Piano di implementazione: cos'è e come crearne uno in sei passaggi

Per avere successo, i progetti richiedono pianificazione. Costruiresti una casa senza un progetto? Probabilmente no, perché il risultato sarebbe un disastro. Lo stesso concetto vale nel mondo aziendale. Un piano di implementazione funge da modello per qualsiasi obiettivo condiviso. Il tuo piano dovrebbe includere tutto, dalla strategia al budget all'elenco delle persone che lavorano al progetto. 

In questo articolo, illustreremo cos'è un piano di implementazione e come crearne uno. Questi passaggi possono aiutare te e il tuo team ad affrontare progetti grandi e piccoli.

Qual è lo scopo di un piano di implementazione?

Un piano di implementazione è un documento che delinea i passaggi che il tuo team dovrebbe intraprendere per raggiungere un obiettivo o un'iniziativa condivisa. La pianificazione dell'attuazione è la controparte di un piano strategico. Se il piano strategico descrive in dettaglio quali strategie utilizzerai per raggiungere un obiettivo specifico, il piano di implementazione è la guida dettagliata di come verranno raggiunti tali obiettivi.

Lo scopo di un piano di implementazione è garantire che il tuo team possa rispondere al chi, cosa, quando, come e perché di un progetto prima di passare all'esecuzione. In parole povere, è il piano d'azione che trasforma la tua strategia in attività specifiche.

Un buon modo per sapere se il tuo piano di implementazione è efficace è consegnarlo a qualcuno al di fuori del tuo team e vedere se comprende il progetto nella sua interezza. Il tuo piano di implementazione non dovrebbe lasciare dubbi irrisolti.

Come creare un piano di implementazione in sei passaggi

Se vuoi che il tuo piano di implementazione sia completo e vantaggioso per il tuo team di progetto, devi seguire passaggi specifici e includere gli elementi giusti, per ridurre il rischio di falle nella strategia.

1. Definisci gli obiettivi

Il primo passo nel processo di implementazione è definire i tuoi obiettivi. Stabilisci cosa speri di ottenere quando il progetto sarà completato, ad esempio se vuoi conquistare un nuovo cliente o rinnovare la tua strategia dei contenuti interni. Iniziare avendo gli obiettivi del tuo progetto in mente può aiutarti a concretizzare il tuo piano di progetto. 

Suggerimenti

• Fatti delle domande: quando definisci gli obiettivi, tu e il tuo team potreste chiedervi "Cosa stiamo cercando di ottenere con questo progetto? Quali risultati speriamo di produrre? Chi sono gli stakeholder con cui intendiamo condividere i risultati finali del nostro progetto?"

• Fai un brainstorming sui possibili rischi: anche se eseguirai una valutazione più approfondita dei rischi più avanti nel tuo piano di implementazione, una sessione di brainstorming sui potenziali scenari di rischio all'inizio ti dà un'idea più realistica di ciò che potrai ottenere. 

2. Fai delle ricerche

Una volta che hai un'idea generale di quali sono gli obiettivi del progetto, puoi definirli nei dettagli facendo ricerche tramite interviste, sondaggi, focus group o analisi. Rivolgiti a esperti chiave nel tuo campo, ad esempio a membri del team o a stakeholder esterni. I risultati della tua ricerca dovrebbero includere le tempistiche, il budget e il personale che lavorerà al progetto.

Suggerimenti

• Usa strumenti condivisi per collaborare: la collaborazione è più semplice quando si dispone degli strumenti di comunicazione giusti. Utilizza uno strumento di collaborazione per team per condividere gli obiettivi del tuo progetto e ottenere feedback dagli altri, indipendentemente da dove si trovano. 

3. Identifica i rischi

Nel primo passaggio della strategia di implementazione, hai fatto un brainstorming sugli scenari di rischio. In questo passaggio, invece, evidenzierai tutti i potenziali rischi che potresti incontrare nel corso del progetto. I rischi possono includere di tutto, dai permessi retribuiti alle ferie, dai vincoli di budget alla riduzione del personale. 

Un ottimo modo per identificare i rischi è utilizzare un registro dei rischi. Questo strumento ti aiuterà a dare priorità ai rischi del progetto e a prepararti di conseguenza. Puoi anche condurre un'analisi SWOT, che individuerà eventuali punti deboli o minacce che influiscono sul tuo progetto. 

Suggerimenti

• Sii flessibile e adotta un approccio proattivo: identificare i rischi è più di una semplice strategia di preparazione. Quando identifichiamo i rischi prevenibili durante questa fase del piano di implementazione, possiamo agire per prevenirli. Ciò potrebbe significare modificare gli obiettivi iniziali del progetto. 

4. Stabilisci dei traguardi

Stabilire dei traguardi di progetto è un passaggio importante nel processo di pianificazione, in quanto aiutano a monitorare i tuoi progressi durante l'esecuzione. I traguardi fungono da metriche: sono un modo per misurare a che punto sei e quanto ti resta ancora da fare. 

Per visualizzare i traguardi di un progetto e mantenere l'intero team aggiornato, utilizza un diagramma di Gantt, che ti permette di definire visivamente il tuo programma di implementazione e mostrare quanto tempo pensi impiegherà ciascuna attività.

Suggerimenti

• Aggiungi spazio di manovra: le cose non vanno sempre come programmato, anche se fai tutto il possibile. Lasciando spazio di manovra al tuo piano, puoi assicurarti che il progetto rimanga nei tempi previsti, invece di avere traguardi rigidi e non riuscire a raggiungerli.

• Chiarisci le dipendenze: le dipendenze sono attività che dipendono dal completamento di altre attività. Identificare le dipendenze ti aiuterà a mantenere il progetto nei tempi previsti e a raggiungere i traguardi.

5. Assegna responsabilità e attività

Ogni piano d'azione deve includere un elenco delle responsabilità assegnate a ciascun membro del team. Assegnando le responsabilità, puoi valutare le prestazioni di ognuno e monitorare i progressi più da vicino. L'uso di un grafico RACI può essere un efficace strumento di gestione del progetto per chiarire ruoli e responsabilità. 

Assegnare responsabilità è diverso dall'assegnare attività individuali. Un membro del team può essere responsabile di supervisionare la revisione del progetto, mentre altri tre membri del team possono occuparsi della gestione della consegna e della comunicazione del progetto ai vari team incaricati della revisione. Quando assegni responsabilità e attività, assicurati di chiarire le tue aspettative. 

Suggerimenti

• La comunicazione è fondamentale: quando assegni ruoli, responsabilità o attività, è meglio spiegare perché scegli un membro del team piuttosto che un altro. Invece di lasciare che i membri del team si interroghino sul motivo per cui hanno un certo ruolo, puoi sfruttare questa fase del processo di pianificazione per evidenziare i punti di forza di ognuno.

• Monitora le responsabilità in uno strumento condiviso: avere uno strumento condiviso, come un software di gestione dei progetti, può fornire ai membri del team chiarezza in merito a incarichi e tempistiche.

6. Ripartisci le risorse

Allocare le risorse è uno dei modi migliori per ridurre i rischi. Se puoi pianificare le risorse necessarie e assicurarti che siano disponibili, eviterai il rischio di esaurirle a metà progetto. Se noti di non avere abbastanza risorse in questa fase del processo di implementazione, puoi adattare il tuo progetto di conseguenza, prima che inizi. 

Le risorse possono includere fondi, personale, software, attrezzature, documenti tecnici e altri strumenti. Anche il tempo può essere una risorsa, perché i membri del team di cui hai bisogno per completare il progetto potrebbero essere impegnati in altri progetti.

Suggerimenti Quando identifichi le risorse disponibili per il tuo progetto, fatti le seguenti domande: 

• Qual è il livello di priorità del progetto? 

• Chi è disponibile a lavorare a questo progetto? 

• Che budget o strumenti sono disponibili? 

• Di quali risorse aggiuntive abbiamo bisogno? 

• Chi deve approvare il piano di allocazione delle risorse?

Seguire questi passaggi quando crei un piano di implementazione aumenterà la probabilità di raggiungere gli obiettivi del progetto. Inoltre, avere una checklist degli elementi da includere nel piano di implementazione può contribuire alla sua riuscita. 

Cosa includere in un piano di implementazione

Sapere come creare il tuo piano di implementazione è fondamentale, ma devi anche sapere cosa includervi. Questa checklist include i sei elementi più importanti che da considerare se vuoi portare avanti un progetto di successo. 

1. Obiettivi

Gli obiettivi del progetto vengono delineati nella prima fase del processo di implementazione. Stabilisci gli obiettivi e decidi quali metriche utilizzerà il tuo team per misurare e monitorare i progressi. Identificandoli in modo chiaro, tu e il tuo team potrete misurare l'avanzamento e le prestazioni nel corso del progetto.

2. Ambito

Definirai l'ambito del tuo progetto nel secondo passaggio, durante la fase di ricerca. Quando stabilirai l'ambito del progetto, dovrai specificarne i limiti e stabilire a grandi linee a quali obiettivi, scadenze e risultati del progetto lavorerai. Definire l'ambito del progetto nel piano di implementazione può aiutare a prevenire lo slittamento del progetto quando questo è in una fase avanzata.

3. Risultati finali

I risultati finali sono gli obiettivi tangibili del tuo progetto. Delineare i risultati finali può aiutarti a gestire i tempi, delegare le attività e allocare le risorse. 

4. Date di scadenza delle attività

Sebbene la cronologia del progetto possa cambiare a progetto in corso, è importante chiarire le date di scadenza previste durante la pianificazione dell'implementazione. Quando si stimano le date di scadenza delle attività, è possibile pianificare le tappe fondamentali tenendo conto di tali date e pianificare il completamento del progetto. Noterai che, per pianificare strategia e implementazione, solitamente vengono utilizzati i diagrammi di Gantt, in quanto mostrano le informazioni in un percorso lineare, simile a una sequenza temporale. 

5. Valutazione del rischio

Condurrai la tua valutazione del rischio nella fase tre del processo di implementazione. Che tu utilizzi un registro dei rischi, un'analisi SWOT o un piano di emergenza per identificare i rischi, assicurati di includere questi documenti nel tuo piano. In questo modo, chiunque è coinvolto nel progetto può esaminare le tue valutazioni e potenzialmente aiutarti a prevenire tali rischi. 

6. Ruoli e responsabilità dei membri del team

Hai assegnato ruoli e responsabilità ai membri del team nel passaggio cinque del tuo piano. È importante tenere un registro dettagliato, in modo che tutti i membri siano consapevoli delle proprie responsabilità. Che tu utilizzi una matrice RACI o un altro strumento per chiarire i ruoli dei membri del team, dovrebbe esserci una parte del tuo piano a cui tutti possono fare riferimento in caso di domande. 

Il tuo piano di implementazione sarà probabilmente specifico per il progetto a cui stai lavorando, quindi potrebbe includere altri elementi non elencati sopra. Tuttavia, puoi utilizzare i sei menzionati come base per creare un piano esaustivo.

Molti aspetti dell'implementazione dei progetti si sovrappongono alla pianificazione strategica. Per un project manager, redigere un piano di implementazione parallelamente a quello strategico può contribuire a ridurre al minimo il tempo totale dedicato alla pianificazione.

Un altro modo di risparmiare tempo durante il processo di pianificazione è gestire tutti i tuoi piani in una piattaforma di gestione del lavoro. Quando il team di progetto è pronto per iniziare il processo di implementazione, tutto è facilmente reperibile in un unico posto.

Vantaggi nell'avere un piano di implementazione

Ci sono molti vantaggi nel pianificare l'implementazione, tra i quali il principale è una maggiore possibilità di riuscita del progetto. Implementare un piano di progetto crea una roadmap per l'esecuzione del progetto, evitando l'insorgere di problemi. 

Creare un piano di implementazione offre altri vantaggi:

• una migliore comunicazione tra i membri del team e le principali parti interessate

• una migliore organizzazione e gestione delle risorse

• maggiore senso di responsabilità per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto

• una cronologia del progetto e un flusso di lavoro giornaliero più strutturati

• una più facile collaborazione tra i membri del team

Partire direttamente con la fase di esecuzione senza un piano di implementazione potrebbe essere come salire su un palco per tenere un discorso senza sapere cosa dire. L'organizzazione è la chiave per prestazioni di prim'ordine. 

Pianifica l'implementazione in maniera semplice con un software di gestione dei progetti

Conoscere i passaggi per pianificare l'implementazione è alla base della gestione del progetto. Un progetto ben pianificato ne garantisce la riuscita.

Un software di gestione dei progetti può semplificare il piano di implementazione rendendolo accessibile a tutti i membri del team e alle parti interessate. Utilizzare un software online per creare il tuo piano significa anche poterlo modificare in tempo reale, il che consente di migliorare il processo.