もう失敗しないプロジェクト計画の作り方

プロジェクト計画は、プロジェクトに関連するすべての仕事を整理し、順調に進めるために不可欠なものです。優れたプロジェクト計画は、ゴールや予算からマイルストーンやコミュニケーションプランまで、必要なすべての作業を 1 か所で開始するのに役立ちます。以下を読み進めて、プロジェクトを成功に導く計画を作成して時間を節約し、悩みの種を減らしましょう。

なぜプロジェクト計画が重要か？

プロジェクト計画によってプロジェクト全体の準備が整います。プロジェクト計画がないと、全体的なプロジェクト管理プロセスの最初の重要なステップを見逃すことになります。明確なプロジェクト計画を作成すれば、すべての関係者がプロジェクトの方向性や自分の責任を把握でき、プロジェクトが実際に始まる前に必要なリソースが揃っていることを確認できます。

また、プロジェクト計画があれば、プロジェクトの実行を先導する責任者は、これから起こりかねない潜在的な課題をプロジェクトの計画段階で予測できます。プロジェクトマネジメント協会の研究によると、プロジェクトの計画はプロジェクトの成功と強い相関を示しています。優れた計画を作成すれば、より良い成果につながるということです。つまり、計画段階をマスターすれば、プロジェクトの効率性と結果も向上するということです。

プロジェクト管理計画に何を含めるべきか

必要なすべての要素を計画に含めれば、プロジェクト全体で仕事を順調に進めやすくなります。すべての明確なプロジェクト管理計画には、以下の項目が含まれています。

• 目標と KPI
• 関係者と役割
• 予算
• マイルストーンと成果物
• タイムラインとスケジュール
• コミュニケーションプラン

それぞれの項目がどういうものかわからない場合は、以下の説明をお読みください。

目標と KPI

プロジェクトに取り組むことには、チームや会社が最終目標を達成することなど、理由があるはずです。しかし成功を測定する方法がなければ、目標を達成したかを知ることはできません。

どんな結果を期待するかを明確にするのは重要です。そうすれば、プロジェクトの理論的根拠を説明し、チーム全員の足並みを揃え、達成したい結果に注力できます。目標は測定可能なものにしましょう。たとえば、SEO の専門家を 1,000 人以上集める 3 日間の年次カンファレンスを 6月 22日に開催するというイベントの目標は、明確で測定可能です。

また、重要業績評価指標 (KPI) をプロジェクト計画に含むことをおすすめします。そうすれば、設定した目標に対するパフォーマンスを測定できます。目標が意図した結果を示すなら、KPI は、その結果を達成するために仕事が順調に進んでいるかを知らせる役目を果たします。このイベントの例の KPI は、SEO カンファレンスを宣伝するための新規メールリストの購読者の数です。

関係者と役割

1 人でプロジェクトに取り掛ることはまずないでしょう (もしそうであってもこの詳細はメリットがあります)。プロジェクトを実行する際、大抵の場合はコラボレーターが関与します。プロジェクトを計画する際、どのチームがプロジェクトのどの部分に関わり、それぞれのメンバーがどんな役割を果たすかを要約しましょう。そうすることで、それぞれのタスクに対して誰が責任を持つかを決定でき (これについては後ほど説明します)、関係者にどのように関与してほしいのかを知らせるのに役立ちます。

DACI モデルのようなシステムを使えば、誰がプロジェクトを進行させ、誰が決定を承認し、誰がプロジェクトに貢献するかを決定し、プロジェクトの進捗に合わせて誰に情報を伝達する必要があるのかを判断するのに役立ちます。

予算

プロジェクトを実行する場合、大抵お金がかかります。コンテンツライティングにフリーランサーを採用したり、イベントにケータリングサービスを依頼したりと、ある程度の費用を支出することになるでしょう。

支出の前に予算を立てて承認を得ましょう。承認を得たら、プロジェクトの実施段階で賢明で効率的な経済的意思決定をしましょう。

プロジェクト計画がすでに作成されていれば、予算を適切に割り当てるのが容易になります。計画があればプロジェクトのどの部分にどのくらいの費用が必要かを決定でき、後で突然費用が必要になることを防げます。

マイルストーンと成果物

プロジェクトの計画で重要な部分は、マイルストーンや、達成することを示す特定の目標を設定することです。マイルストーンには開始日や終了日は必要ありませんが、マイルストーンに到達すると、プロジェクトの実行において重要な成果を上げたことになります。マイルストーンは進捗を測定するのに使用します。たとえば、会社の新製品を開発中だとしましょう。試作品の完成というマイルストーンをプロジェクトタイムラインに設定すると、それまでの仕事の進捗を測定するのに役立ちます。

それに対して成果物は、マイルストーンに到達したときに実際に成果として完成したものを指します。ここで使用されている製品開発の例では、試作品という成果物が出来上がったときにマイルストーンが達成されたことになります。

タイムラインとスケジュール

では、全体的な責任の説明を終えたところで、次は詳細に注目しましょう。プロジェクトをタスクに細分化して、プロセスが見落とされないようにしましょう。大き目のタスクは管理しやすくするために、より小さなサブタスクに分割します。

次に、それぞれのタスクやサブタスクに、開始日と終了日を割り当てます。まとまりのあるプロジェクトタイムラインで、すべての仕事がどうつながるかを視覚的に確認できます。関係者を追加して、誰が何をいつまでに担当するかを綿密に計画しましょう。

コミュニケーションプラン

ほとんどのプロジェクトには複数の関係者が含まれることを先程お話ししました。これは関係者によりコミュニケーションの方法が異なるということでもあります。この機会を利用して、特定のプロジェクトに対しあらかじめ自分の期待する作業内容を設定しましょう。コミュニケーションプランを設定することは、チーム全員が現在の状況や、プロジェクトの進捗や、次に何が起こるかを把握するために重要です。また、何らかの障害が起こった場合、それに対応するための明確なコミュニケーションシステムがすでに確立されています。

コミュニケーションプランを作成する際に、以下の質問を自分に問いかけてください。

• プロジェクトに関連した会議を何度行う必要があるか？その会議の目標は何か？
• どのようにステータス更新を管理するか？どこで共有するか？
• どんなツールを使ってプロジェクトを管理し、進捗や更新情報を伝えるか？

プロジェクト計画の例: 年間のコンテンツカレンダー

それでは、プロジェクト管理計画がどのようなものかを理解していただくために、マーケティングプロジェクトとデザインプロジェクトの 2 つの例をご紹介します。ご自分でプロジェクト計画を作成する際にご参照ください。

あなたが会社のコンテンツ責任者で、来年公開されるすべてのコンテンツ用にコンテンツマーケティングカレンダーを作成し、配信するのが役目だとしましょう。最初のステップはプロジェクト計画を作成することです。上の図と、下の説明のようになります。

目標と KPI

コンテンツカレンダーを作成し、コンテンツの作成を実施することの目標は、エンゲージメントを 10% 向上させることであると設定します。重要業績評価指標 (KPI) は、メールの開封率とクリックスルー率、会社のソーシャルメディアのフォロワー数、コンテンツの検索順位とします。

関係者とそれぞれのメンバーの役割

このプロジェクトには 5 人のメンバーが関与します。

• コンテンツ責任者のあなた: カレンダーを作成し、管理します
• コンテンツライターの Brandon と James: それぞれのコンテンツとコピーの原稿を提供します
• 編集者の Nate: コンテンツを編集し、フィードバックを提供します
• 制作担当者の Paula: 作成と編集が完成したコンテンツを公開します

予算

コンテンツカレンダーと 1 年分のコンテンツへの予算は $50,000 です。

マイルストーンと成果物

最初のマイルストーンは 1 年間のすべてのトピックを示すコンテンツカレンダーの作成を完了することです。成果物は共有が可能な実際のカレンダーです。

タイムライン / スケジュール

以下のようにコンテンツカレンダーのスケジュールを設定しました。

• 10月 15日 ～ 11月 1日: コンテンツのトピックのアイデアをリサーチする。
• 11月 2日 ～ 11月 30日: 執筆するトピックを決定する。
• 12月 1日 ～ 1月 1日: カレンダーを構築する。
• 1月 1日 ～ 12月 31日: 1 年を通じて Brandon と Jamie がコンテンツを執筆し、Nate が編集する。
• ** 1月 16日 ～ 12月 31日**: Paula が 1 年を通じて継続的にコンテンツを発行する。

コミュニケーションプラン

コミュニケーションプランの一環としてキックオフミーティングを行い、次に毎月の進捗共有ミーティングを行います。毎週のステータス更新を金曜の午後に送信します。プロジェクトに関連するすべてのコミュニケーションは、プロジェクト管理ツール内で行います。

プロジェクト計画例: ウェブサイトのリデザイン

この例では、会社のウェブサイトがついにリデザインされ、完全にリニューアルされることになりました。このプロジェクトでは大規模な仕事が必要となり、さまざまな関係者から高い期待が寄せられているため、詳細な計画が必要です。

目標と KPI

全体的な目標は 1 年の終わりに会社のウェブサイトのコンバージョンを 15% 増加させることです。KPI は無料トライアルに登録する毎日の訪問者の数と、登録のコンバージョン率です。

関係者とそれぞれのメンバーの役割

• プロジェクト責任者のあなた: プロジェクトを計画し、管理します
• UXR 担当の Sophie: リサーチを行い、インサイトを提供します
• **デザイン担当の James と Jenny: ウェブサイトの新しいデザインを提供します
• コンテンツ担当の Shelly: 新しい構成要素や、ウェブページのコピーやコンテンツを作成します
• ウェブデベロッパーの Kate: 新しいウェブサイトを実装します
• ウェブデベロッパー責任者の Rob: QA の結果を反映させ、新しいウェブサイトを発表します
• マーケティング部長の Emily: フィードバックを提供し、プロジェクトを承認します

予算

新しいウェブサイトのリデザインの予算は $30,000 です。

マイルストーンと成果物

リサーチ段階が完了し、Sophie がデザインとコンテンツ (成果物) のおすすめの作成方法を含む報告書を送信したら、最初のマイルストーンに到達します。

タイムライン / スケジュール

• 3月 ～ 5月: Sophie がウェブサイトの再デザインに必要なすべてのリサーチを行う。
• 5月 ～ 7月: James と Shelly がデザインとコンテンツを並行して作成する。
• 8月初旬: James がデザインし、Shelly がコンテンツを作成した新しいウェブサイトを Kate が公開する。

コミュニケーションプラン

コミュニケーションプランには、すべてのタスク、コミュニケーション、アセットを 1 か所で管理できるプロジェクト管理ツールを使用すれば、すべての関係者が見つけやすくなります。仕事を始める前にキックオフミーティングを行い、それぞれのマイルストーンを達成した後にもミーティングを行いましょう。ステータス更新や、仕事リクエストの受信など、その他のコミュニケーションも、プロジェクト管理ツールで行います。

ClassPass がプロジェクト計画を最初から最後まで管理する方法

ClassPass のマーケティングオペレーション部門、シニアプロジェクトマネージャーの Kerry Hoffman 氏は、クリエイティブ、グロース、コンテンツの各チームが取り組むすべてのマーケティングプロジェクトを監督しています。以下は、彼女がプロジェクト計画を管理する際の 3 つの主要な戦略です。

• あらかじめ関係者を特定する: プロジェクトの規模に関係なく、プロジェクトのそれぞれの段階で必ず適切なメンバーが関与できるように、誰が参加し、どんな役割を担うかを知ることは重要です。また、これによりチームが仕事を始める前に、評価と承認のプロセスが明確になります。
• プロジェクトに関するコミュニケーションの方法に同意しておく: プロジェクトに関するコミュニケーションをいつどこで行うかというルールを確立し、重要な情報が適切な場所で伝えられ、チーム全員の足並みが揃うようにしましょう。
• 他のメンバーの仕事方法を知り、それに順応する: プロジェクトは必ずしも計画どおりに進みません。しかし、順応性を持ち、積極的になることでスムーズに進めることができます。また、プロジェクトメンバーがどのように仕事をするかを学び、計画を作成するときにそれを考慮するようにすることが、プロジェクトを開始し、仕事を順調に進めるのに役立ちます。

次のプロジェクト計画をプロのように作成する

おめでとうございます。あなたはこれでプロジェクト計画のプロになりました。いくつかのステップを踏み、少し時間をかけ、色々と整理することで、無事にプロジェクト計画を作成することができます。

これからは、自分やチームの仕事を順調に進め、問題が起これば早期に対処できます。Asana のようなプロジェクト管理ツールを使って、プロジェクト計画のそれぞれのステップを自信を持ってこなしていきましょう。