Cos'è una lista dei materiali (BOM)? Modello gratuito con esempi

Ti è mai capitato di preparare una ricetta in fretta e furia, magari saltando qualche passaggio o dimenticando qualche ingrediente, per poi chiedere perché il risultato non fosse quello sperato?

Le distinte base (BOM) sono essenzialmente schede "ricetta" del progetto: raccogli gli ingredienti, segui i passaggi alla lettera e otterrai un risultato finale delizioso. Proprio come la tua ricetta di biscotti preferita, usa una distinta base per organizzare e definire i requisiti necessari per completare un progetto. 

Cos’è una lista dei materiali?

Una distinta base (BOM) è un elenco dettagliato di materiali, componenti, istruzioni e requisiti necessari per creare un prodotto finale o un deliverable. Sebbene sia in genere utilizzata nello sviluppo e nella produzione di prodotti, puoi creare una distinta base per quasi tutti i progetti, dallo sviluppo di software alle campagne di marketing. 

In genere, la creazione della distinta base avviene durante la fase di pianificazione di un progetto. Ma non è qualcosa che dovresti fare da solo. Collabora con i reparti chiave, gli stakeholder e i fornitori esterni per assicurarti di non tralasciare alcun dettaglio. 

Presenta le tue distinte base in un formato gerarchico, con il prodotto finito classificato al livello primario e i sottoassiemi, i componenti e gli altri requisiti elencati ai livelli inferiori. Questo documento centralizzato aiuta tutti a essere sulla stessa lunghezza d’onda sui requisiti e sulle tempistiche esatti necessari per il progetto, indipendentemente dal tipo di lancio.

Come funziona una lista dei materiali?

Una distinta base funziona identificando i componenti e i sottoassiemi necessari per costruire assiemi di livello superiore e delineando le loro singole parti. Ciò semplifica il processo per i produttori di identificare e acquisire i componenti necessari per l’assemblaggio di parti specifiche.

Quando è aggiornata e gestita in modo efficace, la distinta base diventa uno strumento indispensabile per il controllo dell’inventario, la gestione degli ordini di vendita e il miglioramento dell’efficienza del processo di produzione.

Inoltre, quando una distinta base è integrata con il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) di un’organizzazione, fornisce una visibilità immediata sul processo di produzione. Questa integrazione non solo semplifica il flusso di lavoro all'interno dei sistemi ERP, ma fornisce anche ai manager aggiornamenti in tempo reale, avvisandoli tempestivamente di carenze di inventario o della necessità di rifornimento degli articoli.

Formati della distinta base

Quando si struttura una lista dei materiali, è fondamentale comprendere i due formati principali: la distinta base a livello singolo e la distinta base multilivello. Questi formati sono progettati per soddisfare varie complessità e requisiti nell’assemblaggio e nella gestione del prodotto. Ogni formato ha i suoi punti di forza e viene scelto in base alla complessità del prodotto, al processo di produzione e ai dettagli richiesti nel processo di pianificazione e assemblaggio dei materiali.

Distinta base a livello singolo

La distinta base a livello singolo è simile a una lista della spesa, in cui ogni componente di un prodotto è elencato una volta accanto alla quantità richiesta. Questo semplice formato di distinta base è ideale per progetti più piccoli o prodotti con componenti minimi. 

Tuttavia, poiché non mostra l’interconnessione tra componenti e sottoassiemi, la semplicità della distinta base a livello singolo può essere uno svantaggio per i prodotti complessi. Ad esempio, se una singola parte si guasta durante la costruzione di un nuovo prodotto, la distinta base a livello singolo non indicherà direttamente quali altre parti sono interessate. Ciò rende più difficile la risoluzione dei problemi.

Distinta base multilivello

All’estremità opposta dello spettro si trova la lista dei materiali multilivello. Questo formato è una rete più intricata che evidenzia non solo le singole parti, ma anche il modo in cui si relazionano tra loro. 

Una distinta base multilivello include più livelli di gerarchia, con il prodotto finito al livello più alto e le materie prime e i componenti al di sotto, in modo che il team possa vedere visivamente le relazioni tra le sue parti e i suoi componenti. 

Questa viene spesso descritta come la relazione principale-secondaria, perché le modifiche apportate all’assieme (o elemento principale) confluiscono nel sottoassieme (o elemento secondario). Poiché mostrano queste relazioni, i prodotti più complessi utilizzano distinte base multilivello.

Inoltre, suddividere la distinta base in gerarchie non solo aiuterà i team a capire quali pezzi sono necessari per le diverse fasi del progetto, ma migliorerà anche il monitoraggio delle modifiche e la valutazione dell’impatto. Un approccio ben strutturato è essenziale per una gestione efficiente del ciclo di vita del prodotto, che semplifica l’intero flusso di lavoro del progetto.

10 elementi di una lista dei materiali

Che tu stia realizzando un prodotto o pianificando la tua prossima campagna di vendita, una distinta base può aiutarti ad acquisire esattamente ciò di cui hai bisogno per iniziare.

I dati e le informazioni inclusi in una BOM differiscono da progetto a progetto, ma in generale la maggior parte delle BOM include:

1. Informazioni sul punto di contatto (POC): se un fornitore o un membro del team ha domande sulla distinta base, includi le informazioni di contatto in modo che possa facilmente contattare qualcuno che possa aiutarlo. 

2. Livelli della BOM: nelle distinte base multilivello, questo è il numero che identifica la posizione di ciascuna parte o requisito all'interno della gerarchia della BOM. Un prodotto finito sarebbe considerato una distinta base di livello 1.

3. Elementi richiesti: elenca tutti i materiali, i componenti, i materiali di consumo o le parti necessarie per completare il progetto e assicurati di aggiungere quanti più dettagli possibile. Questi possono includere nomi di prodotti, numeri di parti, descrizioni, quantità, produttori a contratto, fornitori, costi unitari e costo totale per ciascuno. 

4. Tipo di approvvigionamento: definisce se il componente verrà acquistato internamente o da un partner o un'agenzia della catena di approvvigionamento. Per le distinte base non di produzione, questo è il team responsabile della creazione di ogni deliverable.

5. Designatori di riferimento: i designatori di riferimento sono etichette alfanumeriche utilizzate per identificare i singoli componenti in dispositivi elettronici, medici e meccanici, come gruppi di schede a circuito stampato (PCBA) o macchinari complessi nei settori automobilistico e aerospaziale. Includere questi dettagli nella distinta base fa risparmiare tempo e riduce la potenziale confusione nelle fasi future.

6. Immagini e URL: includi diagrammi, immagini o link, se applicabile. 

7. Priorità: in qualsiasi progetto, ci sono risultati finali richiesti e risultati finali desiderabili. Tieni traccia di quali sono necessari e quali no, per evitare lo slittamento del progetto. Ad esempio, potresti voler prendere nota di quali componenti hanno i tempi di consegna più lunghi o il valore monetario più alto, in modo che il tuo team sappia di dover prestare particolare attenzione a questi. 

8. Potenziali alternative: se c’è flessibilità per quanto riguarda un componente o una parte, includi potenziali alternative nel caso in cui l’originale non sia disponibile. 

9. Livello di revisione: elencare il livello di revisione della tua distinta base, o un modo per identificare quante volte la tua distinta base è stata esaminata e rivista, aiuterà gli stakeholder a comprendere rapidamente le modifiche che questi requisiti hanno subito. In genere si tratta di un semplice R1, R2, R3, ecc. elencato nella parte superiore della distinta base. 

10. Fase: ogni prodotto attraversa un ciclo di vita, che può essere monitorato in modo più efficiente etichettando le singole parti in base alla fase attuale. Prendiamo ad esempio lo sviluppo di un veicolo elettrico: durante la fase di progettazione del prodotto, il passaggio dalle batterie standard alle batterie a stato solido Advanced potrebbe essere monitorato con etichette che indicano la fase del ciclo di vita del prodotto, da "in progettazione" a "in produzione".

Tipi di distinte base

È possibile implementare una lista dei materiali praticamente per qualsiasi progetto. Di conseguenza, esistono diverse distinte base specifiche per progetto. Se stai organizzando un progetto complesso o interfunzionale, potresti aver bisogno di più tipi di distinte base. In questo caso, ogni distinta base elencherà i materiali e i requisiti per ogni componente del progetto, dalla progettazione, alle operazioni, alla produzione della linea di produzione e altro ancora. 

Lista dei materiali modulare

Le distinte base modulari elencano i materiali, i documenti, le parti e i disegni e i diagrammi di progettazione necessari per completare un sottoassieme. Utilizza le distinte base modulari quando i tuoi risultati finali hanno più combinazioni possibili di moduli, come una campagna pubblicitaria con vari annunci che mostrano i diversi vantaggi del tuo prodotto o servizio. 

Distinta base configurabile (CBOM)

Se lavori in un settore che sviluppa prodotti altamente configurabili, utilizza una distinta base configurabile per elencare tutti i componenti necessari per progettare e produrre un prodotto in base ai requisiti specifici di un cliente. Puoi facilmente modellare e adattare questi documenti per ridurre l’impegno necessario per mantenere le strutture del prodotto. Per poter utilizzare una distinta base configurabile, è necessario innanzitutto disporre di una struttura di distinta base modulare.

Distinta base di progettazione (EBOM)

Una distinta base tecnica contiene l'elenco di articoli, parti, sottoassiemi e assiemi necessari per creare il prodotto finito. Tieni presente che un singolo progetto può avere più distinte base tecniche, ad esempio una per l’ingegneria elettrica e una per quella meccanica.

Lista dei materiali del software (SBOM)

Le distinte base del software elencano tutti i componenti open source e di terze parti presenti in un codebase. Ciò include le licenze, le versioni e gli stati delle patch dei componenti per aiutare i team di sicurezza a identificare tempestivamente eventuali rischi associati. Per creare un codice di alta qualità, conforme e sicuro, assicurati che la tua SBOM sia accurata e aggiornata.

Distinta base di vendita

Nota anche come SBOM in alcuni settori, una distinta base di vendita è un elenco completo di tutti i componenti e gli assiemi necessari per costruire un prodotto in base alle richieste dei clienti. In genere contiene i dettagli dell'ordine di vendita come materie prime, ordini di produzione, nomi dei componenti, prezzi ed etichettatura, per citarne alcuni. 

Questo tipo di distinta base include sia il prodotto completato che i suoi componenti così come sono registrati nel registro delle vendite. 

Distinta base di produzione (MBOM)

Come suggerisce il nome, una distinta base di produzione viene utilizzata per i progetti di produzione. Una MBOM tiene traccia di tutte le parti e gli assemblaggi necessari per costruire un prodotto completo e spedibile. Le MBOM dovrebbero elencare tutti i risultati finali e i traguardi, inclusi gli elementi utilizzati nel processo di assemblaggio, nonché i materiali di imballaggio, le istruzioni e le guide spedite con il prodotto finito.

È necessaria una distinta base di produzione prima di progettare sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e nella pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP).

Distinta base delle attrezzature

Una distinta base delle attrezzature elenca tutti i pezzi di ricambio necessari per completare il progetto. Questo aiuta i tecnici della progettazione a identificare, individuare e sostituire rapidamente una parte. Una distinta base accurata consente alle organizzazioni di migliorare l’affidabilità, garantendo che la parte giusta sia disponibile al momento giusto.

Come creare una lista dei materiali

Puoi creare una lista dei materiali come documento statico o strumento dinamico.

Scarica il nostro framework per la distinta base statica per gestire efficacemente i dettagli e i componenti del tuo prossimo progetto. In alternativa, utilizza il nostro modello di lista dei materiali dinamica per assicurarti che l’intero team sia a conoscenza di ciò che è necessario per completare un prodotto finito accurato e di alta qualità.

Vantaggi dell'utilizzo di una lista dei materiali

Una distinta base accurata è un'unica fonte di riferimento per la produzione di un bene finito o di un prodotto finale. Senza di essa, si rischia una serie di problemi, come ritardi dovuti alla mancanza di inventario, spreco di materiali e risultati incoerenti.

Maggiore trasparenza

Una lista dei materiali definisce il framework dei requisiti del progetto che tutti devono seguire, in modo che i team e i fornitori coinvolti nel progetto siano sulla stessa lunghezza d’onda. Questo Framework aiuta a garantire la coerenza e semplifica i processi complessi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Calcolo accurato dei costi dei deliverable finiti

Le distinte base sono essenziali per calcolare i costi accurati dei risultati finali. Se mantieni i materiali e i costi aggiornati nella distinta base, sarà facile monitorare il costo finale del prodotto finito e sapere se sei nei tempi previsti. 

Il costo finale determina i margini, i profitti e persino i livelli di tassazione, quindi è fondamentale non superare il budget. Il monitoraggio dei costi contribuirà a garantire che i margini rimangano redditizi e a prevenire lo slittamento del progetto. 

Flussi di lavoro migliorati

Una distinta base offre al tuo team un framework per pianificare meglio i propri flussi di lavoro. Definendo le funzioni vitali dettagliate nella distinta base, potresti scoprire miglioramenti dei processi che aumentano l’efficienza e la redditività, come il momento migliore per ordinare o rifornire l’inventario per evitare tempi di inattività o quali team sono più adatti per determinate attività.

Meno risorse sprecate

Con una distinta base accurata, saprai in anticipo esattamente di cosa hai bisogno, quando ne hai bisogno e quanto ne serve per completare il tuo progetto. Questo è fondamentale perché la mancanza di elementi o deliverable potrebbe costringerti a interrompere il progetto fino a quando non avrai tutti i requisiti in atto, con conseguenti proroghe delle scadenze e aumento dei costi operativi. 

Nella produzione, una distinta base accurata migliora anche la gestione dell’inventario, poiché i team saranno in grado di prevedere e ordinare le quantità corrette di ogni parte del prodotto finale. 

Come ottimizzare la gestione della distinta base

Una lista dei materiali è un documento ampio che richiederà molto tempo e attenzione. Una distinta base efficace può migliorare la comunicazione, la collaborazione, i flussi di lavoro e la gestione dell’inventario del team.

Ecco alcune best practice generali da seguire per garantire che la gestione della distinta base sia accurata ed efficace. 

Adatta la distinta base alle esigenze del tuo progetto

Prima di creare la tua distinta base, identifica cosa dovrebbe essere incluso e personalizzala in base ai requisiti specifici del tuo progetto. Pensa a come diversi settori potrebbero utilizzare una distinta base. 

Se stai costruendo una bicicletta, probabilmente includerai numeri di parti, quantità e unità di misura. Tuttavia, questi dettagli non si applicherebbero a una distinta base UX per la riprogettazione di una home page. 

Sii il più preciso possibile

Potresti chiederti se alcuni dettagli, come la colla o gli elementi di fissaggio, siano abbastanza significativi da essere elencati nella tua distinta base. Vedila in questo modo: se non includi il requisito nella tua distinta base, non sarà nel prodotto finale. 

I dettagli possono fare una grande differenza nell’accuratezza della tua distinta base. Prenditi il tempo necessario per elencare quante più informazioni utili possibili, in modo da garantire che il documento sia completo e conciso. Più dettagli ci sono, meglio è. 

Limita l’accesso alle modifiche

Non tutte le persone coinvolte in un progetto devono modificare il documento. Formalizza il processo di assegnazione delle autorizzazioni per ridurre la confusione e gli errori umani. Consenti i privilegi di modifica solo quando necessario: la maggior parte delle persone all’interno della tua organizzazione ha comunque bisogno solo dell’accesso in sola lettura. 

Monitora le modifiche

Una distinta base è un documento dinamico, il che significa che dovrai apportare modifiche e aggiornamenti durante tutto il ciclo di vita del progetto. Tuttavia, troppe modifiche e una mancanza di supervisione possono portare a imprecisioni e a un risultato finale di bassa qualità. 

Sviluppa un sistema per monitorare le modifiche apportate alla distinta base. In questo modo, puoi identificare e correggere gli errori prima che influiscano sul prodotto finito.

Usa un modello

È probabile che più reparti e persone creino distinte base per ogni fase del progetto, motivo per cui consigliamo di utilizzare un modello compatibile con il gruppo. 

In questo modo, puoi implementare un processo di ordinazione coerente, standardizzare la comunicazione e avere comunque la flessibilità di personalizzare il modello in base alle tue esigenze. 

Migliora la pianificazione della produzione con una lista dei materiali

Indipendentemente dai tuoi obiettivi, una distinta base adeguatamente organizzata getta le basi per il successo del tuo progetto. Per iniziare, scarica il nostro modello e personalizzalo per adattarlo al meglio alle esigenze del tuo progetto. 

Includi tutte le parti, i componenti, i requisiti e qualsiasi altra risorsa che ritieni possa essere utile al tuo team. Ricorda: è sempre meglio avere più dettagli che non averne abbastanza.