Come migliorare la comunicazione dei team: 6 strategie e suggerimenti

Il tuo stile di comunicazione la dice lunga su di te come leader. Sei rilassato e di supporto mentre guidi il tuo team attraverso progetti creativi? Oppure sei più intenso nella consegna, spingendo i membri del team a lavorare in modo efficiente e a creare risultati vincenti? Esistono vari stili di comunicazione, e l'incapacità di comunicare in modo efficace può causare prestazioni e morale scarsi.

La comunicazione del team è fondamentale, ma fortunatamente sviluppare buone pratiche di comunicazione del team è facile. In qualità di project manager, puoi definire il tono con cui i membri del tuo team comunicano tra loro. Se al momento hai difficoltà con la comunicazione, non preoccuparti. Gli stili di comunicazione non sono scolpiti nella pietra e in questo articolo tratteremo le basi su come il tuo team può implementare le migliori pratiche di comunicazione. Di seguito ti spieghiamo come fare.

Perché è importante la comunicazione nel team?

Una comunicazione efficace è la forza trainante di tutto ciò che fai al lavoro. La qualità del progetto, le relazioni con gli stakeholder e la soddisfazione dei clienti sono direttamente proporzionali alla qualità della comunicazione all'interno del team. 

Una buona comunicazione porta a un processo decisionale efficace, membri del team coinvolti e progetti di successo. D'altra parte, una scarsa comunicazione all'interno del team può causare:

• lavoro sbilanciato o duplicato 

• slittamento del progetto

• risultati deludenti del progetto

• clienti insoddisfatti

• feedback dei clienti scadenti

• Elevato turnover dei membri del team

• Ambiente ad alto stress

• Scarso coinvolgimento dei membri del team

Per migliorare la comunicazione del team, devi dare l'esempio. Pratica la mindfulness e agisci in modo trasparente con i membri del tuo team. Rispondi in modo proattivo alle loro domande e spiega loro il contesto in cui prendi le decisioni. Una comunicazione efficace non è facile, ma creando una cultura del dialogo aperto, puoi creare un ambiente di lavoro sano. 

Quali sono i cinque tipi di comunicazione del team?

Il tuo team comunica in diversi modi. Devi conoscere tutti e cinque i moduli di comunicazione se speri di costruire un team ad alte prestazioni. Usa questo grafico per identificare le aree di comunicazione in cui il tuo team può migliorare. 

1. Comunicazione verbale: è il punto di interazione più importante tra i membri del team. Che il tuo team parli faccia a faccia, al telefono o in videoconferenza, queste conversazioni possono essere il fattore decisivo nel modo in cui una persona percepisce l'altra. La comunicazione verbale offre ai membri del team la migliore opportunità per esprimere i propri pensieri. 

2. Comunicazione non verbale: la comunicazione non verbale include il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono di voce. Molte persone non sono consapevoli di come la comunicazione non verbale influenzi le loro relazioni. In realtà, più della metà di tutta la comunicazione è non verbale, motivo per cui è importante prestare attenzione ai segnali non verbali.

3. Comunicazione scritta: puoi controllare facilmente il modo in cui comunichi attraverso la scrittura. Il tuo team dovrebbe avere l’obiettivo comune di comunicare in modo efficace attraverso tutti i canali di comunicazione scritta, tra cui email, strumenti di project management, messaggistica, sondaggi o revisioni. Saper esprimere le proprie idee per iscritto può essere utile sia al team che al pubblico. 

4. Comunicazione visiva: la comunicazione visiva è importante nelle riunioni del team o nella formazione quando si condividono informazioni tramite diapositive o video. Il vantaggio delle immagini è che hai il tempo di pensare prima di presentare il tuo messaggio agli altri. Prima di condividere, valuta se le immagini che hai scelto aiuteranno il tuo team a capire cosa stai cercando di comunicare. 

5. Ascolto: potresti non pensare all’ascolto come a una forma di comunicazione, ma una comunicazione efficace non può avvenire senza di esso. Ascoltare è il modo in cui ricevi le informazioni quando gli altri ti parlano. L’ascolto attivo, in particolare, crea un ambiente di lavoro sano perché mostra al comunicatore che sei coinvolto e che presti attenzione a ciò che ha da dire.

Sei strategie per sviluppare capacità di comunicazione nel team

Esistono varie strategie che puoi utilizzare per migliorare la comunicazione del team sul luogo di lavoro. Indipendentemente dal fatto che il tuo team lavori da remoto o in ufficio, queste azioni promuoveranno la collaborazione e favoriranno relazioni sane, indipendentemente dalla posizione o dal ruolo. 

1. Risolvi rapidamente i conflitti

I conflitti sul lavoro possono iniziare in piccolo e sembrare irrilevanti. Ad esempio, un membro del team può spostare la scadenza, il che significa che un altro membro del team ha meno tempo per la sua parte del progetto. Il primo membro del team si scusa con l’altro e tutto sembra risolto. Ma se il primo membro del team continua a spostare le scadenze, e il secondo non ha comunicato in che modo ciò influisce sul suo lavoro, il secondo membro del team può diventare risentito e frustrato. Quando i membri del team non risolvono rapidamente i conflitti, la tensione aumenta e le prestazioni lavorative ne risentono.

Suggerimento: insegna ai membri del team le strategie di risoluzione dei conflitti, in modo che possano affrontare i problemi in modo rapido, diretto e rispettoso. In questo modo, i piccoli problemi non si trasformano in grandi problemi. 

2. Incoraggia il coinvolgimento

A nessuno piace sentirsi microgestito, ma senza una guida o una collaborazione di team, i membri del team possono sperimentare una mancanza di coinvolgimento. In qualità di manager, è importante incoraggiare i membri del team, dando loro la libertà di essere creativi. 

Prova a scambiare informazioni e idee con il tuo team attraverso sessioni di brainstorming e workshop settimanali. Ricorda non solo di chiedere idee al tuo team, ma di dimostrare che apprezzi ogni idea. Questo rassicura i membri del team sul fatto che li sostieni. 

Suggerimento: pianifica riunioni settimanali in modo che tutti possano condividere ciò su cui stanno lavorando e fare domande, se necessario. Le riunioni sono un ottimo modo per coinvolgere il team senza interrompere il tempo di concentrazione.

3. Promuovi la comunicazione bottom-up

I membri del team che si trovano nella parte inferiore della struttura potrebbero non sentirsi a proprio agio nel parlare e condividere idee. Quando promuovi la comunicazione dal basso verso l’alto, incoraggi i membri del team in ogni posizione a fare brainstorming e comunicare le loro opinioni. Puoi promuovere questo tipo di comunicazione creando fiducia e morale nel tuo team e dando ai membri un senso di responsabilità nei progetti.

Suggerimento: i membri del team potrebbero aver bisogno di una spinta per sentirsi a proprio agio nel parlare. Chiedi loro idee, opinioni e feedback, in modo che si abituino a condividere. Incoraggia i membri del team in diversi contesti, come riunioni del team, sondaggi, interazioni individuali e un formato di casella dei suggerimenti.

4. Impegnati per la trasparenza

Un luogo di lavoro comunicativo è quello in cui i membri del team danno la priorità alla trasparenza. Se tu e i membri del tuo team riuscite a essere onesti l'uno con l'altro, ridurrete la possibilità di problemi di comunicazione e i rischi che ne derivano. 

Un modo per essere trasparenti come leader è essere onesti sulle prestazioni dell’azienda e divulgare le informazioni quando si verificano. Dovresti anche fornire critiche costruttive quando ritieni che sia necessario, in modo che i membri del team possano migliorare le loro competenze. Ancora più importante, è fondamentale collegare il loro lavoro quotidiano agli obiettivi generali. Dare ai membri del team il contesto e mostrare loro perché il loro lavoro è importante può aumentare la motivazione e farli sentire membri stimati del team.

Suggerimento: c’è una differenza tra trasparenza e condivisione eccessiva. Ad esempio, è utile che i membri del team sappiano se l’azienda ha raggiunto gli obiettivi di fatturato annuali, ma non è necessario condividere i problemi personali con il CEO che si verificano questa settimana. Un modello di team charter può aiutarti a documentare gli obiettivi, delineare le responsabilità e rendere più facile per tutti rimanere sulla stessa lunghezza d’onda man mano che i progetti si evolvono.

5. Pianifica riunioni individuali

La comunicazione del team avviene in contesti di gruppo e nelle interazioni individuali. Quando i membri del team interagiscono, riportano l’energia di ogni esperienza al gruppo. 

Le riunioni individuali periodiche sono la tua occasione per affrontare i problemi e verificare il benessere dei membri del tuo team. Il tuo team sarà più sicuro di sé quando gli offrirai lo spazio per parlare liberamente. Puoi anche incoraggiare i membri del team a programmare incontri individuali tra loro, in modo che possano conoscersi e costruire relazioni collaborative.

Suggerimento: non è necessario assumere il ruolo di terapeuta in qualità di manager, ma dovresti preoccuparti di come stanno i membri del tuo team. Se un membro del team è in difficoltà emotive, vedi se puoi concedergli del tempo libero in modo che possa tornare a lavorare in uno stato di salute migliore. 

6. Fornisci un feedback coerente

Un aspetto importante della comunicazione del team è il feedback sulle prestazioni. I membri del team hanno bisogno di rassicurazioni su come stanno andando per rimanere motivati e coinvolti. Durante le riunioni individuali, fornisci feedback ai membri del team e discuti i margini di crescita. Puoi anche chiedere ai membri del team se hanno feedback per te.

Suggerimento: i membri del team potrebbero non sentirsi sempre a proprio agio nel darti un feedback diretto. Valuta la possibilità di distribuire un sondaggio anonimo, in modo da poter ottenere opinioni oneste dal tuo team sulle tue prestazioni come leader.

Quattro stili di comunicazione del team

Sapere come comunicano i membri del tuo team può aiutarti a gestire il team nel suo complesso. Il profilo DiSC è una valutazione della personalità e del comportamento che classifica lo stile di comunicazione principale di una persona come dominante, influente, coscienzioso o stabile.

Gli stili di comunicazione sono complessi e i membri del tuo team potrebbero avere caratteristiche di più di uno dei quattro stili. Ma comprendere lo stile principale di ogni persona e adattare la comunicazione di conseguenza può essere di grande aiuto nella creazione di un team forte. 

Dominante

I membri del team con stili di comunicazione dominanti sono intensi, efficienti e concentrati sui risultati. Di solito è possibile individuare queste persone perché sono competitive e spinte al successo. Sebbene questi individui siano leader naturali del team, le loro debolezze possono essere l'impazienza e l'eccessiva sicurezza.

Suggerimento: stimola i membri del team dominanti in modo che si sentano motivati al lavoro, ma ricorda loro di mantenere sempre al centro l'attenzione il team e la missione aziendale. 

Influencer

I membri del team con stili di comunicazione influenzatori sono i socializzatori del tuo gruppo. Queste persone sanno come affascinare gli altri e creare un ambiente energico e coinvolgente. Gli influencer avranno successo nelle relazioni con i clienti perché amano parlare con le persone. 

Suggerimento: evita che i membri influenzatori del team perdano la concentrazione assegnando loro attività che si adattano alle loro competenze. Consenti loro di esprimersi nel loro ruolo assicurandoti che non siano una distrazione per gli altri. 

Coscienzioso

I membri del team con stili di comunicazione coscienziosi sono quelli che ottengono i migliori risultati. Questi membri del team lavorano duramente per produrre risultati senza errori e faranno di tutto per accrescere le proprie conoscenze. Un membro del team coscienzioso può preferire lavorare in modo indipendente in modo da poter controllare le proprie prestazioni.

Suggerimento: questi membri del team tendono a preferire una leadership obiettiva, in modo che non ci sia spazio per problemi di comunicazione. Consenti ai membri del team coscienziosi di lavorare su progetti in cui eccellono. Fornisci loro linee guida chiare e feedback misurabili. 

Stabile

I membri del team con stili di comunicazione stabili apprezzano la coerenza e la stabilità nei loro ambienti di lavoro. A differenza dei membri dominanti che amano le sfide, un membro stabile del team può preferire un ruolo più prevedibile nel servizio clienti o nell’IT. Un ambiente di lavoro rilassato consente ai membri del team con stili comunicativi costanti di sentirsi a proprio agio e in pace.

Suggerimento: fornisci ai membri del team stabili un ambiente di lavoro stabile. Se si verificano cambiamenti, introducili in modo graduale quando possibile. Ascolta attivamente questi membri del team in modo che si sentano ascoltati e dai loro indicazioni chiare su qualsiasi attività complessa, in modo che nessuna domanda rimanga senza risposta.

Strumenti di comunicazione che promuovono il lavoro di squadra

Il lavoro da remoto sta diventando sempre più comune in tutto il mondo, il che significa che gran parte della comunicazione del team avviene online. Ma anche se lavori in ufficio, probabilmente utilizzi strumenti di comunicazione per condividere informazioni e semplificare i flussi di lavoro.

Esistono strumenti di comunicazione per i team disponibili per tutto, tra cui: 

• Messaggistica e chat: utilizza le app di messaggistica istantanea e chat per discutere di progetti e porre domande in tempo reale.

• Condivisione di file: le app di condivisione di file ti consentono di condividere documenti senza la necessità di trasferirli tra i membri del team.

• Videoconferenze: le videoconferenze sono un ottimo modo per vedere i membri del team faccia a faccia se si lavora da luoghi o fusi orari diversi. 

• Modifica dei documenti: la modifica dei documenti online ti consente di condividere e salvare automaticamente i documenti. Il tuo team può collaborare ai documenti perché rimarranno visibili e modificabili per gli altri membri del team.

• Project management: non puoi mantenere una comunicazione efficace con il tuo team senza uno strumento di project management. Gli strumenti di project management come Asana offrono gestione delle attività, definizione degli obiettivi, feedback, condivisione di file e altro ancora.

Quando puoi archiviare, condividere e fare riferimento al tuo lavoro, il tuo team avrà più chiarezza sul luogo di lavoro e la comunicazione diventerà più facile. 

Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti con la comunicazione del team

Una migliore comunicazione tra i membri del team richiede che tu dia l’esempio. I membri del tuo team si esprimeranno e saranno più coinvolti quando li incoraggerai a farlo. Gli strumenti di comunicazione per i team come Asana sono progettati per la collaborazione e possono aiutarti a creare abitudini sane che portano al successo.