初めてのリソース管理ガイド

自分のチームが働き過ぎだと感じたことはありますか?効率的に仕事をする方法がなかなか見つかりませんか?組織が目まぐるしく動く世界では、時には従業員のワークロードが見過ごされることがあります。あなたやチームがプロジェクトを完了させるために会社に遅くまで残るか、昼休みを潰してまで仕事をしているなら、リソース管理に細心の注意を払う必要があります。チームの満足度を高め、やる気を起こさせながらパフォーマンスを最大化する方法は存在します。夜遅くまで残業する必要はありません。

リソース管理とは何か?

リソース管理、またはリソース配分は、リソースやアクティビティを計画するプロセスのことです。リソースとは、プロジェクトを完了するために役立つすべての資産を意味し、設備や資金から技術ツール、従業員まで、さまざまなものが含まれます。

リソースをどのように管理、または配分するかを決定する際は、以下の質問について考えてみてください。

  1. 各リソースの可用性はどの程度ありますか?
  2. 各アクティビティのタイムラインはどのようなものですか?
  3. 各アクティビティを達成するためにどのくらいのリソースが必要ですか?
  4. 効果的にアクティビティを達成するにはどのメンバーが最適ですか?

なぜリソース管理を活用する必要があるのか?

プロジェクト管理において、リソース配分は、ただあれば便利だというものではありません。あなたが担当するすべてのプロジェクトに必要なものです。最初からリソース管理慣行を取り入れておけば、それに費やす時間に対し数倍のメリットを得ることができます。実際に、チームが対処できるプロジェクトの数や、各プロジェクトの質はリソース管理により左右されます。プロジェクトリーダーにとって、リソース配分は効率性を最適化し、効果的にチームのワークロードを管理するための機会です。

従業員がプロジェクトの山に埋もれていることに手遅れになるまで気づかないということが頻繁にあります。そうなると生産性は低下し、チームメンバーのストレスは高まります。しかしそんな状況を引き起こさない方法があります。リソース管理を行えば、チームメンバーは自分の仕事量や、各タスクを達成するために必要なツールに対して自信を持つことができます。リソース配分はプロジェクトを順調に進めるだけでなく、従業員のバーンアウトを防ぎます。リソース管理が正しく行われると、高品質な仕事が短時間で行え、適切なワークロードを与えられた従業員は、今日もよい仕事をしたと思って 1 日を終えられるでしょう。

リソース管理の 5 つの主要なメリット

リソース管理がプロジェクトの成功に欠かせないということにまだ納得していないなら、もう少し深く掘り下げてみましょう。以下の必見の 5 つのメリットをお読みください。

  1. 全体像を確認する。リソースを効果的に配分すると、プロジェクト全体を広く捉えることができます。プロジェクトに関連付けられたすべてのリソースを 1 か所にまとめることで、詳しい情報を得て、必要に応じて変更を加えることができます。このような概要はリソースと、タスクタイムラインを結び付け、メンバーのワークロードが多すぎるか、または少なすぎるかを判断するのに役立ちます。これは、潜在的な問題をあらかじめ見分ける機会になります。

  2. 仕事を適切に分配する。あなたはきっとそれぞれのチームメンバーの得意や不得意をご存知でしょう。リソースを配分する際は、各タスクやアクティビティに対し、どのメンバーが最も適切かを考慮に入れることが大切です。プロジェクトに携わる可能性のあるすべてのメンバーと会話をすることで、メンバーは情報を得て、意思決定プロセスに関与し、自分にも権限があることを最初から感じることができます。他のプロジェクトを担当していて負担が多いメンバーは誰か、余力があるのは誰かを注視して、チームメンバーの時間を効果的に使いましょう。

  3. チームの足並みを揃える。チームに透明性を提供すれば、状況を把握できないメンバーはいなくなります。誰が何をいつまでにするかをチーム全員が知ることで、混乱は減少し、チームメンバーにとって自分の責任が明確になります。プロジェクトに関する自分の仕事がチームや会社の全体的な目標にどのようにつながっているかを確認できます。また、チームがうまく協力しあえば、プロジェクトは自然と順調に進み、楽しく仕事ができます!

  4. 現実的な目標を立てる。達成できないとわかっている目標を立てても意味がありません。その代わりに、リソース管理を行って、どの仕事を現実的に完了できるかを綿密に計画する機会を得ましょう。必要なリソースをすべて含んだすべての作業を明確にすれば、上司や、あなたにプロジェクトを割り当てた人に対して、予想される問題を根拠をもって説明できます。現在のリソースで何を達成できるかを理解し、必要に応じてリソースを増やすための交渉をしてから、実際に理にかなった目標を立ててください。

  5. 将来の計画を改善する。リソース配分プロセスの経験を重ねていけば、毎回上達していくでしょう。何が欠けているかを理解できるようになり、次回はより迅速にプロセスを実行するために、新たなリソースを追加できるようになります。また、これは同じようなプロジェクトが起こった場合に、頭数を揃えるために十分な情報を得たうえで意思決定し、予算や人員をリクエストするのにも役立ちます。

リソース管理のベストプラクティス

リソース管理の達人になる方法は?以下の 10 のヒントをご覧ください。

  1. 現実的なタイムフレームを設定する。それぞれのメンバーが仕事を完了するのにどのくらいの時間が必要かを理解しましょう。将来を見通しておけば、その後の計画が簡単になります。
  2. 開始日と終了日を設定する。各タスクに期間を設定すれば、それぞれのチームメンバーがタスクを完了するのにどのくらいの時間がかかるかがわかり、現実的なタイムフレームを設定できます。開始日と終了日を適切に設定することで、プロジェクト全体の正確なタイムラインを提供できます。
  3. 従業員の知識や技能を理解する。どのメンバーがどんな仕事に適しているかを理解すれば、各タスクに最適なリソースを決定するのに役立ちます。
  4. 仕事の優先順位を設定する。チームのワークロードに関しては、あらかじめ優先順位を決定しましょう。最優先のタスクに基づきタイムラインを作成し、どのリソースがその達成に役立つかを判断してください。
  5. 仕事の進捗とともに効率性を調整する。プロジェクト管理は一般的に継続的な努力です。問題が生じるたびにタスクやタイムラインは変化します。できる限り効率性を保つために、必要に応じてリソースの割り当てを変更しましょう。
  6. 予備の時間をとっておく。最初からリソース配分計画を行うことは重要ですが、すべてを計画することはできません。新規の仕事が起こった場合にすぐに柔軟な対応ができるよう、予備の時間を用意しておきましょう。
  7. チームに合ったリソース管理スタイルを選ぶ。あなた以上にチームを理解している人はいません。自分の知識を活かし、ワークロードを時間単位、ポイント単位、タスク数単位のどれで測るかなど、最良のリソース配分プロセスを決定してください。
  8. チームと確認を取る。チームのワークロードをリアルタイムで把握し、それぞれのチームメンバーの仕事量を公平で達成可能なものにしましょう。そうすれば、将来の計画とリソースの配分方法を改善するのに役立ちます。
  9. チームの努力を祝福する。チームのワークロードが 1 か所にまとまっていれば、チームの功績が把握しやすくなり、成功を祝福する機会を得られます。
  10. 適切なワークマネジメントツールを使用する。スプレッドシートを使うと、簡単にリソース管理に混乱が生じてしまいます。その代わりに、ワークロードを簡単に確認できるワークマネジメントツールを使用しましょう。すべて 1 か所で俯瞰的に確認したり、よりきめの細かいタスクに掘り下げて確認したりできます。Asana なら、個別のタスクも確認でき、必要に応じてドラッグ & ドロップもできます。

プロジェクト管理計画には必ずリソース管理を含めるべきです。最初は手に負えないと感じるかもしれませんが、適切なリソースを適切なときに配分すれば、だんだん仕事が楽になるでしょう。少しずつ使い方を覚え、Asana のようなワークマネジメントツールに移行しましょう。チームはきっとあなたに感謝します!