複数のプロジェクトの管理を成功させる 5 つの戦略

複数のプロジェクトの管理
  • この記事では、以下を解説します。
    • 複数のプロジェクトをうまく管理する方法
    • 複数のプロジェクトを管理するのにおすすめのソフトウェア
    • チームの仕事量を管理するためのヒント
    • 重点的に取り組む仕事を決定するのに役立つ優先順位付け戦略

チームやプログラムを管理している方であれば、おそらく同時進行のプロジェクトを複数抱えているのではないでしょうか。しかし、進行中のすべての仕事を追跡するのはすぐに複雑な作業と化してしまうことがあります。複数のプロジェクトを管理するのに適したプロセスがないと、どの仕事を優先すれば良いのか、チームの全員が仕事量を効果的に管理するにはどうすれば良いのか、そしてすべての作業が予定通りに終わっているのかを知るのは困難です。

幸い、いい方法があります。複数のプロジェクトにわたって仕事を整理して管理しようと苦労している場合でも、チームが抱える仕事の量が対応可能なものであるようにする場合でも、以下の戦略を使えばすべてを順調に進められます。

すべてのプロジェクトをまとめる場所を 1 つ指定する

  • 課題: すべてのプロジェクトにおいて可視性を欠いている。
  • 解決策: チームのすべてのプロジェクトを同じ場所で計画し、管理する。

数週間かけてプロジェクトを計画し、その同意を得たあと、チームはやっと仕事を始められます。しかし、すべての計画がさまざまな文書やスプレッドシートに散乱していたり、実際のプロジェクトをメールや会議を通じてコーディネートしていたのでは、プロジェクトを管理するのに時間がかかってしまいます。ファイルにアクセスできない、メールに CC されていないといった理由で必須の情報を見逃したり、他のメンバーがすでに着手していることを知らずにチームが重複した仕事をしてしまうということもあるでしょう。

たとえば、複数の製品リリースがある製品ロードマップを管理する場合は、正確にいくつのリリースがあり、それぞれに何が含まれるのか、そしてそれぞれがいつ実行されるのかを把握しておきたいと思われるでしょう。1 か所ですべてのリリースを計画し、管理することで、進行中のすべてのタスクとロードマップ全体の状態をすばやく確認できます。 マルチプロジェクト用の管理ツールとして、何を使用すれば良いでしょうか。 まだ何も使用していないのであれば、プロジェクト管理ツールやワークマネジメントプラットフォームを使うのがこの用途には最適ですし、柔軟で、操作が簡単、かつコラボレーションに適したものが理想的です。Asana では (当然) Asana は素晴らしい選択肢であると考えています。

最初の段階で目標、計画、責任、そして明確な作業内容を定義する

  • 課題: 成果物とプロセスにばらつきがある。
  • 解決策: 目的、計画、責任を明確に定義する。

標準のワークフローやプロジェクトの計画プロセスがない場合、各プロジェクトはおそらく違ったかたちで管理されるでしょう。結果として、成果物は一貫性を欠き、新しいプロセスのセットアップに毎回時間を無駄にし、仕事を見落とす可能性が高くなってしまいます。

これを修正するには、チームの計画、プロセス、責任が最初から明確でなければいけません。プロジェクトレベルにおいて、これは目標、完了させる必要がある各ステップと仕事、それぞれがいつ予定されているのか、そして誰が担当するのかを明確にまとめることを意味します。フィードバックや承認にかかる時間も計画に組み込んでおく必要もあります。明確な計画なしに急いでプロジェクトを完了させようとすると、これらの時間はいとも簡単に省かれてしまいがちです。

次に、計画、プロセス、責任をプログラムレベルで明確にします。チームレベルの目標を立て、その目標達成に貢献するプロジェクトの内容を明確に伝えます。プロジェクトの目標はチームがこれらを達成するのに役立つものである必要があり、そのような目標を設定することにより、会社の目標達成にも一歩近づきます。

一貫性のあるプロジェクト管理プロセスを作成するには、チーム全体で実施するルールをいくつか設けます。たとえば、大きなプロジェクトでは、プロジェクトリーダーがプロジェクト計画を立てはじめる前にプロジェクトブリーフを作成することを必須事項とすれば有益かもしれません。また、チームが頻繁に遂行するプロジェクト用にはテンプレートを作成しましょう。それを使用することで、プロジェクトは毎回確実に同じかたちで実行され、プロジェクトに含まれるすべての細かいステップを検討し直す必要はありません。

インパクトの最も大きい仕事を優先する

  • 課題: チームで優先するべき仕事が定かではない。
  • 解決策: プロジェクトがどのようにして会社の一層大きな目標に発展していくのかを確認します。一番大きなインパクトをもたらすのは何でしょうか?そこから着手しましょう。

一番簡単なプロジェクトから少しずつ処理していきたいところですが、その誘惑に負けてはいけません。代わりに、会社の目標に一番大きく影響するものは何かということを考えてプロジェクトに優先順位を付けます。「一番の優先事項はこれらの目標と合致したものであり、これらを達成することに 1 歩近づけるようにするものです」とライターの Kasey Fleisher Hickey は言います。したがって、仕事にはマクロレベルとミクロレベルの両方で戦略的に優先順位を付けます。つまり、インパクトの小さいプロジェクトは次の四半期に先送りにして、毎日の To-Do リストも重要な順番に整理しましょう。

たとえば、チームが同時に 5 つの製品リリースに取り組んでいるとします。そのすべての製品で完了させる必要がある工数と仕事の規模はほぼ同じである一方で、その 1 つが新しいお客様から見込める収益において他の 4 つよりもはるかに大きなインパクトをもたらす能性があります。しかし、もう 1 つの製品は顧客維持率と LTV (Life Time Value = 顧客生涯価値) に最も大きなインパクトをもたらします。会社にとっては LTV の方が優先度が高いので、優先度の低いプロジェクトに取り組む時間がある人を探す前に、2 つ目の製品に必要な人員が完全に揃っていることを確認する必要があります。

時間とリソースをより好適に割り当てることができるだけでなく、プロジェクトが会社の目標達成に貢献できるのかどうかと蚊帳の外で疑問に思うこともなくなります。

全プロジェクトの仕事を俯瞰して仕事量とタイムラインのバランスをとる

  • 課題: 各チームメイトの抱える仕事量がどれだけ多い (または少ない) のかわからない。
  • 解決策: 複数のプロジェクトにわたって従業員の仕事量を確認できる方法を確保しておく。

各プロジェクトを異なる場所で計画することには 2 つ目の隠れた落とし穴があります。すべての異なるプロジェクト全体で 1 人のメンバーが取り組んでいるすべての仕事を見る方法がないのです。それはチームの仕事量が多すぎる場合や少なすぎる場合に、チームがそれを知らせてくれることに多少なりとも頼っているということです。これでは、期日に遅れるといった問題が手に負えなくなる前に先手を打つこと、または (逆に) 手の空いているメンバーがいることに気付くことが難しくなってしまいます。

すべてのプロジェクトを同じ場所で管理するのはこれを解決するために有効な第一ステップです。しかし、その次に、各プロジェクトのすべてのタスク、それぞれの担当者、およびそれぞれの日付範囲を実際に確認して、過密なスケジュールを抱える従業員を見つけ、プロジェクトタイムラインの競合を見つけられるようにする必要があります。そうすれば、プロジェクトが順調に進むように、タスクを延期、削除、または再割り当てすることができます。どのツールのフィルターでもこれが可能というわけではないので、それができるものを確実に選んでください。

たとえば、次の製品リリースに向けて写真をいくつか編集するといった小さなタスクを担当しながら来月開催されるカンファレンスのためにパンフレット、名刺、およびポスターのデザイン、印刷、発送を 1 人で行っているデザイナーがいるとします。同時に、もう 1 人のデザイナーには余力があります。メンバー全員の仕事量を並べて見れば、すばやくこの差に気付き、それに合わせて仕事を再割り当てすることができます。

最後に、コミュニケーションの流れがオフラインでもオンラインでも途切れないようにすることをお忘れなく。プロジェクト管理ツールを通じてでも、通常の二者ミーティングを通じてでも、チームメンバーの仕事量を確認し、すべてが順調であることを再確認します。

チームの生産性を最大限に引き出すためにプロジェクトのスケジュールを調整する

  • 課題: プロジェクトの開始日が調整されていないため、従業員のスケジュールが過密になり、仕事が止まり、プロジェクトが遅延する。
  • 解決策: ポートフォリオの全体を念頭に置いて各プロジェクトのスケジュールを立てる。

最も慎重に計画されたプロジェクトでも、その月、四半期、または年におけるチームの仕事の全体を見据えて予定が組まれていなければ頓挫することがあります。たとえば、同時に 3 つの異なるウェブアップデートをリリースするとしたら、それらがお互いに競合しあったり、チームが一度に多くの仕事を片付けようとしすぎて予定より長引くという結果になるかもしれません。

代わりに、プログラム全体を考慮してチームの仕事をスケジュールし、調整します。そのヒントをいくつか紹介します。

  • 類似するプロジェクトの開始日をずらす: 特に、同じグループが複数のプロジェクトに取り組む場合は、各プロジェクトの開始日と完了日をずらせば、メンバーたちは 5 つの異なるプロジェクトの仕事を同時に片付ける必要がなくなり、1 つのプロジェクトだけに集中してから次のプロジェクトに進めるようになります。
  • 依存関係に注意する: あのインフラの点検は新しいウェブサイトの制作前に完了させる必要がありますか?そうである場合は、最初のプロジェクトに依存するプロジェクトを最初のプロジェクトの完了予定日の後に予定します。
  • 重複タスクにフラグを付ける: 違うプロジェクトに同じ仕事がある場合は、1 つにまとめます。その仕事が新しいベンダーのオンボーディングであっても、マーケティング用の動画を撮影するための機材を購入することであっても、両方のプロジェクトを順調に進められるように時間通りに完了させる必要があります。

タイミングをうまく調整することは、複数のプロジェクトを順調に進め、チームが生産性を最大限に引き出せるようにすることに大きく影響します。

複数のプロジェクトの管理を毎回成功させる

多くの仕事で、チームリーダーは複数のプロジェクトを同時に管理する必要があるのが現実です。これらのヒントが、すべてのプログラムで進行中の仕事を把握し、整理整頓された状態を保ち、期日を守り、目標を毎回成し遂げるために役立つことを願っています。

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