アクションプランのテンプレート

あらゆる仕事の課題解決に、Asana。

仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。

Asana とは？

アクションプランテンプレートとは？

アクションプランのテンプレートとは、行動計画を作成するときに活用できる「ひな形」のことです。

新しいプロジェクトが立ち上がるたびに一からプランを作成すると、多大な時間と労力がかかります。しかし、再利用可能なテンプレートがあれば、必要な枠組みがあらかじめ整っているため、短時間で効率的に計画を立てることができます。

テンプレートは特定のプロジェクトマネージャーだけでなく、誰でも活用できる点が特徴です。部署を問わず、誰かが新しいアクションプランを作成する際に統一フォーマットを使うことで、企業全体で準備にかかる時間を短縮できるだけでなく、計画の質や一貫性を高める効果も期待できます。その結果、組織全体がスムーズにプロジェクトを推進し、目標達成の確度をさらに高めることが可能になります。

アクションプランテンプレートを活用する: 6 つステップ

アクションプランテンプレートは、ゼロから計画を作る負担を減らし、すぐに実行可能な状態へと導いてくれる便利な枠組みです。ただし、テンプレートはそのまま使うのではなく、自分たちのプロジェクトに合わせてカスタマイズすることが成功のカギです。以下では、テンプレートを活用するときの 6 つのステップをご紹介します。

1. 目標欄を自分たち用に書き換える

テンプレートの「目標」部分には、まずブレーンストーミングで洗い出した成果を書き込みます。その際、SMART な目標を基準に設定しましょう。明確な目標があることで、タスクが本当に価値のあるものか、単なる「仕事のための仕事」になっていないかを判断できます。

【SMART 目標】

• Specific (具体的)

• Measurable (測定可能)

• Achievable (達成可能)

• Realistic (現実的)

• Time-bound (期限がある)

毎日の仕事につながるチーム目標・企業目標は何かを明確にし、パフォーマンス向上を目指しましょう。Asana なら、各指標の達成度や達成状況を一目で把握し、チーム全体でシェアできます。

2. タスクリストを埋める

テンプレートのタスク欄に、目標を達成するためのアクションアイテムを階層的に整理します。このタスクリストは To-Do リストとして機能し、プロジェクトの関係者全員がアクセスおよび更新できるようにしておくと、進捗状況を把握しやすくなります。

3. リソース配分を追加する

アクションプランテンプレートには必ずリソース配分の欄を設けましょう。人員、時間、予算、ツールなどを適切に割り当てることで、計画が実行可能かどうかを判断できます。不足があれば、早い段階で調整や優先順位の見直しが可能になります。

ワークマネジメントツール Asana を使ってアクションプランのテンプレートを作成する場合は、チームメンバーの割り当てを自動化したり、新しいアクションプランごとに更新されるツールや連携機能を追加したりすることができます。

4. マイルストーンを設定する

テンプレートのスケジュール欄を活用し、プロジェクトのマイルストーンを記入します。これにより、大きな目標までの中間地点が明確になり、進捗チェックがしやすくなります。

5. ワークフローを整える

効率的な実行のために、タスク間のつながりや担当者の流れを明確にし、統一されたワークフローを構築しましょう。視覚化したワークフローをテンプレートに組み込むことで、チーム全体が同じプロセスを理解し、無駄なく動けるようになります。

6. 定期的に見直す

アクションプランのテンプレートは使い切りではなく、進捗状況を確認しながら修正、改善していくことで価値が高まります。使うたびに改善点を反映すれば、自社に最適化された「成長するテンプレート」になります。

To-Do リストのテンプレートも Asana で作成することができます。

アクションプランテンプレートを活かすヒント

アクションプランのテンプレートを最大限活かすために、以下のヒントを実践してみましょう。

1. テンプレートは「ひな形」から「自分仕様」へ

テンプレートを使うと作業が早く進みますが、用意された項目をそのまま埋めるだけでは効果が半減します。プロジェクトの規模やメンバー構成に合わせて不要な欄を削除したり、新たな項目を追加したりして「自分たち専用の型」にしていくことが大切です。そうすることで、毎回ゼロから悩む時間を減らしつつ、使うたびに完成度が高まります。

2. 全員でアクセスしやすい仕組みにする

せっかく作ったテンプレートも、特定の人だけが管理していては情報が滞ってしまいます。オンラインツールや共有フォルダに置き、関係者全員がリアルタイムで確認および編集できるようにすることで、透明性が高まり、認識のズレを防げます。

特にリモートワークや複数部署が関わるプロジェクトでは、この「オープンな運用」が成功の鍵になります。

3. 定期的に振り返りを行い改善する

アクションプランは一度作って終わりではなく、状況に応じて修正していくものです。テンプレート自体も同じで、使ってみて不便だった箇所や抜け漏れを定期的に見直し、改良を重ねることが重要です。小さな改善を積み重ねることで、自社に最適化された「進化するテンプレート」が育っていきます。

4. 数値や成果を記録して次に活かす

テンプレートにはタスクやスケジュールだけでなく、最終的な成果や指標 (KPI、売上、コスト削減額など) も記録しておきましょう。

過去のプロジェクトから得られた数値は、次の計画を立てるときに貴重な判断材料となります。テンプレートが「記録の蓄積場所」として機能すれば、経験が次回以降の効率と成功率を高めます。

5. 視覚的に工夫して直感的に理解できるようにする

タスクや進捗を文字だけで並べるのではなく、色分けやアイコン、チャートを組み合わせて視覚的に整理すると、誰でも一目で状況を理解できます。シンプルな表形式のテンプレートに、進捗バーや優先度の色を取り入れるだけでもチームの理解度は格段に上がります。

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Asana のテンプレートに組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 目標: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

Asana と連携できるアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれることはありません。

ツールやデータをすべて 1 つのプラットフォームにまとめることで、情報が整理整頓されます。Asana は 200 以上の外部アプリと連携することが可能なので、いつも使っているアプリやツールと組み合わせて使いましょう。情報が整理されると、仕事ははかどります。

よくある質問