Modelli di proposta di budget: cinque passaggi per ottenere i finanziamenti

Quando hai un'idea per un nuovo progetto, avrai bisogno delle persone giuste sulla bacheca per realizzarla. Sebbene i membri del tuo team possano creare i risultati finali, i progetti spesso non possono andare avanti senza finanziamenti, che richiedono approvazioni.

Per ottenere l'approvazione del budget, devi presentare la tua proposta di budget agli altri nella migliore luce. Ciò significa fare ricerche sulla tua idea di progetto e pianificare in anticipo. Tieni presente che gli stakeholder esamineranno attentamente le spese previste, perché i benefici del progetto devono superare i costi. 

In questo articolo, ti spiegheremo come creare una proposta di budget dettagliata. Una proposta di budget di progetto solida può essere il fattore decisivo per determinare se la tua iniziativa di progetto diventerà realtà o dovrà tornare alla bacheca. Quindi, utilizza il nostro modello gratuito per iniziare.

Cos’è una proposta di budget?

Una proposta di budget riassume i costi stimati per un progetto imminente al fine di ottenere finanziamenti dagli stakeholder del progetto. La proposta di budget suddivide gli elementi di costo associati al progetto. Questo mostra agli stakeholder i vantaggi e/o gli svantaggi del coinvolgimento.

I costi che includi nella proposta di budget rientreranno probabilmente in quattro categorie:

• Costi diretti: i costi diretti sono le spese direttamente correlate al progetto in questione. Questi possono includere i costi del lavoro, le ore dei membri del team, il software e il costo di attività specifiche del progetto. 

• Costi indiretti: i costi indiretti non sono direttamente correlati al progetto in questione. Questi elementi possono aiutarti a gestire il tuo progetto, ma anche l’intera azienda. I costi indiretti sono in genere spese come utenze, assicurazioni, servizi IT e commissioni del server.

• Attrezzature e materiali: la sezione relativa alle attrezzature e ai materiali è in realtà una sottocategoria dei costi diretti, perché si tratta di elementi fisici necessari specificamente per il progetto in questione. Tuttavia, poiché questi elementi sono unici per natura, hanno una propria Sezione nella proposta di budget.

• Spese di viaggio e altre spese: un progetto può richiedere spese di viaggio se sono coinvolti clienti. Altre spese possono includere formazione, tasse e altre spese impreviste o variabili.

In questo articolo spieghiamo come redigere un proposta di budget per un progetto. Tuttavia, puoi anche utilizzare proposte di budget a livello di azienda o campagna.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di una proposta di budget?

Un modello di budget suddivide le spese che dovrai sostenere durante l’esecuzione del progetto. Una proposta di budget chiara può aiutare il tuo team e le altre persone coinvolte nei seguenti modi:

• Crea trasparenza finanziaria: una proposta di budget offre trasparenza rendendo le finanze un argomento di conversazione aperto non appena si sviluppa un’idea di progetto. La trasparenza del progetto aumenta la produttività del team perché mostra ai membri come il loro lavoro si collega al quadro generale. Allo stesso modo, vedere il budget del progetto collega gli stakeholder al processo di lavoro interno.

• Mostra il valore e l’impatto del progetto: i preventivi sono un ottimo modo per dare agli stakeholder un’idea di come il progetto fornirà valore alla tua organizzazione e al mondo esterno. Mostrando per cosa stai spendendo denaro e perché spendere denaro per un particolare progetto o iniziativa è importante, stai implicitamente presentando la validità delle tue idee di progetto.

• Mostra l’efficienza in termini di costi: una proposta di budget è un’opportunità per fare ricerche e scegliere materiali, fornitori o altri servizi che possono adattarsi al tuo prodotto e al mercato di destinazione. Scomponendo i costi in ogni area, puoi dimostrare l’efficienza dei costi del tuo progetto. 

• Aiuta a prevedere i profitti: se il tuo progetto prevede la creazione di un prodotto o servizio, una proposta di budget può aiutarti a condividere le tue previsioni di vendita. Dovrai sapere quanto prevedi di spendere per un progetto in modo da poter determinare i tuoi guadagni netti.

• Offre l’opportunità di confronto: una volta completata la proposta di budget, gli stakeholder possono confrontarla con i progetti attuali e passati per decidere se procedere. 

Sebbene lo scopo di una proposta di budget sia ricevere finanziamenti o approvazioni, puoi anche utilizzarla come piano di budget o modello di budget per quando il progetto diventa realtà. 

Come creare un modello di proposta di budget

Il modello di proposta di budget è informativo per gli stakeholder che potrebbero finanziare il progetto, ma è utile anche per il tuo team interno. Quando arrivi alla fase di pianificazione del progetto, puoi utilizzare la proposta di budget per aspetti come il tasso di utilizzo del team e l'allocazione delle risorse. 

1. Descrivi gli obiettivi del tuo progetto

Per introdurre la proposta di budget del progetto, inizia con una panoramica degli obiettivi del progetto. Spiegando di cosa tratta il progetto e gli obiettivi che speri di raggiungere, puoi fornire il contesto per la proposta di budget. Senza contesto, i tuoi potenziali stakeholder potrebbero avere difficoltà a capire cosa, e perché, prevedi di spendere in determinate aree.  

Puoi includere una proposta di budget all'interno di un piano di progetto più ampio, ma le proposte di budget possono anche essere autonome. Se uno stakeholder ha solo un interesse finanziario nel tuo progetto, potrebbe non voler leggere le cronologie e i flussi di lavoro dettagliati del progetto. Tuttavia, dovrà comprendere lo scopo generale del progetto per sentirsi a proprio agio nell’approvare il budget.

2. Riepiloga gli elementi di costo

Dopo aver spiegato brevemente gli obiettivi del progetto, includi un riepilogo degli elementi di costo. Gli elementi di costo possono includere costi diretti e indiretti, attrezzature e materiali, spese di viaggio e spese varie.

Questa sezione è essenzialmente un sommario ed elenca i vari tipi di costi che analizzerai. Ogni proposta di budget dovrebbe includere un elenco degli elementi di costo, in modo che gli stakeholder possano avere un’anteprima delle informazioni che stanno per leggere.

A seconda del tipo di progetto e del settore in cui operi, gli elementi di costo possono variare rispetto alle categorie tradizionali. Ad esempio, le aziende SaaS potrebbero non aver bisogno di molto in termini di attrezzature o materiali fisici, ma spesso spendono denaro per cose come servizi online, abbonamenti, liberi professionisti e software. Al contrario, le aziende manifatturiere spesso investono molto in macchinari e altre attrezzature a lungo termine. Riassumi gli elementi di costo in base alle categorie di spesa più grandi.

3. Scomponi i costi

Una volta elencati gli elementi di costo a livello di categoria, è il momento di suddividere i costi uno per uno. Questa è la tua occasione per approfondire i dettagli e dare ai tuoi stakeholder un quadro chiaro di dove prevedi di spendere e perché queste spese sono necessarie.

Per i costi diretti e indiretti, elenca i seguenti dettagli quando li suddividi: 

• Tipo di costo: elenca il tipo di costo incluso in ciascuna categoria. I tipi di costo possono includere salari del team, utenze, commissioni del server o costi specifici del progetto.

• Importo: spiega quanto costa la spesa al suo livello più elementare. Per esempio, un membro del team potrebbe lavorare per 25 € all’ora. Se hai membri del team con tariffe orarie diverse, inseriscili su righe separate.

• Ore: se una delle tue spese si verifica ogni ora, elenca il numero di ore associate a tale costo. Ciò può includere il numero di ore che un membro del team lavorerà al tuo progetto. Questo numero potrebbe variare da 40 a 1200 ore, se più membri del team lavorano a un progetto per un periodo prolungato.

• Spiegazione dei costi: fornisci ulteriori dettagli sui costi in questa sezione. Ad esempio, puoi spiegare che avrai quattro membri del team che lavoreranno al progetto, tutti pagati 25 $ all'ora. Ogni membro del team lavorerà 25 ore settimanali per 12 settimane, per un totale di 1.200 ore di lavoro.

• Costo totale: calcola il costo totale di ogni spesa per l’intero progetto. Ad esempio, pagare tutti e quattro i membri del team per 1200 ore di lavoro ti costerà 30.000 dollari. 

Le spese per attrezzature, viaggi e varie non sono poi così diverse dai costi diretti e indiretti. Ma poiché è più probabile che si tratti di articoli fisici, puoi aggiungere aree per la quantità e il prezzo unitario rispetto alle ore. Spiega ogni costo all'interno della ripartizione dei costi e fornisci i costi singoli e totali per ogni elemento. Questo dovrebbe dare agli stakeholder un’idea chiara del budget del progetto.

4. Fornisci un riepilogo dei costi

Questa sezione offre una panoramica rapida e semplice di tutte le spese. Gli stakeholder hanno bisogno di un elenco dettagliato di ciò per cui prevedi di spendere denaro, ma vorranno anche una sezione della tua proposta di budget che chiarisca i costi totali.

Alcuni potrebbero anche voler scorrere il documento e trovare rapidamente questi numeri. Questa sezione rende chiaro il budget totale per ogni elemento di costo, nonché il budget totale nella sua interezza.

5. Invia per le approvazioni

Una volta che sei sicuro delle voci di budget che hai elencato, è il momento di presentare la tua proposta di budget per le approvazioni. Aggiungi un’area per la firma nella parte inferiore del documento, in modo che gli stakeholder possano firmarlo una volta approvato. 

Modello ed esempio di proposta di budget

Nell'esempio di proposta di budget riportato di seguito, vedrai come due membri del team organizzano i costi previsti del progetto per una campagna sui social media. 

Questa proposta di budget elenca i costi diretti e indiretti associati alla campagna, inclusi gli stipendi del team e le utenze.

Questa è solo un'anteprima di come potrebbe essere la proposta di budget nella sua interezza. Per creare la tua proposta di budget, scarica un modello gratuito qui sotto.

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Una proposta di budget è un ottimo modo per pianificare un progetto in programma. Ma per andare oltre, avrai bisogno degli strumenti giusti a tua disposizione. Con un software di gestione del lavoro, puoi creare obiettivi finanziari per progetti e iniziative più grandi e monitorarli dall'avvio al completamento.

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