初めてのリソース管理ガイド

チームに過度の仕事を与えず、それぞれの能力を十分に活かすことは、多くのリーダーにとっての課題です。組織が目まぐるしく動く世界では、従業員の抱える仕事量が見過ごされることがあります。リソース管理計画を作成すれば、常にチームと各メンバーの仕事量を確認できる上に、すべてのリソースのバランスを効果的に整え、チームがどのように目標を達成するかという全体像を確認できます。

リソース管理とは?

リソース管理、またはリソース配分は、チームのリソースやアクティビティを計画するプロセスのことです。リソースとは、プロジェクトを完了するために役立つすべての資産を意味し、設備や資金から技術ツール、従業員の余力まで、さまざまなものが含まれます。

チームのリソースをどのように管理、または配分するかを決定する際は、以下の質問について考えてみてください。

  1. 各リソースの可用性はどの程度ありますか?
  2. 各アクティビティのタイムラインはどのようなものですか?
  3. 各アクティビティを達成するためにどのくらいのリソースが必要ですか?
  4. 効果的にアクティビティを達成するにはどのメンバーが最適ですか?

そもそもリソース管理計画とは何のことですか?

リソース管理計画は、プロジェクトに必要なあらゆる種類のリソースを管理し、割り当てるために使用します。効果的な計画は、プロジェクトやイニシアチブを進める際に必要な特定のリソース (人材、財務、技術、物理的リソースなど) やアクティビティをまとめます。予算、人材の配置、仕事量の要件、テックスタックの制限など、 プロジェクトにおけるすべての要素を見渡せるので、事実上のプロジェクトマネージャーを正しい方向に導いてくれます。すべてのリソースの管理、スケジュールの調整、割り当てが簡単になり、リソースの可用性を最大限に引き出せます。リソースを効果的に割り当てる方法を習得すれば、あなた (とあなたのチーム) は効果的にプロジェクトを実行できるでしょう。

リソース管理計画がチームのメリットになる理由

チームメンバーがプロジェクトの山に埋もれていることに手遅れになるまで気づかないということが頻繁にあります。しかしそんな状況を引き起こさない方法があります。リソース管理を行えば、マネージャーやチームリーダーは、チームメンバーが自分の仕事量や、各タスクを達成するために必要なツールに対して自信を持てるようにすることができます。

効果的なリソース管理計画があれば、リソースを適切に配分できるので、プロジェクトを順調に進められるだけでなく、従業員のバーンアウトを防ぐこともできます。リソース管理が正しく行われると、チームは高品質な仕事を持続可能なペースで行えます。さらに、チームはベストの仕事をするためのキャパシティがあると分かり、満足して一日を終えられるでしょう。

よくある質問: プロジェクト用にリソース管理計画を作成するべきでしょうか?

結論から言うと、作成するべきです。プロジェクト管理において、リソース配分はあれば便利だというものではありません。チームを支え、バーンアウトを防ぐために必要なものです。リソース配分の計画を立てると、それに費やす時間に対し数倍のメリットを得ることができます。実際に、チームが対処できるプロジェクトの数や、各プロジェクトの質はリソース管理により左右されます。プロジェクトリーダーにとって、リソース配分は効率性を最適化し、従業員の働き過ぎを防ぎ、効果的にチームの仕事量を管理するための機会です。

リソース管理がもたらす 5 つのメリット

リソース管理がチームの成功に欠かせないということにまだ納得していないなら、もう少し深く掘り下げてみましょう。以下の必見の 5 つのメリットについてお読みください。

1. 全体像を確認できる

チームの取り組みを把握しておけば、新しいタスクが突如生まれても、最適なかたちでリソースを配分できます。信頼できる唯一の情報源からリソース管理計画を管理すれば、詳しい情報を得られるほか、必要に応じて変更を加えられるので、過度な配分を防いだり、チームの効率を最大限に引き出したりすることができます。このような概要があると、リソースと個々のタスクプロジェクトのタイムラインとを結び付ることができ、メンバーのワークロードが多すぎるか、または少なすぎるかを判断するのに役立ちます。これは、潜在的な問題をあらかじめ見分ける機会になります。

2. 仕事を適切に配分できる

あなたはきっとそれぞれのチームメンバーの得意や不得意をご存じでしょう。リソースを配分する際は、各タスクやアクティビティに対し、どのメンバーが最も適切かを考慮に入れることが大切です。定期的にチームと現状確認を行うことで、メンバーは意思決定プロセスに関与し、自分にも権限があることを最初から感じることができます。他のプロジェクトを担当していて負担が多いメンバーは誰か、余力があるのは誰かを注視して、チームメンバーの時間を効果的に使いましょう。

3. チームが共通認識を持てる

チームに透明性を提供すれば、状況を把握できないメンバーはいなくなります。誰が何をいつまでにするかをチーム全員が知ることで、混乱は減少し、チームメンバーにとって自分の責任が明確になります。プロジェクトに関する自分の仕事がチームや会社の全体的な目標にどのようにつながっているかを確認できます。また、チームがうまく協力しあえば、プロジェクトは自然と順調に進み、楽しく仕事ができます!

4. 現実的な目標を設定できる

達成できないとわかっている目標を立てても意味がありません。その代わりに、リソース管理を行えば、現実的に完了できる仕事、およびその期日を綿密に計画する機会が生まれます。すべての作業を必要なリソースと併せて明確にしておけば、依存関係を発見できるほか、必要であれば調整を加えることもできます。時に、それは、チームのリソースを平準化する (期日と優先度をより合理的な期日に調整しなおす) ことを意味します。期日を守れなくても構わないと言う人はいないでしょうから、積極的にリソースを平準化すれば、チームが期限を逃すということは完全に避けられるでしょう。

[記事: 厳しいスケジュールと変化する優先順位を管理する 4 つのコツ]

5. 将来の計画を改善できる

直属の部下一人ひとりの取り組みを把握し、その情報を基にリソースを配分していれば、時間とともに上手に対応できるようになるはずです。リソース管理のプロセスに慣れれば、今後の余力もより的確に予測できるようになるでしょう。また、これは同じようなプロジェクトが起こったときに、十分な情報を基にメンバーの数を計画しながら、予算や人員を増やす交渉をするのにも役立ちます。

リソース管理計画を作成する方法

リソース管理計画はどのツールでも行えます。実際、理論的には、スプレッドシートを使ってもリソースの使用状況と可用性を管理することができます。しかし、最も適切なリソース管理ツールは、チームが信頼できる唯一の情報源となるツールです。

Asana は、チームが連携を保ち、期日を守り、目標を達成できるようにすることを視野にデザインされたワークマネジメントツールです。Asana でリソース管理を行えば、チームメンバー全員の取り組みや使用可能なリソース、チームのバーンアウトを回避する方法が簡単にわかります。ポートフォリオワークロードを使用すれば、チームの余力を明確にし、その情報を基にリソースを配分できます。そして、新しいプロジェクトの話が持ち上がれば、チームのリソースについて把握している知識を用いて、以下の手順で適切にそのプロジェクトの人員配置を行えます。

1. プロジェクトの目標を定義する

チームのリソースを最適に配分するには、プロジェクトの目標を知っておく必要があります。たとえば、単純なブログや記事なのか、またはもっと複雑なキャンペーンなのか、どのような指標を用いてプロジェクトの成功を測定するのか、などを知っておく必要があるでしょう。

2. プロジェクトのスコープについて共通認識を持つ

プロジェクトのスコープは?可能であれば、プロジェクトの関係者とミーティングを開き、このイニシアチブに充てる時間とリソースについて共通認識を確立しておきましょう。そうすれば、プロジェクト計画の実感をつかめる上に、仕事に最適なリソースを決定しやすくなります。プロセスのこの段階で、リソースの平準化を行う、つまりプロジェクトのスコープやタイムラインにおけるリソース不足の発生を防ぐための措置を講じておくと便利です。

3. 必要となるリソースの種類を特定する

先ほども触れたとおり、リソース管理計画におけるリソースには、チームの設備、ソフトウェア、予算、従業員の余力などが含まれます。リソース管理計画の作成には、必要となるリソースの種類を特定する作業が伴います。それができれば、使用できるリソースを特定することができます。

4. 使用できるリソースを特定する

これがリソース管理の最も肝心な部分です。理想的には、チームが Asana のようなワークマネジメントツールでプロジェクトを管理していれば、メンバー全員が抱える仕事を明確に把握できるので、このプロジェクトに割り当てるべきメンバーを簡単に特定できます。プロジェクトのスコープによっては、チームの仕事が山積みになるのを避けるために、リソースを平準化したり、他の仕事を優先事項から外したりする必要があるかもしれません。

5. プロジェクトの進捗状況を確認する

頼りがいのあるリソースマネージャーは、プロジェクトのライフサイクルを通じて頻繁にチームの状況を確認します。メンバーの調子はどうか?疲労を感じていないか、逆にプロジェクトのメンバーは多すぎないか?チームをサポートしていること、そして一番大切なこととして、チームが抱えている仕事の量を把握しているということを明確にするのは、継続的にチームを支えていく素晴らしい方法です。

リソース管理のベストプラクティス

リソース管理計画を作成できるようになるまであと一息です。ですが、リソース管理の達人を目指したいという方は、以下の 11 個のコツをお試しください。

  1. 現実的なタイムフレームを設定する。それぞれのメンバーが仕事を完了するのにどのくらいの時間が必要かを理解しましょう。将来を見通しておけば、その後の計画が簡単になります。
  2. 開始日と終了日を設定する。各タスクに期間を設定すれば、それぞれのチームメンバーがタスクを完了するのにどのくらいの時間がかかるかがわかり、現実的なタイムフレームを設定できます。開始日と終了日を適切に設定することで、プロジェクト全体の正確なタイムラインを提供できます。
  3. 従業員の知識や技能を理解する。どのメンバーがどんな仕事に適しているかを理解すれば、各タスクに最適なリソースを決定するのに役立ちます。
  4. 仕事の優先順位を設定する。チームのワークロードに関しては、あらかじめ優先順位を決定しましょう。最優先のタスクに基づきタイムラインを作成し、どのリソースがその達成に役立つかを判断してください。
  5. チームの稼働率を改善する。 稼働率とは、プロジェクトチームが実行可能な、戦略的な、または「請求可能な」仕事に費やす時間のことです。従業員は、平均で仕事の時間の 60%を承認を得ることや、ドキュメントの検索など、仕事ための仕事に費やしています。仕事のための仕事を減らすことは、チームが最高の成果を上げ、稼働率をアップさせるための最適な手段です。
  6. 仕事の進捗とともに効率性を調整する。プロジェクト管理は一般的に継続的な努力です。問題が生じるたびにタスクやタイムラインは変化します。できる限り効率性を保つために、必要に応じてリソースの割り当てを変更しましょう。
  7. 予備の時間をとっておく。最初からリソース配分計画を行うことは重要ですが、すべてを計画することはできません。新規の仕事が起こった場合にすぐに柔軟な対応ができるよう、予備の時間を用意しておきましょう。
  8. チームに合ったリソース管理スタイルを選ぶ。あなた以上にチームを理解している人はいません。自分の知識を活かし、ワークロードを時間単位、ポイント単位、タスク数単位のどれで測るかなど、最良のリソース配分メソッドを決定してください。
  9. チームと確認を取る。チームのワークロードをリアルタイムで把握し、それぞれのチームメンバーの仕事量を公平で達成可能なものにしましょう。そうすれば、将来の計画とリソースの配分方法を改善するのに役立ちます。
  10. チームと確認を取る。チームのワークロードをリアルタイムで把握し、それぞれのチームメンバーの仕事量を公平で達成可能なものにしましょう。そうすれば、将来の計画とリソースの配分方法を改善するのに役立ちます。
  11. 適切なワークマネジメントツールを使用する。スプレッドシートを使うと、確実にリソース管理に混乱が生じてしまいます。代わりに、ポートフォリオの管理機能が備えらえれたワークマネジメントツールをお試しください。チームの仕事量を簡単に測定する機能などが含まれています。チームの仕事を俯瞰したり、より細かいタスクに掘り下げて確認したりするなどの作業がすべて 1 か所で行えます。Asana なら、個別のタスクも確認でき、必要に応じてドラッグ & ドロップもできます。

4 人のチームリーダーから聞いたリソース管理に関するアドバイス

プロジェクト管理でリソースを割り当てる方法についてのガイドを読むのもいいですが、それぞれ異なる背景や課題を持つ 4 人のチームリーダーの話を参考にしてみてはいかがでしょうか?毎日実践に没頭している Jenny、Ariel、Eric、Reigan がどのようにリソース管理計画に取り組んでいるか、実際の例をご覧ください。

Jenny Thai、マーケティング部門、コンテンツ部長

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理と割り当てで私が直面する大きな課題は、チームのワークロードを俯瞰して確認することです。新しいプロジェクトが始まるたびに、すべてを正確に確認する必要があります。

これに対処するために、まず、近日の製品リリースとキャンペーンのロードマップに目をやり、次に、それぞれの成果物単位ではなく、プロジェクトレベルでどんな人材が必要かを特定します。私はすべての仕事をワークマネジメントツールで管理していて、そこには各四半期にチームが取り組むすべてのプロジェクトを含むポートフォリオがあります。チームメンバーがコピーのサポートをリクエストできるように、コピープロジェクトやその場の仕事などより小さな作業のためのプロセスも同じワークマネジメントツール内で設定しています。そうすることで新しいリクエストが入ってきたときの管理や、ニーズ、期日、優先順位の特定を簡単に行えます。

プロジェクトへの人材配置やリソースの割り当てに関しては、理論と実践の両方が必要です。メンバーの空き状況と割り当てる仕事の範囲を一致させるだけでなく、それぞれのメンバーのスキルやキャリア目標に適ったプロジェクトを割り当てるよう心がけています。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. 今後どのようなプロジェクトが始まるのか、積極的に情報を集めましょう。私のチームのプロジェクトはほとんどが他のチームによりキックオフされるものなので、他部門のパートナーに連絡し、どんな仕事が入って来るかを全体的に把握することは私にとって重要です。
  2. それぞれのチームメンバーに少なくとも 1 つの大きなプロジェクト (例: マーケティングキャンペーン) を担当してもらい、残りの時間で週単位や日単位の小規模な作業を割り当てることで、ワークロードを完成させましょう。そうすれば仕事に多様性が生まれるとともに、注意の切り替えコストを最小限に抑えることができます。
  3. チームと頻繁に確認を取り合ってそれぞれのメンバーの余力を理解し、必要に応じて調整しましょう。予期せぬことが起こったときのために、いつでも連絡を受けられる状態を保ち、リソース計画を順調に進めてください。

Ariel Ross、デザイン部門、統合ブランドプロデューサー

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する最大の問題は、チームがどんな仕事に携わり、メンバーにはどのくらいの余力があり、プロジェクトのステータスはどういう状況かを正確に把握することです。メンバーによって仕事のペースや長所が違うので、さじ加減が重要になります。そのため、それぞれのプロジェクトに誰を割り当てれば最適かを明確にする必要があります。

チームメンバーとのコミュニケーションを常に向上させることが重要です。私は定期的な確認ミーティング、スタンドアップミーティング、対面式の面談を行ってチーム全員の足並みを揃えています。また、より優れた方法で会話ができるよう、メンバー全員のタスクを俯瞰して把握することに努めています。チームの生産プロセスのタイムラインを作成することで、誰が責任者で、次の手順は何かを明確に把握しています。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. 期日から逆算して作成したスケジュールについて部門間の関係者の意見を聞きましょう。そうすればチームの足並みを揃え、あらかじめ理にかなった作業内容や期間を設定できます。
  2. ワークマネジメントツール、特にタイムラインを使って進捗を確認しましょう。どの仕事がチームメンバーに割り当てられているかを確認し、タイムラインを使って障害物を確認したらサポートを提供してください。
  3. チームがどのようにワークマネジメントツールを使用しているかを理解しましょう。全体像を確認するチームメンバーもいれば、1 つのタスクを確認するメンバーもいます。チームによるツールの運営方法に、自分の仕事方法を適応させましょう。

Eric Pelz、製品部門、エンジニアリングマネージャー

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

1 つの課題は、チームが並行に仕事をすることです。「エンジニアリングチームの価値を最大化するにはどうすればいいか?」と自分に問いかける必要があります。チームの目標と仕事のリスクに基づきバランスを取ることに注力する必要があります。

チームミーティングを行い、その時間を利用して共同でメンバー全員の仕事をリストアップしています。このリストは次の数週間でチームが携わる仕事を確認し、その仕事に対するチームメンバーの感情を理解するのに役立ちます。次に、理解したことをワークマネジメントツールに適用します。すべて 1 か所に明確に記録することを優先しています。

不在情報を含むすべてのデータをワークマネジメントツールで追跡しています。どのリソース (人員) が利用可能かを常に確認できます。そうすることでタイミングを戦略的に計画する機会を得ます。週末の前や、複数のメンバーが欠勤している場合に大きなプロジェクトを始めることは避けています。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. リスクのあるプロジェクトやタスクがあれば、すぐにそれを書き留めます。このようなメモを保管することで自分の身を守り、最悪の事態やリスクを避けることができます。
  2. 柔軟性を持ちましょう。計画を、完了したらチェックリストから消える一度限りのタスクだと考えないでください。常に学び、再計画し、再調整し、プロジェクトの進捗に合わせてリソース管理計画を最適化しましょう。
  3. チーム思考を共同作業として行いましょう。それぞれのチームメンバーが自分の意見を共有し、提案を行い、余力がない場合は他のメンバーに伝えることを促進してください。リソース管理は 1 人だけの仕事ではありません。協力して行う仕事です。

プロジェクト管理計画には必ずリソース管理を含めるべきです。最初は手に負えないと感じるかもしれませんが、適切なリソースを適切なときに配分すれば、だんだん仕事が楽になるでしょう。少しずつ使い方を覚え、Asana のようなワークマネジメントツールに移行しましょう。チームはきっとあなたに感謝します!

Reigan Combs、マーケティング部門、元ライフサイクルマーケティングおよびグローバルキャンペーン部長

リソース管理で直面する最大の課題とそれに対する解決法は何ですか?

リソース管理で私が直面する大きな課題は、仕事のリクエストを明確に把握し、チームの現在の余力を考慮して誰がその仕事を担当するのに最適かを理解することです。多くの場合、「この特定のリクエストを引き受けるのに適切な能力と知識を備えたメンバーは誰だろう?」と自分に問いかけます。

チームメンバーには毎月優先順位が最も高い 5 つの仕事を書き出してもらっています。チームの余力を評価し、各メンバーにどのプロジェクトが最適かを明確にするためです。たとえば、既存のイニシアチブに関連するプロジェクトは新入社員に任せた方が適切かもしれません。その反対に、より複雑なプロジェクトは長期在職のメンバーに任せた方が理にかなっていると言えるでしょう。

最近、私はエディトリアルカレンダービューを使用できるワークマネジメントツールでプロジェクトを作成しました。そのおかげでチームが取り組んでいるすべてのメールキャンペーンを確認し、それぞれのキャンペーンがいつ始まり、誰が担当するかをすばやく確認できるようになりました。

リソース管理計画を作成、管理するために最も重要な 3 つのヒントは何ですか?
  1. 仕事のプロセスを合理化しましょう。一度に複数のリクエストを受け取るとその量に圧倒されてしまうかもしれません。デジタルフォームを使用してプロセスを簡素化しましょう。特に、お使いのワークマネジメントシステムと連携可能な場合はおすすめです。
  2. 週に 1 度のペースでチームとミーティングを行いましょう。現在の余力についてチームメンバーがどのように感じているかを理解し、どのくらいのワークロードが最適かを明確に理解しましょう。
  3. 優先事項を管理しましょう。チームの毎月の優先順位の上位 5 つを見て、それぞれのメンバーがどのような仕事に注力しているかを確認しましょう。チームの優先順位を毎週モニタリングして、変化したことはないか、優先順位を変更する必要がないかを確認してください。

[ダウンロード: リモートマネージャー向けワークマネジメントガイド]

リソース管理計画を作成する準備はできましたか?

プロジェクト管理計画には必ずリソース管理を含めるべきです。最初は手に負えないと感じるかもしれませんが、適切なリソースを適切なときに配分すれば、だんだん仕事が楽になるでしょう。ワークマネジメントを使用すれば、全体像を確認できるので、必要に応じて調整を加えることができます。

リソース管理計画を作成し、リソースを割り当てたら、従業員の功績を認識し、祝福しましょう。チームの成功を祝福することで、従業員のやる気につながり、生産性が高まります。Jenny、Ariel、Eric、Reigan と同じツールを使用するには、Asana をご覧ください。スピーディに仕事をこなすことができます。

Asana でリソース管理を簡素化しましょう