Modelo de plano de ação

O que é um modelo de plano de ação?

O modelo de plano de ação reúne todas as tarefas que ajudarão a alcançar uma meta específica. Ele é desenvolvido durante o processo de planejamento estratégico, e usado pela equipe do projeto de forma semelhante a uma lista de pendências, embora os planos de ação sejam um pouco mais complexos do que uma lista de afazeres comum. 

Esse tipo de modelo é uma versão reutilizável de um plano de ação. Ao desenvolvê-lo, você poupará o tempo e esforço de repetir o mesmo trabalho a cada novo projeto. Cabe ressaltar que tais modelos não são úteis apenas para gestores de projetos. Sempre que uma pessoa precisar criar um novo plano de ação em algum departamento, ela poderá reaproveitar o modelo criado por você, reduzindo o tempo que a sua organização leva preparando sessões de planejamento estratégico. 

As cinco partes de um modelo de plano de ação

A parte mais importante do modelo de plano de ação é o fato de ele pertencer a você e estar personalizado para atender às suas necessidades. Para aproveitar o plano de ação ao máximo, observe as boas práticas abaixo.

1. Definição de metas

Antes de começar o trabalho, é preciso analisar qual é o seu objetivo. Organize uma sessão de brainstorm para definir metas que determinarão os resultados do seu plano de ação. Lembre-se de que elas devem ser SMART:

• Specific (Específicas);

• Measurable (Mensuráveis);

• Achievable (Alcançáveis);

• Realistic (Realistas);

• Time-bound (Com prazos determinados).

Essas metas servirão como uma bússola para o modelo de plano de ação. Uma vez definidas, elas poderão ser consultadas para você verificar se as tarefas estão alinhadas às iniciativas de longo prazo. Isso ajuda a estipular ações significativas e interconectadas, eliminando trabalhos de rotina desnecessários e repetidos. 

2. Criação de listas de tarefas

Para criar um plano de ação eficaz, você precisará de tarefas que transformem as metas em ações a realizar. Organize o seu modelo hierarquicamente, com as metas no topo e um espaço para as tarefas pertinentes embaixo. Quando você usar o modelo em um novo projeto, a seção de tarefas funcionará como uma lista de pendências. Disponibilize a lista para as partes interessadas do projeto de modo que possam efetuar e monitorar modificações em tempo real. Assim, a visualização do progresso ficará mais fácil e você ajudará a sua equipe a manter o foco.

3. Análise de alocação de recursos

Qualquer modelo de plano de ação precisa de um espaço destinado à alocação de recursos. Isso é útil tanto para mostrar às equipes externas quais são os recursos necessários em cada projeto, quanto para examinar a viabilidade do plano. Por exemplo: se a análise revelar que não há funcionários suficientes para entregar o projeto dentro do prazo, você poderá decidir que o melhor é suspendê-lo. Com um modelo de plano de ação criado em uma ferramenta de gestão de projetos, é possível automatizar o processo de atribuir membros da equipe e adicionar ferramentas e integrações atualizáveis a cada novo plano de ação.

4. Definição de prazos e marcos

Qualquer plano de ação requer um prazo determinado. Ao criar o modelo, defina um cronograma ou uma previsão de data de início que possa ser ajustada a cada projeto. Marcos também são úteis (principalmente em planos de ação com durações mais amplas), pois identificam os momentos de vitória na jornada até a meta final. Por último, conecte ao modelo ferramentas de monitoramento para que possa consultar, em tempo real, o progresso do plano de ação e as métricas.

5. Revisão e atualização

Depois de usar o modelo de plano de ação em vários projetos, revise-o. Procure oportunidades de otimizar etapas, criar novos fluxos de trabalho ou eliminar tarefas desnecessárias. Configure avisos para lembrar de atualizar o modelo de tempos em tempos, verificando se ele está mesmo adaptado às suas necessidades.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias tarefas. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack.

Perguntas frequentes