アクションプランのテンプレート

アクションプランテンプレートとは？

アクションプランのテンプレートは、特定の目標を達成するために必要なすべてのタスクをまとめたものです。このテンプレートは、戦略計画の過程で作成され、To-Do リストと同じようにプロジェクトチームが使用します。しかし、アクションプランは、To-Do リストよりも少し複雑です。

アクションプランのテンプレートは、アクションプランを何度も使えるようにしたものです。再利用可能なアクションプランのテンプレートを作成することで、新しいプロジェクトのたびに一から新しいものを作成する時間と労力を節約できます。また、これはプロジェクトマネージャーだけが使うものではありません。どの部署でも、誰かが新しいアクションプランを作成するたびにそのテンプレートを再利用できるので、企業が戦略計画の準備に費やす時間を短縮できます。

アクションプランテンプレートの 5 つの要素

アクションプランのテンプレートで何よりも重要なことは、自分のニーズに合わせて、使いやすいようにカスタマイズすることです。ここでは、アクションプランを最大限に活用するために、役に立つベストプラクティスをいくつかご紹介します。

1. 目標を設定する

仕事に取りかかる前に、何を目指して働いているのかを把握することが大切です。目標を決めるために、ブレーンストーミングセッションを開き、アクションプランの成果を決めます。目標を設定するときは、SMART な目標を立てましょう。SMART とは、以下の言葉の頭文字を合わせたものです。

• Specific (具体的)

• Measurable (測定可能)

• Achievable (達成可能)

• Realistic (現実的)

• Time-bound (期限がある)

この目標は、アクションプランのテンプレートの「北極星」のような役割を果たします。目標を一度設定すれば、それを参考にして、タスクが長期的なイニシアチブにつながっているかどうかを確認できます。こうすることで、アクションステップが意図的なものであり、つながりのあるものであることを確認し、無駄で重複する「仕事のための仕事」を排除できるのです。

2. タスクリストを作成する

効果的なアクションプランを作成するためには、目標をアクションアイテムに変換するタスクが必要です。アクションプランテンプレートは、目標を一番上に置き、その下に関連するすべてのタスクを記入するスペースを設け、階層構造で組み立てます。新しいプロジェクトでこのテンプレートを使用する場合、このタスクリストのセクションが、To-Do リストとして機能します。タスクリストは、プロジェクトの関係者全員がアクセスでき、リアルタイムで調整を行い、それを確認できるように設定しましょう。そうすることで、進捗状況を確認しやすくなり、チームの集中力を維持しやすくなります。

3. リソース配分を確認する

アクションプランのテンプレートには、必ずリソース配分を記入する欄を設けてください。これにより、各プロジェクトに必要なリソースを外部チームに説明できるだけでなく、アクションプランが実行可能かどうかを判断しやすくなります。たとえば、リソース配分を検討した結果、急ぎのプロジェクトに対応できるスタッフがいないと判断された場合、そのプロジェクトを保留にすることができます。プロジェクト管理ツールを使ってアクションプランのテンプレートを作成する場合、チームメンバーの割り当てを自動化したり、新しいアクションプランごとに更新されるツールや連携機能を追加したりすることができます。

4. 期日とマイルストーンを設定する

どのようなアクションプランでも、期限付きであることが大切です。テンプレートでは、タイムラインや開始予定日を設定し、プロジェクトごとに複製できるように設定します。また、プロジェクトのマイルストーンを設けることも、特に長期的なアクションプランのテンプレートでは効果的です。このマイルストーンは、最終目標に向かって取り組む際の大きな成果を分割したものです。最後に、追跡ツールをテンプレートに連携させれば、アクションプランの進捗を確認し、リアルタイムで指標を報告できます。

5. 見直しと更新を行う

アクションプランのテンプレートをいくつかのプロジェクトで使用したら、見直しを行いましょう。項目を合理化したり、新しいワークフローを作ったり、不要なタスクを省いたりできないか検討します。定期的なリマインダーを設定して、アクションプランのテンプレートを更新し、ニーズに合わせて徹底的に調整しましょう。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 目標: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれることはありません。

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