初めてのプロジェクトポートフォリオ管理ガイド

Julia Martins 寄稿者の顔写真Julia Martins2020年12月14日00
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プロジェクトポートフォリオ管理とは

チームや部門間でさまざまなイニシアチブを管理している場合、明確さを確立して共有することがいかに難しいかをご存じでしょう。プロジェクト管理ツールは、1 つのイニシアチブのために仕事を整理して実行する方法を提供していますが、チームや部門間で明確さを得るためには、プロジェクトポートフォリオ管理が必要です。

プロジェクトポートフォリオ管理とは?

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) とは、複数のプロジェクトを一元管理することです。プロジェクトポートフォリオ管理では、プロジェクトやイニシアチブの壁を越えて可視化することで、チームの日常業務を企業の組織戦略に結びつけることができます。戦略から実行まで、プロジェクトポートフォリオ管理ツールは、ビジネスの優先順位を追跡し、全体像を把握する際に役立ちます。

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プロジェクトポートフォリオ管理とプロジェクト管理の違いとは?

プロジェクト管理に精通している人は、プロジェクト管理が仕事を計画、管理、そして実行するための素晴らしい方法であることをご存知でしょう。プロジェクト管理はチームの誰が、何を、いつまでにするのかを明確にし、特定のイニシアチブに関するチームコラボレーションの改善に役立ちます。一方、PPM は、複数のプロジェクトや大規模なイニシアチブの管理に役立ちます。

プロジェクト管理とプロジェクトポートフォリオ管理は両方ともワークマネジメントのサブセットです。ワークマネジメントは、プロジェクトや進行中のプロセスからルーチンタスクに至るまで、組織全体で仕事を調整するための体系的なアプローチであり、明確さを促進するものです。プロジェクトポートフォリオ管理は、以下のような場合に役立つ場合があります。

  • 複数のチームのプロジェクトや優先順位を整理して追跡する方法が必要な場合。

  • 経営陣が、さまざまなイニシアチブの進捗を簡単に可視化する方法を必要としている場合。

  • 日々の仕事を戦略的な目的につなげるために、より明確な方法が必要な場合。

プロジェクトポートフォリオ管理の役割と責任

プロジェクト管理と同じように、PPM にもいくつかの重要な役割と責任があります。これらの役割を割り当てれば、プロジェクトチーム内での自分の責任だけでなく、他のチームメンバーの責任も理解できます。

プロジェクトポートフォリオマネージャー

ご想像のとおり、プロジェクトポートフォリオマネージャーは、プロジェクトポートフォリオを作成し、管理する人です。プロジェクトポートフォリオマネージャーは、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのプロジェクトマネージャーではないかもしれませんが、ポートフォリオ内のプロジェクトが最新の状態であり、必要に応じて最新のステータス更新が投稿されていることを保証するのが仕事です。各プロジェクトマネージャーと頻繁に連絡を取り合い、プロジェクトのステータス報告の頻度を設定するようにしましょう。

経営陣の関係者

経営陣の関係者とは、ポートフォリオのイニシアチブ全体で何が起こっているかを一目で把握する必要があるチームメンバーや会社の役員のことです。たとえば、マーケティング部門でチームを管理している場合、CMO やマーケティング部長が経営陣の関係者になるでしょう。

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プログラムマネージャー

プログラムマネージャーには、プロジェクトポートフォリオマネージャーと似たような役割があります。2 つの役割と管理手法の主な違いは、プログラムマネージャーは相互に関連したプロジェクトを担当しますが、プロジェクトポートフォリオマネージャーはそうとは限らないという点にあります。たとえば、プログラムマネージャーは特定の製品マーケティングの立ち上げに関連する複数のプロジェクトを管理する場合がありますが、プロジェクトポートフォリオマネージャーは直接つながりのない可能性があるマーケティング部門内の複数のプロジェクトを管理することになります。

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プロジェクトマネージャー

そう、プロジェクトポートフォリオ管理においても、プロジェクトマネージャーの役割があるのです!プロジェクトマネージャーは、より大きなポートフォリオの中で個別のプロジェクトを所有できます。ポートフォリオの規模や範囲によっては、プロジェクトポートフォリオマネージャーが所有、管理するプロジェクトもあります。

プロジェクトチームメンバー

ポートフォリオ内のプロジェクトに取り組んでいる全員がプロジェクトチームの一員です。プロジェクトチームは、社内のさまざまな部門のメンバーからなるクロスファンクショナルなグループである場合もあれば、従来のチームメンバーである場合もあります。「プロジェクトチーム」と「チーム」の主な違いは、プロジェクトチームは、プロジェクトの期間中、共に作業してから解散するグループであるということです。

プロジェクトポートフォリオ管理のメリット

プロジェクトポートフォリオ管理は、あなたと関連するプロジェクト関係者が大規模なプロジェクトやイニシアチブ間の全体像を把握する際に役立ちます。PPM を正しく使用することで、全体像を把握し、よりよい戦略的意思決定を行うことができます。プロジェクトポートフォリオ管理ツールを使用するチームには、以下のようなメリットがあります。

  • 可視性の向上

  • 連携の改善

  • 経営に関わる全体的な計画

  • 一目で確認できるインサイト

  • チームのクリエイティブで戦略的な作業に使える時間の増加

  • プロジェクトのリアルタイムの進捗状況

  • より迅速な意思決定

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PPM のメリットを受けるには、優れたプロジェクトポートフォリオ管理ツールが必要です

プロジェクトポートフォリオ管理は、ワークマネジメントの大きなシステムの一部です。プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアを効果的に使用するためには、戦略を毎日の仕事につなげて、仕事の全体像を把握し、常にリアルタイムで最新情報を得るために役立つツールが必要です。プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアでは、以下の 3 つの機能が必須と言えます。

リアルタイムのプロジェクトステータス更新

プロジェクトポートフォリオ管理の主な価値の一つは、ポートフォリオ内の各プロジェクトの進捗を全体的に把握できることです。そのためには、プロジェクトポートフォリオ管理ツールが、プロジェクトレベルとポートフォリオレベルの両方でレポーティング機能を提供していることを確認する必要があります。これにより、経営陣の関係者はポートフォリオレベルで一目で把握し、必要に応じてプロジェクト固有のステータス更新の詳細を確認できます。

タイムラインおよび依存関係の追跡

ポートフォリオは多くの複雑なプロジェクトで構成されているため、プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアが、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのタイムラインと、その中の依存関係を表示する方法を提供していることを確認してください。ガントチャートのようなビューを使用すると、すべてのプロジェクトの主要なマイルストーンと日付を識別し、物事が確実にスムーズに進められます。

ワークロード管理

ワークロード管理は、リソース管理計画の策定と追跡に役立ちます。ワークロード管理ツールを使用すると、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して、プロジェクトチームがどのような責任と成果物があるかを明確に把握できます。これにより、リソース管理計画を変更する必要がある場合、誰に余力があって、バーンアウトの状態に近いかを可視化できます。

PPM のプロセスとベストプラクティス

プロジェクトポートフォリオ管理は、リアルタイムで更新されたポートフォリオを維持する際に最も効果的に機能します。プロジェクトポートフォリオマネージャーは、各プロジェクトマネージャーと定期的に連絡を取り合い、プロジェクトが正しく進行していることを確認することが仕事です。これにより、あなたや経営陣の関係者は、軌道に乗っているプロジェクトが会社の戦略目標に正確に沿ったものであることを確認しながら、リスクのあるプロジェクトや軌道に乗っていないプロジェクトを特定し、修正できます。

PPM を始めるには、次の 5 つの簡単なステップに従ってください。

ステップ 1: ポートフォリオと事業目的の整合性を確保

PPM は、日々の業務を戦略的目標に結びつけるのに役立ちますが、これを最も効果的に行うためには、どのような戦略的目標に結びつけているのかを知る必要があります。会社が年間または四半期の目標を設定している場合、収益目標から顧客維持に関する目標まで、さまざまな目標があることでしょう。自分のポートフォリオがどの戦略目標や OKR にどのように貢献しているのかを明確にしましょう。

ステップ 2: プロジェクトを追加

ポートフォリオには、関連するすべてのプロジェクトが含まれている必要があります。適切なプロジェクトを追加し、必要に応じて重要度の高い順に優先順位をつけてください。プロジェクトポートフォリオマネージャーとして、各プロジェクトマネージャーとポートフォリオの各プロジェクトが自分の戦略的目標とどのように関連しているかを確認するための時間をとってください。最後に、すべての関連プロジェクトがポートフォリオに含まれていることを確認してください。

ステップ 3: 経営陣の関係者とポートフォリオを共有

ポートフォリオは、プロジェクトマネージャーとの連携を図り、プロジェクトの仕事の優先度を適切に設定するためのツールですが、経営陣の関係者が部門全体のイニシアチブを俯瞰的に見ることができるようにするための手段でもあります。関係者が PPM ソフトウェアに簡単にアクセスできるようにしましょう。経営陣がプロジェクトの進捗をリアルタイムで把握できれば、よりよい意思決定ができるようになります。

ステップ 4: リアルタイムのステータス更新を確認

プロジェクトマネージャーが個別のプロジェクトを定期的に更新していることを確認してください。そうすれば、ポートフォリオは、すべてのイニシアチブのチームのミッションコントロールになります。これらを一か所で確認できるので、依存関係をより明確に可視化し、新規プロジェクトの機会を特定して、リスクのあるプロジェクトをサポートできます。

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ステップ 5: リソース管理にポートフォリオを活用

ポートフォリオは、あなたや主要な関係者がプロジェクトの進捗状況を最新の状態に保つのに役立つだけでなく、リソース管理のための強力なツールでもあります。各プロジェクトの計画段階では、おそらくリソース管理計画を作成しているでしょう。しかし、俯瞰的なポートフォリオの視点からプロジェクトが軌道から外れているのがわかったら、その問題に対処するために、利用可能なリソースを別のプロジェクトから再分配できます。PPM ツールがリソースの割り当てとその変更の可視性を向上するためにワークロード管理機能を提供していることを確認してください。

プロジェクトポートフォリオ管理で全体像を把握する

PPM は、チームとのコラボレーションや、チーム全体でのコラボレーションに最適な方法です。すべてのイニシアチブを一か所で俯瞰できるので、適切な場所で適切な指標を追跡できます。

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