エグゼクティブサマリーとは？意味と書き方・構成を実例付きで解説

プロジェクト管理の大きなメリットの 1 つは、すべての仕事を計画、管理、実行できるという点です。こういった情報を一目で確認できると便利ですが、プロジェクトの新メンバーやエグゼクティブの関係者にとっては、よりシンプルな方法でプロジェクトの内容を知りたいと思うかもしれません。多くの文書を一度に見る代わりに、メンバーの注目を失わずに、プロジェクトの趣旨を共有できる簡単な方法が必要なのです。

それを行う一番の方法がエグゼクティブサマリーを利用するという方法です。この記事では、エグゼクティブサマリーを書くのは初めてという方のために、それを計画して、書いて、チームと共有するために必要なすべての情報をご紹介します。

エグゼクティブサマリーとは？

エグゼクティブサマリーとは、文書の要約のことです。

その長さとスコープはどのような文書を要約するかによりますが、大抵の場合は 1〜2 ページ程度です。メンバーや重要な関係者が知っておく必要のある情報をすべて書き込んでおくとよいでしょう。

もし経営陣がエグゼクティブサマリーしか読まないとしたら、それだけで必要な情報をすべて伝えることができるだろうか？と想像してみてください。答えが YES なら、そのエグゼクティブサマリーは上手に書けていると言えます。

エグゼクティブサマリーはいつ作成する？

エグゼクティブサマリーは、多くの場合、以下について書かれています。

• ビジネスケース

• プロジェクトの提案

• 研究文書

• 環境調査

• 市場調査

• プロジェクト計画

プロジェクト管理におけるエグゼクティブサマリーとは？

プロジェクト管理では、エグゼクティブサマリーは、他部門のコラボレーターやチームリーダー、プロジェクトの関係者に透明性を提供するための方法として使用されます。

プロジェクトの詳細を深く確認する時間やニーズを持たないチームメンバーのために行う「エレベーターピッチ」のようなものと考えてください。

プロジェクト管理におけるエグゼクティブサマリーの構成要素は？

1. 課題やニーズ

まずはエグゼクティブサマリーが解決する問題点やニーズを記述します。なぜこのプロジェクトを実行するのか？どのようなインサイト、カスタマーフィードバック、製品プラン、その他のニーズが背景にあるのか？

2. 解決策やプロジェクト目標

推奨する解決策またはプロジェクトの目標をまとめます。このプロジェクトを実行することで、最初に明らかにした問題を解決できる根拠や、プロジェクトのゴールや目標を示します。

3. 期待される結果

解決策がもたらす価値を説明します。プロジェクト終了時にはどのような結果が得られるのか？これによって、最初に明らかにした問題はどのように改善され、解決にいたるのか？

4. 結論

最後に仕事の重要性について結論を書いて仕上げます。ここでもう一度、問題が重大な理由、プロジェクトが大切な理由を記述します。また、対象となるオーディエンスについて触れてから、解決策がその人たちの問題をどう解決するのかに言及してもよいでしょう。最後に、関連する次のステップを含めます。

エグゼクティブサマリーと関係があるプロジェクト管理用語解説

エグゼクティブサマリーを初めて書く人は、プロジェクト管理の他の要素との関係性が気になるのではないでしょうか。各要素との比較は以下のとおりです。

エグゼクティブサマリーとプロジェクト計画

プロジェクト計画は、プロジェクトのゴールや目標を実現するために、プロジェクトで達成を目指す主要なタスクをまとめた青写真です。プロジェクト計画には、目標や成功の評価指標、関係者とその役割、予算、マイルストーン、成果物、タイムライン、スケジュール、コミュニケーション計画などが含まれます。

エグゼクティブサマリーは、プロジェクト計画において最も重要な情報を要約したものです。経営陣がプロジェクトに参加するときに、プロジェクト計画を読む前の時点で知っておく必要がある絶対に欠かせない情報は何かと考えてください。それをまとめたものがエグゼクティブサマリーです。

エグゼクティブサマリーとプロジェクト概要

プロジェクトの概要とエグゼクティブサマリーには、プロジェクトの重要な情報をまとめた要約など、類似の要素が含まれることがしばしばあります。しかし、プロジェクトの概要はプロジェクトに直接つながっているものであり、プロジェクトを進めながら常に参照できる必要もあります。

エグゼクティブサマリーは、使用するプロジェクト管理ツールによっては、プロジェクトに含めることもできますが、独立した文書として使用することもできます。

エグゼクティブサマリーとプロジェクト目標

エグゼクティブサマリーは、2 つ目の構成要素 (推奨する解決策またはプロジェクトの目標をまとめます) で明記するプロジェクト目標を含み、それについて詳しく述べる必要があります。エグゼクティブサマリーにプロジェクト目標を含めることに加えて、目標を達成することによってどのように価値が生まれるかや、目標を達成する方法の詳細についても説明する必要があります。

エグゼクティブサマリーを作成するメリット

プロジェクトのエグゼクティブサマリーなんて本当に必要だろうか？プロジェクト計画だけで十分なのでは？と疑問に思う方もいるのではないでしょうか？

効果的に書かれたエグゼクティブサマリーがあれば、関係者はプロジェクトの詳細すべてを細かく確認しなくても、その全体像と重要な各ポイントを知ることができます。もっと情報が必要だとなれば、プロジェクト計画を読んだり、ワークマネジメントツールで各タスクの内容を確認したりできます。

エグゼクティブサマリーの書き方 (実例付き)

エグゼクティブサマリーは 4 つの部分で構成されます。エグゼクティブサマリーを書くには、以下に紹介するテンプレートに従ってください。書き終えたら、その内容をもう一度読み通し、各関係者が知っておく必要のある大切な情報が一つも抜けていないことを確認してください。

1. 課題やニーズを記述する

エグゼクティブサマリーでは、最初にこの文書 (およびその内容であるプロジェクト) の重要性を説明します。問題は何かということを、調査結果やお客様からのフィードバックなどを使って説明しましょう。この問題が重大でお客様に直接影響すること、またそれを解決することが大切な理由を明確にしてください。

2. 解決策やプロジェクト目標をまとめる

問題をまとめたところで、今度は解決策について説明します。要約や概要とは違い、解決策は指示でなければいけません。つまり、あなたの解決策が正しい、と読者を納得させる努力が必要になります。これは、ブレインストーミングのためのセクションというよりも、どちらかと言えば推奨した解決策を支持するための場と言えます。

エグゼクティブサマリーはプロジェクトの始めに作成するものなので、すべての成果物やマイルストーンを達成する計画が細かく決まっていなくても問題はありません。むしろ、これはプロジェクトで何を行うのかを大まかに説明するためのものです。プロジェクトの主な成果物やタイムラインの概要を考案するのが苦手という方は、エグゼクティブサマリーの作成に着手する前に、プロジェクトロードマップを作成することをご検討ください。

3. 期待される結果を説明する

この時点で、推奨する解決策が最初に述べた問題にどう影響し、その問題をどう改善するのかについて詳しく説明します。どのような結果を期待していますか？このセクションでは、関連する財務情報やプロジェクトのリスク、潜在的なメリットなどを記述します。また、このプロジェクトを会社の目標や OKR (目標と主要な結果) に関連付けてもよいでしょう。この作業が会社の目標にどう合致するのかを伝えることができます。

4. 結論を書く

経営陣の関係者と重要な情報をすべて共有し終わったところで、この最後のセクションでは、この仕事が組織に与えるインパクト、そして組織に対するこの仕事の重要性を経営陣の関係者が理解するのを手助けします。伝えておくべき重要なポイントがあるとすれば、それはどのようなことかを考えます。

エグゼクティブサマリーの例

これらの内容をまとめると、このようなエグゼクティブサマリーが出来上がります。(英語)

エグゼクティブサマリーを書くときにやってしまいがちなミス

エグゼクティブサマリーのプロに突然なれるものではありません。実際に書くときは、本記事でご紹介した 4 部構成のテンプレートをガイドとしてお使いください。エグゼクティブサマリーのスキルを磨くにあたり、ぜひとも避けたい落とし穴がいくつかありますので、以下に対処法をご紹介します。

専門用語を使うのは避ける

エグゼクティブサマリーは、プロジェクトのコントリビューターから経営陣の関係者にいたるすべての人が読んで理解できる文書でなければいけません。自分は関係者と比べて、日々の作業や個々のタスクにずっと近い位置付けであることを覚えておきましょう。エグゼクティブサマリーを一度読み通して、不要な専門用語がないことを確認し、可能であれば、意味を説明するか、完全に省いてください。

完全なレポートではないことを念頭に置く

エグゼクティブサマリーは、あくまでも要約です。特定のタスクや期日、添付ファイルなどの具体的な詳細について書き始めることがあれば、一旦手を止めて、エグゼクティブサマリーに本当に必要な情報だろうかと考えてみましょう。もちろん、大切な詳細もあります。サマリーは実行可能で、メンバーの関心をつかむものでなければいけません。ですが、プロジェクトに関する情報の大部分は、ワークマネジメントツールに取り込むものであり、エグゼクティブサマリーに書き出すものではないことを肝に銘じておきましょう。

サマリーには十分な情報を盛り込む

あなたはこのプロジェクトについて詳しくても、関係者はそうとは言えません。エグゼクティブサマリーを書いたら、一度読み返して、情報を付け足す必要がないことを確認します。関係者がサマリーを理解するのに必要なコンテキストはありませんか？あるのなら、エグゼクティブサマリーに盛り込むか、追加情報としてリンクを含めることを検討します。

必ず見直しをする

エグゼクティブサマリーは、常に編集可能な文書ですので、入力ミスがあれば、いつでも修正できます。しかし、校正したり、同僚に送って意見を求めたりしても損することはありません。

エグゼクティブサマリーの活用事例

エグゼクティブサマリーの価値は、経営層が要点をすばやく把握し、意思決定に集中できる点にあります。ここでは、経営層への報告や情報共有を効率化し、成果につなげた日本企業の事例を 2 つ紹介します。

自動車や産業用機械の部品加工を手がけるテック長沢では、事業拡大に伴って社内のコミュニケーション量が 2.5 倍に増えました。役員会議では同じ議題が繰り返され、会議に 6〜7 時間かかることもあったといいます。ワークマネジメントツール Asana を導入し、議題や進捗をタスクとして一元管理したところ、ほぼすべての会議時間が半減しました。要点を絞って経営層に伝える仕組みが、意思決定のスピードを高めた好例です。

エレベーターなどの専業メーカーであるフジテックでは、粒度の異なる膨大なプロジェクト管理シートが原因で、上位管理者がリスクを見落とすおそれがありました。Asana のポートフォリオとレポートで進捗とリスクを一目で把握できるようにした結果、導入後 1 年間で年間 3,200 時間もの会議時間を削減しました。経営層が「今、何に注目すべきか」を短時間でつかめる状態こそ、エグゼクティブサマリーが目指す姿と言えます。

まとめ: エグゼクティブサマリーは不可欠

エグゼクティブサマリー (executive summary) とは何か、その意味や構成要素、メリット、書き方などの基礎知識をまとめました。この記事でご紹介した例とテンプレートを参考に、エグゼクティブサマリーを作成しましょう。

エグゼクティブサマリーは、プロジェクトの参加者全員に最新情報と共通認識を周知させる非常に便利な文書です。プロジェクトが何を解決するもので、なぜ大切なのかをすばやく確認する必要がある関係者が大勢いるのなら、エグゼクティブサマリーは必要とされる情報を提供する最適の方法です。

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エグゼクティブサマリーに関するよくある質問