PMBOK とは？基本概要から活用方法まで徹底解説

プロジェクト計画は、プロジェクトに関連するあらゆる要素を整理し、仕事を順調に進めるために不可欠なものです。優れたプロジェクト計画は、目標や予算からマイルストーン、コミュニケーション計画まで、必要なすべての作業を 1 か所で開始させるのに役立ちます。

PMBOK とは (定義、読み方、基本概要)

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) とは、PMI (Project Management Institute) が策定したプロジェクトマネジメントの知識体系ガイドです。日本語では「ピンボック」と読みます。

1987 年にホワイトペーパーとして初めて発表され、現在は第 7 版 (2021 年発行) が最新版です。

PMBOK はプロジェクトの計画、実行、監視、制御、終結に関するベストプラクティスを体系化したもので、世界中のプロジェクトマネージャーが実務の指針として活用しています。

PMI と PMBOK の関係

PMI (Project Management Institute) は 1969 年に設立された非営利団体で、PMBOK ガイドの策定・改訂を行っています。

日本では PMI 日本支部 (PMIJ) が活動しており、PMBOK の普及と PMP 資格認定を推進しています。

PMP 資格との関係

PMP (Project Management Professional) は、PMI が認定するプロジェクトマネジメントの国際資格です。PMP 試験は PMBOK ガイドに基づいて実施され、実務経験と知識の両方が問われます。

3 年ごとに 60 PDU (Professional Development Units) の取得が必要な継続認定制度があり、実務重視の姿勢が特徴です。

PMBOK の 5 つのプロセス群

PMBOK 第 6 版では、プロジェクトの流れを 5 つのプロセス群に分類しています。各プロセス群は、プロジェクトの開始から完了までの段階を整理するフレームワークです。

実務では、これらのプロセスは必ずしも順番どおりに進むわけではありません。各フェーズで「立ち上げ → 終結」のサイクルを小さく回すことで、プロジェクト全体の精度が高まります。

PMBOK の 10 の知識エリア

PMBOK 第 6 版では、プロジェクトマネジメントに必要な専門知識を 10 の領域に整理しています。

10 の知識エリアと 5 つのプロセス群を掛け合わせることで、プロジェクトのあらゆる局面をカバーできます。

PMBOK 第 6 版と第 7 版の違い

2021 年に発行された PMBOK 第 7 版は、従来のプロセス重視のアプローチから原則 (プリンシプル) 重視のアプローチへと大きく転換しました。

第 7 版で変わった考え方

第 6 版までは「何をどの順番で行うか」というプロセスの定義が中心でした。第 7 版では「どのような姿勢でプロジェクトに臨むべきか」という原則ベースの考え方に移行しています。

この変化の背景には、アジャイル開発やハイブリッドアプローチの普及があります。予測型 (ウォーターフォール) だけでなく、適応型 (アジャイル) のプロジェクトにも対応できる、より柔軟なフレームワークを目指した結果です。

12 の原理・原則

第 7 版では、5 つのプロセス群に代わって 12 の原理・原則が定められています。

スチュワードシップ、チーム、ステークホルダー、バリュー、システム思考、リーダーシップ、テーラリング、品質、複雑性、リスク、順応性・回復力、チェンジマネジメントの 12 項目です。

8 つのパフォーマンス・ドメイン

10 の知識エリアに代わり、8 つのパフォーマンス・ドメインが導入されました。

ステークホルダー、チーム、開発アプローチとライフサイクル、計画、プロジェクト作業、デリバリー、測定、不確実性の 8 領域です。

PMBOK を活用するメリット

PMBOK をプロジェクト管理に取り入れることで、以下のメリットが期待できます。

• 共通言語の確立: チーム内で統一された用語とプロセスを使うことで、コミュニケーションの齟齬が減る

• 品質の安定化: 体系的なプロセスに沿って管理することで、プロジェクトの品質にばらつきが出にくくなる

• リスクの早期発見: リスク管理のフレームワークがあることで、問題を未然に防げる

• 組織的なナレッジ蓄積: プロジェクトごとの教訓を記録・共有する仕組みが整う

PMI の研究によると、プロジェクトの計画はプロジェクトの成功と強い相関を示しています。PMBOK に基づいた計画プロセスを導入することで、プロジェクトの効率性と結果が向上します。

PMBOK の注意点と限界

PMBOK は強力なフレームワークですが、活用にあたっていくつかの注意点があります。

• ガイドであり、厳密な方法論ではない: PMBOK はあくまで知識体系であり、プロジェクトの特性に応じたテーラリング (カスタマイズ) が不可欠

• ドキュメント過多のリスク: すべてのプロセスを忠実に実行しようとすると、書類作成に時間を取られ、実行スピードが低下する

• 小規模プロジェクトへの適用: 少人数チームのプロジェクトでは、PMBOK のプロセスをすべて適用する必要はなく、チームの規模に合わせて取捨選択する

• アジャイルとの併用: PMBOK 第 7 版ではアジャイルとの親和性が高まったが、ウォーターフォール型の文化が強い組織では導入に工夫が必要

PMBOK に基づくプロジェクト計画の立て方

PMBOK の知識エリアやプロセス群を踏まえたうえで、実際のプロジェクト計画をどのように作成すればよいのでしょうか。ここでは、PMBOK のフレームワークに沿った 7 つのステップを紹介します。

プロジェクトの種類に関わらず、すべての作業計画には以下を明確にしておくことが重要です。

• ゴールとプロジェクト目標

• 成功指標

• ステークホルダーと役割

• スコープと予算

• マイルストーンと成果物

• タイムラインとスケジュール

• コミュニケーション計画

それぞれの項目をプロジェクト計画書作成におけるひとつのステップとしてとらえ、詳しく見ていきましょう。

ステップ 1: 中長期の目標を設定する

プロジェクト計画に取り組むことには、チームや会社が最終目標を達成することなど、何らかの理由があるはずです。しかし成功を測定する方法がなければ、目標を達成したかを知ることはできません。

プロジェクト計画を立てるには、まず求める結果を明確に設定する必要があります。目標を特定すれば、プロジェクト計画の根拠を明確にできるだけでなく、メンバー全員が共通認識を持ち、求める結果を実現することに集中できます。

ある調査によると、自分の仕事が会社の目標にどう貢献するのかを知っている従業員はモチベーションが 2 倍も高いことがわかっています。それにも関わらず、従業員のわずか 26% しかそれを把握できていません。

作業計画の中で目標を定義すれば、チームの仕事をプロジェクト目標に直接つなげることができます。

プロジェクト計画は、プロジェクトの戦略目標を通じて、チームが中長期目標を達成するために必要な方向性を提供します。

中長期目標を計画書に直接組み込んでおけば、プロジェクトの最終目標をいつでも確認できます。プロジェクトスコープを定義するときや、プロジェクトスケジュールの概要をまとめるときなどは、全体目標を再度確認し、仕事が主な目標の達成を支えるものであることを確認しましょう。

ステップ 2: 成功の評価指標を設定する

目標を定義したら、成功の主な評価基準を設定し、目標の達成を測定できるようにしておきましょう。目標は期待する結果を示すものですが、その結果の達成に向かって仕事が順調に進んでいるかどうかを示す成功の評価指標が必要になります。

これに便利な方法として、SMART (スマート) な目標があります。SMART な目標を立てれば、成功の評価指標をわかりやすく、測定可能なものにできるため、プロジェクトの終わりに目標を達成できたかどうかを簡単に確認できます。

たとえば、SEO の専門家を対象とした年次カンファレンスを 6月22日から 3 日間連続で開催することがイベントの目標であった場合、少なくとも 1000 人の参加者を確保するということを、その目標の成功を判断する評価指標にすることができます。

ステップ 3: 関係者と役割を明確にする

プロジェクトを実行する際、大抵の場合はコラボレーターが関与します。プロジェクトマネジメントを計画する際、どのチームメンバーがプロジェクトに関わり、それぞれのメンバーがどんな役割を果たすかを整理しましょう。

そうすることで、それぞれのタスクに対して誰が責任を持つかを決定でき、関係者にどのように関与してほしいのかを知らせるのに役立ちます。

このプロセスの中で、関係者に与えるさまざまな役割や担当業務を定義します。たとえば、プロジェクトの成功を担う直接的な責任者は誰にするのか、何かを最終決定する前に関与するべき承認者はいるのかなどです。

誰がプロジェクトを進行させ、誰が決定を承認し、誰がプロジェクトに貢献するかを決定し、プロジェクトの進捗に合わせて誰に情報を伝達する必要があるのかを判断できるように、RACI チャートのようなシステムを使うことを検討してください。

すべての役割と関係者をまとめた後に、その文書をプロジェクト計画書に含めます。この計画書が確定されたら、この文書が「信頼される唯一の情報源」となります。

ステップ 4: 予算を設定する

プロジェクトを実行する場合、大抵お金がかかります。コンテンツライティングにフリーランサーを採用したり、イベントにケータリングサービスを依頼したりと、ある程度の費用を支出することになるでしょう。

プロジェクト計画の一部として目標と関係者を定義したところで、今度はその情報を使って予算を立てます。

たとえば、複数の部門が参加するクロスファンクショナルプロジェクトであれば、プロジェクトのコストは部門間で分担されるのか、イベントの参加者数や新規ユーザー数といった特定の目標指標がある場合は、提案した予算でその取り組みを実行できるのかなどを検討しましょう。

プロジェクト計画の段階で (そして費用が発生する前に) 予算を確立しておけば、承認を得た上で、プロジェクトの実行段階で賢く経済的な決定をすることができます。

ステップ 5: マイルストーンと成果物に照準を合わせる

プロジェクトの計画で重要な部分は、マイルストーンや、達成する内容を示す具体的な目標を設定することです。マイルストーンには開始日や終了日は必要ありませんが、マイルストーンに到達すると、プロジェクトの実行において重要な成果を上げたことになります。

マイルストーンは進捗を測定するのに使用します。たとえば、会社の新製品を開発中だとしましょう。試作品の完成というマイルストーンをプロジェクトタイムラインに設定すると、それまでの仕事の進捗を測定するのに役立ちます。

それに対してプロジェクトの成果物は、マイルストーンに到達したときに実際に成果として完成したものを指します。ここで使用されている製品開発の例では、試作品という成果物が出来上がったときにマイルストーンが達成されたことになります。

ステップ 6: タイムラインとスケジュールをまとめる

プロジェクト目標を達成するには、プロジェクト全体のタイムラインとスケジュールを明確にする必要があります。そのためには、戦略的な計画を立てる際に優先順位を付けることが重要です。

プロジェクトには、明確なタイムラインがあるとは限りません。大規模なプロジェクトでいくつか不明な日程がある場合は、本格的なプロジェクトタイムラインではなく、プロジェクトロードマップの作成を検討してください。

ロードマップなら、必ずしも正確な日付を定めなくても、さまざまなタスクの作業順序を明確にすることができます。タスクの洗い出しが終わって作業順序を決定したら、それぞれの担当者および責任者を設定しましょう。

大まかな担当者が決まったら、今度は詳細をまとめていきます。まずプロジェクトをタスクに分割し、すべてのプロセスが確実に実行されるようにします。大きなタスクはさらに小さいサブタスクに分解して、管理しやすくすることもできます。

次に、それぞれのタスクやサブタスクに、開始日と終了日を割り当てます。まとまりのあるプロジェクトタイムラインなら、すべての仕事がどうつながるかを視覚的に確認できます。

ステップ 7: コミュニケーション計画を共有する

ほとんどのプロジェクトには複数のステークホルダーが関係することは先ほど確認しました。これは人によりコミュニケーションの方法が異なるということでもあります。

プロジェクト計画では、そのプロジェクトで担当者に期待される作業内容をあらかじめ設定できます。また、プロジェクトの進捗状況、今後の予定を全員が確実に把握できるように、コミュニケーション計画を設定することも重要です。

明確なコミュニケーションシステムが確立されていれば、障害が起こった場合も対応しやすくなります。コミュニケーション計画を作成する際に、以下の質問を自分に問いかけてください。

• プロジェクトに関連した会議を何度行う必要があるか、その会議の目標は何か

• どのようにステータス更新を管理するか、どこで共有するか

• どんなツールを使ってプロジェクトを管理し、進捗や更新情報を伝えるか

プロジェクト計画の他の要素と同様に、コミュニケーション計画もプロジェクト計画の中で簡単に確認できるようにしましょう。関係者や複数部門のコラボレーターが、プロジェクトの計画段階および実行段階でこういったガイドラインを簡単に見つけられる環境を整えておくことが重要です。

プロジェクト計画の例

それでは、プロジェクト管理計画がどのようなものかを理解していただくために、マーケティングプロジェクトとデザインプロジェクトの 2 つの例をご紹介します。

【プロジェクト計画の例 1】年次コンテンツカレンダー

あなたが会社のコンテンツ責任者で、来年公開されるすべてのコンテンツ用にコンテンツマーケティングカレンダーを作成し、配信するのが役目だとしましょう。前述のとおりに、ステップに沿ってプロジェクト計画を立てていきましょう。

目標と成功の評価指標

コンテンツカレンダーを作成し、コンテンツの作成を実施することの目標は、エンゲージメントを 10% 向上させることであると設定します。成功の評価指標は、メールの開封率とクリックスルー率、会社の SNS のフォロワー数、コンテンツの検索順位とします。

関係者とそれぞれのメンバーの役割

このプロジェクトには 5 人のメンバーが参加します。

• コンテンツ責任者のあなた: カレンダーを作成し、管理します

• コンテンツライターの Brandon と James: それぞれのコンテンツとコピーの原稿を提供します

• 編集者の Nate: コンテンツを編集し、フィードバックを提供します

• 制作担当者の Paula: 作成と編集が完成したコンテンツを公開します

予算

プロジェクト計画と 1 年分のコンテンツに使う予算は $50,000 です。

マイルストーンと成果物

最初のマイルストーンは 1 年間のすべてのトピックを示すコンテンツカレンダーの作成を完了することです。成果物は共有が可能な実際のカレンダーとします。マイルストーンと成果物はプロジェクトスケジュールにはっきりとマーキングしておきましょう。

タイムラインとスケジュール

以下のようにコンテンツカレンダープロジェクト計画のスケジュールを設定しました。

• 10月15日 ~ 11月1日: コンテンツのトピックのアイデアをリサーチする

• 11月2日 ~ 11月30日: 執筆するトピックを決定する

• 12月1日 ~ 1月1日: カレンダーを構築する

• 1月1日 ~ 12月31日: 1 年を通じて Brandon と Jamie がコンテンツを執筆し、Nate が編集する

• 1月16日 ~ 12月31日: Paula が 1 年を通じて継続的にコンテンツを発行する

コミュニケーション計画

コミュニケーション計画の一環としてキックオフミーティングを行い、次に毎月の進捗共有ミーティングを行います。毎週のステータス更新を金曜の午後に送信します。プロジェクトに関連するすべてのコミュニケーションは、プロジェクト管理ツール内で行います。

【プロジェクト計画の例 2】ウェブサイトのリデザイン

この例では、会社のウェブサイトがついにリデザインされ、完全にリニューアルされるシチュエーションを想定してみます。このプロジェクトでは大規模な仕事が必要となり、さまざまな関係者から高い期待が寄せられているため、詳細な計画が必要です。

目標と成功の評価指標

作業計画の全体的な目標は 1 年の終わりまでに会社のウェブサイトのコンバージョンを 15% 増加させることです。成功の評価指標は無料トライアルに登録する毎日の訪問者の数と、登録のコンバージョン率です。

関係者とそれぞれのメンバーの役割

• プロジェクト責任者のあなた: プロジェクトを計画し、管理します

• UXR 担当の Sophie: リサーチを行い、インサイトを提供します

• デザイン担当の James と Jenny: ウェブサイトの新しいデザインを提供します

• コンテンツ担当の Shelly: 新しい構成要素や、ウェブページのコピーやコンテンツを作成します

• ウェブデベロッパーの Kate: 新しいウェブサイトを実装します

• ウェブデベロッパー責任者の Rob: QA の結果を反映させ、新しいウェブサイトを発表します

• マーケティング部長の Emily: フィードバックを提供し、プロジェクトを承認します

予算

新しいウェブサイトのリデザインの予算は $30,000 です。

マイルストーンと成果物

リサーチ段階が完了し、Sophie がデザインとコンテンツ (成果物) のおすすめの作成方法を含む報告書を送信したら、最初のマイルストーンに到達します。

タイムラインとスケジュール

• 3月 ~ 5月: Sophie がウェブサイトの再デザインに必要なすべてのリサーチを行う

• 5月 ~ 7月: James と Shelly がデザインとコンテンツを並行して作成する

• 8月初旬: James がデザインし、Shelly がコンテンツを作成した新しいウェブサイトを Kate が公開する

コミュニケーション計画

すべてのタスク、コミュニケーション、アセットを 1 か所で管理できるプロジェクト管理ツールを使用すれば、すべての関係者が見つけやすくなります。

仕事を始める前にキックオフミーティングを行い、それぞれのマイルストーンを達成した後にもミーティングを行いましょう。ステータス更新や仕事リクエストの受信など、その他のコミュニケーションもプロジェクト管理ツールで行います。

プロジェクト計画の管理方法: ClassPass の具体例

ClassPass のマーケティングオペレーション部門、シニアプロジェクトマネージャーの Kerry Hoffman 氏は、クリエイティブ、グロース、コンテンツの各チームが取り組むすべてのマーケティングプロジェクトを監督しています。

以下は、Hoffman 氏がプロジェクト計画を管理する際の 3 つの主要な戦略です。

• 【あらかじめ関係者を特定する】 プロジェクトの規模に関係なく、プロジェクトのそれぞれの段階で必ず適切なメンバーが関与できるように、誰が参加し、どんな役割を担うかを知ることは重要です。また、これによりチームが仕事を始める前に、評価と承認のプロセスが明確になります。

• 【プロジェクトに関するコミュニケーションの方法に同意しておく】 プロジェクトに関するコミュニケーションをいつどこで行うかというルールを確立し、重要な情報が適切な場所で伝えられ、チーム全員の足並みが揃うようにしましょう。

• 【他のメンバーの仕事のスタイルを知り、それに順応する】 プロジェクトは必ずしも計画どおりに進みません。しかし、適切なプロジェクト統合マネジメントを実施することで、プロジェクトをスムーズに進めることができます。また、プロジェクトメンバーの好みの働き方を把握し、計画を作成するときにそれを考慮することが、プロジェクトを開始した後、仕事を順調に進めるのに役立ちます。

PMBOK を活用してプロジェクトを成功に導こう

PMBOK は、プロジェクトの計画から完了までを体系的にマネジメントするための世界標準ガイドです。5 つのプロセス群と 10 の知識エリアを理解し、第 7 版の原則ベースの考え方も取り入れることで、プロジェクトの成功確率を高められます。

PMBOK のフレームワークを実務で活かすには、プロジェクト管理ツールの活用が効果的です。目標設定、スケジュール管理、ステークホルダーとのコミュニケーションを一元化することで、PMBOK の知識を日々の仕事に自然に組み込めます。

PMBOK に関するよくある質問