Modello di piano d'azione

Cos'è un modello di piano d'azione?

I modelli dei piani d'azione raggruppano tutte le attività che serviranno per raggiungere un obiettivo specifico. Vengono creati durante il processo di pianificazione strategica e sono usati dal team di progetto come se fossero una lista di cose da fare, anche se i piani d'azione sono un po' più complessi. 

I modelli dei piani d'azione sono la versione riutilizzabile dei piani d'azione. Creare un modello di piano d'azione ti fa risparmiare il tempo e le energie del doverne creare uno da zero per ogni nuovo progetto. Inoltre, i modelli di piano d'azione non sono utili solo ai project manager. Ogni volta che una persona crea un nuovo piano d'azione in qualunque reparto, può riutilizzare il modello creato, facendo risparmiare all'organizzazione il tempo speso a preparare le sessioni di pianificazione strategica. 

Le cinque parti di un modello di piano d'azione

L'aspetto più importante di un modello di piano d'azione è che è il tuo, ovvero è personalizzato per soddisfare le tue esigenze. Di seguito, elenchiamo alcune buone pratiche da seguire per sfruttare al meglio il tuo piano d'azione.

1. Definire gli obiettivi

Prima di iniziare il lavoro, devi sapere quali siano gli obiettivi. Tieni una sessione di brainstorming per definire gli obiettivi, nella quale determini i risultati del tuo piano d'azione. Quando definisci gli obiettivi, assicurati che siano SMART, ovvero:

• Specific (specifici)

• Measurable (misurabili)

• Achievable (raggiungibili)

• Realistic (realistici)

• Time-bound (con scadenza)

Questi obiettivi fungeranno da punto di riferimento per il tuo modello di piano d'azione. Una volta definiti, puoi farvi riferimento per assicurarti che le attività siano allineate alle iniziative a lungo termine. Questo fa in modo che le azioni da eseguire siano collegate e abbiano uno scopo, eliminando così le “attività superflue”. 

2. Creare elenchi di attività

Per creare un piano d'azione efficace, hai bisogno di attività che trasformano gli obiettivi in azioni da realizzare. Struttura il tuo modello di piano d'azione in scala gerarchica, mettendo gli obiettivi in cima e lasciando spazio al di sotto per tutte le attività collegate. Quando usi il tuo modello per un nuovo progetto, la sezione con l'elenco delle attività diventerà la tua lista di cose da fare. Fai in modo che l'elenco delle attività sia accessibile a tutti gli stakeholder del progetto, così che tutti possano apportare modifiche e monitorarle in tempo reale. Questo facilita la visualizzazione dell'avanzamento e allo stesso tempo fa in modo che il team resti concentrato sulle attività da svolgere.

3. Verificare la distribuzione delle risorse

Per ogni modello di piano d'azione, crea uno spazio riservato alla distribuzione delle risorse. In questo modo, potrai mostrare ai team esterni di quali risorse hai bisogno per ogni progetto e, allo stesso tempo, determinare se il piano d'azione è fattibile. Ad esempio: se durante la verifica della distribuzione delle risorse ti accorgi che il personale non è sufficiente per concludere il progetto in tempo, sai che devi metterlo in pausa. Se usi uno strumento di gestione dei progetti per creare un modello di piano d'azione, puoi automatizzarlo per assegnare membri del team e aggiungere strumenti o integrazioni che si aggiornano con ogni nuovo piano d'azione.

4. Impostare scadenze e traguardi

Ogni piano d'azione dovrebbe avere una scadenza. Nel tuo modello, definisci una cronologia o una data d'inizio stimata, che puoi replicare per ogni progetto. Anche i traguardi di progetto ti saranno d'aiuto, soprattutto per quei modelli di piano d'azione che hanno durata più lunga. Questi traguardi evidenziano i momenti più importanti nell'avanzamento verso l'obiettivo finale. Infine, collega degli strumenti di monitoraggio al tuo modello, in modo da visualizzare l'avanzamento del piano d'azione e creare in tempo reale dei resoconti relativi alle metriche. 

5. Revisionare e aggiornare

Dopo che hai usato il tuo modello di piano d'azione per vari progetti, revisionalo. Prova a vedere se puoi semplificarne degli elementi, creare un nuovo flusso di lavoro o eliminare attività non necessarie. Imposta un promemoria ricorrente per aggiornare il modello del piano d'azione, in modo che sia completamente personalizzato per soddisfare le tue esigenze.

Funzionalità integrate

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Obiettivi. Gli obiettivi su Asana ti collegano direttamente al lavoro che stai svolgendo per raggiungerli, in questo modo per i membri del team sarà più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte i nostri obiettivi vivono separati dal lavoro necessario per raggiungerli. Se si collegano il tuo team e gli obiettivi aziendali al lavoro che li supporta, i membri potranno disporre di approfondimenti in tempo reale e avere chiarezza su come il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, i membri del team potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

Domande frequenti