Modello di resoconto del progetto

Al termine di un progetto di successo, molti team passano direttamente all'incarico successivo senza riflettere su cosa ha funzionato e cosa ha rallentato il lavoro. Senza un processo di debriefing strutturato, le azioni da attuare si perdono, le metriche non vengono esaminate e gli stakeholder non ricevono mai un resoconto completo. Ciò lascia il team del progetto a chiedersi come affrontare il prossimo progetto.

Un modello di resoconto di progetto offre al tuo team un ordine del giorno dettagliato per esaminare i risultati del progetto. Puoi registrare le lezioni apprese, assegnare i responsabili per i miglioramenti e condividere un modello di resoconto del progetto con gli stakeholder in tempo reale. Questo modello trasforma un progetto completato in un trampolino di lancio per il miglioramento continuo.

Chi trae vantaggio dai modelli di resoconto del progetto?

In Asana, un team di progetto ha utilizzato un semplice modello di resoconto del progetto dopo il lancio di una campagna di marketing. Registrando i successi e le sfide in un unico posto, ha dimezzato gli errori ripetuti e identificato tre nuovi flussi di lavoro da semplificare la volta successiva.

Project manager

I project manager conducono riunioni di debriefing strutturate con un ordine del giorno ben definito. Monitorano gli obiettivi, i risultati e le lezioni apprese, trasformando il feedback in azioni da attuare per il progetto successivo.

Membri del team

I membri del team registrano il feedback sulla collaborazione e sull'equilibrio del carico di lavoro. I loro approfondimenti si traducono in attività con titolari e scadenze, dimostrando che il loro contributo porta a miglioramenti reali.

I team di marketing esaminano le metriche delle campagne, i gruppi operativi valutano la logistica e le organizzazioni non-profit riepilogano gli eventi di raccolta fondi. Il modello gratuito di resoconto del progetto di Asana si adatta a qualsiasi tipo di progetto completato.

Stakeholder

Gli stakeholder vedono le prestazioni del progetto in un unico posto. Esaminano gli obiettivi raggiunti, le sfide registrate e le aree di miglioramento monitorate, il che crea fiducia nel processo di debriefing del progetto.

Perché usare il modello di resoconto del progetto di Asana?

Un team operativo ha adottato il flusso di lavoro delle riunioni di debriefing del progetto di Asana e ha ridotto i tempi di preparazione delle retrospettive del 40%. Invece di mettere insieme le note in Documenti Google o PowerPoint, ha utilizzato un unico sistema per creare ordini del giorno, assegnare azioni da attuare e condividere aggiornamenti.

Con Asana, il modello di resoconto del progetto trasforma un post-mortem in un documento dinamico. Puoi centralizzare i feedback, documentare le lezioni apprese e collegare i miglioramenti direttamente ai flussi di lavoro futuri.

Di seguito elenchiamo i vantaggi del nostro modello di resoconto.

• Acquisire le lezioni apprese e assegnare le azioni da attuare ai membri del team con date di scadenza.

• Semplificare il processo di debriefing in un flusso di lavoro ripetibile.

• Monitorare le metriche, i traguardi e gli obiettivi del progetto in un unico progetto.

• Condividere un semplice modello di resoconto del progetto con gli stakeholder per gli aggiornamenti e il monitoraggio del progetto.

Come usare questo modello di resoconto del progetto

Il modello di resoconto del progetto organizza il processo di resoconto in Sezioni strutturate, passo dopo passo, con istruzioni dettagliate. Sulla sinistra, le sezioni ti guidano dall'impostazione dell'ordine del giorno della riunione alla registrazione delle lezioni apprese e all'assegnazione dei passaggi successivi. Nella parte superiore, i campi acquisiscono il facilitatore, il titolare, la data di scadenza e la priorità.

Ecco come utilizzare questo modello per eseguire sessioni di debriefing efficaci.

1. Riassumi la panoramica del progetto

Inizia il debriefing con un riepilogo del progetto. Aggiungi il brief di progetto, gli obiettivi e le aspettative iniziali nella sezione "panoramica del progetto". I riepiloghi aiutano ogni membro del team, stakeholder o facilitatore a partire dallo stesso punto.

Utilizza i campi in alto per assegnare la responsabilità del riepilogo e impostare una data di scadenza per la preparazione della panoramica. Acquisisci qui la complessità del progetto per fornire un contesto sul fatto che i risultati siano stati appropriati per le dimensioni e l'ambito dell'iniziativa.

2. Rivedi la cronologia e la pianificazione

In "Cronologia e pianificazione", registra se il progetto ha raggiunto i traguardi chiave in tempo. Identifica dove il piano ha funzionato bene e dove i membri del team hanno apportato modifiche. La documentazione aiuta il team a capire in che modo la pianificazione ha influito sui risultati.

Utilizza "Livello di rischio" per segnalare i ritardi che hanno creato problemi più grandi. Aggiungi commenti sulle aree di miglioramento, in modo che i progetti futuri possano creare stime più accurate. Trattando la pianificazione come un elemento misurabile, aiuti il team di progetto a semplificare i flussi di lavoro per la volta successiva.

3. Analizza le prestazioni del budget

Il budget spesso determina se un progetto è considerato un successo. Registra il budget pianificato rispetto alla spesa effettiva nella Sezione "Analisi del budget". Includi attività per spese o risparmi imprevisti.

Utilizza campi come "Soddisfazione degli stakeholder" per valutare come la leadership ha risposto al budget finale. Evidenzia i fattori di successo, come le negoziazioni con i fornitori o l’assegnazione delle risorse che hanno tenuto sotto controllo i costi. Queste informazioni influiscono direttamente sull'ambito dei progetti futuri.

4. Valutare le prestazioni del team

Registra come il team ha collaborato durante il progetto. Aggiungi attività che evidenziano una forte collaborazione, nonché lacune nella comunicazione o nell'equilibrio delle risorse. Incoraggia i membri del team ad aggiungere feedback sulla distribuzione del carico di lavoro.

Utilizza i campi "Lezioni apprese" e "Aree di miglioramento" per rendere questo feedback fruibile. Se i membri del team hanno avuto difficoltà con i passaggi di consegne, documentalo qui e assegna un'azione da attuare per una più chiara responsabilità nel progetto successivo.

5. Valuta marketing e logistica

I progetti con componenti pubbliche spesso si basano molto sul marketing e sulla logistica. Utilizza questa sezione per valutare l'esecuzione della campagna, la gestione degli eventi o il coordinamento dei fornitori. Acquisisci sia i successi che le sfide, in modo da poter perfezionare il processo.

Se la logistica ha creato ostacoli, assegna azioni da attuare per nuovi flussi di lavoro o automazione. Aggiungi fattori di successo come canali efficaci o campagne ad alte prestazioni da portare avanti. La valutazione garantisce che il lavoro rivolto all’esterno riceva lo stesso livello di attenzione dell’impegno interno.

6. Registra gli insegnamenti chiave e le azioni da attuare

La sezione "Apprendimenti chiave e azioni da attuare" è dove trasformi la discussione in responsabilità. Registra le lezioni apprese, aggiungi aree di miglioramento e assegna attività con date di scadenza, in modo che nulla vada perso dopo la riunione.

Un facilitatore dovrebbe guidare questo processo, assicurandosi che ogni azione abbia un titolare. Usa il campo "Fattori di successo" per evidenziare le pratiche che vale la pena ripetere, come riunioni di avvio intense o strumenti di comunicazione pratici.

7. Acquisisci rischi, lezioni e fattori di successo

Utilizza i campi personalizzati nella parte superiore per trasformare il feedback soggettivo in dati strutturati. Registra il "Livello di rischio" per gli elementi che hanno creato difficoltà, registra le "Lezioni apprese" per supportare il miglioramento continuo ed evidenzia i "Fattori di successo" che hanno contribuito al successo del progetto.

La valutazione del rischio rende il tuo debriefing più di una conversazione. Diventa un modello di resoconto del progetto che puoi condividere con gli stakeholder e riutilizzare per progetti futuri.

8. Condividi il resoconto del debriefing

Al termine della sessione di debriefing, crea un resoconto dal modello. Filtra per campi come "Aree di miglioramento" o "Soddisfazione degli stakeholder" per presentare chiaramente i risultati. Esporta in Microsoft o Google Docs per un riepilogo accurato, oppure condividi il progetto in tempo reale in modo che gli stakeholder possano vedere gli aggiornamenti.

La condivisione dei risultati chiude il ciclo. Gli stakeholder vedono come il loro contributo ha influenzato la discussione e il team di progetto ha una registrazione degli impegni che verranno portati nel progetto successivo.

Funzionalità di Asana da utilizzare con il modello di resoconto del progetto

Un resoconto di progetto è utile solo se il feedback viene acquisito, assegnato e messo in pratica. Le funzionalità di Asana rendono possibile tutto ciò trasformando le conversazioni in attività strutturate. Puoi centralizzare le lezioni apprese, automatizzare i follow-up e misurare i progressi verso i miglioramenti. Esplora la raccolta completa delle funzionalità per trarre ulteriore ispirazione.

Campi intelligenti dell’IA

L’IA di Asana può aiutarti a trasformare il feedback delle sessioni di debriefing in azioni da attuare. Per esempio, se i membri del team lasciano commenti lunghi sulle sfide della comunicazione, i campi intelligenti dell’IA possono creare una nota concisa come “Migliorare il flusso di lavoro di passaggio delle consegne” e assegnarla al titolare giusto. In questo modo, il feedback non si perde in lunghi riepiloghi.

Moduli

Usa i moduli per raccogliere input strutturati prima di una riunione di debriefing. Invia un modulo agli stakeholder per raccogliere informazioni sul loro budget, sulla cronologia e sui fattori di successo. Le loro risposte confluiscono direttamente nel progetto, quindi il facilitatore inizia con dati organizzati anziché con note sparse.

Vista cronologia

Una cronologia aiuta i team a collegare le azioni da attuare discusse ai progetti futuri. Ad esempio, se il tuo team identifica "rivedere il processo di avvio" come passaggio successivo, puoi mappare quell'attività su una cronologia in modo che sia in linea con la data di inizio del prossimo progetto. 

Obiettivi

Collega le azioni da attuare del tuo resoconto agli obiettivi dell’organizzazione. Se il team identifica la necessità di "lanci di campagne più veloci", puoi collegarla a un obiettivo a livello aziendale sul time-to-market. Ciò rende le sessioni di debriefing parte del monitoraggio delle prestazioni a lungo termine piuttosto che riunioni isolate.

Portfolio

I portfolio consentono ai leader di esaminare più modelli di resoconto contemporaneamente. Un dirigente potrebbe confrontare il punteggio ottenuto dai diversi team in relazione alla "Soddisfazione degli stakeholder" e individuare i modelli tra i reparti. Questa visione d'insieme supporta il miglioramento continuo su larga scala.

Integrazioni per il modello di riunione di debriefing del progetto

Le integrazioni estendono il modello di resoconto collegandolo agli strumenti già utilizzati dal tuo team. Invece di esportare i dati in sistemi separati, puoi allegare prove, condividere risultati e visualizzare i miglioramenti direttamente su Asana. Sfoglia la galleria completa delle integrazioni su asana.com/apps.

Slack

Invia aggiornamenti in tempo reale dal modello di resoconto ai canali Slack. Quando un membro del team registra una nuova area di miglioramento, il team di progetto la vede immediatamente e la conversazione continua al di fuori della riunione.

Dropbox

Allega brief di progetto, resoconti o fogli di calcolo del budget da Dropbox. Se il team esamina una presentazione PowerPoint durante il debriefing, puoi collegarla all'attività corrispondente in modo che tutti i file di supporto rimangano collegati alla discussione.

Microsoft Teams

Porta le note e le attività del resoconto in Teams per mantenere sincronizzate le conversazioni e le azioni. Ad esempio, un manager può rivedere "Apprendimenti chiave e azioni da attuare" all'interno di Teams senza cambiare strumento, quindi assegnare le azioni di follow-up su Asana.

Tableau

Visualizza i dati sulle prestazioni del progetto con le dashboard di Tableau collegate al modello di resoconto. Puoi mostrare come i punteggi del "Livello di rischio" sono cambiati in diversi progetti o se i miglioramenti hanno aumentato la soddisfazione degli stakeholder. In questo modo, il tuo resoconto si basa su metriche concrete.

Google Drive

Collega file condivisi come ordini del giorno delle riunioni, sondaggi per gli stakeholder o documenti riepilogativi archiviati in Documenti Google. Collegare questi materiali garantisce che il modello di resoconto del debriefing rimanga l'unica fonte di riferimento per i risultati del progetto.

Domande frequenti sui modelli di resoconto del progetto