Modello di piano d’azione correttivo

Quando i team non riescono a documentare i problemi o a seguire le azioni correttive, i problemi possono ripresentarsi, a volte con conseguenze più gravi. Se un membro del team non raggiunge un traguardo, non rispetta le regole o non è conforme, agire senza una risposta strutturata mette a rischio le operazioni aziendali.

Un modello di piano d’azione correttivo fornisce un flusso di lavoro dettagliato per identificare i problemi, scoprire le cause principali, assegnare responsabilità e implementare azioni correttive. Aiuta i manager a responsabilizzare ogni membro del team, a definire le tempistiche per i miglioramenti e a evitare che i problemi si ripetano.

Chi trae vantaggio dai modelli di piano d'azione correttivo?

Abbiamo visto come i problemi ricorrenti possono bloccare l'avanzamento di un team e danneggiare la fiducia tra i suoi membri. L'utilizzo di un modello di piano d'azione correttivo può aiutare a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, in modo che responsabilità e trasparenza non vengano trascurate.

Team di controllo qualità

Utilizza i modelli di azioni correttive e preventive (CAPA) per documentare le non conformità, indagare sulle cause e monitorare l'implementazione delle fasi di azione che soddisfano i requisiti normativi.

Titolari di aziende e responsabili di reparto

Monitora le operazioni aziendali in modo più efficace definendo aspettative, scadenze e metriche dettagliate per il follow-up e la risoluzione.

Project manager

Coordina i membri del team, assegna le attività e assicurati che tutti rispettino i traguardi in tempo per rispettare le scadenze.

Team Risorse umane e conformità

Rispondi ai problemi di non conformità con piani di risoluzione ben documentati, mantenendo la trasparenza con gli stakeholder.

Team di produzione e operativi Migliora i processi di lavoro, riduci i tassi di errore e risolvi i problemi di sicurezza o qualità con il monitoraggio dettagliato delle azioni.

Perché usare il modello di piano d'azione correttivo di Asana?

I piani d'azione correttivi funzionano solo se sono facili da gestire. Ecco perché il modello gratuito di piano d'azione correttivo di Asana offre ai team un unico posto in cui registrare i problemi, documentare le soluzioni e monitorare la risoluzione nel tempo.

Usa questo modello per:

• Definire il problema e documentarne l'impatto sulle operazioni aziendali

• Eseguire un'analisi delle cause principali utilizzando metodi predefiniti

• Assegnare una persona responsabile per ogni azione da attuare

• monitorare le date di scadenza, i traguardi e i periodi di revisione

• Mantenere un processo di azioni correttive strutturato e ripetibile

Come usare questo modello di piano di azioni correttive

Ogni sezione di questo modello riflette una fase critica del processo di azione correttiva. Colonne come Livello di impatto, Metodo di analisi delle cause principali e Verifica ti aiutano a organizzare i dettagli, monitorare l'avanzamento e creare resoconti sull'avanzamento. Usa questo modello di piano d'azione correttivo per semplificare il follow-up e ridurre i rischi legali.

Passaggio 1: panoramica del progetto

Inizia delineando l'ambito del piano d'azione correttivo. Includi i numeri di riferimento, le aree interessate e il motivo per cui è stato avviato il piano. Aggiungi il numero di riferimento del PAC, assegna i titolari e imposta le date di scadenza iniziali.

Utilizza questa sezione per dare a tutti lo stesso punto di partenza. Un breve riepilogo del contesto, ad esempio cosa ha dato il via al piano e quali team sono coinvolti, aiuta le persone a capire perché il piano è importante e come il loro ruolo si collega all'obiettivo più ampio.

Passaggio 2: descrizione del problema e impatto

Descrivi il problema o la non conformità. Cosa è andato storto? Quali sono le conseguenze? Utilizza la colonna Livello di impatto per valutare la gravità e sii specifico per aiutare a fare brainstorming sulle soluzioni appropriate.

Includi qualsiasi prova a supporto dei risultati, come report, foto o registri. Questo contesto aggiuntivo aiuta tutti a comprendere l'intero ambito del problema prima di iniziare le azioni correttive.

Passaggio 3: analisi della causa principale

Utilizza questa sezione per identificare e documentare la causa principale del problema. Specifica il metodo di analisi della causa principale utilizzato (ad es. i 5 perché, il diagramma a lisca di pesce). Questo passaggio garantisce che la soluzione affronti il problema reale, non solo i sintomi.

Invita i membri del team interfunzionale a fornire input e feedback per rendere più solida la tua analisi. Ogni prospettiva può rivelare diversi fattori che contribuiscono al problema, il che garantisce che la correzione vada più in profondità dei sintomi a livello superficiale.

Passaggio 4: piano d’azione correttivo e preventivo

Elenca ogni azione correttiva con il tipo di azione corrispondente (correttiva o preventiva). Assegna una persona responsabile e collega ogni azione alla causa principale. Aggiungi date di scadenza e traguardi per rispettare le scadenze. Rendi questa sezione realizzabile e realistica. Ogni passaggio dovrebbe essere facile da seguire e misurabile, in modo che i membri del team possano vedere i progressi dall'inizio alla fine.

Passaggio 5: verifica e convalida

Monitora come verificherai e implementerai il funzionamento di ogni azione correttiva. Utilizza le colonne Verifica ed Efficacia del periodo di revisione per documentare l’impegno di follow-up e misurare il successo. Pianifica i check point per confermare che le azioni correttive stanno effettivamente impedendo il ripetersi del problema. Queste revisioni ti aiuteranno a creare fiducia nel processo e a identificare le lezioni per i piani futuri.

Passaggio 6: approvazione finale

Una volta completate e convalidate tutte le azioni, documenta le approvazioni formali. Ciò conferma che hai chiuso il piano d'azione correttivo e che hai implementato completamente le modifiche.

Utilizza questa sezione finale per riassumere ciò che hai realizzato e riconoscere i contributori. La revisione delle lezioni apprese qui aiuta a perfezionare i piani d'azione correttivi futuri e a migliorare il flusso di lavoro del tuo team.

Funzionalità di documentazione di Asana

Asana trasforma questo modello gratuito di piano d'azione correttivo in un processo affidabile e collaborativo. Abbiamo incluso alcune delle nostre funzionalità di documentazione in questo modello, ma non limitarti a queste. Consulta l'elenco completo delle funzionalità di Asana per trovare ancora più ispirazione.

Campi personalizzati 

Monitora il livello di impatto, la causa principale o i metodi di verifica per tutti i record CAPA del tuo team. I campi personalizzati facilitano la creazione di resoconti e l'applicazione di filtri.

Regole di automazione

Imposta promemoria automatici per le date di scadenza o attiva attività di follow-up quando completi le fasi di azione.

Viste di progetto 

Passa dalla vista elenco a quella calendario, bacheca e cronologia per visualizzare i traguardi del tuo piano d'azione correttivo, in modo che nulla venga trascurato.

Approvazioni

Aggiorna gli stakeholder utilizzando le approvazioni integrate per le fasi di convalida o le autorizzazioni senza inviare ulteriori email.

Allegati 

Archivia resoconti, screenshot o documentazione direttamente all'interno di ogni attività per avere un contesto completo.

Integrazioni consigliate per i modelli di piano d’azione correttivo

Le integrazioni ti consentono di collegare Asana agli strumenti già utilizzati dal tuo team, senza dover passare da una piattaforma all'altra. Di seguito sono riportate alcune delle nostre integrazioni preferite per i piani d'azione correttivi, ma assicurati di consultare il nostro hub di integrazioni delle app per trovare gli strumenti di riferimento.

Slack 

Avvisa i membri del team su Slack quando qualcuno assegna, aggiorna o convalida le azioni correttive all'interno del tuo progetto Asana.

Google Drive 

Sincronizza tutti i documenti di analisi delle cause principali, i resoconti o i materiali di formazione relativi alle azioni correttive e preventive direttamente da Google ad Asana.

Microsoft Word 

Esporta i riepiloghi CAPA o la documentazione di approvazione finale per scopi di conformità o audit direttamente negli spazi di lavoro Microsoft e viceversa.

Zoom

Aggiungi link di Zoom alle attività quando le azioni correttive richiedono revisioni degli stakeholder o riunioni virtuali.

Fogli Google 

Monitora le azioni da attuare e le metriche sincronizzando il tuo progetto Asana con Fogli Google.

Domande frequenti sui modelli di piano d’azione correttivo