Scopri i segreti della gestione delle operazioni

Se hai un'azienda, deve funzionare in qualche modo. Non è una novità. In effetti, i registri delle aziende storiche, come gli elenchi di inventario, le transazioni e i libri contabili, sono stati fatti risalire agli antichi Sumeri nel 5000 a.C. La documentazione delle operazioni aziendali è antica quasi quanto la civiltà stessa. 

Anche se siamo ben oltre l'epoca in cui si annotavano le transazioni aziendali su un pezzo di stoffa, imparare le responsabilità e le pratiche della gestione delle operazioni ti aiuterà a creare un'azienda più efficace.

Cos’è la gestione operativa?

La gestione delle operazioni è l'implementazione di strategie aziendali al fine di creare il più alto livello di efficienza possibile all'interno della tua organizzazione.

La gestione delle operazioni comporta la pianificazione, l'organizzazione e la supervisione di processi come la gestione dell'inventario, il processo di produzione, le operazioni di servizio e altri processi aziendali. L’obiettivo di una strategia operativa è rendere questi processi più efficienti, in modo da poter bilanciare costi e ricavi e generare il massimo profitto possibile. 

Responsabilità della gestione operativa

Una gestione operativa efficace comporta molte responsabilità diverse. Di seguito elenchiamo alcune delle responsabilità che un responsabile delle operazioni può avere. 

Previsione aziendale

Quando la tua azienda va bene, c’è più domanda di prodotti, il che influisce sulle operazioni aziendali. Ecco perché capire come prevedere il potenziale dell’azienda man mano che le richieste del mercato cambiano è importante per un responsabile delle operazioni. I responsabili delle operazioni sono responsabili del monitoraggio di ciò che può influenzare i colli di bottiglia stagionali, la pianificazione della produzione, la pianificazione della capacità e la pianificazione generale della produzione. 

Imparare a monitorare e analizzare questi cambiamenti nell’azienda è uno dei principali fondamenti della gestione operativa. In qualità di responsabile delle operazioni, dovresti anche dedicare del tempo a capire in che modo questi cambiamenti possono influire sia sulla pianificazione della produzione che sui processi aziendali.

Gestione della catena di approvvigionamento

Una catena di approvvigionamento è l'organizzazione di persone, aziende e informazioni necessarie per creare un prodotto. Comprendere come funziona la catena di approvvigionamento è particolarmente importante se il tuo prodotto richiede materie prime da fonti esterne, poiché queste risorse influenzano direttamente la produzione di beni.

Se la catena di approvvigionamento viene interrotta, ciò può influire notevolmente sulle normali operazioni aziendali. Un ottimo direttore operativo non solo monitora la catena di approvvigionamento, ma previene anche in modo proattivo i colli di bottiglia. Per farlo, utilizza le competenze di risoluzione dei problemi per evitare problemi nella catena di approvvigionamento e mantenere il flusso del processo di produzione. Ciò aiuta a mantenere alti i profitti, nonostante eventuali problemi di gestione della catena di approvvigionamento.

Comprendere lo sviluppo del prodotto

Lo sviluppo del prodotto si riferisce all’intero processo di progettazione e creazione di un prodotto finale che andrà a un consumatore finale. Sebbene un responsabile delle operazioni non sia responsabile della creazione del prodotto stesso, deve sapere come vengono realizzati i prodotti dall'inizio alla fine. Questa responsabilità è anche nota come gestione della produzione. A seconda della struttura aziendale, in genere spetta al responsabile delle operazioni ufficiale o a qualcuno specificamente responsabile della gestione della produzione. 

Oltre a sapere come viene sviluppato un prodotto, i responsabili delle operazioni devono tenere sotto controllo le prestazioni del prodotto sul mercato. Questo li aiuta a prendere decisioni informate in futuro, per garantire che il prodotto soddisfi la domanda dei clienti.

Gestione della consegna

In questo contesto, la gestione della consegna si riferisce alla consegna del prodotto finale al consumatore finale e alla garanzia che soddisfi i requisiti di soddisfazione del cliente. Per farlo, è necessario prima comprendere i processi di controllo qualità, la garanzia generale della qualità e altri moduli di gestione della qualità. 

Parte della gestione della consegna consiste nell'implementare flussi di lavoro di revisione per garantire che i prodotti forniti siano conformi agli standard della tua azienda. Inoltre, i responsabili delle operazioni assicurano che il prodotto finale arrivi al consumatore finale in modo sicuro ed efficiente. Ciò può includere la revisione della logistica di spedizione e dell’imballaggio, o anche la collaborazione con il cliente finale per assicurarsi che sia soddisfatto del prodotto.

Competenze di un operations manager

I professionisti della gestione operativa devono possedere competenze specifiche per svolgere le numerose responsabilità del loro ruolo. Di seguito elenchiamo alcune delle competenze dei responsabili delle operazioni. 

Competenze organizzative

I responsabili delle operazioni sono project manager per un intero processo di produzione. Conoscono i dettagli di ogni piccolo passaggio che entra nei sistemi di produzione e devono mantenere tutte queste informazioni ordinate e organizzate. Ciò è particolarmente importante quando i responsabili delle operazioni condividono queste informazioni in modo interfunzionale. L'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro può aiutare a mantenere tutte le informazioni importanti organizzate per tutti gli stakeholder. Uno strumento di gestione del lavoro può aiutare ad assegnare le attività a titolari specifici e a mantenere chiare le date di scadenza, in modo che ci sia un'unica fonte di riferimento per tutti i membri del team.

Capacità di coordinamento

I responsabili delle operazioni devono sapere come spostare un progetto da una fase all'altra, senza intoppi. Ciò include il coordinamento con i team interfunzionali, la semplificazione dell'automazione e la soddisfazione delle richieste dei clienti. Se gli input (risorse come denaro, persone o ore lavorate) superano gli output (risultati finali che ti aspetti di produrre), il responsabile delle operazioni può suggerire di ottimizzare il processo da qualche parte lungo la linea di produzione. Inoltre, assicurati di coordinare le modifiche con gli stakeholder chiave per garantire chiarezza, promuovere l'ottimizzazione e supportare il miglioramento continuo. 

Capacità interpersonali

I responsabili delle operazioni interagiscono con molte persone diverse, dai fornitori di servizi esterni al direttore operativo dell'azienda. Per assicurarti di comunicare in modo efficace sul lavoro, distingui tra aggiornamenti in tempo reale e report asincroni. Questo può aiutare i membri del tuo team a capire quali informazioni sono più importanti per loro al momento della lettura. Presta attenzione alla comunicazione non verbale e usa l’ascolto attivo per assicurarti di comprendere accuratamente ogni stakeholder. Se necessario, considera anche di sviluppare le tue capacità di risoluzione dei conflitti, poiché potresti imbatterti in conflitti che devi risolvere durante il tuo lavoro quotidiano.  

È anche importante creare e mantenere collaborazioni coerenti con i fornitori. I responsabili operativi possono farlo collegandosi regolarmente con i fornitori esterni con cui lavorano. Creare legami solidi con fornitori di alta qualità può dare alla tua azienda un vantaggio competitivo. Che si tratti di sconti sulle materie prime o di priorità sugli ordini, la creazione di partnership può aiutare la tua azienda nel lungo termine.

Fondamenti della tecnologia pertinente

Sebbene un responsabile operativo non debba necessariamente essere un esperto di tecnologia, dovrà conoscere i fondamenti della tecnologia utilizzata dalla sua azienda. Se il tuo team utilizza software specifici per sistemi informativi, inventario, gestione della linea di produzione o coordinamento interfunzionale, assicurati di sapere come utilizzare queste piattaforme.

Quattro teorie sulla gestione delle operazioni

Non esiste un solo modo corretto per gestire le operazioni. Fortunatamente, le aziende hanno sviluppato diverse metodologie di gestione delle operazioni per aiutare le operazioni aziendali a funzionare meglio. Dai un’occhiata a queste quattro teorie sulla gestione operativa per iniziare.

Riprogettazione dei processi aziendali (BPR)

La riprogettazione dei processi aziendali è l’atto di analizzare e progettare flussi di lavoro e processi all’interno di un’azienda. L'obiettivo è ottimizzare i processi per aumentare l'efficienza, migliorare i profitti e ridurre gli eccessi. 

Le metriche di successo di un BPR sono spesso legate alla redditività. Per eseguire efficacemente un BPR, definisci obiettivi chiari e identifica chiaramente quali parti del processo desideri migliorare. Una volta implementato il BPR, assicurati di metterti in contatto con gli stakeholder per valutarne l’efficacia. Per esempio, se un team implementa un BPR con l'obiettivo di aumentare il numero di prodotti al giorno, può facilmente misurarne l'efficacia confrontando la differenza di prodotti realizzati in un giorno prima e dopo l'implementazione del BPR.

Sistemi di produzione riconfigurabili

I sistemi di produzione riconfigurabili sono sistemi modulari che consentono cambiamenti rapidi in risposta a un improvviso cambiamento del mercato. Questo tipo di sistema consente alle aziende di modificare rapidamente i propri processi in risposta alla concorrenza. 

Uno dei vantaggi di un sistema di produzione riconfigurabile è la sostenibilità. Spesso, i sistemi di produzione riconfigurabili creano prodotti che rientrano nella stessa categoria. Prendiamo la pandemia causata dal COVID-19, per esempio: un’azienda tessile che ha creato vestiti sostenibili avrebbe potuto modificare i propri sistemi per produrre mascherine quando la domanda è aumentata. 

Six Sigma

Six Sigma è un tipo di metodologia di gestione delle operazioni che si concentra sul miglioramento dei processi. L’obiettivo di Six Sigma è garantire che il 99,9997% (sì, hai letto correttamente) dei prodotti sviluppati dal processo sia privo di difetti. 

Six Sigma è stato sviluppato dal progettista americano Bill Smith quando lavorava per Motorola nel 1986. Il termine deriva dalla statistica, in particolare dal campo del controllo statistico della qualità. Esistono due metodologie principali di Six Sigma: DMAIC e DMADV. 

DMAIC viene utilizzato per ottimizzare i processi esistenti. DMAIC sta per:

• Definire il sistema.

• Misurare gli aspetti chiave dei processi attuali.

• ​Analizzare i dati e verificare causa ed effetto.

• Migliorare o ottimizzare i processi attuali in base all’analisi dei dati.

• Controllare i processi dello stato futuro.

DMADV viene utilizzato per creare nuovi prodotti o progetti di processo. È anche noto come DFSS (Design for Six Sigma). DMADV sta per:

• Definire (Define) gli obiettivi di progettazione coerenti con le richieste dei clienti.

• Misurare e identificare le caratteristiche specifiche che sono critiche per la qualità (CTQ).

• Analizzare per sviluppare e progettare alternative.

• Progettare un'alternativa migliorata.

• Verificare il progetto e impostare le corse pilota.

Produzione snella

La produzione snella è un processo di eliminazione sistematica degli sprechi all’interno del processo di produzione. Questa metodologia è un modulo di miglioramento continuo. Basati sulla filosofia giapponese del kaizen, i processi lean mirano a eliminare tre tipi di sprechi: muda, mura e muri. 

• Muda (spreco): le pratiche che consumano risorse senza portare valore.  

• Mura (irregolarità): causata dalla sovraproduzione, produce sprechi. 

• Muri (sovraccarico): causato quando si sovraccaricano le risorse. 

Eliminando questi tre diversi tipi di spreco, i processi di produzione lean mirano a raggiungere la massima efficienza, con conseguente aumento dei profitti.

Organizza i flussi di lavoro con un software di gestione del lavoro

La gestione operativa richiede organizzazione e una profonda comprensione dei diversi flussi di lavoro. Semplifica la gestione delle operazioni utilizzando uno dei nostri modelli predefiniti. Dai un’occhiata al modello di piano di progetto operativo di Asana.