Modello di Asana per l'onboarding dei dipendenti

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Un'esperienza di onboarding efficace offre ai neoassunti un modo semplice per monitorare le loro attività in un unico posto. Prepara la strada per il successo dei nuovi dipendenti fin dall'inizio con l'esclusivo modello per l'onboarding di Asana.

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[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di modello di Asana per l'onboarding dei dipendenti (Elenchi)

Ogni nuovo dipendente passa attraverso l'onboarding, ma il processo di inserimento dei dipendenti non è un semplice elenco di attività. È la tua opportunità per fare una buona impressione fin da subito; è un'occasione preziosa per preparare i dipendenti al loro nuovo lavoro, stabilire le metriche per il successo e far sentire i nuovi membri del team parte della tua azienda. 

Un'esperienza di onboarding efficace non è mai stata così importante quanto adesso. Con l'aumento del burnout e della sindrome dell'impostore, le aziende cercano in ogni modo di far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti. Ed ecco che entra in gioco il modello per l'onboarding dei dipendenti.

Perché usare un modello per l'onboarding dei dipendenti? 

Un modello per l'onboarding dei dipendenti è un modo per standardizzare il processo di inserimento dei neoassunti. Con un programma unificato, puoi assicurarti che i membri del team dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio fin dal primo giorno. 

Semplifichi il processo

Un modello di checklist per l'onboarding non è altro che una checklist delle cose che il tuo nuovo dipendente deve fare e leggere per prepararsi al suo nuovo ruolo. Un modello efficace raccoglie tutte queste informazioni in un unico posto, in modo che non debba contare solo sulla propria memoria. 

Fornisci ai membri del team le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio

Fornire ai nuovi assunti gli strumenti per svolgere il loro ruolo è fondamentale. Quando chiarisci cosa ti aspetti dalle persone nella prima settimana, nel primo mese e persino nel primo anno di lavoro in azienda, permetti loro di comprendere chiaramente ciò di cui hanno bisogno per lavorare al meglio. 

Questo non va solo a vantaggio dei neoassunti, ma, a lungo andare, aumenta anche la soddisfazione dei dipendenti. Quando i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro, è meno probabile che provino sensazioni negative sul posto di lavoro, come il burnout e la sindrome dell'impostore. Secondo la nostra ricerca, il burnout e la sindrome dell'impostore, che colpiscono principalmente i lavoratori più giovani, causano un calo del morale, problemi di comunicazione, mancanza di impegno, aumento degli errori e persino abbandono del posto di lavoro.

Leggi: Piano di 30-60-90 giorni: come effettuare facilmente l'onboarding dei nuovi dipendenti

Fai sentire i membri del team virtuale i benvenuti

Avere un modello chiaro per l'onboarding dei dipendenti è particolarmente importante per l'onboarding da remoto. I dipendenti che lavorano da remoto non avranno molte occasioni per interagire di persona con te o con il loro team virtuale. Spiegare in modo chiaro cosa devono fare, quali strumenti usare per comunicare e come possono iniziare immediatamente a fare la differenza li incoraggia, a prescindere da dove vivono. 

Ciò è particolarmente importante per i dipendenti che lavorano in fusi orari diversi. Se non puoi essere online quando lo sono loro, diventa ancora più fondamentale fornire ai nuovi assunti un elenco chiaro di cose da fare per aiutarli a iniziare da soli.

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L'onboarding è un momento fondamentale per far sentire i dipendenti inclusi fin dal primo giorno. Imposta la direzione della carriera di una persona e getta le basi per il suo percorso di apprendimento e la sua esperienza lavorativa in azienda. Ecco perché creare un'esperienza di onboarding inclusiva è importante per dare vita a una cultura aziendale inclusiva.”
Sonja Gittens Ottley, Head of Diversity and Inclusion, Asana

Modello di Asana per l'onboarding dei dipendenti

Investendo seriamente nel processo di onboarding, mettiamo i nuovi dipendenti in quelle che riteniamo essere le condizioni migliori per svolgere il loro lavoro. Lo facciamo creando visibilità e fornendo a ogni neoassunto una chiara comprensione di come sarà il processo. 

Non si tratta del solito modello per l'onboarding dei dipendenti. Il nostro modello include alcune delle cose principali che facciamo in Asana per far sentire i nostri dipendenti i benvenuti sin dal primo giorno. Tutti i nuovi assunti ricevono una checklist per l'onboarding che viene modificata dal responsabile prima che inizino, includendo tutte le informazioni, i progetti e le attività rilevanti di cui hanno bisogno. 

Creare questa fonte centrale di informazioni, e renderla fruibile, dà ai dipendenti un'idea chiara di ciò che dovrebbero fare fin dall'inizio. Crea un'esperienza di onboarding ottimale semplificando il modo in cui i neoassunti cercano e ottengono informazioni. Ciò consente loro di trovare facilmente documenti aziendali importanti, come i valori aziendali, le politiche organizzative e le informazioni sul vademecum del dipendente.

Crea il tuo modello

Elementi chiave di un modello per l'onboarding dei dipendenti

Per aiutare i nuovi assunti a lavorare al meglio, non hai solo bisogno di un modello per l'onboarding dei dipendenti efficace, ma devi anche sapere come usarlo. Per rendere questo modello il più utile possibile per tutti i nuovi membri del team, assicurati di: 

  • stabilire aspettative e tempistiche per quando e come il lavoro dovrebbe essere portato a termine

  • specificare le date di scadenza per ogni azione da attuare

  • trasformare il modello in un documento dinamico che il nuovo dipendente può aggiornare in tempo reale con domande, apprendimento di nuove conoscenze e passaggi successivi

  • delineare l'intero processo di onboarding dall'inizio alla fine

Funzionalità integrate

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione in stile griglia, che mostra tutte le informazioni del progetto a colpo d'occhio. Come una lista di cose da fare o un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu possa vederne non solo il titolo e la data di scadenza, ma anche tutti i campi personalizzati pertinenti, come priorità, stato o altro. Rendi la collaborazione fluida offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa ed entro quando.

  • Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, utilizza le sottoattività per monitorarla. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per assegnare etichette, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che devi monitorare, dalla priorità e lo stato alle email o ai numeri di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e programmare le cose da fare, in modo da sapere a quali dare la precedenza. Inoltre, i campi personalizzati possono essere condivisi tra attività e progetti per assicurare coerenza all'interno dell'organizzazione. 

  • Multihoming. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma troppo spesso il lavoro resta in un unico posto. Se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Con il multihoming su Asana, puoi ridurre il lavoro duplicato e aumentare la visibilità tra i team aggiungendo attività a più progetti. Visualizza le attività nel contesto, vedi chi sta lavorando a cosa e mantieni team e attività connessi.

App consigliate

  • Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, lo svolgimento di conversazioni utili e l'accesso alle informazioni una volta terminata la chiamata. Le riunioni iniziano su Asana, dove gli ordini del giorno delle riunioni condivisi forniscono visibilità e contesto su ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività all'interno di Zoom, in modo che i dettagli e le azioni da attuare non vengano ignorati. E una volta terminata la riunione, l'integrazione Zoom + Asana estrae le trascrizioni e le registrazioni delle riunioni in Asana, in modo che tutti i collaboratori e le parti interessate possano rivedere le riunioni secondo necessità.

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata su Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, in modo da non lasciarti sfuggire nulla. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

  • Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams alle attività su Asana, direttamente da Teams. Puoi anche creare, assegnare e visualizzare attività durante una riunione su Teams, senza dover passare al browser.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni di Slack in attività e commenti che puoi monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro in Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

Domande frequenti sui modelli per l'onboarding dei dipendenti

Che cosa dovrebbe includere un modello per l'onboarding dei nuovi dipendenti? 

Il tuo modello di checklist per i neoassunti dovrebbe includere tutto ciò di cui il tuo dipendente ha bisogno per lavorare al meglio sin dall'inizio. Assicurati di includere le attività che deve svolgere il primo giorno e quelle che deve completare durante i primi 30-60-90 giorni e tutte le informazioni di cui necessita durante il processo di orientamento.

Chi ha la responsabilità di creare un modello per l'onboarding dei dipendenti?

In genere, il team delle risorse umane è responsabile dell'intero processo di onboarding dei dipendenti. Standardizzando l'intero processo, il team delle risorse umane può fare in modo che ogni neoassunto riceva gli strumenti e le informazioni di cui ha bisogno per lavorare al meglio. Una volta che il team delle risorse umane ha svolto il lavoro preliminare, è compito tuo inserire tutte le informazioni aggiuntive, il contesto e i dettagli di cui il nuovo dipendente ha bisogno per il suo ruolo.

Quanto dovrebbe durare il processo di onboarding dei dipendenti?

I responsabili delle assunzioni e i professionisti delle risorse umane spesso dedicano meno di un mese all'onboarding dei nuovi dipendenti, ma ciò non dà ai nuovi assunti abbastanza tempo per acquisire sicurezza nel loro ruolo. Da un punto di vista ideale, il tuo processo di onboarding dovrebbe durare circa tre mesi, in modo da portare a termine un piano completo di 30-60-90 giorni.

Come posso far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti?

Un'esperienza di onboarding ottimale inizia prima del primo giorno di un nuovo dipendente. La settimana prima che inizi, potresti inviare al nuovo dipendente una lettera di benvenuto con informazioni su come sarà il suo primo giorno di lavoro, cosa ti aspetti che porti con sé e informazioni aggiuntive che potrebbero essergli utili, come il dress code o le regole per la pausa pranzo. Una volta che il nuovo dipendente inizia a lavorare nel tuo team, assicurati di essere disponibile per accompagnarlo nel processo di onboarding e rispondere a qualsiasi domanda che potrebbe avere. Potresti anche assegnare un mentore, in modo che possa rivolgersi a un pari grado per assistenza.

Un modello di onboarding dei dipendenti aumenta la fidelizzazione?

Secondo una ricerca di Glassdoor, le organizzazioni che adottano un processo di onboarding adeguato possono migliorare la fidelizzazione dei dipendenti dell'82%. Un modello efficace per l'onboarding dei dipendenti pone le basi per il loro coinvolgimento, il che, in definitiva, aumenta la fidelizzazione e riduce l'abbandono del posto di lavoro.

Ogni dipendente ha bisogno di un solo modello di onboarding?

In realtà, in Asana, creiamo due progetti di onboarding per ogni nuova assunzione. Ogni nuovo dipendente riceve un progetto generale, che include i dettagli di cui ha bisogno. Oltre a questo modello di onboarding specifico per l'azienda, ogni nuovo dipendente riceve anche un modello di onboarding funzionale o specifico per il ruolo, con i dettagli e le informazioni di cui ha bisogno per la sua posizione.

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