Cos'è il livellamento delle risorse? (Tecniche ed esempi)

A volte i progetti non procedono come da programma. Potrebbe verificarsi una carenza di risorse e quindi è necessario adattarsi per garantire che i risultati finali del progetto vengano comunque raggiunti. Ed è qui che entra in gioco il livellamento delle risorse, che ti consente di riadattare le tempistiche in modo che il progetto possa essere portato a termine con le risorse disponibili. Grazie a questa tecnica, potrai assegnare le risorse di conseguenza, per garantire che scopi e obiettivi vengano raggiunti.

Il livellamento delle risorse richiede solide capacità di gestione delle risorse e una conoscenza approfondita delle esigenze di ciascun progetto. Per aiutarti a gestire al meglio questa tecnica, analizziamo insieme il processo di livellamento delle risorse con esempi e le migliori pratiche da seguire.

Cos'è il livellamento delle risorse?

Il livellamento delle risorse è una tecnica di gestione dei progetti che prevede la risoluzione dei conflitti di sovrassegnazione o di programmazione, per garantire che un progetto venga completato con le risorse disponibili. Le risorse includono il tempo, i materiali o gli strumenti necessari al completamento del progetto. 

L'obiettivo del livellamento delle risorse è di ottenere il massimo dalle risorse disponibili, lavorando entro i vincoli di tempo, costi e ambito del progetto. 

Il livellamento delle risorse pone sicuramente delle sfide per il project manager, in quanto richiede di mantenere in equilibrio la richiesta delle risorse in progetti diversi. 

A seconda delle esigenze del tuo team, ecco gli scenari possibili:

• Se l'obiettivo è di rispettare la scadenza attuale, sarà necessario rendere disponibili più risorse. 

• Se l'obiettivo è di lavorare al progetto con le risorse attualmente disponibili, sarà necessario estendere la scadenza del progetto. 

Il livellamento delle risorse consente di rivedere l'assegnazione delle risorse o le tempistiche del progetto, al fine di evitare la sovrassegnazione delle risorse. In questo modo è possibile garantire la qualità dei risultati del progetto.

Quando utilizzare il livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse evita che le risorse vengano disperse e garantisce che i progetti abbiano comunque tutto il necessario per essere completati con successo. Questa tecnica contribuisce non solo alla gestione del progetto, ma aiuta anche il tuo team a mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Di seguito elenchiamo alcuni dei motivi per cui il tuo team può trarre vantaggio da questa tecnica. 

Ottimizzare le risorse

Il livellamento delle risorse consente di sfruttare al meglio le risorse disponibili. Ti aiuta a valutare a quali progetti assegnare più risorse e quali sono più flessibili in termini di scadenze. 

Ridurre al minimo le perdite

Il livellamento delle risorse evita ritardi significativi dei progetti, riducendo quindi al minimo le perdite in termini di costi e lavoro. Questa tecnica consente di gestire la richiesta di risorse senza oltrepassare le attuali capacità e la disponibilità finanziaria dell'azienda. 

Prevenire i sovraccarichi di lavoro

La sovrassegnazione delle risorse porta a un sovraccarico di lavoro, che potrebbe sembrare insormontabile per i membri del tuo team. Il livellamento delle risorse previene il problema in quanto risolve i problemi di sovrassegnazione e modifica le scadenze, al fine di evitare che i membri del team siano troppo impegnati. 

Garantire la qualità dei risultati del progetto

Il livellamento consente di gestire sia le risorse che le aspettative del cliente, mantenendo lo stesso livello di qualità per i risultati finali. In generale, il livellamento delle risorse può essere una tecnica utile per risolvere problemi di budget, sovrassegnazione delle risorse e ritardi dei progetti.

Esempi di livellamento delle risorse

Per aiutarti a comprendere meglio come applicare il livellamento delle risorse al tuo team, indichiamo di seguito alcuni esempi. 

Primo esempio: ritardare la data d'inizio del progetto

Un progetto richiede al designer di creare dei bozzetti per il cliente, ma il designer era stato assegnato a due progetti e anche il resto del team di design è occupato. Viene deciso di iniziare il progetto due giorni dopo, quando il designer è disponibile. Dato che il designer lavora velocemente, la data di fine del progetto non deve essere modificata. 

Secondo esempio: ottenere altre risorse 

Il team IT deve rispondere a un numero elevato di richieste di assistenza tecnica dovute a un virus che si è diffuso nei computer dell'azienda. Dato che l'antivirus non è sufficientemente efficace per gestire il virus, il team decide di investire in un nuovo software e riparare i computer.

Terzo esempio: posticipare la data di fine del progetto 

Il team di marketing è occupato con il lancio di una nuova campagna sui social media e sta aspettando l'approvazione del social media manager, che però è assente per malattia. La campagna non è urgente e quindi viene deciso di posticipare la data di lancio di qualche giorno, per lasciare al manager il tempo necessario per esaminarla.

Non importa se sei alla guida di un team di marketing, vendite o IT, il livellamento delle risorse può sempre tornare utile per risolvere eventuali conflitti. Una volta presa la decisione, comunicala al resto del team. Puoi utilizzare un modello per l'ordine del giorno della riunione. 

Livellamento delle risorse del progetto

Aggiungere il livellamento delle risorse al tuo arsenale di competenze ti aiuterà a divenire un leader più efficiente. Di seguito elenchiamo alcune strategie di livellamento che puoi applicare al tuo team.

Metodo del percorso critico

Il metodo del percorso critico è una tecnica comune di livellamento delle risorse che viene utilizzata per calcolare la durata del progetto senza prendere in considerazione le limitazioni delle risorse.

Questa tecnica consiste nel collegare le attività dipendenti del progetto in una sequenza logica, al fine di calcolare la data-al-più-presto e la data-al-più-tardi per l'inizio e la fine di un'attività. Il "percorso critico" si riferisce alla sequenza di attività dalla durata più lunga che deve essere completata per portare a termine con successo il progetto. 

Una volta individuate le attività del percorso critico, potrai determinare la loro capacità di "scorrimento" o flessibilità di programmazione.

Scorrimento totale si riferisce al ritardo massimo delle attività dalla data-al-più-presto, senza che questo influisca sulla data di completamento del progetto.

• Calcolo: (Data-al-più-tardi della fine) – (Data-al-più-presto della fine) o (Data-al-più-tardi dell'inizio) – (Data-al-più-presto dell'inizio)

Scorrimento libero si riferisce al numero di giorni di ritardo massimo di un'attività, senza che questo influisca sulla data d'inizio delle attività successive

• Calcolo: (Data-al-più-presto dell'inizio dell'attività successiva) – (Data-al-più-presto della fine dell'attività corrente)

Le attività del percorso critico hanno una capacità di scorrimento pari a zero, cioè se un'attività è in ritardo, anche il resto del progetto subirà dei ritardi. 

Per esempio, immaginiamo che il team IT sia al lavoro per sostituire il sistema di sicurezza attualmente in uso, e che vengano identificate due attività critiche e due non critiche:

Critiche

• Interrompere l'utilizzo del software di sicurezza attuale in tutta l'azienda, entro due giorni.

• Installare e testare il nuovo software su tutti i dispositivi aziendali, entro quattro giorni.

Non critiche

• Finalizzare i dettagli dell'acquisto con il fornitore del software, entro un giorno.

• Creare una guida per il nuovo software, entro due giorni.

In base a questo esempio, la durata minima del progetto è di sei giorni, dato che le attività del percorso critico sono essenziali per completare il progetto; le attività non critiche possono essere opzionali.

Fast tracking

Per venire incontro alle esigenze del cliente, a volte i progetti devono essere consegnati alla scadenza o addirittura prima. In questi casi puoi utilizzare il fast tracking per svolgere più attività contemporaneamente e quindi velocizzare il progetto. Questa tecnica di compressione funziona solo se le attività possono essere in una certa misura sovrapposte. 

Per esempio, le attività con dipendenze possono essere scaglionate, mentre le attività senza dipendenze possono essere svolte in parallelo.

Un esempio di fast tracking è quando il team di sviluppo software inizia a realizzare il back-end di un sito web mentre il team di design sta ancora lavorando alla bozza del sito. Con la tecnica del fast tracking, il lavoro viene terminato entro la scadenza e il budget previsti, con inoltre una maggiore possibilità di rielaborazione. 

Crashing

Quando non è possibile applicare la tecnica del fast tracking, o quando non è sufficientemente efficace, puoi implementare la tecnica del crashing. Questo si verifica quando al progetto vengono assegnate ulteriori risorse per ridurre le tempistiche. In questo caso dovrai valutare le esigenze delle attività ad alta priorità e cercare risorse in grado di offrire il massimo del valore al minimo del costo. 

Per esempio, il team di marketing ha bisogno di due scrittori in più perché la scadenza è stata anticipata di due giorni. Non avendo nessun membro di riserva, il project manager decide di ricorrere a due freelancer con cui ha già collaborato, anziché mettersi alla ricerca di nuovi scrittori. 

Prima di decidere se utilizzare la tecnica del crashing per la compressione dei programmi del progetto, accertati di ottenere l'approvazione del tuo responsabile o del cliente per l'utilizzo delle nuove risorse. 

Metodo della catena critica

Il metodo della catena critica è una versione aggiornata del metodo del percorso critico. A differenza del metodo del percorso critico, il metodo della catena critica prende in considerazione le limitazioni delle risorse. In questo caso, la catena critica fa riferimento al percorso di attività più lungo, prendendo in considerazione sia le attività che le dipendenze delle risorse. Una risorsa può essere assegnata solo a un'attività alla volta. 

La programmazione del progetto con questo metodo richiede di elencare le risorse richieste per le attività e di rivalutare la loro disponibilità quando necessario.

Il metodo della catena critica include un margine di sicurezza, tra l'ultima attività e la data di fine del progetto, come soluzione di emergenza per le attività della catena critica. Le attività che terminano in anticipo aumentano la durata del margine di sicurezza. Al contrario, eventuali ritardi nelle attività della catena critica intaccano la durata del margine di sicurezza, ma non influiscono sulla data di completamento del progetto.

Per esempio, per pubblicare un contenuto in tempo, il responsabile determina le risorse necessarie: scrittore, editor, designer e sviluppatore. Viene stabilito un margine di sicurezza di cinque giorni in caso di ritardi dovuti alle revisioni del contenuto e del design.

Il metodo della catena critica intende stimare in maniera più realistica la durata del progetto e le risorse disponibili, in modo che il progetto termini in tempo senza sovraccaricare le risorse.

Strumenti per il livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse diventa più facile con l'esperienza. Mentre metti in atto questa tecnica, ecco alcuni suggerimenti e strumenti che puoi sfruttare a tuo vantaggio. 

• Utilizza i diagrammi di Gantt: un diagramma di Gantt è un grafico a barre che visualizza il programma di un progetto ed è ideale per identificare e pianificare il percorso critico. Puoi visualizzare una panoramica a livello generale delle dipendenze delle attività, delle date di inizio e fine e della durata del progetto. Man mano che il progetto avanza, potrai riorganizzare il grafico e modificare le date, se necessario. 

• Utilizza un software per la gestione dei progetti: alcuni software per la gestione dei progetti sono dotati di algoritmi che aiutano a risolvere i conflitti da sovrassegnazione. Un software per la gestione di progetti offre inoltre una maggiore visibilità sui programmi dei membri del team, una funzione utile per evitare in anticipo conflitti di pianificazione o doppie assegnazioni. 

• Disegna diagrammi di rete: un diagramma di rete è un altro modo per rappresentare visivamente il programma di un progetto. È un grafico con delle sequenze di riquadri e frecce che descrivono la cronologia delle attività. Può essere utilizzato per pianificare il programma o per monitorare l'avanzamento del progetto. Collegando le serie di riquadri, ognuno dei quali rappresenta un'attività con la sua durata, riuscirai a distinguere i percorsi critici da quelli non critici. 

• Utilizza i progetti precedenti come riferimento: mantieni un archivio dei piani e dei programmi dei progetti passati da utilizzare come riferimento quando stai lavorando a un progetto simile, per realizzare un progetto più preciso. Osservare i progetti passati, di successo o meno, ti offrirà un quadro più completo dei margini di manovra per ciascuna attività, e all'incirca di quante risorse saranno necessarie, in modo da valutarne la disponibilità prima dell'inizio del progetto.   

• Valuta realisticamente il fabbisogno di risorse: gli sforzi per il livellamento delle risorse hanno una migliore possibilità di successo se riesci a definire in anticipo l'ambito del progetto e a valutare in maniera realistica il fabbisogno di risorse. 

Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti per eseguire valutazioni più precise.

• Esegui valutazioni del team per ridurre i pregiudizi personali. 

• Includi i rischi potenziali del progetto nel processo di valutazione.

• Valuta per intervalli e non per valori specifici, per coprire una gamma più ampia di possibilità.

• Utilizza ogni volta la stessa tecnica di valutazione per ottenere stime più coerenti.

Migliore è la stima iniziale delle risorse, meno drastico sarà il livellamento in caso di problemi futuri. 

Confronto tra livellamento delle risorse e smoothing delle risorse

Sia il livellamento delle risorse che lo smoothing delle risorse possono essere considerati tecniche di gestione delle risorse.

La differenza principale tra le due tecniche è il vincolo di progetto cui viene data la priorità: lo smoothing dà la priorità ai vincoli di tempo, mentre il livellamento si concentra sulla disponibilità delle risorse. 

Facciamo un esempio: immaginiamo di essere stati assegnati a un'attività per otto ore al giorno, per cinque giorni. In realtà sono necessarie solo 30 ore per portare a termine l'attività, quindi puoi riprogrammarla su sei ore al giorno. In questo modo avrai più spazio di manovra senza influire sulla scadenza del progetto.

Il livellamento delle risorse viene utilizzato in caso di sovrassegnazione delle risorse, mentre lo smoothing delle risorse viene utilizzato in caso di assegnazione non funzionale delle risorse. Il livellamento delle risorse offre la flessibilità di modificare le date del progetto; con lo smoothing delle risorse, le date restano invece fisse. 

Dopo aver utilizzato il livellamento delle risorse per risolvere i conflitti di sovrassegnazione, potrai utilizzare lo smoothing per normalizzare il programma del progetto. 

Migliora le tue capacità di livellamento delle risorse

Per ottenere il massimo da risorse limitate, puoi utilizzare la tecnica del livellamento delle risorse al fine di distribuire le risorse disponibili e terminare i progetti entro le scadenze. 

Utilizza questa strategia in combinazione con i modelli personalizzati per il tuo team, come ad esempio i modelli per l'IT o per il marketing, per pianificare e programmare i tuoi progetti.  

Il livellamento delle risorse si basa su solide competenze di gestione delle risorse, ma i software di gestione del lavoro possono aiutarti a portare a un nuovo livello il coordinamento dei progetti.