Modello di registro delle azioni

Usa questo modello di registro delle azioni per monitorare le decisioni, i titolari e le date di scadenza in un unico posto. Trasforma i follow-up delle riunioni e le attività dei progetti in un semplice elenco condiviso di attività, in modo che nulla venga trascurato. Un registro delle azioni centralizza le azioni dei resoconti, delle revisioni dei progetti e dei check-in dei membri del team, in modo da poter far avanzare il lavoro più velocemente.

Chi trae vantaggio dai modelli di registro delle azioni?

Noi di Asana ci affidiamo a titolari e scadenze chiaramente definiti, soprattutto dopo riunioni in rapida evoluzione. Abbiamo imparato che un registro delle azioni in tempo reale trasforma le note vaghe in attività monitorabili.

I registri delle azioni aiutano i project manager, i team leader e i professionisti delle operazioni che si destreggiano tra attività e dipendenze interfunzionali. Se la tua giornata include la gestione di riunioni, l'acquisizione di azioni da attuare e il follow-up degli ostacoli, un modello di registro delle azioni crea un'unica fonte di riferimento di cui il tuo team può fidarsi.

• Project manager: mantieni un elenco aggiornato delle decisioni, dei passaggi successivi e dei titolari con le date di consegna. Ideale per revisioni degli sprint e retrospettive.

• Team leader: rendi la responsabilità visibile a tutto il team. Puoi vedere chi fa cosa e per quando, e individuare i rischi prima che creino ritardi.

• Responsabili delle operazioni e dello staff: riunisci le azioni delle riunioni di progetto e dei flussi di lavoro in un'unica vista, in modo che i leader ottengano aggiornamenti di stato rapidi e accurati.

• Team a contatto con i clienti: registra gli impegni presi durante le chiamate, quindi monitora ogni follow-up per rispettare i programmi del progetto in tempo e in linea con l'ambito.

Perché usare il modello di azioni da attuare di Asana

Dopo una riunione settimanale sullo stato, è normale uscire con pagine di appunti e nessun piano d'azione apparente. Il modello di registro delle attività di Asana trasforma ogni nota in un'attività con una data di scadenza, un contesto e informazioni aggiuntive.

I modelli di registro delle azioni di Asana ti aiutano a:

• stabilire la responsabilità per ogni azione da attuare con incaricati e scadenze

• consentire un follow-up rapido utilizzando regole di automazione e promemoria

• visualizzare il lavoro in formati flessibili come elenco, bacheca o cronologia, per adattarlo al tuo flusso di lavoro

• Accedere ai resoconti in tempo reale per identificare gli elementi scaduti o a rischio

• Semplificare l'onboarding e l'acquisizione tramite moduli per le nuove richieste tra le riunioni

Come usare questo modello di registro delle azioni

Questo modello è semplice da adottare. Inizia a registrare le azioni e la struttura farà il grosso del lavoro. Puoi anche esplorare la raccolta di modelli di gestione dei progetti di Asana per standardizzare il lavoro del tuo team, dalle riunioni ai progetti.

Passaggio 1: aggiungi e organizza nuove azioni

Crea nuove attività nella sezione Azioni per riportare tutto ciò che è stato discusso durante una riunione o una revisione. Assegna un titolare, imposta una data di scadenza e indica una priorità, in modo che i colleghi del team sappiano cosa fare. Aggiungi il nome di chi ha creato l'attività e l'ID dell'azione, per facilitare la documentazione dei follow-up.

Raggruppa le azioni simili e ricontrolla che ogni attività includa un titolare e una scadenza. Questo passaggio garantisce che nessun elemento venga perso e che il modello di azione da attuare sia l'unica fonte di riferimento per gli impegni in corso.

Passaggio 2: sposta il lavoro attraverso le varie fasi

Man mano che il lavoro procede, trascina le attività nella sezione In corso per mostrare cosa è stato assegnato. Quando completi un'attività, spostala in Azioni completate, in modo che tutti possano vedere i risultati senza chiedere aggiornamenti. Se qualcosa si blocca, spostalo in In sospeso fino a quando non puoi riprenderlo.

Usa queste sezioni per visualizzare l'avanzamento. Ogni passaggio del flusso di lavoro segnala al team dove è necessario concentrarsi e crea slancio e trasparenza durante tutto il progetto.

Passaggio 3: monitora e aggiorna i dettagli delle attività

Aggiorna i campi Stato e Scadenza man mano che il lavoro avanza. Se le priorità cambiano, modifica il campo Priorità in modo che il tuo team lavori prima sugli elementi del percorso critico. Aggiungi note o file di supporto per fornire a ogni Incaricato le informazioni di cui ha bisogno.

Rivedi regolarmente queste informazioni per mantenere aggiornato il modello di registro delle azioni. Alcuni rapidi aggiornamenti possono evitare confusione in merito alla responsabilità delle attività o alle scadenze.

Passaggio 4: revisiona e segnala i risultati

Durante le revisioni o le retrospettive, filtra per Priorità o Stato per focalizzare le discussioni. Evidenzia le attività completate nella sezione Azioni completate per celebrare i successi e identificare gli ostacoli per la volta successiva. Utilizza questi approfondimenti per migliorare il modo in cui pianifichi e deleghi il lavoro in futuro.

Trasforma il tuo modello di registro delle azioni da attuare in un registro di avanzamento e risultati. Acquisendo i risultati direttamente all'interno del progetto, crei una cronologia ricercabile che migliora il tuo processo decisionale.

Passaggio 5: chiudi e archivia il lavoro completato

Una volta completata un'attività, assegnala ad Azioni completate come riferimento. Se un'attività diventa irrilevante, spostala nello stato Annullato. Le categorie semplificano la scansione di ciò che il tuo team ha fatto rispetto a ciò che richiede ancora attenzione. Archivia le azioni vecchie o completate alla fine di ogni ciclo per mantenere organizzato il modello di lista di azioni da attuare.

Funzionalità del piano d'azione di Asana

Le funzionalità di Asana ti consentono di personalizzare il modello di registro delle azioni per adattarlo al flusso di gestione delle attività del tuo team. Abbiamo progettato questo modello gratuito con alcuni dei nostri strumenti di pianificazione delle azioni, ma visita la nostra raccolta di funzionalità per ulteriori idee.

Attività e incaricati

Trasforma ogni azione in un'attività monitorabile e assegnala a un titolare. Aggiungi cronologie e date di inizio per definire le aspettative e mantenere lo slancio.

Campi personalizzati

Assegna un'etichetta alle azioni in base alla priorità, all'origine della riunione o agli indicatori del percorso critico per ordinarle e filtrarle come in un foglio di calcolo, senza uscire dal progetto.

Dipendenze

Mostra quando un'attività ne blocca un'altra, in modo che i team non inizino a lavorare troppo presto e le tempistiche siano realistiche.

Regole (automazione)

Assegna automaticamente le attività, aggiungi follower o pubblica promemoria quando si avvicinano le date di completamento.

Viste di progetto

Utilizza più viste del progetto (elenco, bacheca, cronologia, calendario e dashboard) per organizzare l’elenco delle azioni da attuare, visualizzare la pianificazione e monitorare l’avanzamento da ogni angolazione.

Dashboard e aggiornamenti di stato Monitora le azioni da attuare in tempo reale e condividi facilmente grafici e aggiornamenti di stato. Il modello di lista di azioni da attuare mantiene tutti i dettagli organizzati e facili da rivedere.

Integrazioni consigliate per i modelli di azioni da attuare

Le integrazioni di Asana collegano il tuo strumento di monitoraggio delle azioni da attuare agli strumenti che già utilizzi, in modo che l’acquisizione e la chiusura delle azioni da attuare avvengano senza problemi tra riunioni, chat ed email. Esplora la galleria completa delle integrazioni delle app per trovare le piattaforme e il software di gestione dei progetti che i membri del tuo team utilizzano regolarmente.

Slack

Trasforma i messaggi di chat in attività in pochi secondi e pubblica promemoria automatici nel canale prima di ogni data di completamento. L’integrazione di Slack è perfetta per i follow-up rapidi dopo le riunioni stand-up.

Microsoft Teams

Trasforma chat e chiamate in attività che puoi monitorare nel tuo modello di registro delle azioni. Sincronizza con Excel per aggiornare gli intervalli di tempo, il livello di priorità e qualsiasi azione correttiva, quindi esegui il follow-up in tempo reale.

Zoom

Acquisisci immediatamente le azioni da attuare delle riunioni trasformando le note e le trascrizioni di Zoom in attività che puoi assegnare, monitorare e chiudere direttamente nel tuo piano di progetto.

Gmail

Trasforma le email in azioni da attuare o traguardi che puoi gestire senza uscire dalla posta in arrivo.

Fogli Google

Sincronizza il modello di registro delle azioni da attuare con Fogli Google, in modo da poter ordinare, filtrare e condividere l'avanzamento del progetto con gli stakeholder e i membri del team.

Jira Cloud

Collega il tuo strumento di monitoraggio delle azioni a Jira Cloud per sincronizzare le attività di progettazione, gestire le dipendenze e monitorare i risultati finali insieme ad altri flussi di lavoro di gestione dei progetti.

Domande frequenti sui modelli di registro delle azioni