リソースとは?意味、種類、管理方法を徹底解説

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2022年12月29日
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概要

プロジェクトを円滑に進めるために必要なのがリソースです。「リソース」は IT 用語や経営に関する用語に使われますが、明確に何を指す言葉なのかを再確認したいという人も多いのではないでしょうか。この記事では、そもそもリソースとは何なのか、リソースマネジメントの必要性からプロジェクトにおけるリソースや HRM についても解説します。

更新: この記事は、リソースとは何か、HRM (ヒューマンリソース管理) とは何かについての記述を含めて 2023年 1月に改訂されました。

チームに過度の仕事を与えず、それぞれの能力を十分に活かすことは、多くのリーダーにとっての課題です。組織が目まぐるしく動く世界では、従業員の抱える仕事量が見過ごされることがあります。リソース管理計画を作成すれば、常にチームと各メンバーの仕事量を確認できる上に、すべてのリソースのバランスを効果的に整え、チームがどのように目標を達成するかという全体像を確認できます。

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リソースとは?

リソースとは、「活動をするための資源」のことです。

IT 用語として使う場合は、コンピューターを動かすために必要な CPU やハードディスクメモリの容量などを指します。コンピューターにとって、CPU やハードディスクなどは活動するために必要な資源であり、欠かせないリソースの一部だからです。

一方ビジネスシーンでは、プロジェクトをはじめとする企業活動を実現させるために必要な資源は「ヒト・モノ・カネ」です。さらに時間や情報、ノウハウや経験も資源として意識する必要があります。つまり、プロジェクトの目的を達成するために必要な資源全般を「リソース」という言葉で表現するのです。

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リソース管理とは?

リソース管理とは、リソースやアクティビティを計画するプロセスのことを言います。

チームのリソースをどのように管理、割り当てるかを決定する際は、以下の質問について考えてみてください。

  1. 各リソースの可用性はどの程度ありますか?

  2. 各アクティビティのタイムラインはどのようなものですか?

  3. 各アクティビティを達成するためにどのくらいのリソースが必要ですか?

  4. 効果的にアクティビティを達成するにはどのメンバーが最適ですか?

リソース管理計画は、プロジェクトに必要なあらゆる種類のリソースを管理し、割り当てるために使用します。これは、プロジェクトやイニシアチブを進める際に必要な特定のリソース (人材、財務、技術、物理的リソースなど) やアクティビティをまとめるものです。リソース管理 (リソースマネジメント) をすれば、予算、人材の配置、仕事量の要件、テックスタックの制限など、プロジェクトにおけるすべての要素を見渡すことができます。すべてのリソースの管理、スケジュールの調整、割り当てが簡単になるため、リソースの可用性が最大限に引き出されるでしょう。リソースを効果的に管理する方法を習得すれば、効果的にプロジェクトで実行できるのです。

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リソース管理の必要性

リソース管理なしにプロジェクトを成功させることは難しいといえます。

なぜなら、実質的にプロジェクトを動かすのは、ビジネスにおけるリソースの「ヒト・モノ・カネ」だからです。人材・設備・情報や、そこに時間やノウハウといった要素を考慮してリソース配分することで、プロジェクトは動きます。

例えば、プロジェクトをスケジューリングする際にも、人的リソースや必要な設備のリソース、人材が持つスキルやノウハウなどを確認した上で、タスクごとの時間配分や、そのタスクにどのくらいのリソースが使えるかを正確に把握しなければなりません。

つまり、リソースを把握しなければプロジェクトマネジメントはできないということなのです。

また、効果的なリソース管理計画があれば、リソースを適切に割り当てられるので、プロジェクトを順調に進められるだけでなく、従業員のバーンアウトを防ぐこともできます。リソース管理が正しく行われると、チームは高品質な仕事を持続可能なペースで行えます。さらに、チームはベストの仕事をするためのキャパシティがあるとわかり、満足して一日を終えられるでしょう。

よくある質問: プロジェクト用にリソース管理計画を作成するべき?

結論から言うと、作成するべきです。

プロジェクト管理において、リソース管理は必要不可欠です。リソース配分の計画を立てると、それに費やす時間に対し数倍のメリットを得ることができます。実際に、チームが対処できるプロジェクトの数や、各プロジェクトの質はリソース管理により左右されます。プロジェクトリーダーにとって、リソース管理は効率性を最適化し、従業員の働き過ぎを防ぎ効果的にチームの仕事量を管理するための機会です。

プロジェクトにおいて管理すべきリソース

プロジェクトで管理すべきリソース

それでは、プロジェクトで管理すべきリソースの種類を見ていきましょう。ここでは、主に意識しておきたい 5 つのリソースについて解説します。

1. 人的リソース

2. 設備や材料

3. 資金やコスト

4. 時間

5. 情報

1. 人的リソースのマネジメント

人的リソースとは、ビジネスにおけるリソースの「ヒト・モノ・カネ」のうち「ヒト」に該当する部分です。

プロジェクトは、人材がいてこそ進められる業務であり、さらにはその人材のスキルや経験を把握して適材適所に配置する必要があります。そこで必要なのが、人的リソースのマネジメントです。

2. 設備や材料のマネジメント

設備や材料をマネジメントすることも、プロジェクトにおいては必須です。

ビジネスにおけるリソースの「ヒト・モノ・カネ」のうち「モノ」に該当する部分で、社屋をはじめプロジェクトに必要なモノ全般をマネジメントします。

例えば、システム開発ならばパソコンはもちろん、サーバーやネットワークなどのインフラ全般もプロジェクトに必要な設備や材料です。さらには、デスクや椅子などもマネジメント対象で、生産性を上げるための物質的な資源を整理・管理しなければなりません。

3. 資金やコストのマネジメント

資金やコストは、人的リソースや設備・材料といったリソースに大きく関わるマネジメントです。これは、ビジネスにおけるリソースの「ヒト・モノ・カネ」のうち「カネ」に該当する部分です。

プロジェクトに参加する人件費、設備や材料を用意するためにもコストがかかります。これら全体を把握し、プロジェクトにはどのくらいの資金が必要なのか、プロジェクトが完了するまでにどのくらいのコストがかかるのかをマネジメントしなければなりません。

プロジェクトの途中で資金が尽きてしまえば、プロジェクトが失敗に終わる可能性もあります。

4. 時間のマネジメント

プロジェクトには期限があります。また、プロジェクトは細かなタスクに細分化され、それら各タスクにも期限を設けてプロジェクトは進みます。

そこで重要なのが時間というリソースのマネジメントです。時間をマネジメントするためには、人材の稼働時間や、各人材のスキルや経験によって異なるタスクの消化スピードに合わせてプロジェクトをコントロールしなければなりません。

限られた時間の中で、万が一のトラブルなども考慮しながら、プロジェクトの期限が守れるように時間をマネジメントしていく必要があるのです。

5. 情報のマネジメント

情報のマネジメントは、企業が蓄積しているノウハウなどの知識を活用することです。

プロジェクトに役立つ情報を企業が所有する情報から抽出して、応用できるノウハウなどを取り入れ、必要に応じて情報へのアクセス権限をプロジェクトメンバーに持たせます。

このとき、どのような情報をどのように活用するのか、また、情報を活用するための仕組みを管理するのが情報のマネジメントであり、プロジェクトを成功させるために重要なマネジメントのひとつです。

リソース管理がもたらす 5 つのメリット

リソース管理がチームの成功に欠かせないということにまだ納得していないなら、もう少し深く掘り下げてみましょう。以下の必見の 5 つのメリットについてお読みください。

1. 全体像を確認できる

チームの取り組みを把握しておけば、新しいタスクが突如生まれても、最適なかたちでリソースを割り当てられます。信頼できる唯一の情報源に基づいてリソース管理計画を管理すれば、詳しい情報を得られるほか、必要に応じて変更を加えられるので、働きすぎを防いだり、チームの効率を最大限に引き出したりすることができます。このような概要があると、リソースと個々のタスクとプロジェクトのタイムラインとを結びつけることができ、メンバーのワークロードが多すぎるか、または少なすぎるかを判断するのに役立ちます。これで、潜在的な問題に前もって気づけます。

記事: 働き過ぎの人やチーム必見、仕事とプライベートのバランスを取り戻すための戦略

2. 仕事を適切に配分できる

あなたはきっとそれぞれのチームメンバーの得意や不得意をご存じでしょう。リソースを割り当てる際は、各タスクやアクティビティに対し、どのメンバーが最も適切かを考慮に入れることが大切です。定期的にチームと現状確認を行うことで、メンバーは意思決定プロセスに関与し、自分にも権限があることを最初から感じることができます。他のプロジェクトを担当していて負担が多いメンバーは誰か、余力があるのは誰かを注視して、チームメンバーの時間を効果的に使いましょう。

記事: リソース平準化とは? (テクニックと実践例)

3. チームが共通認識を持てる

チームに透明性を提供すれば、状況を把握できないメンバーはいなくなります。誰が何をいつまでにするかをチーム全員が知ることで、混乱は減少し、チームメンバーにとって自分の責任が明確になります。プロジェクトに関する自分の仕事がチームや会社の全体的な目標にどのようにつながっているかを確認できます。また、チームがうまく協力しあえば、プロジェクトは自然と順調に進み、楽しく仕事ができます!

4. 現実的な目標を設定できる

達成できないとわかっている目標を立てても意味がありません。リソース管理を行うことで、現実的に完了できる仕事とその期日を綿密に計画する機会が生まれます。すべての作業を必要なリソースと併せて明確にしておけば、依存関係を発見でき、必要であれば調整を加えることもできます。時に、それは、チームのリソースを平準化する (期日と優先度をより合理的な期日に調整しなおす) ことを意味します。一部の仕事が元の期日を過ぎてしまうこともありえますが、積極的にリソースを平準化すれば、チーム全員が共倒れして期限を守れなくなることは完全に避けられるでしょう。

記事: 厳しいスケジュールと変化する優先順位を管理する 4 つのコツ

5. 将来の計画を改善できる

直属の部下一人ひとりの取り組みを把握し、その情報を基にリソースを割り当てるようにしていれば、時間とともに上手に対応できるようになるはずです。リソース管理のプロセスに慣れれば、今後の余力もより的確に予測できるようになるでしょう。また、これは同じようなプロジェクトが起こったときに、十分な情報を基にメンバーの数を計画しながら、予算や人員を増やす交渉をするのにも役立ちます。

リソース管理計画を作成する 5 つのステップ

リソース管理のステップ

リソース管理計画はどのツールでも作成できます。実際、理論的には、スプレッドシートを使ってもリソースの使用状況と可用性を管理することができます。しかし、最も適切なリソース管理ツールは、チームが信頼できる唯一の情報源となるツールです。

Asana は、チームが連携を保ち、期日を守り、目標を達成できるようにするためにデザインされたワークマネジメントツールです。Asana でリソース管理を行えば、チームメンバー全員の取り組みや使用可能なリソース、チームのバーンアウトを回避する方法が簡単にわかります。ポートフォリオワークロードを使用すれば、チームの余力を明確にし、その情報を基にリソースを割り当てられます。そして、新しいプロジェクトの話が持ち上がれば、チームのリソースについて把握している知識を用いて、以下の手順で適切にそのプロジェクトの人員配置を行えます。

1. プロジェクトの目標を定義する

チームのリソースをうまく割り当てるには、プロジェクトの目標を知っておく必要があります。たとえば、単純なブログや記事なのか、またはもっと複雑なキャンペーンなのか、どのような指標を用いてプロジェクトの成功を測定するのか、などを知っておく必要があるでしょう。

記事: 効果的なプロジェクト目標の書き方 (実例付)

2. プロジェクトのスコープについて共通認識を持つ

プロジェクトのスコープはどこまででしょうか?可能であれば、プロジェクトの関係者とミーティングを開き、このイニシアチブに充てる時間とリソースについて共通認識を確立しておきましょう。そうすれば、プロジェクト計画の実感をつかめる上に、仕事に最適なリソースを決定しやすくなります。プロセスのこの段階で、リソースの平準化を行う、つまりプロジェクトのスコープやタイムラインにおけるリソース不足の発生を防ぐための措置を講じておくと便利です。

記事: スコープクリープの 7 つの主な原因とその防止策

3. 必要となるリソースの種類を特定する

先ほども触れたとおり、リソース管理計画におけるリソースには、チームの設備、ソフトウェア、予算、従業員の余力などが含まれます。リソース管理計画の作成には、必要となるリソースの種類を特定する作業が伴います。それができれば、使用できるリソースを把握できます。

4. 使用できるリソースを把握する

これがリソース管理の最も肝心な部分です。理想的には、チームが Asana のようなワークマネジメントツールでプロジェクトを管理していれば、メンバー全員が抱える仕事を明確に把握できるので、このプロジェクトに割り当てるべきメンバーを簡単に特定できます。プロジェクトのスコープによっては、チームの仕事が山積みになるのを避けるために、リソースを平準化したり、他の仕事を優先事項から外したりする必要があるかもしれません。

5. プロジェクトの進捗状況を確認する

頼りがいのあるリソースマネージャーは、プロジェクトのライフサイクルを通じて頻繁にチームの状況を確認します。メンバーの調子はどうか?疲労を感じていないか、逆にプロジェクトのメンバーは多すぎないか?チームをサポートする姿勢を見せること、そしてチームが抱えている仕事の量を把握しているということを明確に示すこと (これが一番重要) は、継続的にチームを支えていくための素晴らしい方法です。

リソース管理のベストプラクティス

リソース管理のコツ

リソース管理計画を作成できるようになるまであと一息です。ですが、リソース管理の達人を目指したいという方は、プログラムマネージャでもプロジェクトマネージャーでも、以下の 11 個のコツをお試しください。

  1. 現実的なタイムフレームを設定する。それぞれのメンバーが仕事を完了するのにどのくらいの時間が必要かを理解しましょう。将来を見通しておけば、その後の計画が簡単になります。

  2. 開始日と終了日を設定する。各タスクに期間を設定すれば、それぞれのチームメンバーがタスクを完了するのにどのくらいの時間がかかるかがわかり、現実的なタイムフレームを設定できます。開始日と終了日を適切に設定することで、プロジェクト全体の正確なタイムラインを提供できます。

  3. 従業員の知識や技能を理解する。どのメンバーがどんな仕事に適しているかを理解すれば、各タスクに最適なリソースを決定するのに役立ちます。

  4. 仕事の優先順位を設定する。チームのワークロードに関しては、あらかじめ優先順位を決定しましょう。最優先のタスクに基づきタイムラインを作成し、どのリソースがその達成に役立つかを判断してください。

  5. チームの稼働率を改善する。稼働率とは、プロジェクトチームが実際の、戦略的な、または「請求可能な」仕事に費やす時間のことです。従業員は、平均で仕事の時間の 60% を、承認を得ることや、ドキュメントの検索など、「仕事のための仕事」に費やしています。仕事のための仕事を減らすことは、チームが最高の成果を上げ、稼働率をアップさせるための最適な手段です。

  6. 仕事の進捗とともに効率性を調整する。プロジェクト管理は一般的に継続的な努力です。問題が生じるたびにタスクやタイムラインは変化します。効率性をできる限り高く保つために、必要に応じてリソースの割り当てを変更しましょう。

  7. 予備の時間をとっておく。最初からリソース管理計画を行うことは重要ですが、すべてを計画することはできません。新規の仕事が起こった場合にすぐに柔軟な対応ができるよう、予備の時間を用意しておきましょう。

  8. チームに合ったリソース管理スタイルを選ぶ。あなた以上にチームを理解している人はいません。自分の知識を活かし、ワークロードを時間単位、ポイント単位、タスク数単位のどれで測るかなど、最良のリソース管理メソッドを決定してください。

  9. チームと確認を取る。チームのワークロードをリアルタイムで把握し、それぞれのチームメンバーの仕事量を公平で達成可能なものにしましょう。そうすれば、将来の計画とリソースの割り当て方法を改善するのに役立ちます。

  10. リソース管理計画を運用計画と関連付ける。運用計画とは、週単位、場合によっては 1 日単位でチームがどのようなアクションを起こすかを具体的に示す計画です。リソース管理計画を運用計画に組み込むことで、チームメンバーの時間を効果的に管理できます。

  11. 適切なワークマネジメントツールを使用する。スプレッドシートを使うと、あっという間にリソース管理に混乱が生じてしまいます。代わりに、チームの仕事量を簡単に測定できる、ポートフォリオの管理機能が備えらえれたワークマネジメントツールをお試しください。チームの仕事を俯瞰したり、より細かいタスクに掘り下げて確認したりするなどの作業がすべて 1 か所で行えます。Asana なら、個別のタスクも確認でき、必要に応じてドラッグ & ドロップもできます。

ヒューマンリソースマネジメント (HRM) とは

リソースマネジメントを意識する上で知っておきたいのが「ヒューマンリソースマネジメント (HRM)」です。

ヒューマンリソースマネジメントは「Human Resource Management」を略して HRM と呼ばれており、企業で営利活動を行う上でもっとも必要な人材を、経営資源として活用する仕組みとして体系化する考え方です。

これまで、企業の従業員雇用は「コスト」だという考え方が一般的でした。しかし、この考え方をあらため、企業活動を円滑に運用するための大切な「資源」としてとらえる考え方が浸透しつつあります。

プロジェクトマネジメントにおいても、さまざまなスキルやノウハウを持つ人材を組み合わせて、プロジェクトを成功させることがヒューマンリソースマネジメントだといえます。

HRM の例

例えば、システム開発で「〇〇言語」を使う場合を考えてみましょう。

〇〇言語の知識やノウハウを持つ人材、システム開発全般のノウハウと豊富な経験を持つ人材、システム開発のプロジェクト管理を行ったことがある人材など、各人材のスキルや経験を考慮して適切なリソース配分をすることで、プロジェクトが成功に近づきます。

もちろん、プログラミング言語の知識を持つ人材だけではなく、開発したシステムを導入する企業の業務を把握している経験者のノウハウも必要ですし、さらにはプロジェクトマネジメントスキルを持つ人材は必要不可欠です。つまり、これら人材は「コスト」ではなく、大切な「リソース」なのです。

このように、プロジェクトを円滑に遂行するために必要な人材の需要を把握してマネジメントすることが、プロジェクトにおけるヒューマンリソースマネジメントだといえます。

4 人のチームリーダーから聞いたリソース管理に関するアドバイス

プロジェクト管理でリソースを割り当てる方法についてのガイドを読むのもいいですが、それぞれ異なる背景や課題を持つ 4 人のチームリーダーの話を参考にしてみてはいかがでしょうか?

毎日実践に没頭している Jenny、Ariel、Eric、Reigan はどのようにリソース管理に取り組んでいるのか?4 人に次の 2 つの質問に答えてもらいました。

  • リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

  • リソース管理計画を作成、マネジメントするために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?

Jenny Thai、マーケティング部門、コンテンツ部長

Q: リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する大きな課題は、チームのワークロードを俯瞰して確認することです。新しいプロジェクトが始まるたびに、すべてを正確に確認する必要があります。

これに対処するために、まず、近日の製品リリースとキャンペーンのロードマップに目をやり、次に、それぞれの成果物単位ではなく、プロジェクトレベルでどんな人材が必要かを特定します。私はすべての仕事をワークマネジメントツールで管理していて、そこには各四半期にチームが取り組むすべてのプロジェクトを含むポートフォリオがあります。チームメンバーがコピーのサポートをリクエストできるように、コピープロジェクトやその場の仕事などより小さな作業のためのプロセスも同じワークマネジメントツール内で設定しています。そうすることで新しいリクエストが入ってきたときの管理や、ニーズ、期日、優先順位の特定を簡単に行えます。

プロジェクトへの人材配置やリソースの割り当てに関しては、理論と実践の両方が必要です。メンバーの空き状況と割り当てる仕事の範囲を一致させるだけでなく、それぞれのメンバーのスキルやキャリア目標に適ったプロジェクトを割り当てるよう心がけています。

Q: リソース管理計画を作成、マネジメントするために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?

  1. 今後どのようなプロジェクトが始まるのか、積極的に情報を集めましょう。私のチームのプロジェクトはほとんどが他のチームによりキックオフされるものなので、他部門のパートナーに連絡し、どんな仕事が入って来るかを全体的に把握することは私にとって重要です。

  2. それぞれのチームメンバーに少なくとも 1 つの大きなプロジェクト (例: マーケティングキャンペーン) を担当してもらい、残りの時間で週単位や日単位の小規模な作業を割り当てることで、ワークロードを完成させましょう。そうすれば仕事に多様性が生まれるとともに、注意の切り替えコストを最小限に抑えることができます。

  3. チームと頻繁に確認を取り合ってそれぞれのメンバーの余力を理解し、必要に応じて調整しましょう。予期せぬことが起こったときのために、いつでも連絡を受けられる状態を保ち、リソース計画を順調に進めてください。

Ariel Ross 氏、デザイン部門、統合ブランドプロデューサー

Q: リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する最大の問題は、チームがどんな仕事に携わり、メンバーにはどのくらいの余力があり、プロジェクトのステータスはどういう状況かを正確に把握することです。メンバーによって仕事のペースや長所が違うので、さじ加減が重要になります。そのため、それぞれのプロジェクトに誰を割り当てれば最適かを明確にする必要があります。

チームメンバーとのコミュニケーションを常に向上させることが重要です。私は定期的な確認ミーティング、スタンドアップミーティング、対面式の面談を行ってチーム全員の足並みを揃えています。また、より優れた方法で会話ができるよう、メンバー全員のタスクを俯瞰して把握することに努めています。チームの生産プロセスのタイムラインを作成することで、誰が責任者で、次の手順は何かを明確に把握しています。

Q: リソース管理計画を作成、マネジメントするために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?

  1. 期日から逆算して作成したスケジュールについて部門間の関係者の意見を聞きましょう。そうすればチームの足並みを揃え、あらかじめ理にかなった作業内容や期間を設定できます。

  2. ワークマネジメントツール、特にタイムラインを使って進捗を確認しましょう。どの仕事がチームメンバーに割り当てられているかを確認し、タイムラインを使って障害物を確認したらサポートを提供してください。

  3. チームがどのようにワークマネジメントツールを使用しているかを理解しましょう。全体像を確認するチームメンバーもいれば、1 つのタスクを確認するメンバーもいます。チームによるツールの運営方法に、自分の仕事方法を適応させましょう。

Eric Pelz 氏、製品部門、エンジニアリングマネージャー

Q: リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

1 つの課題は、チームが並行に仕事をすることです。「エンジニアリングチームの価値を最大化するにはどうすればいいか?」と自分に問いかける必要があります。チームの目標と仕事のリスクに基づきバランスを取ることに注力する必要があります。

チームミーティングを行い、その時間を利用して共同でメンバー全員の仕事をリストアップしています。このリストは次の数週間でチームが携わる仕事を確認し、その仕事に対するチームメンバーの感情を理解するのに役立ちます。次に、理解したことをワークマネジメントツールに適用します。すべて 1 か所に明確に記録することを優先しています。

不在情報を含むすべてのデータをワークマネジメントツールで追跡しています。どのリソース (人員) が利用可能かを常に確認できます。そうすることでタイミングを戦略的に計画する機会を得ます。週末の前や、複数のメンバーが欠勤している場合に大きなプロジェクトを始めることは避けています。

Q: リソース管理計画を作成、マネジメントするために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?

  1. リスクのあるプロジェクトやタスクがあれば、すぐにそれを書き留めます。このようなメモを保管することで自分の身を守り、最悪の事態やリスクを避けることができます。

  2. 柔軟性を持ちましょう。計画を、完了したらチェックリストから消える一度限りのタスクだと考えないでください。常に学び、再計画し、再調整し、プロジェクトの進捗に合わせてリソース管理計画を最適化しましょう。

  3. チーム思考を共同作業として行いましょう。それぞれのチームメンバーが自分の意見を共有し、提案を行い、余力がない場合は他のメンバーに伝えることを促進してください。リソース管理とは 1 人だけの仕事ではありません。協力して行う仕事です。

Reigan Combs、マーケティング部門、ライフサイクルマーケティングおよびグローバルキャンペーン部長 (当時)

Q: リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する大きな課題は、仕事のリクエストを明確に把握し、チームの現在の余力を考慮して誰がその仕事を担当するのに最適かを理解することです。多くの場合、「この特定のリクエストを引き受けるのに適切な能力と知識を備えたメンバーは誰だろう?」と自分に問いかけます。

チームメンバーには毎月優先順位が最も高い 5 つの仕事を書き出してもらっています。チームの余力を評価し、各メンバーにどのプロジェクトが最適かを明確にするためです。たとえば、既存のイニシアチブに関連するプロジェクトは新入社員に任せた方が適切かもしれません。その反対に、より複雑なプロジェクトは長期在職のメンバーに任せた方が理に適っていると言えるでしょう。

最近、私はエディトリアルカレンダービューを使用できるワークマネジメントツールでプロジェクトを作成しました。そのおかげでチームが取り組んでいるすべてのメールキャンペーンを確認し、それぞれのキャンペーンがいつ始まり、誰が担当するかをすばやく確認できるようになりました。

Q: リソース管理計画を作成、マネジメントするために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?

  1. 仕事のプロセスを合理化しましょう。一度に複数のリクエストを受け取るとその量に圧倒されてしまうかもしれません。デジタルフォームを使用してプロセスを簡素化しましょう。特に、お使いのワークマネジメントシステムと連携可能な場合はおすすめです。

  2. 週に 1 度のペースでチームとミーティングを行いましょう。現在の余力についてチームメンバーがどのように感じているかを理解し、どのくらいのワークロードが最適かを明確に理解しましょう。

  3. 優先事項を管理しましょう。チームの毎月の優先順位の上位 5 つを見て、それぞれのメンバーがどのような仕事に注力しているかを確認しましょう。チームの優先順位を毎週モニタリングして、変化したことはないか、優先順位を変更する必要がないかを確認してください。

リソース管理計画を作成する準備はできましたか?

リソースとは何か、その意味とメリット、管理方法などの基礎知識をまとめました。リソースとは何かを知ることは、プロジェクトマネジメントにおいて欠かせないものです。プロジェクトを進める上でなぜリソースマネジメントが必要なのか、そしてリソースにどのような種類があるのかをしっかりと把握して、円滑なプロジェクトマネジメントを行いましょう。

リソース管理計画を作成し、リソースを割り当てたら、従業員の功績を認識し、祝福しましょう。チームの成功を祝福することで、従業員のやる気につながり、生産性が高まります。Jenny、Ariel、Eric、Reigan と同じツールを使用するには、Asana をご覧ください。スピーディに仕事をこなすことができます。

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