Aktionsplan-Vorlage

Was ist eine Aktionsplan-Vorlage?

In einem Aktionsplan werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die dazu beitragen sollen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er wird während des strategischen Planungsprozesses erstellt und vom Projektteam auf die gleiche Weise verwendet wie eine Aufgabenliste, obwohl Aktionspläne etwas komplexer sind. 

Eine Aktionsplan-Vorlage ist die wiederverwendbare Version eines Aktionsplans. Dank einer solchen Vorlage ersparen sich Projektmanager die Zeit und Mühe, für jedes neue Projekt einen neuen Aktionsplan zu erstellen. Und nicht nur Projektmanager profitieren von einer Aktionsplan-Vorlage. Jedes Mal, wenn jemand in Ihrem Unternehmen einen Aktionsplan erstellen will, kann er Dank Ihrer Vorlage den Zeitaufwand für die Vorbereitung von strategischen Planungssitzungen deutlich reduzieren.

Fünf Empfehlungen für Ihre Aktionsplan-Vorlage

Der größte Vorteil einer Aktionsplan-Vorlage ist, dass sie an Ihre ganz individuellen Vorstellungen und Anforderungen angepasst werden kann. Damit Sie das Beste aus Ihrer Vorlage herausholen können, haben wir hier für Sie einige hilfreiche Best Practices zusammengestellt.

1. Definieren Sie die Ziele Ihres Vorhabens

Bevor Sie richtig loslegen, sollten Sie sich zuerst darüber klar werden, was Sie mit Ihrem Aktionsplan erreichen wollen. Sammeln Sie in einem Brainstorming-Meeting verschiedene Meinungen und Ideen und legen Sie dann die Zielsetzungen für den Aktionsplan fest. Achten Sie darauf, die Ziele SMART zu formulieren:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Terminiert

Diese Ziele fungieren sozusagen als der Leitstern in Ihrem Aktionsplan. Von nun an sollten Sie sich bei jedem Schritt auf diese Ziele beziehen, und z. B. überprüfen, ob Ihre Ziele sich in Ihren langfristigen Vorhaben widerspiegeln. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass jeder Ihrer Schritte sinnvoll ist und zum großen Ganzen beiträgt. Und außerdem können dadurch viele Doppelarbeiten und ein großer Teil der sogenannten „Arbeit rund um die Arbeit“ vermieden werden. 

2. Legen Sie eine Aufgabenliste an

Damit ein Aktionsplan wirklich effektiv wird, müssen die darin enthaltenen Aufgaben handlungsorientierte Aktionen beschreiben, die zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen. Strukturieren Sie Ihre Vorlage hierarchisch: die Ziele ganz oben und darunter viel Platz für die Aufgabenliste. Wenn Sie Ihre Vorlage dann für ein neues Projekt benutzen, dient dieser Abschnitt quasi für Ihre To-do-Liste. Achten Sie darauf, dass alle Projektbeteiligten stets auf die Aufgabenliste zugreifen können, damit alle Änderungen in Echtzeit passieren und für das gesamte Team sichtbar sind. Auf diese Weise können Sie jederzeit den Projektfortschritt im Auge behalten, ohne die Teammitglieder von ihrer Arbeit abzulenken.

3. Überprüfen Sie Ihre Ressourcenverteilung

Jede Aktionsplan-Vorlage sollte einen Bereich für die Ressourcenverteilung enthalten. Dies dient zum einen dazu, externen Teams zu zeigen, welche Ressourcen Sie für jedes Projekt benötigen. Zum anderen können Sie so auch selber sehen, ob Ihr Aktionsplan überhaupt durchführbar ist. Wenn Sie zum Beispiel bei der Überprüfung der Ressourcenverteilung feststellen, dass für ein anstehendes Projekt nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, können Sie frühzeitig entscheiden, ob Sie das Projekt auf Eis legen oder zusätzliche Mitarbeiter von anderen Projekten abziehen. Wenn Sie Ihre Aktionsplan-Vorlage in einem Projektmanagement-Tool erstellen, können Sie die Personalzuteilung automatisieren und weitere nützliche Integrationen und Apps einfügen, die sich mit jedem neuen Aktionsplan aktualisieren.

4. Geben Sie Fristen und Meilensteine an

Jeder Aktionsplan sollte zeitlich befristet sein. Geben Sie also in Ihrer Vorlage eine Zeitleiste oder eine ungefähre Zeitspanne an, die Sie für jedes neue Projekt nur noch anpassen müssen. Auch Projektmeilensteine sind eine große Hilfe für Aktionspläne, besonders für solche mit einem längerem Zeitrahmen. Meilensteine eigen sich vor allem dafür, die größeren Erfolge auf der Zielgeraden hervorzuheben. Wenn Sie dann noch Ihre Tracking Tools mit Ihrer Vorlage verknüpfen, können Sie live den Fortschritt Ihres Aktionsplans mitverfolgen und entsprechende Kennzahlen auswerten.

5. Überprüfen Sie Ihre Vorlage regelmäßig

Nachdem Sie Ihre Aktionsplan-Vorlage erfolgreich für mehrere Projekte benutzt haben, wird es Zeit, sie auszuwerten und zu optimieren. Ließe sich vielleicht der Workflow verschlanken oder erscheinen Ihnen einige Aufgaben jetzt überflüssig? Richten Sie sich eine regelmäßige Erinnerung ein, um Ihre Aktionsplan-Vorlage auf Vordermann zu bringen und noch mehr an Ihre Anforderungen anzupassen.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit der jeweiligen Arbeit verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich ist. Dies zeigt den Teammitgliedern, worauf sie hinarbeiten. Immer noch viel zu oft werden die Zielvorgaben eines Unternehmens oder Teams an einem anderen Ort erfasst, als die dazugehörige Arbeit. Werden die Ziele jedoch mit den dafür nötigen Arbeitsvorgängen verknüpft, können Teammitglieder in Echtzeit und in aller Klarheit erkennen, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Teams und des Unternehmens beiträgt. Alles in einem erhalten Teams dadurch eine bessere Entscheidungsgrundlage, denn sie sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensstrategie dienen, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

Empfohlene Apps

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack in nachverfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Verwandeln Sie kurze Fragen und Aktionspunkte in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack verloren gehen.

FAQs