Fast tracking e crashing: una guida alla compressione della pianificazione

La scadenza del tuo progetto si avvicina rapidamente e, dopo diversi cicli di analisi, ti rendi conto che il tuo team non sarà in grado di raggiungere gli obiettivi del progetto al ritmo attuale. In qualità di project manager, questo può essere uno scenario stressante da affrontare. 

Fortunatamente, esistono alcune tecniche di compressione della pianificazione di gestione dei progetti che puoi utilizzare. In questo articolo, confrontiamo le tecniche di fast tracking e di **crashing**, e vediamo quando utilizzarle per comprimere la cronologia del progetto.

Cos’è la compressione del programma?

La compressione della pianificazione è una tecnica di gestione dei progetti utilizzata per ridurre il tempo necessario al completamento di un progetto. Questa strategia per risparmiare tempo viene utilizzata quando un progetto deve essere completato prima del previsto o è in ritardo rispetto alla pianificazione. Implica la valutazione della pianificazione e del flusso di lavoro originali per identificare i modi per accelerare le attività senza perdere alcun obiettivo del progetto. I principali metodi utilizzati per la compressione della pianificazione sono il fast tracking e il crashing del progetto. 

Cos’è il fast tracking?

Il fast tracking consiste nel modificare il programma del progetto in modo che alcune attività si sovrappongano e vengano eseguite contemporaneamente, anziché in sequenza. È possibile eseguire il fast tracking di un progetto solo se non ci sono dipendenze tra le attività che devono ancora essere completate.

Per visualizzarlo, immagina un diagramma di Gantt con due attività: una è in corso e l’altra non è impostata per iniziare fino a quando la precedente non è stata completata. Il fast tracking sposta la seconda attività in modo che venga eseguita direttamente in parallelo alla prima, in modo che entrambe le attività vengano completate contemporaneamente. È importante notare che questo può essere fatto solo se la seconda attività non dipende dalla prima. 

Utilizza la tecnica del fast tracking quando un progetto rischia di non essere completato entro la scadenza. 

Cos’è il **crashing** di un progetto?

Il crashing è una tecnica di compressione della pianificazione in cui si introducono risorse aggiuntive per completare due attività contemporaneamente. La Guida al Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) definisce la tecnica del crashing come un modo per ridurre il programma del progetto al minor costo incrementale. Il costo incrementale minimo è quanto costerebbe aggiungere un’unità aggiuntiva di prodotto in produzione. Questo può essere difficile da misurare in un settore come lo sviluppo di software, ma può essere facilmente monitorato nei settori legati alla produzione, come la manifattura. 

Fast tracking e crashing a confronto

La scelta tra fast tracking e crashing dipende dalle esigenze del progetto e dalle risorse disponibili. Il fast tracking è spesso il primo approccio quando il tempo è limitato, poiché in genere non richiede risorse aggiuntive, ma solo una riorganizzazione delle attività che devono svolgersi in parallelo. Tuttavia, aumenta il rischio di errori poiché più attività vengono gestite contemporaneamente. Il crashing del progetto, d'altra parte, richiede molte risorse, richiede più persone o ore di lavoro, ma può essere più controllato e meno rischioso in termini di gestione delle attività.

Per esempio, in un progetto di costruzione, se il lavoro di fondazione è in anticipo rispetto al programma, è possibile eseguire il parallelismo iniziando la fase di intelaiatura contemporaneamente, anziché attendere che la fondazione sia completamente completata. Ma se la fase di intelaiatura è in ritardo, potresti eseguire il crashing del progetto coinvolgendo squadre aggiuntive che lavorino per più ore per rispettare il programma originale. La scelta dipende dal fatto che il progetto possa soddisfare le crescenti esigenze di rischio e coordinamento del fast tracking o se abbia il budget per supportare le risorse aggiuntive del **crashing**.

Quando dovresti usare il fast-tracking o il crashing?

Queste tecniche di compressione del programma del progetto vengono comunemente utilizzate quando un progetto non è nei tempi previsti per rispettare una scadenza. L’utilizzo simultaneo di fast tracking e crashing può accelerare la consegna del progetto. 

Sebbene l'utilizzo di entrambe le tecniche sia il modo migliore per accelerare la consegna del progetto, è anche possibile utilizzarne solo una, se necessario. Per esempio, se non disponi del budget per assumere altri membri del team, il crashing del progetto potrebbe non essere possibile. Il tuo team potrebbe dover ricorrere al doppio turno di lavoro o a coinvolgere membri di altri team per il fast tracking.

Quali sono i vantaggi del fast tracking nella gestione dei progetti?

Dalla riduzione delle tempistiche al miglioramento delle relazioni con i clienti, il fast tracking si distingue come un approccio strategico con molti vantaggi. Aggiungi questi vantaggi chiave del fast tracking al tuo kit di strumenti per la pianificazione dei progetti.

Cronologie di progetto più brevi

Il fast tracking può ridurre significativamente la durata complessiva di un progetto. Sovrapponendo le attività inizialmente pianificate per iniziare una dopo l'altra, i project manager possono ridurre di giorni, settimane o addirittura mesi i programmi originali.

Migliore utilizzo delle risorse

Il fast tracking può portare a un uso più efficiente delle risorse. Quando le attività si sovrappongono, i team e le attrezzature possono essere utilizzati senza interruzioni, riducendo potenzialmente il tempo necessario.

Maggiore soddisfazione del cliente

Consegna un progetto più rapidamente e avrai clienti più felici. Dimostrando la capacità di rispettare o superare i limiti di tempo, i project manager possono migliorare le relazioni con i clienti e creare fiducia.

Vantaggio competitivo

Essere in grado di completare i progetti più velocemente può distinguere un'organizzazione dai suoi concorrenti. Quando i clienti hanno bisogno di risultati rapidi, questa velocità può essere un grande punto di forza che ti aiuta a ottenere il lavoro.

Mitigazione di potenziali ritardi

Il fast tracking può essere una misura preventiva contro potenziali ritardi. Portare a termine alcune attività prima del previsto crea un buffer che può essere utile se si verificano ritardi imprevisti più avanti nel progetto.

Potenziali svantaggi del fast tracking e del crashing dei progetti

Sebbene siano tecniche comuni di gestione dei progetti per rispettare le scadenze, il fast tracking e il crashing non dovrebbero essere la norma. Queste tecniche possono essere utili in caso di necessità, ma presentano alcuni aspetti negativi.

Maggior rischio di burnout del team

Il rischio principale del fast tracking è che è molto più probabile che il tuo team sia sottodimensionato. I membri del team prevedono di svolgere una certa quantità di attività all'inizio del progetto, ma con il fast tracking potrebbero dover svolgere attività aggiuntive e inaspettate. Questo a sua volta può aumentare il rischio di burnout. 

Un modo per evitare che ciò accada è utilizzare uno strumento di project management che semplifica il monitoraggio dell'avanzamento e il monitoraggio delle attività del team. L'utilizzo di un software di gestione dei progetti che identifica il carico di lavoro del team può aiutarti a visualizzare chi è disponibile e chi ha bisogno di aiuto per portare a termine il lavoro.

Costi più elevati

L'obiettivo del crashing di progetto è quello di introdurre risorse aggiuntive in modo da poter rispettare le scadenze. In genere, questo comporta un aumento dei costi, sotto forma di personale aggiuntivo per il team. Sebbene l'obiettivo del crashing sia quello di utilizzare il minor costo incrementale possibile, è comunque probabile che questi costi aggiuntivi possano far superare il budget del progetto.

Un modo semplice per evitare che un progetto superi il budget è includere gli aggiornamenti del budget negli aggiornamenti di stato regolari. In questo modo, i project manager e gli altri stakeholder sono sempre consapevoli di eventuali vincoli di budget man mano che si verificano.

Lavoro di qualità inferiore

Con più attività che si svolgono contemporaneamente, può diventare difficile per i project manager tenere sotto controllo tutti i risultati finali del progetto. A seconda delle risorse disponibili e della disponibilità del tuo team, la qualità del lavoro può diminuire solo per la natura stessa del muoversi più rapidamente. 

Per contrastare questo problema, metti da parte alcune risorse specifiche per la garanzia della qualità. L'aggiunta di un ulteriore livello di revisione può impedire al tuo team di produrre risultati di qualità inferiore. 

Come accelerare o ridurre il programma del progetto

Se sei in difficoltà e hai bisogno di comprimere la cronologia del tuo progetto, ecco i passaggi di base che dovrai seguire. 

1. Identifica le esigenze del progetto

Prima di poter condensare la cronologia del progetto, è importante identificare come sta procedendo il progetto nel suo stato attuale. Ecco alcune domande a cui dovresti rispondere come project manager:

• Quanto tempo è necessario risparmiare? Identificare quanto tempo deve essere risparmiato può aiutarti a determinare quanto poco (o quanto) è necessario per accelerare e ridurre la cronologia del progetto. 

• Ci sono attività sul percorso critico che non possono essere sovrapposte? Mantieni le attività sul percorso critico in un'unica traccia, ma considera la riprogrammazione di tutte le altre attività che non dipendono dal percorso critico, in modo che vengano eseguite contemporaneamente.

• Ci sono altre risorse disponibili che posso utilizzare? In base al tuo piano di gestione delle risorse, hai a disposizione risorse aggiuntive? Potrebbe trattarsi di un margine di budget per assumere personale esterno o altri membri del team che possano dare una mano. 

Esempio di un progetto prima del parallelismo:

Un team di progettazione sta lavorando a un progetto di riprogettazione del marchio. Nella cronologia iniziale, i designer dovevano aggiornare le diverse risorse una dopo l'altra, non appena fossero state stabilite le nuove linee guida del marchio. Dopo aver esaminato la cronologia nel proprio strumento di project management, il team riprogramma i designer affinché lavorino simultaneamente all'aggiornamento delle risorse del marchio, in modo che il progetto richieda meno tempo.

2. Modifica il programma del progetto

In base alle esigenze identificate nel passaggio precedente, riconfigura il programma del progetto in modo che si adatti alla cronologia compressa.

Per visualizzare questo processo, utilizza un diagramma di Gantt. Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali utilizzato per illustrare la cronologia delle diverse attività di un progetto. In una riga di attività, puoi mostrare le attività del percorso critico che devono essere eseguite e, in una riga separata ma parallela, mostrare tutti gli altri elementi che devono essere completati. 

Visualizzare il progetto è un modo semplice per avvisare gli stakeholder del progetto sui cambiamenti nella cronologia e anche per mostrare chi sta facendo cosa e per quando.

Prima del fast tracking:

Dopo il fast tracking:

3. Monitora le prestazioni

Con il tuo progetto in fase di accelerazione, è il momento di monitorare le prestazioni. Se hai aggiunto altri membri del team per comprimere la cronologia del progetto, assicurati che siano a conoscenza dell'ambito del progetto, del programma e della durata attuali. Monitora l'avanzamento per assicurarti che la qualità del lavoro sia ancora all'altezza degli standard del tuo team di progetto. Prenditi il tempo necessario per controllare regolarmente i risultati finali e le attività, per assicurarti che il progetto sia ancora all'altezza delle tue aspettative.

Oltre a valutare la qualità del lavoro, monitora il costo del progetto. Il compromesso più comune della tecnica di **crashing** è il costo aggiuntivo. L'obiettivo principale della tecnica del crashing è utilizzare il budget più basso possibile, ma rispettare comunque la scadenza. Se noti che il costo del progetto sta aumentando rapidamente, ridimensiona il più possibile per rimanere entro i limiti dell'ambito del progetto.

4. Riflettere e ripetere

Anche se nessuno pianifica un progetto compresso, è importante tenere sotto controllo le cose che sono andate bene e ciò che si può migliorare per il progetto successivo. Organizzare una riunione post mortem dopo il fatto può aiutarti a identificare i modi per evitare di dover accelerare o ridurre il prossimo progetto. 

Ecco alcune domande che puoi porre:

• Cosa è andato bene durante questo progetto?

• Cosa è andato storto durante questo progetto?

• Ci sono stati aspetti del progetto che hanno richiesto più tempo del previsto?

• Qual è stata la sfida più grande che hai affrontato durante questo progetto?

Domande frequenti: fast tracking e crashing

Il fast tracking è una buona idea?

Il fast tracking può essere una buona idea nella gestione dei progetti, soprattutto quando i vincoli di tempo richiedono un completamento più rapido. Tuttavia, comporta l’avanzamento di più fasi o attività contemporaneamente, il che aumenta il rischio di problemi di comunicazione ed errori, portando potenzialmente a ulteriori rilavorazioni in seguito. Tuttavia, il fast tracking può essere utile quando il tempo risparmiato supera i rischi.

Qual è un esempio di fast tracking di un programma?

Un esempio di fast tracking di una pianificazione potrebbe riguardare un progetto di riprogettazione di un sito web in cui la creazione del contenuto viene avviata insieme alla progettazione del layout, anziché attendere il completamento del design. Questa progressione parallela delle attività può ridurre le tempistiche senza attendere che ogni attività venga completata prima di iniziare quella successiva. In definitiva, il progetto verrà completato prima di quanto consentito da una pianificazione sequenziale.

Quali sono i motivi del **crashing** di un progetto?

Il **crashing** del progetto viene spesso utilizzato quando un progetto è significativamente in ritardo rispetto alla pianificazione o quando c’è un’urgente necessità di ridurre i tempi di consegna del progetto. I motivi principali includono il rispetto di una scadenza fissa, evitare penalità per la consegna tardiva o cogliere un'opportunità che richiede un completamento più rapido del progetto.

Cosa posso fare invece del crashing del progetto?

Invece di ricorrere al crashing, potresti prendere in considerazione tecniche come il fast tracking o l’ottimizzazione del software di gestione dei progetti del flusso di lavoro per gestire e semplificare al meglio le attività del progetto. Questo potrebbe aiutarti a identificare le inefficienze e le aree di miglioramento senza i costi aggiuntivi e le risorse necessarie per il **crashing**.

Gestisci le cronologie dei progetti con una piattaforma di gestione dei progetti

Il fast tracking e il crashing possono aiutare i tuoi team a rispettare le scadenze dei progetti, ma indipendentemente dalla strategia, è importante che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda in termini di attività e cronologia. Il metodo migliore per farlo è usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana. Asana aiuta i team a collaborare in un unico spazio condiviso, in modo che possano identificare immediatamente cosa devono fare, le priorità e le scadenze.