I venti grafici di project management più utilizzati per visualizzare l’avanzamento dei progetti

Che sia o meno il tuo ruolo, essere un project manager significa trovare modi per eseguire il lavoro in modo più efficace. Per i team impegnati in sprint o lavoro iterativo, la visualizzazione delle attività può aiutare a semplificare la comunicazione e creare trasparenza. 

I grafici di gestione dei progetti aiutano a risolvere i problemi, aiutando i membri del team a visualizzare le attività e a capire in che modo il lavoro si collega agli obiettivi aziendali più ampi. Dai diagrammi di Gantt ai diagrammi di flusso, ci sono molti tipi diversi di grafici tra cui scegliere. Questi possono includere grafici per la pianificazione e l'assegnazione delle risorse, come i diagrammi di Gantt, WBS e CPM, per l'esecuzione, come Kanban e cronologie, e per la creazione di resoconti, come i grafici a barre e burn-down. 

Abbiamo raccolto 20 dei grafici di project management più efficaci in ciascuna di queste categorie e abbiamo delineato come ciascuno di essi può avvantaggiare il tuo team e aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Tipi di grafici di gestione dei progetti

La gestione dei progetti comporta una serie di attività e responsabilità e, in quanto tale, fa uso di vari tipi di grafici per soddisfare i diversi requisiti e le diverse fasi di un progetto. Ogni tipo di grafico per la gestione dei progetti offre una prospettiva distinta per aiutare i project manager a visualizzare, pianificare e comunicare gli aspetti chiave dei loro progetti.

La scelta del grafico migliore per la gestione dei progetti dipende da fattori come l’ambito del progetto, la fase del suo ciclo di vita e il tipo di informazioni che devono essere comunicate agli stakeholder. 

I migliori grafici di project management per la pianificazione e l’assegnazione delle risorse

Un luogo comune nella gestione dei progetti è che i grafici di progetto siano utili solo per la creazione di resoconti. In realtà, alcuni dei grafici di progetto più utili sono quelli che ti aiutano a pianificare i progetti e a preparare il tuo team al successo. 

L'utilizzo di grafici di progetto per la pianificazione e l'assegnazione delle risorse può avvantaggiare il tuo team a tutti i livelli: 

• I singoli collaboratori hanno un modo chiaro per visualizzare il lavoro in programma.

• I responsabili del team possono assicurarsi di avere risorse sufficienti per raggiungere i propri obiettivi in tempo.

Gli stakeholder ottengono una visione d’insieme del lavoro futuro, il che aumenta il coinvolgimento e il consenso.

Dai un’occhiata ai nove grafici di project management più utilizzati per la pianificazione e l’assegnazione delle risorse: 

1. Diagrammi di Gantt

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali utilizzato per illustrare il programma di un progetto visualizzando le attività nel tempo. In questo grafico, ogni barra rappresenta un'attività o un'iniziativa e la lunghezza della barra determina la durata dell'attività o dell'iniziativa. Utilizza i diagrammi di Gantt per visualizzare la cronologia, le attività e gli obiettivi di un determinato progetto. 

Sebbene non siano stati inventati da lui, i diagrammi di Gantt sono diventati popolari grazie a Henry Gantt negli anni '10. I diagrammi di Gantt hanno fatto molta strada dal loro utilizzo originale per la registrazione delle ore di lavoro in fabbrica. Oggi vengono utilizzati per monitorare l'avanzamento dei progetti in tempo reale, visualizzare le dipendenze delle attività e rappresentare traguardi importanti. 

Ideale per: team che desiderano definire visivamente il proprio piano di progetto, in modo da poter coordinare le attività dipendenti e rispettare le scadenze. I diagrammi di Gantt sono utili per pianificare e programmare i progetti dall'inizio alla fine. 

2. Strutture di scomposizione del lavoro (WBS)

Una struttura di scomposizione del lavoro è un metodo utilizzato per suddividere visivamente le attività del progetto in unità più piccole. Tu e il tuo team di progetto potete utilizzare una WBS per visualizzare i risultati finali e le dipendenze richieste, semplificando al contempo la comunicazione.

Una struttura di ripartizione del lavoro ha tre livelli: attività principali, dipendenze e sottodipendenze. Questi livelli suddividono le attività nella loro forma più semplice, mostrando il lavoro necessario per completare l'attività principale. Prova un modello di struttura di scomposizione del lavoro per mettere in pratica questo framework nel tuo prossimo progetto complesso.

Ideale per: team che lavorano a progetti complessi e che desiderano suddividere le attività in unità più piccole. Una struttura di ripartizione del lavoro aiuta a visualizzare le dipendenze, collegando le attività a obiettivi più ampi. 

3. Metodo del percorso critico (CPM)

Il percorso critico è la sequenza di attività che richiede più tempo e che il tuo team deve terminare entro la scadenza per poter completare l'intero progetto. Il metodo del percorso critico è una tecnica utilizzata per identificare la quantità di tempo richiesta da ciascuna di queste attività. 

Poiché i ritardi nelle attività critiche possono influire sull'intero progetto, il metodo del percorso critico aiuta a facilitare una migliore allocazione delle risorse e a evitare colli di bottiglia. Una volta identificato il percorso critico, puoi programmare le attività con tempo sufficiente per garantire che il tuo team possa completare i risultati finali del progetto nei tempi previsti. 

Ideale per: team che desiderano completare un progetto nella tempistica più efficiente possibile. Questo tipo di grafico di gestione dei progetti aiuta a pianificare i risultati finali e le date di scadenza del progetto. 

4. Grafici PERT

PERT è un acronimo che sta per Program Evaluation and Review Technique (tecnica di revisione della valutazione del programma). Un grafico PERT è uno strumento usato per programmare, organizzare e identificare le attività di un progetto. Puoi usarlo per ottenere una rappresentazione visiva della cronologia di un progetto che suddivide le singole attività.

Lo scopo di un grafico PERT è capire meglio come collegare le attività tra loro, dando una chiara visione delle dipendenze. Puoi utilizzare questo grafico di gestione dei progetti per valutare le risorse necessarie e stimare la durata delle attività e l'assegnazione del team.

Ideale per: team che lavorano a un progetto con sottodipendenze complesse. Un grafico PERT aiuta ad allocare accuratamente le risorse, rispettando le scadenze. 

5. Diagrammi di flusso

Un diagramma di flusso è un diagramma che illustra i passaggi, le sequenze e le decisioni di un flusso di lavoro. Puoi utilizzare un diagramma di flusso per pianificare, visualizzare e documentare le fasi importanti di un processo. 

Un diagramma di flusso può incorporare diversi strumenti di visualizzazione, come un grafico PERT o un diagramma swimlane. Puoi utilizzare un diagramma di flusso per una varietà di scopi, tra cui semplificare flussi di lavoro complessi, organizzare le attività e identificare i colli di bottiglia. 

Ideale per: team che hanno problemi a risolvere i colli di bottiglia e a mantenere le attività organizzate. Un diagramma di flusso consente di visualizzare facilmente i problemi e le soluzioni del progetto. 

6. Diagrammi di rete

Un diagramma di rete è costituito da riquadri e frecce che descrivono le attività e ne mostrano la criticità. È uno dei tanti strumenti di livellamento delle risorse utilizzati per modificare le date del progetto e valutare le risorse disponibili. 

Utilizza un diagramma di rete per definire la cronologia e la pianificazione delle attività del progetto.  Pianifica la durata dei progetti e monitora l’avanzamento con l’aiuto di un diagramma di rete.  

Ideale per: team che hanno problemi a rispettare le scadenze dei progetti e a dare priorità ai risultati finali. Un diagramma di rete aiuta a dare priorità alle attività critiche. 

7. Diagrammi a matrice

Un diagramma a matrice ti aiuta a comprendere la relazione tra set di dati, funzioni ed elementi del progetto. Puoi utilizzare questo diagramma per identificare i problemi, allocare le risorse e valutare le aree di opportunità all'interno di un progetto. 

Esistono diversi diagrammi a matrice, tra cui quelli a forma di L, Y, C, T e X. Analizza l’obiettivo e i punti dati del tuo progetto per determinare il diagramma giusto per il tuo team. 

Ideale per: team che lavorano a progetti incentrati sui dati e hanno bisogno di aiuto per collegare le attività agli obiettivi. Un diagramma a matrice aiuta il tuo team a comprendere la relazione tra dati e obiettivi. 

8. Diagramma causa-effetto

Il diagramma causa-effetto è fondamentale nelle sessioni di brainstorming, in particolare quando i team identificano e analizzano le potenziali cause di un problema specifico all’interno di un progetto. Questo grafico di gestione del progetto aiuta a identificare i fattori sottostanti che potrebbero non essere immediatamente evidenti.

I diagrammi causa-effetto consentono ai membri del team di condurre analisi approfondite evidenziando visivamente le variabili del progetto e i loro potenziali effetti. È uno strumento utile per suddividere i problemi complessi in parti più gestibili, consentendo uno sguardo rigoroso su ogni componente e su come influisce sul progetto.

Ideale per: team che si trovano ad affrontare problemi complessi, soprattutto in progetti in cui individuare e comprendere le cause principali è fondamentale per la riuscita delle soluzioni e del progetto.

9. Grafico di analisi SWOT

Un grafico di analisi SWOT valuta i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce di un progetto. Quando si lavora su progetti agili, questo tipo di panoramica è particolarmente importante per elaborare buone strategie e scelte intelligenti.

Questo grafico di gestione dei progetti consente ai team di allineare i propri obiettivi con i punti di forza e di debolezza interni, nonché con le opportunità e le minacce esterne. Questo li aiuta a comprendere la loro posizione di fronte alle sfide del progetto e ai cambiamenti nel mercato.

Ideale per: team Agile che desiderano adattare e modificare le proprie strategie in risposta alle mutevoli dinamiche del progetto e ai fattori esterni.

I grafici di project management più adatti per l’esecuzione

Una volta terminato il processo di pianificazione, utilizza i grafici di progetto per eseguire il tuo lavoro. Monitora esattamente chi sta facendo cosa, entro quando e perché. Mantieni il tuo team sulla buona strada con una fonte centralizzata di informazioni e aggiornalo su eventuali modifiche in tempo reale. 

Diamo un’occhiata ai sei migliori grafici di gestione dei progetti per l’esecuzione del lavoro: 

10. Bacheche Kanban

Le bacheche Kanban sono un modo per visualizzare il lavoro da svolgere, soprattutto quando questo avanza attraverso le varie fasi. Forse le hai già viste create con delle note adesive o su una lavagna.

Gli strumenti di bacheche Kanban virtuali sono strumenti di gestione delle attività più dinamici: consentono di monitorare l'avanzamento del lavoro nelle diverse fasi in tempo reale. Sebbene queste fasi varino da team a team, il tuo potrebbe includere Nuovo, Pronto, In corso, Bozza, In attesa e Completato.

Ideale per: team che puntano al miglioramento continuo e preferiscono lavorare in fasi successive con risultati chiari. Questo grafico di gestione dei progetti aiuta a visualizzare le fasi all'interno di un progetto. 

11. Diagrammi di Pareto

Il principio di Pareto afferma che circa l'80% delle conseguenze proviene dal 20% delle cause. Utilizza un diagramma di Pareto per visualizzare le attività del progetto in base a questa regola 80/20. È un ottimo strumento di visualizzazione dei dati che in genere combina elementi di un grafico a barre e un grafico a linee, in cui le singole attività sono rappresentate come barre sull'asse verticale e il loro impatto cumulativo è mostrato da un grafico a linee sull'asse orizzontale. 

Puoi utilizzare questo tipo di grafico di gestione dei progetti per identificare le priorità e prendere le decisioni migliori per il tuo team. Considera quali attività avranno il maggiore impatto con solo il 20% del tempo del tuo team. Ciò ti aiuterà ad allineare le attività più piccole con gli obiettivi più grandi e a dare al tuo team una direzione chiara. 

Ideale per: team con un carico di lavoro pesante e che hanno bisogno di aiuto per dare priorità ai progetti. Un grafico di Pareto aiuta a organizzare le attività in base alla priorità, in modo da poter avere il massimo impatto. 

12. Grafico RACI

Delineando ruoli e doveri all'interno dei team di progetto, il grafico RACI incoraggia la responsabilità e l'apertura. Classifica ogni membro del team come responsabile, accountable (responsabile), consulted (consultato) o informed (informato) per ogni attività. Definendo le responsabilità, un grafico RACI garantisce che ogni membro del team sia consapevole delle proprie responsabilità individuali e delle richieste che gli vengono fatte.

Questo grafico di gestione dei progetti è particolarmente efficace nel ridurre al minimo le incomprensioni e garantire che tutti gli stakeholder siano sulla stessa lunghezza d’onda durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Ideale per: i progetti con più stakeholder traggono vantaggio da questo approccio perché semplifica la comunicazione, chiarisce ruoli e responsabilità e riduce la possibilità di attività duplicate o trascurate.

13. Cronologie di progetto

Una cronologia di progetto ti aiuta a rispettare le scadenze. Definisci l'avanzamento del progetto e collega le attività minori agli obiettivi principali dell'azienda con una cronologia di progetto. 

Per iniziare, crea una cronologia di progetto elencando le cose da fare, stimando la durata di ogni iniziativa e definendo le dipendenze. Una volta creata la cronologia, condividila con tutti gli stakeholder del progetto, in modo che possano avere approfondimenti in tempo reale sulle iniziative e sulle scadenze, nonché su eventuali modifiche apportate nel corso del tempo. 

Ideale per: team che devono rispettare scadenze ravvicinate. Le cronologie di progetto aiutano a visualizzare il lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi. 

14. Diagrammi a lisca di pesce

Utilizza un diagramma di Ishikawa per rappresentare i problemi o i colli di bottiglia all'interno di un progetto. Questo tipo di diagramma viene anche chiamato diagramma causa-effetto. In un diagramma a lisca di pesce, la testa del pesce rappresenta il problema o il collo di bottiglia che si sta cercando di risolvere, mentre le spine rappresentano diverse categorie e attività associate. 

Puoi utilizzare un diagramma a lisca di pesce per risolvere i problemi alla radice con l’aiuto dei membri del tuo team. Esempi di problemi includono la mancanza di risorse e dati di progetto errati. 

Ideale per: team che hanno difficoltà a risolvere i problemi dei progetti in tempo reale. Il diagramma a lisca di pesce aiuta a collegare i problemi alle potenziali soluzioni, in modo da poter identificare i passaggi migliori da seguire. 

15. Grafici di controllo

Un grafico di controllo è un modo di visualizzare le modifiche al progetto. Puoi utilizzare un grafico di controllo per capire quanto tempo richiede il completamento delle attività rispetto alle risorse allocate. Questo ti darà un quadro reale dell’avanzamento del progetto nel tempo. 

Per creare un grafico di controllo, inizia identificando un limite superiore e inferiore, come la durata dell’attività o il numero di risorse, per rappresentare i traguardi prefissati. Le modifiche irregolari che superano questi limiti simboleggiano fluttuazioni drastiche. Una volta identificate tali fluttuazioni con il grafico di controllo, puoi affrontarle e risolverle rapidamente.

Ideale per: i team che hanno difficoltà a risolvere i problemi che fanno deragliare o posticipare i progetti. Questo tipo di grafico di gestione dei progetti ti aiuta a rispettare le risorse assegnate.

Grafici di project management da utilizzare per la creazione di resoconti

Una parte fondamentale, ma a volte trascurata, della gestione dei progetti è la creazione di resoconti sul lavoro una volta terminato. È fantastico se riesci a raggiungere gli obiettivi del tuo progetto, ma senza un modo per creare resoconti sul tuo lavoro, il tuo team non può imparare dai tuoi successi o errori. 

Grafici di progetto efficaci per la creazione di resoconti ti danno l'opportunità di apprendere preziose lezioni dal tuo progetto e applicarle in futuro. 

Per iniziare, dai un’occhiata a questi cinque tipi di grafici di gestione dei progetti per la creazione di resoconti:

16. Grafici a barre

Un grafico a barre è un approccio tradizionale alla visualizzazione dei dati di un progetto. Lo scopo di un grafico a barre è misurare le variabili del progetto in base ai traguardi. Con il suo formato semplice e i componenti versatili, non c’è da meravigliarsi che così tanti team utilizzino i grafici a barre. 

Puoi creare un grafico a barre tracciando le variabili di tua scelta, come le ore delle attività o il costo del progetto, sugli assi X e Y. Questo design ti consente di elaborare rapidamente i dati del progetto e condividerli con gli stakeholder principali. 

Sebbene sia possibile creare grafici a barre manualmente, il modo migliore per generare questo tipo di grafico è utilizzare uno strumento di creazione di resoconti universale. Quando il grafico a barre è direttamente collegato al lavoro del tuo team, puoi ridurre il lavoro manuale e le attività duplicate e dedicare più tempo alle iniziative di maggiore impatto.

Ideale per: team che cercano un modo semplice per visualizzare i componenti del progetto. Un grafico a barre aiuta ad analizzare le diverse variabili del progetto rispetto agli obiettivi 

17. Grafici burn-down

Un grafico burn-down è una rappresentazione visiva del lavoro ancora da svolgere confrontato con il tempo necessario a portarlo a termine. Puoi utilizzare un grafico burn-down per stimare la durata delle attività, analizzare i problemi e determinare la data di completamento del progetto.

Lo scopo di questo grafico di gestione del progetto è pianificare con precisione le risorse future in base ai dati. Per creare un grafico burn-down, traccia la durata stimata dell'attività rispetto al tempo effettivo sul grafico. In questo modo, potrai visualizzare la durata del lavoro ideale rispetto a quella effettiva. 

Ideale per: team che desiderano analizzare il tempo di lavoro stimato rispetto a quello effettivo. Un grafico burn-down aiuta a determinare le date di scadenza dei progetti. 

18. Grafici burn-up

Un grafico burn-up differisce da un grafico burn-down in quanto rappresenta la quantità di lavoro rimanente da completare, piuttosto che la durata. In breve, tiene traccia dell'avanzamento del progetto rispetto al tempo. 

Per creare un grafico burn-up, confronta le attività ideali rimanenti con il numero effettivo di attività rimanenti. In questo modo, avrai una chiara comprensione di dove hai bisogno di risorse aggiuntive. Puoi utilizzare sia un grafico burn-down che un grafico burn-up insieme per avere un quadro completo dell'efficienza del team.

Ideale per: team che desiderano analizzare la quantità di lavoro stimata rispetto a quella effettiva. Un grafico burn-up aiuta a determinare l’assegnazione delle risorse. 

19. Grafici a torta

Un grafico a torta è un design tradizionale simile a un grafico a barre, sebbene differisca nel layout visivo. Un grafico a torta suddivide i diversi componenti all'interno di un progetto. Per esempio, se prevedi che la fase di ricerca rappresenti il 10% del progetto e supera il 20%, sai da dove iniziare ad analizzare le aree di miglioramento.

Puoi utilizzare un grafico a torta per monitorare componenti significativi all'interno di un grande progetto, per comprendere meglio l'allocazione delle risorse e metriche e approfondimenti importanti. 

Ideale per: team che desiderano comprendere la ripartizione di un determinato progetto. Questo grafico di gestione dei progetti aiuta il tuo team a visualizzare più componenti l’uno rispetto all’altro per determinare dove stai spendendo più tempo o risorse. 

20. Grafico del resoconto sullo stato

Il grafico del resoconto sullo stato, noto anche come dashboard, offre aggiornamenti dettagliati e panoramiche sull’avanzamento di un progetto. Integrando le viste della cronologia e la visualizzazione dei dati, un grafico del resoconto sullo stato fornisce una rappresentazione chiara e concisa dello stato attuale del progetto, dei traguardi e delle potenziali sfide.

Questo grafico completo per la gestione dei progetti funge da riepilogo visivo, mostrando aspetti chiave come l’avanzamento, l’assegnazione delle risorse, lo stato del budget e le scadenze imminenti. È uno strumento prezioso per mantenere gli stakeholder informati e coinvolti, facilitando al contempo i processi decisionali basati sui dati.

Ideale per: progetti che devono tenere regolarmente aggiornati gli stakeholder sull'avanzamento e sullo stato.

Vantaggi dei grafici di gestione dei progetti

Una gestione efficace dei progetti è la chiave del successo di qualsiasi impresa, grande o piccola che sia. Puoi migliorare l’efficacia e la chiarezza della pianificazione e dell’esecuzione dei tuoi progetti implementando diversi tipi di grafici di gestione dei progetti. Questi grafici non sono solo strumenti per le organizzazioni; sono fondamentali per guidare un progetto verso il successo. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Visualizzazione di dati complessi. I grafici di gestione dei progetti trasformano i dati complessi dei progetti in formati visivi chiari e facilmente comprensibili. Affinché tutti i membri del team comprendano e interagiscano con le informazioni, questa semplificazione è essenziale. Consentirà di prendere decisioni migliori e di portare a termine il progetto con successo.

• Migliore pianificazione del progetto: i grafici di gestione dei progetti sono indispensabili per la creazione di piani e programmi dettagliati. Forniscono una roadmap per il progetto, evidenziando i traguardi e le scadenze chiave, che sono essenziali per mantenere il progetto nei tempi previsti e garantirne il completamento tempestivo.

• Comunicazione semplificata del team: una delle sfide più grandi in qualsiasi progetto è mantenere una comunicazione chiara e coerente. I grafici offrono una rappresentazione visiva dello stato e degli aggiornamenti del progetto, rendendo più facile per i membri del team rimanere informati e allineati.

• Monitoraggio e resoconti sull’avanzamento: monitorare l’avanzamento di un progetto è importante. I grafici di gestione dei progetti forniscono uno strumento visivo per monitorare lo sviluppo rispetto agli obiettivi pianificati e rendono più facile riferire sullo stato del progetto agli stakeholder e apportare le modifiche necessarie.

Visualizza il tuo lavoro e aumenta la chiarezza

Un grafico di gestione del progetto può aiutare il tuo team a comprendere meglio le informazioni sul progetto attraverso semplici elementi visivi. Ciò può aiutarti a semplificare la pianificazione del progetto, definendo in anticipo aspettative chiare. 

Sebbene esistano molti tipi diversi di grafici di progetto tra cui scegliere, un software di gestione dei progetti semplifica la creazione di diagrammi. Uno strumento di project management può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, dal passare da un progetto all'altro e da un'attività all'altra, al mantenere il feedback e la comunicazione del team in un unico posto.