Cos’è il metodo 8D? Un modello per risolvere i problemi in modo efficiente

Hai passato mesi a supervisionare lo sviluppo del nuovo progetto della tua azienda. Dall’avvio, alla pianificazione e all’esecuzione, sei sicuro che questo potrebbe essere il tuo miglior lavoro finora.

Finché non iniziano ad arrivare i feedback.

Non c’è modo di indorare la pillola: le cose non vanno sempre come previsto. Ma i problemi di produzione o di processo non sono certo un segnale per gettare la spugna. Concentrati invece sull’affinamento delle tue capacità di problem solving per trovare una soluzione che impedisca che ciò accada di nuovo. 

Il metodo 8D di risoluzione dei problemi sottolinea l’importanza del lavoro di squadra non solo per risolvere i problemi di processo, ma anche per evitare che si verifichino nuovi problemi. In questa guida, analizzeremo cos’è il metodo 8D, come utilizzarlo e i vantaggi che può offrire a te e al tuo team. Inoltre, ti forniremo un modello 8D per semplificare la risoluzione dei problemi. 

Cos’è il metodo 8D?

Il metodo delle otto discipline (8D) è un approccio di risoluzione dei problemi che identifica, corregge ed elimina i problemi ricorrenti. Determinando le cause alla base di un problema, i manager possono utilizzare questo metodo per stabilire un’azione correttiva permanente e prevenire problemi ricorrenti. 

Introdotto per la prima volta da Ford, il metodo 8D offre un modo coerente per identificare un problema e la relativa soluzione, rendendolo ottimale per l’apprendimento organizzativo. Molti campi diversi utilizzano questo metodo per aiutare a migliorare i prodotti e i processi.

Come si usa il metodo 8D?

Il metodo 8D è una strategia collaudata per evitare danni a lungo termine da problemi ricorrenti. Se noti problemi nel tuo flusso di lavoro o nei tuoi processi, è il momento giusto per provare questo metodo di risoluzione dei problemi. 

Per completare un’analisi 8D, segui “le otto discipline” per costruire un’analisi statistica del problema e determinare la soluzione migliore.

Le otto discipline del problem solving

8D sta per le otto discipline che utilizzerai per creare un rapporto 8D. Come puoi notare, questo schema inizia con lo zero, per un totale di nove discipline. La "fase zero" è stata sviluppata in seguito come fase di pianificazione iniziale. 

Per illustrare questi passaggi, immagina che la tua organizzazione abbia registrato un calo dell’innovazione e della produttività del team nell’ultimo anno. Gli stakeholder se ne sono accorti e vogliono vedere le modifiche implementate entro i prossimi sei mesi. Di seguito, utilizzeremo il processo 8D per scoprire una soluzione che migliori il morale.

D0: Preparazione e pianificazione

Prima di iniziare il processo di risoluzione dei problemi, valuta il problema che vuoi risolvere. Comprendere il contesto del problema ti aiuterà a identificare la causa principale nei passaggi successivi. 

Raccogli informazioni per capire come il problema ha influito su un processo o prodotto e quali possono essere le conseguenze più gravi. La pianificazione può includere:

• Raccolta dei dati

• Determinare i prerequisiti per la risoluzione del problema

• Raccogliere feedback da altre persone coinvolte

Se guardiamo al nostro esempio, potresti voler capire se questo calo del morale riguarda l’intera organizzazione o solo alcuni reparti. Valuta la possibilità di intervistare alcuni dipendenti di diversi reparti e livelli dirigenziali per ottenere una certa prospettiva. Successivamente, determina quali conoscenze e competenze ti serviranno per risolvere questo calo di produttività. 

D1: Forma il tuo team

Crea un team interfunzionale composto da persone che conoscono i vari prodotti e flussi di lavoro coinvolti. I membri del team dovrebbero avere le competenze necessarie per risolvere il problema e mettere in atto azioni correttive. 

I passaggi in questa disciplina possono includere:

• Nomina di un team leader

• Sviluppo e implementazione delle linee guida del team

• Determinare gli obiettivi e le priorità del team

• Assegnazione dei ruoli individuali

• Organizzare attività di team building

Nel nostro esempio, un team solido sarebbe composto da persone con esperienza diretta dei problemi, come rappresentanti di tutti i reparti e persone chiave vicine al lavoro a livello di officina. Potresti anche voler coinvolgere qualcuno del reparto Risorse umane per aiutarti a progettare e implementare una soluzione. Soprattutto, assicurati che le persone che scegli vogliano essere coinvolte e contribuire alla soluzione.

D2: Identificare il problema

A questo punto, potresti avere una buona comprensione del problema, ma questa fase mira a suddividerlo in termini chiari e quantificabili identificando le cinque W e le due H (5W2H):

• Chi ha segnalato per primo il problema?

• Qual è il problema?

• Quando si è verificato e con quale frequenza?

• Dove si è verificato (in relazione al settore, al fornitore, alla macchina o alla linea di produzione coinvolti)?

• Perché è importante risolvere il problema?

• Come è stato rilevato il problema per la prima volta?

• Quante parti/unità/clienti sono interessati?

Utilizza gli approfondimenti del tuo team per rispondere a queste domande. Dal nostro esempio, il tuo team potrebbe concludere che: 

• I dipendenti si sentono sopraffatti dal carico di lavoro attuale. 

• Non esiste una vera e propria struttura o opportunità per condividere nuove idee.

• I manager non hanno ricevuto alcuna formazione per le riunioni o le impostazioni di innovazione.

• I dipendenti insoddisfatti sanno di poter ottenere di più e vogliono ottenere di più, anche se sembrano poco coinvolti.

Una volta risposto a queste domande, registra una dichiarazione ufficiale per descrivere il problema. Se possibile, includi foto, video e diagrammi per garantire che tutte le parti abbiano una chiara comprensione del problema. Può anche essere utile creare un diagramma di flusso del processo che includa vari passaggi relativi alla descrizione del problema.

D3: sviluppare un piano di contenimento provvisorio

Proprio come ci aspettiamo un pronto soccorso rapido dopo un incidente, il tuo team dovrebbe intraprendere azioni immediate per assicurarsi di contenere il problema, soprattutto se è legato alla sicurezza dei clienti. 

Un piano di contenimento provvisorio fornirà una soluzione temporanea per isolare il problema dai clienti, mentre il team lavora per sviluppare un’azione correttiva permanente. Questo cerotto aiuterà a mantenere i tuoi clienti informati e al sicuro e la tua reputazione intatta.

Poiché i risultati hanno rivelato che i lavoratori erano sovraccarichi di lavoro e i manager mancavano di formazione, il team suggerisce di pianificare alcune sessioni di formazione obbligatorie per i leader di ogni reparto, che coprano la gestione del tempo e dello stress e la lotta al burnout. Potresti anche voler disporre di una presentazione che delinei gli argomenti di questa formazione per attirare l'interesse dei manager e degli stakeholder chiave e prepararli ai cambiamenti positivi in arrivo. 

D4: verifica delle cause principali e dei punti deboli

Fai riferimento ai risultati e consulta il tuo team per capire come si è verificato il problema. L'analisi delle cause principali comporta la mappatura di ogni potenziale causa principale rispetto alla dichiarazione del problema e ai relativi dati di test. Assicurati di testare tutte le potenziali cause: un brainstorming confuso e analisi approssimative possono farti trascurare informazioni vitali. 

Nel nostro esempio, concentrati sulla parte “perché” delle 5W2H. Tu e il tuo team identificate sei cause principali:

• I manager non hanno mai ricevuto alcuna formazione

• Mancano fiducia e sicurezza psicologica

• I dipendenti non comprendono gli obiettivi e le finalità

• La comunicazione è scarsa

• La gestione del tempo è scarsa

• I dipendenti non hanno fiducia

Oltre a identificare le cause principali, prova a individuare dove hai rilevato per la prima volta il problema nel processo e perché è passato inosservato. Questo è chiamato punto di fuga e potrebbe essercene più di uno. 

D5: Scegliere azioni correttive permanenti

Collabora con il tuo team per determinare la soluzione più probabile per rimuovere la causa principale del problema e risolvere i problemi con i punti di fuga. Conferma quantitativamente che le azioni correttive permanenti (PCA) selezionate risolveranno il problema per il cliente. 

I passaggi per la scelta di una PCA possono includere:

• Determinare se è necessaria ulteriore competenza

• Assicurarsi che le 5W2H siano definite correttamente

• Effettuare un'analisi decisionale e una valutazione del rischio

• Considerare misure alternative

• Raccogliere prove per dimostrare che l’APC sarà efficace

Il tuo team decide di estendere la formazione utilizzata nel piano provvisorio a tutti i dipendenti, con workshop mensili a livello aziendale sul miglioramento del benessere. Prevedi inoltre di implementare riunioni, sessioni di innovazione e formazione di team coaching per i manager. Infine, suggerisci di adottare un software per migliorare la comunicazione e la collaborazione. 

D6: implementa le azioni correttive

Una volta che tutte le parti hanno concordato una soluzione, il passaggio successivo è creare un piano d’azione per rimuovere le cause principali e i punti di fuga. Una volta che la soluzione è in vigore, puoi rimuovere le azioni di contenimento provvisorie.

Dopo aver visto il successo della formazione nella fase provvisoria, gli stakeholder approvano tutte le azioni correttive proposte dal tuo team. Il rappresentante delle Risorse umane prevede inoltre di implementare controlli periodici sul benessere dei dipendenti per monitorare il morale dei dipendenti.

Per garantire che l'azione correttiva abbia avuto successo, monitora i risultati, il cliente o il feedback dei dipendenti per un lungo periodo di tempo e prendi nota di eventuali effetti negativi. L'impostazione di "controlli" come i controlli sul benessere dei dipendenti ti aiuterà a verificare se la tua soluzione funziona o se è necessario fare di più. 

D7: Adottare misure preventive

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo del metodo 8D è la migliore capacità di identificare i cambiamenti sistematici necessari per prevenire il verificarsi di problemi futuri. Cerca modi per migliorare i tuoi sistemi di gestione, i metodi operativi e le procedure non solo per eliminare il problema attuale, ma anche per impedire che problemi simili si sviluppino in seguito.

Sulla base del nostro esempio, la formazione suggerita dal tuo team è ora adottata nel nuovo curriculum di onboarding dei manager. Ogni manager ora ha un "sistema di riunioni" che deve essere seguito in tutte le riunioni, e i carichi di lavoro e i progetti vengono gestiti come un team all'interno del nuovo software di collaborazione. L’innovazione sta migliorando e il morale è ai massimi storici!

D8: Festeggia con il tuo team

Il metodo 8D di risoluzione dei problemi è impossibile da realizzare senza membri del team dedicati e una collaborazione di prim'ordine. Una volta che le note, le lezioni, le ricerche e i dati dei test sono stati documentati e salvati, congratulati con i tuoi colleghi del team per il lavoro ben fatto! Impegnati a riconoscere ogni individuo per il suo contributo alla scoperta di una soluzione di successo.

Modello ed esempio di resoconto 8D

Dai un’occhiata al nostro modello di resoconto 8D qui sotto per registrare i tuoi risultati mentre navighi attraverso le otto discipline del problem solving. Si tratta di un resoconto formale che può essere utilizzato come mezzo di comunicazione all'interno delle aziende, che consente una risoluzione dei problemi trasparente e che può essere applicato all'intera catena di produzione o di processo.

Vantaggi dell’utilizzo del metodo 8D

Il metodo 8D è una delle strategie di risoluzione dei problemi più popolari per una buona ragione. La sua forza risiede nel lavoro di squadra e nelle analisi basate sui fatti per creare una cultura del miglioramento continuo, rendendolo uno degli strumenti più efficaci per i responsabili della qualità. I vantaggi dell'utilizzo del metodo 8D includono: 

• Migliori capacità di risoluzione dei problemi orientate al team piuttosto che fare affidamento su un individuo per fornire una soluzione

• Maggiore familiarità con una struttura di risoluzione dei problemi

• Una migliore comprensione di come utilizzare gli strumenti statistici di base per la risoluzione dei problemi

• Comunicazione aperta e onesta nelle discussioni per la risoluzione dei problemi

• Prevenzione di problemi futuri identificando i punti deboli del sistema e le soluzioni

• Miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza nella risoluzione dei problemi

Migliore collaborazione = migliore problem solving

Non importa quanto tu sia un buon manager, i problemi di produzione e di processo sono inevitabili. È il modo in cui li risolvi che fa la differenza. Il metodo 8D di risoluzione dei problemi consente non solo di risolvere il problema in questione, ma anche di migliorare la collaborazione del team, migliorare i processi e prevenire l’insorgere di problemi futuri. 

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