Esempio di analisi costi-benefici 2: valutazione dell’impatto delle nuove normative ambientali

Un’azienda manifatturiera deve affrontare nuove normative ambientali che richiedono cambiamenti significativi nei suoi processi.

L’analisi costi-benefici in questo caso comporta il confronto dei costi iniziali di modifica delle apparecchiature e dei flussi di lavoro con i benefici a lungo termine, come:

• Riduzione dell’impatto ambientale

• Conformità ai requisiti legali

• Potenziali miglioramenti dell’immagine pubblica

Questa analisi aiuta i responsabili delle decisioni a capire se i vantaggi del rispetto di queste nuove normative superano i costi associati.

Esempio di analisi costi-benefici 3: valutazione di un'espansione del trasporto trasporto pubblico urbano

Un’analisi costi-benefici approfondita è essenziale quando una città sta pensando di far crescere il proprio sistema di trasporto pubblico. 

Ciò comporta il calcolo dei costi diretti di costruzione e delle spese operative rispetto ai benefici, tra cui:

• Riduzione della congestione del traffico

• Riduzione dei livelli di inquinamento

• Migliore accessibilità per i residenti

Valutando questi fattori, la città può decidere se i benefici a lungo termine del progetto giustificano l’investimento iniziale significativo.

I pro e i contro dell’analisi costi-benefici

Comprendere sia i vantaggi dell’analisi dei costi sia i suoi limiti è importante per i responsabili delle decisioni. Diamo un’occhiata a ciò che rende l’analisi costi-benefici uno strumento potente, ma non sempre semplice.

Vantaggi dell’analisi dei costi

• Semplificazione dei processi decisionali: l’analisi costi-benefici aiuta a semplificare le decisioni complesse traducendole in termini quantificabili. Questo approccio è particolarmente utile in scenari in cui il ritorno sull’investimento e l’efficacia in termini di costi sono considerazioni chiave.

• Rivelare costi e vantaggi trascurati: alcuni benefici o spese non sono immediatamente evidenti, ma un’analisi costi-benefici approfondita li rende chiari e garantisce una valutazione approfondita.

• Enfatizzare un metodo incentrato sui dati: concentrandosi su dati quantificabili, come i costi stimati e i benefici previsti, l'analisi costi-benefici promuove l'obiettività, riducendo l'influenza dei pregiudizi soggettivi.

Limiti dell’analisi costi-benefici

L’analisi costi-benefici è uno strumento utile per il processo decisionale basato sui dati. Ma come ogni tecnica di stima, non è perfetta. Quando decidi se utilizzare un’analisi costi-benefici o un altro processo decisionale, tieni presente queste limitazioni: 

• Le entrate e il flusso di cassa possono essere imprevedibili a causa delle mutevoli condizioni di mercato.

• In alcuni casi, i costi o i benefici di un progetto o di una decisione non possono essere direttamente riflessi da importi in euro. 

• Il valore è soggettivo quando si utilizzano i KPI per misurare costi e benefici immateriali. 

• Può essere difficile prevedere con precisione tutti i potenziali rischi. 

• Un’analisi costi-benefici richiede un notevole impegno in termini di tempo. 

• L’accuratezza delle previsioni diminuisce per i progetti che si estendono su un lungo periodo, influenzando l’affidabilità dell’analisi.

• La complessità di prevedere accuratamente ogni variabile, come i costi futuri e i benefici immateriali, rappresenta una sfida.

• L’efficacia dell’analisi costi-benefici dipende dall’accuratezza dei dati utilizzati. Dati fuorvianti o errati possono portare a conclusioni errate.

Se decidi che un’analisi costi-benefici non è la soluzione giusta per la tua situazione particolare, potresti prendere in considerazione la creazione di una matrice decisionale o di un’analisi ad albero decisionale. 

Fai in modo che le decisioni contino

Un’analisi costi-benefici ti aiuta a utilizzare i dati per prendere la migliore decisione possibile. Ciò significa che puoi dire addio al lancio della moneta e scegliere le tue opzioni con sicurezza. 

Creare un’analisi costi-benefici può sembrare un progetto a sé stante, soprattutto se stai lavorando con più stakeholder per portare a termine il lavoro. Prima di iniziare, valuta l'utilizzo di uno strumento di project management per coordinare il lavoro. Asana ti consente di creare e assegnare attività, organizzare il lavoro e comunicare con gli stakeholder direttamente nello strumento utilizzato per il lavoro. Puoi anche definire l'intero progetto di analisi costi-benefici e salvarlo come modello per un uso futuro.