Che cos’è l’analisi di impatto aziendale (BIA)? Quattro passaggi per affrontare qualunque circostanza

“Preparati.” 

Questo concetto vale tanto per un’azienda quanto per il Re Leone. Che tu stia cantando nella savana africana o gestendo un progetto dalla tua scrivania, è importante capire come si presenta lo scenario peggiore, in modo da poter entrare in azione se necessario. 

È qui che entra in gioco l'analisi di impatto aziendale (BIA). Una BIA ti dice cosa aspettarti quando si verificano ostacoli imprevisti, in modo da poter elaborare un piano per rimettere in carreggiata la tua azienda il più rapidamente possibile. 

Che cos’è un’analisi di impatto aziendale (BIA)?

Un’analisi di impatto aziendale ti aiuta a prevedere le conseguenze delle interruzioni dei processi aziendali, in modo da avere i dati necessari per creare in modo proattivo strategie di ripristino. Ad esempio, un’azienda manifatturiera potrebbe creare una BIA per misurare in che modo la perdita di un fornitore chiave influirebbe sulle operazioni e sulle entrate dell’azienda.

In poche parole, una BIA identifica gli impatti operativi e finanziari delle interruzioni, ad esempio cosa accadrebbe se i tuoi server si bloccassero o una pandemia globale cambiasse il panorama del mercato. I dati raccolti durante una business impact analysis aiutano a comprendere e prepararsi a questi potenziali ostacoli, in modo da poter agire rapidamente e affrontare le sfide quando si presentano. Ad esempio, potresti utilizzare gli approfondimenti della tua BIA per creare un piano di continuità aziendale, che definisce il modo in cui il tuo team risponderà a cambiamenti aziendali imprevisti. 

Di seguito elenchiamo alcuni esempi di interruzioni dell’attività aziendale e i loro potenziali impatti: 

Esempi di interruzioni dell’attività aziendale

• Violazioni della sicurezza dei dati o attacchi informatici

• Ritardi di programmazione

• Calamità naturali

• Interruzioni di corrente o interruzioni di servizi pubblici

• Malfunzionamenti delle apparecchiature

• Perdita di dipendenti chiave

• Perdita di fornitori chiave 

Esempi di impatti sull’azienda

• Perdita di vendite o ricavi a causa di tempi di inattività della produzione

• Merchandising al dettaglio eseguito in modo inadeguato o opportunità promozionali mancate

• Vendite o entrate ritardate (come ritardi nei pagamenti)

• Spese impreviste (come la retribuzione degli straordinari o i costi di outsourcing)

• Multe normative o penali contrattuali

• Ritardi nei business plan a causa di interruzioni dell’attività aziendale

• Perdita di clienti 

Analisi di impatto aziendale e valutazione del rischio a confronto

Una valutazione del rischio analizza le potenziali minacce e la probabilità che si verifichino. Un’analisi di impatto aziendale misura la gravità di tali minacce e il modo in cui influirebbero sulle operazioni e sulle finanze dell’azienda. In altre parole, un’analisi di impatto aziendale è essenzialmente un’estensione di un resoconto di valutazione del rischio: una BIA identifica i rischi potenziali e quindi misura anche il loro impatto.

Analisi di impatto aziendale e gestione dei rischi di progetto a confronto

La gestione dei rischi di progetto consiste nell'individuare, analizzare e intervenire sui rischi potenziali di un progetto. In questo caso, un rischio è qualsiasi cosa che potrebbe causare il fallimento del progetto, come ritardi nella tabella di marcia, lo sforamento del budget o un calo nelle prestazioni. 

Mentre la gestione dei rischi di progetto si concentra sulla previsione e sulla risposta agli ostacoli all'interno di un progetto specifico, un'analisi di impatto aziendale ha una portata più ampia. Una BIA non si concentra su un singolo progetto, ma piuttosto su funzioni e processi aziendali generali. Ad esempio, si utilizza la gestione dei rischi di progetto per un’iniziativa interfunzionale per riprogettare l’app aziendale, ma si crea una BIA per indagare su come le interruzioni del personale possono influire sulla produzione dell’app aziendale.

Analisi di impatto aziendale e piano di ripristino di emergenza a confronto

L’analisi di impatto aziendale e il piano di ripristino di emergenza (DRP) sono componenti complementari ma distinti della continuità aziendale. Mentre la BIA si concentra sull’identificazione delle funzioni critiche e dei potenziali impatti delle interruzioni, il DRP delinea passaggi specifici per ripristinare i sistemi IT e le operazioni dopo una crisi. 

La BIA informa le priorità e le strategie all'interno del DRP, garantendo un processo di ripristino mirato ed efficiente che si allinea alle esigenze più critiche dell'organizzazione.

Perché è importante un'analisi di impatto aziendale? 

Le interruzioni si verificano ed è importante essere preparati in modo da poter tornare in pista e ridurre al minimo la perdita di profitti. Un’analisi di impatto aziendale ti aiuta a raccogliere i dati necessari per pianificare e gestire gli ostacoli quando inevitabilmente si verificano. 

In particolare, il processo BIA ti aiuta a:  

• Identificare le attività e le risorse essenziali dell’azienda. Una BIA ti aiuta a capire quali processi sono necessari per fornire i tuoi prodotti e servizi più importanti, in modo da sapere quali attività devono essere eseguite, indipendentemente dalle circostanze. 

• Analizzare gli impatti finanziari delle interruzioni dell’attività dell’azienda. Quando comprendi in che modo i potenziali ostacoli potrebbero influire sulle finanze aziendali, puoi elaborare strategie e allocare fondi in modo proattivo per affrontare interruzioni impreviste quando si verificano. Con una BIA, puoi comprendere i requisiti delle risorse, giustificare le richieste di budget e presentare il tuo piano di continuità aziendale (BCP) alla leadership. 

Raccogliere i dati necessari per creare un piano di continuità aziendale. Un piano di continuità aziendale definisce le strategie per prevenire e rispondere alle interruzioni dell’attività. Ma per pianificare la risposta, devi prima capire in che modo tali interruzioni influiranno sulla tua azienda.

Come condurre un’analisi di impatto aziendale

Creare un’analisi di impatto aziendale può sembrare scoraggiante, ma abbiamo suddiviso il processo in quattro passaggi facilmente comprensibili. Ecco come iniziare: 

1. Pianifica come condurre la tua BIA

Anche se utilizzi una BIA per analizzare i processi aziendali più ampi, pensa all’analisi di impatto aziendale stessa come a un progetto che deve essere pianificato. Proprio come un normale progetto, inizia creando un piano di progetto che delinei come affronterai la tua BIA, inclusi l'ambito dell'analisi, gli obiettivi della tua BIA e gli stakeholder con cui lavorerai. Un piano di progetto ben scritto fornisce un percorso chiaro per la tua BIA. Aiuta gli stakeholder a capire di cosa sono responsabili e garantisce che tu abbia tutte le risorse necessarie prima di iniziare.

Durante la creazione del piano, considera come organizzerai le diverse parti della tua analisi dell'impatto aziendale, in modo che i membri del team possano trovare e comprendere le informazioni di cui hanno bisogno e quindi agire in modo efficace. Un software di gestione dei progetti come Asana può aiutarti a coordinare tutto il tuo lavoro in un unico strumento centralizzato, in modo che i membri del team dispongano di un'unica fonte di riferimento per ogni componente del progetto. Asana si aggiorna anche in tempo reale man mano che il lavoro viene completato, in modo da sapere sempre se si rispetta la pianificazione.

2. Raccogli informazioni

Prima di poter prevedere le conseguenze delle interruzioni dell’attività, è necessario comprendere come funzionano i processi aziendali critici. Per farlo, devi rivolgerti agli esperti, ovvero agli stakeholder che gestiscono ed eseguono i processi aziendali che stai analizzando. Anche se probabilmente hai una visione d’insieme dei processi e comprendi le esigenze generali, è importante parlare con qualcuno che è più vicino al lavoro. In questo modo, puoi comprendere gli impatti sul campo delle interruzioni aziendali e le soluzioni che stai pensando di implementare. 

Esistono due metodi comuni per la raccolta di informazioni: 

• Organizzare interviste con gli stakeholder.

• Creare un questionario di analisi dell’impatto aziendale che gli stakeholder possano completare in modo asincrono. 

Le domande che si pongono durante un colloquio e in un questionario sono simili. Mentre i colloqui sono spesso più personal, un questionario può far risparmiare tempo e aiutarti a standardizzare i dati.

Esempio di questionario per l’analisi di impatto aziendale

Per iniziare, ecco un modello di questionario BIA con risposte di esempio: 

Indica il processo aziendale di cui sei responsabile

Processo di pagamento online

Descrivi dove viene eseguito il processo

Il server che utilizziamo per elaborare i dati di pagamento dei clienti. 

Elenca tutti gli input e gli output del processo

• Input: articoli nel carrello, informazioni di pagamento del cliente, indirizzo di fatturazione, indirizzo di spedizione

• Output: il cliente paga l'articolo, le informazioni di spedizione vengono inviate al centro di distribuzione e viene inviata un'e-mail di conferma

Elenca le risorse e gli strumenti necessari per il processo

Una piattaforma di e-commerce (Shopify), un software di automazione delle e-mail e un team di assistenza clienti

Elenca gli utenti del processo

Clienti

Descrivi la tempistica del processo

Il processo di pagamento richiede 3-5 minuti. Si verifica dopo che gli articoli vengono aggiunti al carrello e prima che gli articoli vengano spediti. 

Elenca le potenziali interruzioni del processo

Arresto anomalo del server, bug di automazione delle email, piattaforma di e-commerce inattiva, violazione della sicurezza

Elenca gli impatti finanziari, operativi e legali/normativi di potenziali interruzioni

• Impatti finanziari: un arresto anomalo del server comporterebbe una perdita di entrate di 1.000 dollari al minuto.

• Impatti operativi: se la piattaforma di e-commerce fosse inattiva per più di un giorno, le vendite perse causerebbero un surplus di risorse. 

• Impatti normativi: una violazione della sicurezza potrebbe comportare sanzioni per la mancata conformità alle normative sui dati dei clienti.

Se applicabile, fornisci dati storici sulle interruzioni passate dell’azienda e sui loro impatti

Consulta il report allegato per un riepilogo di un arresto anomalo del server avvenuto l’anno scorso, inclusi gli impatti sul processo di pagamento, le perdite finanziarie e la tempistica di ripristino. 

3. Analizza i dati

Ora che hai raccolto informazioni su ogni processo aziendale, è il momento di iniziare l’analisi. Per orientare la tua indagine, prendi in considerazione le seguenti domande: 

• Quali processi sono più importanti per mantenere operativa la tua azienda? Crea un elenco delle funzioni aziendali critiche in ordine di priorità. In questo modo, quando si verificano eventi dirompenti, sai quali processi devi far funzionare per primi e quali possono aspettare. 

• Di quali risorse ha bisogno ogni processo per funzionare correttamente? Ciò può includere membri del team, tecnologia e risorse fisiche come materie prime o spazi di lavoro. Quando sai quali risorse sono assolutamente essenziali, puoi assegnare più facilmente le priorità all'allocazione delle risorse quando si verificano interruzioni dell'attività dell'azienda. 

Quanto tempo ci vorrà per riportare ogni processo al normale funzionamento quando si verifica un’interruzione e quanto costerà? Questo ti aiuta a creare una cronologia e un budget accurati per il tuo piano di ripristino di emergenza, in modo da poter essere preparato per potenziali perdite e rimettere le cose in carreggiata il più rapidamente possibile.

4. Crea il tuo rapporto

Una volta analizzati i risultati, il passaggio finale consiste nel creare un report di analisi di impatto aziendale. Un rapporto BIA aiuta te o l'alta dirigenza a creare strategie di ripristino supportate da dati basati sugli input degli esperti di processo. Il tuo rapporto è il risultato più importante della tua BIA perché è il modo in cui comunicherai i tuoi risultati alla leadership aziendale e li aiuterai a identificare i migliori piani di emergenza per rimettere in carreggiata la tua azienda. 

Modello di resoconto dell’analisi di impatto aziendale

Il rapporto BIA dovrebbe includere i seguenti componenti: 

- Executive summary 

- Obiettivi e ambito 

- Metodologia

- Riepilogo dei risultati

- Ripartizione dei risultati per ogni processo, tra cui: 

• Un elenco ordinato per priorità dei processi aziendali più importanti.

• In che modo un'interruzione di tale processo influirebbe sulle diverse aree della tua azienda.

• Per quanto tempo potresti ragionevolmente tollerare l’interruzione? Questo è anche noto come obiettivo del tempo di ripristino (RTO).

• L'importo massimo di perdita che la tua azienda potrebbe tollerare. Questo è anche noto come obiettivo del punto di ripristino (RPO). 

• Un confronto tra il potenziale costo finanziario di un'interruzione e il costo delle strategie di ripristino dell'azienda. 

- Documenti di supporto

- Raccomandazioni per il ripristino

Modello di analisi di impatto aziendale

Un modello di analisi di impatto aziendale funge da strumento fondamentale per le organizzazioni che mirano a proteggere le proprie operazioni dalle interruzioni. Ti guida attraverso l’identificazione delle funzioni critiche, la valutazione degli impatti delle interruzioni e la formulazione di efficaci strategie di mitigazione e ripristino. 

Questo modello gratuito di analisi di impatto aziendale garantisce una valutazione approfondita delle vulnerabilità operative, fornendo ai team gli approfondimenti necessari per la gestione della continuità aziendale.

Introduzione alla BIA

• Una breve panoramica dello scopo e dell'ambito della BIA

• Spiegazione degli obiettivi e dei risultati attesi

Identificazione delle funzioni e dei processi aziendali

• Descrizione di ogni funzione e processo aziendale critico

• Spiegazione dell'importanza e degli obiettivi di tali funzioni e processi

Valutazione dell'impatto

• Una spiegazione di come possibili interruzioni di ciascuna funzione aziendale potrebbero influire sulle finanze, sulle operazioni, sulla posizione legale e sulla reputazione dell’azienda

• L’intervallo di tempo degli impatti per ciascuna funzione (ad esempio, entro 24 ore, 72 ore, una settimana)

Requisiti delle risorse

• Elenco delle risorse chiave necessarie per ciascuna funzione aziendale (personale, tecnologia, informazioni, strutture, attrezzature).

• Dipendenze da servizi e fornitori interni ed esterni

Obiettivi di ripristino

• Obiettivi di tempo di ripristino (RTO) per la ripresa delle funzioni aziendali dopo un'interruzione

• Obiettivi del punto di ripristino (RPO) per il ripristino di dati e sistemi

• Dettagli su come questi obiettivi si allineano con gli obiettivi di continuità aziendale

Strategie di mitigazione

• Strategie per ridurre i rischi e gli impatti delle interruzioni

• Misure preventive per garantire la continuità dell’azienda

Piani di risposta e ripristino

• Azioni di risposta dettagliate per i rischi e gli scenari identificati

• Piani di ripristino per il ripristino delle operazioni e dei servizi dell’azienda

Conclusione della BIA

• Riepilogo dei risultati e delle raccomandazioni principali

• Passaggi successivi per l'implementazione dei risultati della BIA

Esempi di impatto aziendale

È necessaria un'analisi dell'impatto aziendale per identificare e comprendere i potenziali impatti delle interruzioni sulle funzioni critiche di un'organizzazione. Guida lo sviluppo di solidi piani di gestione della continuità aziendale. 

Ecco come è possibile esaminare scenari specifici con particolare attenzione alle vulnerabilità della catena di approvvigionamento, alla sicurezza informatica, alle dipendenze normative e ad altri aspetti chiave.

Impatto di una calamità naturale su un impianto di produzione

Quando si verifica una catastrofe naturale, un impianto di produzione potrebbe subire gravi interruzioni che vanno da infrastrutture danneggiate a ritardi nella catena di approvvigionamento. Una BIA approfondita per uno scenario di questo tipo inizierebbe identificando i processi critici più vulnerabili alle catastrofi naturali. 

Identificazione dei processi critici:

• Evidenzia le dipendenze all'interno della catena di approvvigionamento e identifica le attrezzature e le tecnologie chiave vulnerabili ai danni causati da catastrofi naturali.

• Mappa i flussi di lavoro critici della produzione per individuare dove le interruzioni potrebbero causare l'impatto più significativo.

Valutazione dell'impatto:

• Stima i potenziali tempi di inattività e il loro impatto sui programmi di produzione. 

• Analizza la logistica della supply chain e le vulnerabilità dell'infrastruttura per stimare quando riprenderanno le operazioni su vasta scala.

• Calcola le implicazioni finanziarie della perdita di produzione, comprese le implicazioni sui costi per l'approvvigionamento di emergenza.

Strategie di mitigazione:

• Sviluppa piani di emergenza per metodi di produzione alternativi.

• Stipulare accordi con fornitori di backup e fornitori di servizi logistici.

• Investire in miglioramenti delle infrastrutture e modifiche del flusso di lavoro per proteggersi dalle catastrofi naturali (ad esempio, difese contro le inondazioni, strutture antisismiche).

Attacco informatico a un istituto finanziario

Un attacco informatico può compromettere i dati sensibili e interrompere i servizi finanziari, causando significativi danni reputazionali e finanziari. In questo contesto, una BIA valuterà la posizione dell'istituzione in materia di sicurezza informatica e identificherà le risorse critiche a rischio.

Valutazione della posizione di sicurezza informatica:

• Condurre una valutazione della vulnerabilità per identificare i punti deboli nelle difese di sicurezza informatica dell'istituto.

• Identifica e dai priorità alle risorse che, se compromesse, avrebbero il maggiore impatto, come i dati dei clienti e i sistemi bancari centrali.

Valutazione dell'impatto:

• Considera l'importanza dei sistemi interessati per le operazioni quotidiane dell'istituto e valuta le possibili perdite finanziarie derivanti da interruzioni operative continue.

• Determina l'intervallo di tempo per il ripristino delle operazioni sicure.

• Valuta l'effetto sulla fiducia dei clienti e le implicazioni a lungo termine per la fidelizzazione dei clienti.

Pianificazione del ripristino:

• Delinea strategie di mitigazione della sicurezza informatica e piani di risposta agli incidenti conformi agli standard ISO 22301 per la gestione della continuità aziendale. 

• Sviluppa una strategia di comunicazione dettagliata per gestire le aspettative degli stakeholder e mantenere la fiducia durante l’impegno di recupero.

Il cambiamento normativo ha un impatto su un'azienda farmaceutica

I cambiamenti normativi possono avere un impatto profondo sulle aziende farmaceutiche, influenzando le loro linee di prodotti, le strategie di mercato e i costi di conformità. In questo scenario, una BIA si concentrerebbe sull'identificazione delle modifiche normative che potrebbero avere l'impatto più significativo.

Analisi del panorama normativo:

• Identifica le normative imminenti che potrebbero influire sulle operazioni, sullo sviluppo del prodotto o sull’accesso al mercato.

• Valuta l'ambito e la tempistica delle modifiche normative per dare priorità all'impegno per la conformità.

Valutazione dell'impatto:

• Determina le implicazioni finanziarie della conformità, inclusi i potenziali costi per l’adeguamento dei processi di produzione o la conduzione di ulteriori studi clinici.

• Considera gli impatti operativi, come i ritardi nel lancio dei prodotti o le modifiche alle linee di prodotti esistenti.

Strategie di adattamento e mitigazione:

• Pianifica la riallocazione delle risorse per garantire che i progetti prioritari rispettino la tabella di marcia.

• Collabora con gli organismi di regolamentazione per comprendere meglio i requisiti e le tempistiche.

• Adegua i processi interni e i programmi di formazione per allinearli ai nuovi standard normativi.

Analizza, quindi crea una strategia

Quando crei un'analisi approfondita dell'impatto aziendale, sai cosa aspettarti quando si verificano inevitabilmente interruzioni, oltre a un elenco delle migliori opzioni per rimettersi in carreggiata il più rapidamente possibile. I dati raccolti ti aiutano a creare un piano di continuità aziendale supportato da prove fornite da esperti di processi, in modo da avere soluzioni a portata di mano quando si verifica un disastro.