仕事を順調に進めるプロジェクト計画の作り方
プロジェクト計画は、プロジェクトに関連するすべての仕事を整理し、順調に進めるために不可欠なものです。優れたプロジェクト計画は、目標や予算からマイルストーン、コミュニケーションプランまで、必要なすべての作業を 1 か所で開始するのに役立ちます。プロジェクトを成功に導く作業計画を作成して時間を節約し、悩みの種を減らしましょう。
プロジェクト計画とは？
プロジェクト計画 (または作業計画) は、プロジェクトの目標を果たすために、チームが達成する必要のある主要な要素を示した青写真です。プロジェクト計画には、プロジェクトスケジュール、スコープ、期日、成果物に関する情報を含み、メンバー全員がアクセスできるプラットフォームで作成すると便利です。プロジェクト計画をワークマネジメントシステムで作成すると、仕事の計画、追跡、報告をすべて 1 か所で行えます。
プロジェクト計画をいまいち理解できいないという方のために、プロジェクトの他の要素との相違点を説明します。
プロジェクト計画と作業計画の違い
プロジェクト計画と作業計画は同じものです。チームや部署によって呼び方は異なりますが、どちらも最終的には同じものを示しています。つまり、プロジェクト目標の達成に必要な、大局的なアクションステップのリストです。
プロジェクト計画とプロジェクトスコープの違い
プロジェクトスコープとは、プロジェクトの規模と境界を定義するものです。プロジェクト計画の一環として、プロジェクトスコープの概要をまとめ、それをプロジェクトのすべての関係者と共有する必要があります。スコープクリープが心配な方は、プロジェクトの進行中に、プロジェクト計画に含まれる事前に定義されたスコープを再度確認すれば、仕事を無理なく進めることができます。
[記事: クイックガイド: 8 個のステップでプロジェクトスコープを定義]
プロジェクト計画とプロジェクトスケジュールの違い
プロジェクトスケジュールは、プロジェクト計画を構成する要素の 1 つです。プロジェクト計画と同様、ワークマネジメントツールでプロジェクトスケジュールを作り、ガントチャートでスケジュールを可視化することを目指します。ガントチャートとは、タスクを棒で表現した横棒グラフです。ガントチャートのような表示にすることで、一定期間にやるべきすべての仕事をわかりやすく可視化できます。
[記事: ガントチャートを初めて使用する方はこちらから始めてください。]
戦略的な計画を具体化するには、まずプロジェクトスケジュールが必要です。しかし作業計画はそれだけでは完成しません。関係者や目標、マイルストーンなど、他の重要な要素についても指示する必要があります。
プロジェクト計画とアジャイルプロジェクトの違い
アジャイルプロジェクトマネジメントは、チームが仕事を反復的かつ共同的なコンポーネントに分割するためのフレームワークです。アジャイルフレームワークはよくスクラムおよびスプリント手法と合わせて実行されます。どのプロジェクトでもそうですが、仕事を始める前にプロジェクト計画を立てておくと、アジャイルチームにメリットとなります。
なぜプロジェクト計画が重要か？
プロジェクト計画によってプロジェクト全体の準備が整います。プロジェクト計画がないと、全体的なプロジェクト管理プロセスの最初の重要なステップが足りません。明確に書かれたプロジェクト計画を作成すれば、すべての関係者がプロジェクトの方向性や自分の責任を把握でき、プロジェクトが実際に始まる前に必要なリソースが揃っていることを確認できます。
また、プロジェクト計画があれば、プロジェクトの実行を先導する責任者は、これから起こりかねない潜在的な課題をプロジェクトの計画段階で予測できます。そうすれば、プロジェクトが達成可能であることを確認でき、そうでなければ必要に応じて軌道修正することも可能です。プロジェクトマネジメント協会の研究によると、プロジェクトの計画はプロジェクトの成功と強い相関を示しています。優れた計画を作成すれば、よりよい成果につながるということです。つまり、計画段階をマスターすれば、プロジェクトの効率性と結果も向上するということです。
失敗しないプロジェクト計画を書く 7 つのステップ
明確なプロジェクト管理計画を立てるためには、動いているすべてのパーツを把握する必要があります。プロジェクトの種類に関わらず、すべての作業計画には以下のものが必要です。
- 目標
- 成功の評価指標
- 関係者と役割
- スコープと予算
- マイルストーンと成果物
- タイムラインとスケジュール
- コミュニケーションプラン
それぞれの項目がどういうものかわからない場合は、以下の説明をお読みください。
ステップ 1: 目標を定義する
プロジェクト計画に取り組むことには、チームや会社が最終目標を達成することなど、何らかの理由があるはずです。しかし成功を測定する方法がなければ、目標を達成したかを知ることはできません。
すべてのプロジェクト計画には求める結果を明確に設定する必要があります。目標を特定すれば、プロジェクト計画の根拠を明確にできるだけでなく、メンバー全員が共通認識を持ち、求める結果を実現することに集中できます。また、ある調査によると、自分の仕事が会社の目標にどう貢献するのかを知っている従業員はモチベーションが 2 倍も高いことがわかっています。それにも関わらず、従業員のわずか 26% しかそれを把握できていません。それは、たいていの目標設定が実際の仕事から離れた場所で行われるからです。作業計画の中で目標を定義すれば、チームの仕事をプロジェクト目標に直接つなげることができます。
プロジェクトの長期目標と中期目標の違いとは？
一般的に、プロジェクトの長期目標 (goals) は中期目標 (objectives) よりも上位にあります。プロジェクトの長期目標を書くときは、プロジェクトが成功したら何が起きるのか、プロジェクトがビジネスの全体目標にどう合致しているのかをまとめましょう。一方で、中期目標を書くときは、プロジェクトの終わりまでに実現したい具体的な成果物に焦点を置きます。
プロジェクト計画は、プロジェクトの中期目標を通じて、チームが長期目標を達成するために必要な方向性を提供します。長期目標を計画書に直接組み込んでおけば、プロジェクトの最終目標をいつでも確認できます。プロジェクトスコープを定義するときや、プロジェクトスケジュールの概要をまとめるときなどは、長期目標を再度確認し、仕事が主な目標の達成を支えるものであることを確認しましょう。
ステップ 2: 成功の評価指標を設定する
目標を定義したら、成功の主な評価基準を設定し、目標の達成を測定できるようにしておきましょう。目標は期待する結果を示すものですが、その結果の達成に向かって仕事が順調に進んでいるかどうかを示す成功の評価指標が必要になります。これに一番便利な方法として、SMART (スマート) な目標を立てます。SMART な目標を立てれば、成功の評価指標をわかりやすく、測定可能なものにできるため、プロジェクトの終わりに目標を達成できたかどうかを簡単に確認できます。
たとえば、SEO の専門家を対象とした年次カンファレンスを 6月 22日から 3 日間連続で開催することがイベントの目標であった場合、少なくとも 1000 人の参加者を確保するということを、その目標の成功を判断する評価指標にすることができます。わかりやすく、測定可能な目標です。
ステップ 3: 関係者と役割を明確にする
プロジェクトを実行する際、大抵の場合はコラボレーターが関与します。プロジェクトマネジメントを計画する際、どのチームメンバーがプロジェクトに関わり、それぞれのメンバーがどんな役割を果たすかを整理しましょう。そうすることで、それぞれのタスクに対して誰が責任を持つかを決定でき (これについては後ほど説明します)、関係者にどのように関与してほしいのかを知らせるのに役立ちます。
このプロセスの中で、関係者に与えるさまざまな役割や担当業務を定義します。たとえば、プロジェクトの成功を担う直接的な責任者は誰にするのか？何かを最終決定する前に関与するべき承認者はいるのか？クロスファンクショナルチームのどのメンバーをプロジェクト計画に含めるべきか？計画に含める必要があるリスク管理の要因はあるか？などです。
誰がプロジェクトを進行させ、誰が決定を承認し、誰がプロジェクトに貢献するかを決定し、プロジェクトの進捗に合わせて誰に情報を伝達する必要があるのかを判断できるように、RACI 図のようなシステムを使うことを検討してください。
そして、すべての役割と関係者をまとめた後に、その文書をプロジェクト計画に含めます。計画を確定したら、あなたの作業計画は部門をまたいで信頼される唯一の情報源となります。
ステップ 4: 予算を設定する
プロジェクトを実行する場合、大抵お金がかかります。コンテンツライティングにフリーランサーを採用したり、イベントにケータリングサービスを依頼したりと、ある程度の費用を支出することになるでしょう。
プロジェクト計画の一部として目標と関係者を定義したところで、今度はその情報を使って予算を立てます。たとえば、複数の部門が参加するクロスファンクショナルプロジェクトであれば、プロジェクトのコストは部門間で分担されるのか？イベントの参加者数や新規ユーザー数といった特定の目標指標がある場合は、提案した予算でその取り組みを実行できるのか？など。
プロジェクト計画の段階で (そして費用が発生する前に) 予算を確立しておけば、承認を得た上で、プロジェクトの実行段階で賢く経済的な決定をすることができます。すでに目標と関係者をプロジェクト計画の一部として確立しているので、その予算を適切に割り当てることが簡単になります。計画があればプロジェクトのどの部分にどのくらいの費用が必要かを判断でき、あとで突然費用が必要になることを防げます。
ステップ 5: マイルストーンと成果物に照準を合わせる
プロジェクトの計画で重要な部分は、マイルストーンや、達成する内容を示す具体的な目標を設定することです。マイルストーンには開始日や終了日は必要ありませんが、マイルストーンに到達すると、プロジェクトの実行において重要な成果を上げたことになります。マイルストーンは進捗を測定するのに使用します。たとえば、会社の新製品を開発中だとしましょう。試作品の完成というマイルストーンをプロジェクトタイムラインに設定すると、それまでの仕事の進捗を測定するのに役立ちます。
それに対してプロジェクトの成果物は、マイルストーンに到達したときに実際に成果として完成したものを指します。ここで使用されている製品開発の例では、試作品という成果物が出来上がったときにマイルストーンが達成されたことになります。Asana のプロジェクト計画用の無料テンプレートを使えば、成果物やマイルストーンを中心にプロジェクトを簡単に整理できます。そうすることで、チームのメンバー全員がプロジェクトスコープ内の仕事とチームが目指すマイルストーンに対し明確な可視性を得ることができます。
ステップ 6: タイムラインとスケジュールをまとめる
プロジェクト目標を達成するには、プロジェクト全体のタイムラインとスケジュールを明確にする必要があります。そのためには、戦略的な計画を立てる際に優先順位を付けることが重要です。
プロジェクトには、明確なタイムラインがあるとは限りません。大規模なプロジェクトでいくつか不明な日程がある場合は、本格的なプロジェクトタイムラインではなく、プロジェクトロードマップの作成を検討してください。ロードマップなら、必ずしも正確な日付を定めなくても、さまざまなタスクの作業順序を明確にすることができます。
大まかな担当者が決まったら、今度は詳細にエネルギーを集中させましょう。作業計画テンプレートでは、まずプロジェクトをタスクに分割し、すべてのプロセスが確実に実行されるようにします。大きなタスクはさらに小さいサブタスクに分解して、管理しやすくすることもできます。
次に、それぞれのタスクやサブタスクに、開始日と終了日を割り当てます。まとまりのあるプロジェクトタイムラインで、すべての仕事がどうつながるかを視覚的に確認できます。関係者を追加して、誰が何をいつまでに担当するかを綿密に計画しましょう。
[記事: プロジェクトのタイムラインとスケジュールを作成して仕事を楽に行う方法]
ステップ 7: コミュニケーションプランを共有する
ほとんどのプロジェクトには複数の関係者が含まれることを先ほどお話ししました。これは人によりコミュニケーションの方法が異なるということでもあります。プロジェクト計画では、その特定のプロジェクトで自分がその人の期待する作業内容をあらかじめ設定できます。チーム全員が現在の状況やプロジェクトの進捗、次に何が起こるかを把握する上で、コミュニケーションプランを設定しておくことは重要です。また、何らかの障害が起こった場合、それに対応するための明確なコミュニケーションシステムがすでに確立されていれば安心です。
コミュニケーションプランを作成する際に、以下の質問を自分に問いかけてください。
- プロジェクトに関連した会議を何度行う必要があるか？その会議の目標は何か？
- どのようにステータス更新を管理するか？どこで共有するか？
- どんなツールを使ってプロジェクトを管理し、進捗や更新情報を伝えるか？
プロジェクト計画の他の要素と同様に、コミュニケーションプランもプロジェクト計画の中で簡単に確認できるようにしましょう。関係者と複数部門のコラボレーターは、プロジェクトの計画段階および実行段階でこういったガイドラインを簡単に見つけられる必要があります。
プロジェクト計画の例
それでは、プロジェクト管理計画がどのようなものかを理解していただくために、マーケティングプロジェクトとデザインプロジェクトの 2 つの例をご紹介します。ご自分でプロジェクト計画を作成する際にご参照ください。
プロジェクト計画の例: 年次コンテンツカレンダー
あなたが会社のコンテンツ責任者で、来年公開されるすべてのコンテンツ用にコンテンツマーケティングカレンダーを作成し、配信するのが役目だとしましょう。最初のステップは作業計画を作成することです。上の図と、下の説明のようになります。
目標と成功の評価指標
コンテンツカレンダーを作成し、コンテンツの作成を実施することの目標は、エンゲージメントを 10% 向上させることであると設定します。成功の評価指標は、メールの開封率とクリックスルー率、会社の SNS のフォロワー数、コンテンツの検索順位とします。
関係者とそれぞれのメンバーの役割
このプロジェクトには 5 人のメンバーが参加します。
- コンテンツ責任者のあなた: カレンダーを作成し、管理します
- コンテンツライターの Brandon と James: それぞれのコンテンツとコピーの原稿を提供します
- 編集者の Nate: コンテンツを編集し、フィードバックを提供します
- 制作担当者の Paula: 作成と編集が完成したコンテンツを公開します
予算
プロジェクト計画と 1 年分のコンテンツに使う予算は $50,000 です。
マイルストーンと成果物
最初のマイルストーンは 1 年間のすべてのトピックを示すコンテンツカレンダーの作成を完了することです。成果物は共有が可能な実際のカレンダーです。マイルストーンと成果物はプロジェクトスケジュールにはっきりとマーキングしておきましょう。
タイムライン / スケジュール
以下のようにコンテンツカレンダープロジェクト計画のスケジュールを設定しました。
- 10月 15日 ～ 11月 1日: コンテンツのトピックのアイデアをリサーチする。
- 11月 2日 ～ 11月 30日: 執筆するトピックを決定する。
- 12月 1日 ～ 1月 1日: カレンダーを構築する。
- 1月 1日 ～ 12月 31日: 1 年を通じて Brandon と Jamie がコンテンツを執筆し、Nate が編集する。
- 1月 16日 ～ 12月 31日: Paula が 1 年を通じて継続的にコンテンツを発行する。
コミュニケーションプラン
コミュニケーションプランの一環としてキックオフミーティングを行い、次に毎月の進捗共有ミーティングを行います。毎週のステータス更新を金曜の午後に送信します。プロジェクトに関連するすべてのコミュニケーションは、プロジェクト管理ツール内で行います。
プロジェクト計画例: ウェブサイトのリデザイン
この例では、会社のウェブサイトがついにリデザインされ、完全にリニューアルされることになりました。このプロジェクトでは大規模な仕事が必要となり、さまざまな関係者から高い期待が寄せられているため、詳細な計画が必要です。このプロジェクト計画の一例を以下に示します。
目標と成功の評価指標
作業計画の全体的な目標は 1 年の終わりまでに会社のウェブサイトのコンバージョンを 15% 増加させることです。成功の評価指標は無料トライアルに登録する毎日の訪問者の数と、登録のコンバージョン率です。
関係者とそれぞれのメンバーの役割
- プロジェクト責任者のあなた: プロジェクトを計画し、管理します
- UXR 担当の Sophie: リサーチを行い、インサイトを提供します
- **デザイン担当の James と Jenny: ウェブサイトの新しいデザインを提供します
- コンテンツ担当の Shelly: 新しい構成要素や、ウェブページのコピーやコンテンツを作成します
- ウェブデベロッパーの Kate: 新しいウェブサイトを実装します
- ウェブデベロッパー責任者の Rob: QA の結果を反映させ、新しいウェブサイトを発表します
- マーケティング部長の Emily: フィードバックを提供し、プロジェクトを承認します
予算
新しいウェブサイトのリデザインの予算は $30,000 です。
マイルストーンと成果物
リサーチ段階が完了し、Sophie がデザインとコンテンツ (成果物) のおすすめの作成方法を含む報告書を送信したら、最初のマイルストーンに到達します。
タイムライン / スケジュール
- 3月 ～ 5月: Sophie がウェブサイトの再デザインに必要なすべてのリサーチを行う。
- 5月 ～ 7月: James と Shelly がデザインとコンテンツを並行して作成する。
- 8月初旬: James がデザインし、Shelly がコンテンツを作成した新しいウェブサイトを Kate が公開する。
コミュニケーションプラン
コミュニケーションプランには、すべてのタスク、コミュニケーション、アセットを 1 か所で管理できるプロジェクト管理ツールを使用すれば、すべての関係者が見つけやすくなります。仕事を始める前にキックオフミーティングを行い、それぞれのマイルストーンを達成した後にもミーティングを行いましょう。ステータス更新や、仕事リクエストの受信など、その他のコミュニケーションも、プロジェクト管理ツールで行います。
ClassPass がプロジェクト計画を最初から最後まで管理する方法
ClassPass のマーケティングオペレーション部門、シニアプロジェクトマネージャーの Kerry Hoffman 氏は、クリエイティブ、グロース、コンテンツの各チームが取り組むすべてのマーケティングプロジェクトを監督しています。以下は、彼女がプロジェクト計画を管理する際の 3 つの主要な戦略です。
- あらかじめ関係者を特定する: プロジェクトの規模に関係なく、プロジェクトのそれぞれの段階で必ず適切なメンバーが関与できるように、誰が参加し、どんな役割を担うかを知ることは重要です。また、これによりチームが仕事を始める前に、評価と承認のプロセスが明確になります。
- プロジェクトに関するコミュニケーションの方法に同意しておく: プロジェクトに関するコミュニケーションをいつどこで行うかというルールを確立し、重要な情報が適切な場所で伝えられ、チーム全員の足並みが揃うようにしましょう。
- 他のメンバーの仕事方法を知り、それに順応する: プロジェクトは必ずしも計画どおりに進みません。しかし、順応性を持ち、積極的になることでスムーズに進めることができます。また、プロジェクトメンバーがどのように仕事をするかを学び、計画を作成するときにそれを考慮するようにすることが、プロジェクトを開始し、仕事を順調に進めるのに役立ちます。
[記事: ClassPass の Kerry Hoffman 氏に聞くクリエイティブ制作のベストプラクティス]
次のプロジェクト計画をプロのように作成する
おめでとうございます。あなたはこれで作業計画のプロになりました。いくつかのステップを踏み、少し時間をかけ、色々と整理することで、無事にプロジェクト計画を作成することができます。
これからは、自分やチームの仕事を順調に進め、問題が起これば早期に対処できます。Asana のようなプロジェクト管理ツールを使って、プロジェクト計画のそれぞれのステップを自信を持ってこなしていきましょう。