Come raccogliere il feedback dei dipendenti (suggerimenti ed esempi)

Dare feedback è importante se vuoi che i membri del team raggiungano il loro pieno potenziale. Ma ricevere feedback efficaci e onesti è altrettanto fondamentale per costruire, e migliorare, un team sano. 

Quando sai come dare e ricevere feedback, rafforzi le prestazioni del team e sviluppi uno stile di leadership efficace. Dopotutto, in qualità di manager, il tuo obiettivo è guidare il team verso il successo e creare uno spazio sicuro per una comunicazione onesta. Scopri le strategie per incoraggiare il feedback dei dipendenti a ogni livello, da quello interpersonale a quello organizzativo. 

Che cos'è il feedback dei dipendenti?

Il feedback dei dipendenti consente ai membri del team di esprimere i propri sentimenti e opinioni sui processi gestionali e organizzativi. Le aziende spesso si concentrano sul dare feedback ai dipendenti, ma anche ricevere feedback dai dipendenti è utile. 

Quando incoraggi il feedback verso l'alto, dai ai membri del team la possibilità di sentirsi ascoltati. In definitiva, il feedback dei dipendenti può aiutarti a rafforzare il tuo stile di gestione e migliorare la sinergia del team.

Perché il feedback dei dipendenti è importante?

Il feedback dei dipendenti è importante a ogni livello, ma si verifica più comunemente a tre livelli: interpersonale, di team e organizzativo.

• A livello interpersonale: si tratta di feedback 1:1 tra un manager e un dipendente. Un feedback interpersonale efficace può aumentare la fiducia del team e migliorare la relazione tra un manager e il suo dipendente. 

• A livello di team: si tratta del feedback proveniente da (e tra) il team più ampio. La raccolta di feedback a livello di team può aiutarti a comprendere le dinamiche del team e a costruire relazioni efficaci. 

• A livello di organizzazione: potresti non essere coinvolto nella raccolta di feedback a livello di organizzazione, ma come responsabile puoi incoraggiare il tuo team a partecipare a tale feedback e condividere i risultati, se ne hai. La condivisione e la raccolta di feedback a livello organizzativo è importante per incoraggiare la trasparenza e costruire una cultura organizzativa efficace. 

In qualità di manager, il tuo ruolo è creare fiducia per garantire che il tuo team si senta supportato a sufficienza per fornire un feedback organizzativo onesto. A loro volta, i membri del team possono rafforzare le proprie capacità di comunicazione quando si sentono a proprio agio e disposti a fornire feedback su ciascuno di questi livelli.

Quando chiedere il feedback dei dipendenti

Il momento migliore per chiedere un feedback ai dipendenti dipende dal livello del feedback. A seconda del livello, potrebbe essere necessario modificare l'approccio.

Di seguito sono riportati i tempi ideali in base ai diversi livelli:

• Feedback interpersonale: il momento migliore per chiedere un feedback interpersonale è subito dopo aver fornito un feedback a un membro del team. In qualità di manager, il tuo obiettivo è costruire una buona relazione, porre domande specifiche e ottenere questo tipo di feedback nello stesso momento in cui dai il tuo. 

• Feedback del team: ottieni un feedback più ampio dal team quando vengono raggiunti traguardi importanti. Il momento migliore per farlo è alla fine o all'inizio di un periodo di tempo, come una revisione di fine trimestre o di fine anno. 

• Feedback organizzativo: richiedilo secondo una pianificazione prevedibile che funzioni per tutti, ad esempio ogni sei mesi. In genere, se ne occupa il team delle risorse umane o quello di leadership. 

In qualità di manager, la fiducia che costruisci a livello interpersonale e di team farà sentire il tuo team più sicuro e a proprio agio nell'essere onesto a livello organizzativo.  

I membri del team non si sentiranno sempre pronti a fornire feedback faccia a faccia. Oltre a chiedere loro individualmente le loro opinioni, offri un modo anonimo per inviare feedback che possono compilare in un secondo momento. In questo modo, i membri del team possono esprimersi senza esitazione. 

Quattro suggerimenti per raccogliere il feedback dei dipendenti

È difficile sapere se i membri del team sono sinceri quando chiedi il loro feedback. Utilizza i suggerimenti di seguito per creare un ambiente rispettoso e comunicativo. 

1. Stabilisci la fiducia

I membri del team che si fidano di te sono più propensi a darti una risposta onesta. Tuttavia, la fiducia richiede tempo, quindi sii paziente mentre costruisci quella base. Il modo migliore per ottenere la fiducia dei membri del team è abbinare le parole alle azioni. Fai sapere a tutti fin dal primo giorno che intendi essere onesto con loro e incoraggiali a essere onesti con te.

2. Offri un'opzione anonima

L'anonimato fornisce una copertura di sicurezza per i membri del team che potrebbero essere timidi o nervosi nell'esprimersi. Anche i membri del team che si fidano di te potrebbero non sentirsi a proprio agio nel fare critiche costruttive perché non sono sicuri di sé o non sanno cosa dire sul momento. Offri ulteriori modalità di condivisione anonime, in modo che i membri del team abbiano il tempo di elaborare i propri sentimenti.

3. Poni le domande giuste

Porre le domande giuste può fare la differenza tra non ricevere alcun feedback e ricevere risposte multiple e utili. Considera i seguenti scenari:

• Scenario 1: chiedi il feedback dei dipendenti di persona. L'unica domanda che poni è: "Hai qualche feedback per me?" La maggior parte dei membri del team risponde dicendo: "Non mi viene in mente nulla" o "No, penso che tu stia andando bene". 

• Scenario 2: chiedi il feedback dei dipendenti con un sondaggio dettagliato. Includi domande specifiche, come "In che modo potrebbe migliorare la dinamica del tuo team?" e "Cosa rafforzerebbe il rapporto con il tuo responsabile?". I membri del team forniscono risposte specifiche che affrontano ogni domanda.

Nel primo scenario, i membri del team devono fornirti un feedback senza indicazioni. Nel secondo scenario, stai richiedendo informazioni specifiche ai membri del team, il che rende più facile per loro rispondere. 

4. Trasformare il feedback in azioni

Fai sapere ai membri del team che prendi sul serio le loro preoccupazioni. Se noti delle tendenze nel feedback che ricevi, saprai che vale la pena affrontarlo. Per esempio, se più membri del team affermano di avere difficoltà ad avviare un progetto, potrebbero aver bisogno di maggiore guida durante la pianificazione del progetto. 

Ogni volta che ciò accade, comunica al team che hai ascoltato le loro preoccupazioni e che hai intenzione di apportare modifiche. Quando i membri del team vedranno che stai apportando tali modifiche, si sentiranno apprezzati e rispettati.

4 esempi di feedback dei dipendenti

Esistono molti modi per raccogliere il feedback dei dipendenti. Offri ai membri del team diverse opportunità di esprimersi, in modo da ricevere risposte dettagliate. Gli esempi di feedback dei dipendenti riportati di seguito possono darti idee su come raccogliere feedback.

Questionari per i nuovi dipendenti

Dopo che un membro del team ha completato l'onboarding e il suo piano di 30-60-90 giorni, chiedi un feedback sull'esperienza. Idealmente, raccogli questo feedback in un questionario che pone domande specifiche sul processo di onboarding. I questionari funzionano bene per i nuovi membri del team perché potresti non avere ancora un rapporto forte con loro. 

Esempi di domande:

• Cosa ti è piaciuto del processo di onboarding? Cosa si sarebbe potuto migliorare?

• Quale aspetto del lavoro ti entusiasma? Quale ti preoccupa? 

• Quale sarebbe il miglior uso del nostro tempo individuale?

• Su quale area dell'azienda vorresti saperne di più?

Sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti

I sondaggi sono un ottimo strumento per valutare non solo il coinvolgimento, ma anche il feedback sincero. È uno strumento per identificare come si sente un dipendente riguardo al proprio ruolo, al team e all'organizzazione. 

Le risposte possono far luce sulle prestazioni dei manager, sul sentiment dei dipendenti e dare voce ai team per contribuire a promuovere la crescita dell’organizzazione. 

Esempi di domande:

• Trovi che il tuo lavoro per [organizzazione] sia significativo?

• Pensi che [il tuo responsabile] sia interessato al tuo successo?

• Hai un percorso chiaro per lo sviluppo della carriera in [organizzazione]?

• Come può migliorare la leadership in [organizzazione]?

Revisioni delle prestazioni

Le valutazioni delle prestazioni offrono uno spazio per dare e ricevere feedback. Durante una riunione con il tuo team, crea un dialogo aperto. Dai seguito a qualsiasi feedback che fornisci chiedendo ai membri del team di condividere come si sentono. 

Esempi di domande:

• Quali obiettivi hai raggiunto in questo [periodo]? Quali obiettivi non hai raggiunto?

• Quali risultati ti rendono più orgoglioso in questo [periodo]?  

• Quali risultati ti hanno reso meno orgoglioso in questo [periodo]? Come mai? 

• Su quali obiettivi ti concentrerai nel prossimo [periodo]?

Colloqui di uscita

I colloqui di uscita sono uno strumento prezioso per ricevere un feedback efficace dai dipendenti. Quando un membro del team lascia l'azienda, organizza un colloquio di uscita il suo ultimo giorno di lavoro. È più probabile che i membri del team che lasciano l'azienda siano più trasparenti nelle risposte.

Esempi di domande:

• Qual è il motivo principale per cui lasci [organizzazione]?

• Cosa fa bene [organizzazione]? Cosa potrebbe essere migliorato?  

• Come avremmo potuto supportarti per continuare a ricoprire il ruolo di [ruolo]?

• Come può [organizzazione] migliorare la formazione e lo sviluppo?

Usa il feedback dei dipendenti per migliorare le tue capacità di leadership

I membri del team ottengono risultati migliori quando soddisfi le loro esigenze. Per migliorare le prestazioni e le dinamiche di gruppo, chiedi il feedback dei dipendenti e, soprattutto, ascolta.