複数のプロジェクト管理を成功させる 5 つの戦略

複数のプロジェクトの管理
  • 本記事では、以下を学びます:
    • 複数のプロジェクトを上手く管理する方法
    • 複数のプロジェクトを管理するのにお勧めのソフトウェア
    • チームの仕事量を管理するためのヒント
    • 重点的に取り組む仕事を決定するのを助ける優先順位判定戦略

チームやプログラムを管理している方であれば、おそらく同時進行のプロジェクトを複数抱えているのではないでしょうか。しかし、進行中のすべての仕事を追跡するのはすぐに複雑な作業と化してしまうことがあります。複数のプロジェクトを管理するのに適したプロセスがないと、どの仕事を優先すれば良いのか、チームをどのようにして手伝えばその全員が仕事量を効果的に管理できるのか、およびすべてが予定通りに処理されているのかどうかを知るのは困難です。

幸い、いい方法があります。複数のプロジェクト全体で仕事を整理して管理するのが困難な場合でも、チームが抱える仕事の量が対応可能なものであることを保証するのが難しい場合でも、以下の戦略を使えばすべてを順調に進められます。

すべてのプロジェクトをまとめる場所を 1 つ指定する

  • 課題: すべてのプロジェクトにおいて可視性を欠いている。
  • 解決策: チームのすべてのプロジェクトを同じ場所で計画し、管理する。

数週間かけてプロジェクトを計画し、その同意を得た後、チームはやっと仕事を始められます。しかし、すべての計画がさまざまな文書やスプレッドシートに散乱していたり、実際のプロジェクトをメールや会議を通じてコーディネートしていたのでは、プロジェクトを管理するのに時間がかかってしまいます。ファイルにアクセスできない、メールにコピーされていないといった理由で必須の情報を見逃したり、他のメンバーがすでに着手していることを知らずにチームが仕事を重複してしまうということもあるでしょう。

例えば、複数の製品リリースがある製品ロードマップを管理する場合は、正確にいくつのリリースがあり、それぞれに何が含まれるのか、そしてそれぞれがいつ実行されるのかを把握しておきたいと思われるでしょう。1 か所ですべてのリリースを計画し、管理することで、進行中のすべてのタスクとロードマップ全体の状態を素早く確認できます。 マルチプロジェクト用の管理ツールとして、何を使用すれば良いでしょうか。 まだ何も使用していないのであれば、プロジェクトや仕事の管理プラットフォームを使うのがこの用途には最適でありますし、柔軟で、操作が簡単、かつコラボレーションに適したものが理想的です。Asana では (当然) Asana は素晴らしい選択肢 であると考えています。

最初の段階で目標、計画、責任、そして期待を定義する

  • 課題: 成果物とプロセスに矛盾がある。
  • 解決策: 目的、計画、責任を明確に定義する。

標準のワークフローやプロジェクトの計画プロセスがない場合、各プロジェクトはおそらく違ったかたちで管理されるでしょう。結果として、成果物は一貫性を欠き、新しいプロセスのセットアップに毎回時間を無駄にし、仕事を見落とす可能性が高くなってしまいます。

これを修正するには、チームの 計画、プロセス、責任 が最初から明確でなければいけません。プロジェクトレベルにおいて、これは目標、完了させる必要がある各ステップと仕事、それぞれがいつ予定されているのか、そして誰が担当するのかを明確にまとめることを意味します。フィードバックや承認に間に合うように構築される必要もあり、これもまた明確な計画なしに急いでプロジェクトを完了させようとすると簡単に省かれてしまうことがあります。

次に、計画、プロセス、責任をプログラムレベルで明確にします。チームレベルの目標を立て、その達成を助けるプロジェクトの内容を明確に伝えます。プロジェクトの目標はチームがこれらを達成するのに役立つものである必要があり、その結果、これらのチーム目標は会社がその目標を達成するのを助力します

一貫性のあるプロジェクト管理プロセスを作成するには、チーム全体で実施するルールをいくつか設けます。例えば、大きなプロジェクトでは、プロジェクトリーダーがプロジェクト計画の概要をまとめる前に要約を作成することを必須事項とすれば便利かもしれません。また、チームが頻繁に遂行するプロジェクト用にテンプレートを作成します。それを使用することで、プロジェクトは毎回確実に同じかたちで実行され、その作成に含まれる各ステップを検討し直す必要はありません。

インパクトの最も大きい仕事を優先する

  • 課題: チームのために優先するべき仕事が定かではない。
  • 解決策: プロジェクトがどのようにして会社の一層大きな目標に発展していくのかを見る。一番大きなインパクトをもたらすのは何か?そこから着手しましょう。

一番簡単なプロジェクトから少しずつ処理していきたいところですが、その誘惑に負けてはいけません。代わりに、会社の目標に一番大きく影響するものは何かということを考えてプロジェクトに優先順位を付けます。「一番の優先事項はこれらの目標と合致したものであり、これらを達成することに 1 歩近づけるようにするものでなければいけません」と 作家の Kasey Fleisher Hickey 氏は言います。これ故に、仕事はマクロレベル (つまり、インパクトの小さいプロジェクトは次の四半期に先送りにする) とミクロレベル (毎日の To-Do リストを重要な順番に整理する) の両方で戦略的に優先順位を付けます。

例えば、チームは同時に 5 つの製品リリースに取り組むことがあるかもしれません。そのすべては、完了させる必要がある工数と仕事に関しては規模がほぼ同じである一方で、その 1 つが新しいお客様から得る収益において他の 4 つよりもはるかに大きなインパクトをもたらす能性があります。しかし、2 つ目の製品は顧客存続率と LTV (Life Time Value「顧客生涯価値」) に最も大きなインパクトをもたらします。会社にとっては LTV の方が優先度が高いと知っているので、誰が優先度の低いプロジェクトに取り組む時間があるのかを判断する前に、2 つ目の製品の人員体制が完全に整っていることを確認する必要があります。

時間とリソースをより好適に割り当てることができるだけでなく、プロジェクトが会社の目標達成に貢献できるのかどうかと蚊帳の外で不思議に思うこともありません。

プロジェクト全体の仕事を見て仕事量とタイムラインのバランスをとる

  • 課題: 各チームメイトの抱える仕事量がどれだけ多い (または少ない) のか分からない。
  • 解決策: プロジェクト全体で従業員の仕事量を確認できる方法を確保しておく。

各プロジェクトを異なる場所で計画することには 2 つ目の隠れた落とし穴があります。すべての異なるプロジェクト全体で 1 人のメンバーが取り組んでいるすべての仕事を見る方法がないのです。それはチームの仕事量が多すぎる場合や少なすぎる場合に、チームがそれを知らせてくれることに多少は頼っているということです。これでは、期日に遅れるといった問題が手に負えない状況に陥る前に先手を打つこと、または (逆に) 手の空いているメンバーがいることに気付くのが難しくなってしまいます。

すべてのプロジェクトを同じ場所で管理するのはこれを解決するために有効な第一ステップです。しかし、その次に、各プロジェクトのすべてのタスク、それぞれの担当者、およびそれぞれの日付範囲を確認して、過密なスケジュールを抱える従業員を見つける およびプロジェクトタイムラインの競合を見つけられるようにする必要があります。そうすれば、プロジェクトが順調に進むように、タスクを延期、削除、または再割り当てすることができます。どのツールのフィルターでもこれが可能というわけではないので、確実にそれができるなものを選んでください。

例えば、次の製品リリースに向けて写真をいくつか編集するといった小さなタスクを担当しながら来月開催されるカンファレンスのためにパンフレット、ビジネスカード、およびポスターのデザイン、印刷、配達を 1 人で行っているデザイナーがいるとします。同時に、もう 1 人のデザイナーには余力が残っている、という場合があるかもしれません。メンバー全員の仕事量を並べて見れば、素早くこの矛盾に気付き、それに合わせて仕事を再割り当てすることができます。

最後に、コミュニケーションの流れがオフラインでもオンラインでも途切れないようにすることを覚えておきましょう。プロジェクト管理ツールを通じてでも、 通常の 1 対 1 の会議 を通じてでも、チームメンバーと チームメンバーの仕事量 について確認し、すべてが順調であることを再確認します。

チームの生産性を最大限に引き出すためにプロジェクトのスケジュールを調整する

  • 課題: プロジェクトの開始日が調整されていないため、従業員のスケジュールが過密になり、仕事が止まり、プロジェクトが遅延する。
  • 解決策: 完全なポートフォリオを念頭に置いて各プロジェクトのスケジュールを立てる。

最も慎重に計画されたプロジェクトでも、その月、四半期、または年におけるチームの仕事の全体を見据えて予定が組まれていなければ頓挫することがあります。例えば、同時に 3 つの異なるウェブアップデートをリリースするとしたら、それらがお互いに競合し合ったり、チームが一度に片付けようとする仕事が多すぎて予定より長引くという結果になるかもしれません。

代わりに、プログラム全体を考慮してチームの仕事をスケジュールし、調整します。そのヒントをいくつか紹介します。

  • 類似するプロジェクトの開始日をずらす: 特に、同じグループが複数のプロジェクトに取り組む場合は、各プロジェクトの開始日と完了日をずらせば、メンバーたちは 5 つの異なるプロジェクトの仕事を同時に片付ける必要がなくなるので便利です。代わりに、次のプロジェクトに進む前に 1 つのプロジェクトだけに集中できるようになります。
  • 依存関係に注意する: あのインフラストラクチャのオーバーホールは新しいウェブサイトの制作前に完了させる必要がありますか?そうである場合は、最初のプロジェクトに依存するプロジェクトを最初のプロジェクトの完了予定日の後に予定します。
  • 重複タスクにフラグを付ける: 違うプロジェクトに同じ仕事が伴う場合は、1 つにまとめます。その仕事が新しいベンダーのオンボーディングであっても、マーケティング用の動画を撮影するための機材を購入することであっても、両方のプロジェクトを順調に進められるように時間通りに完了させる必要があります。

タイミングを上手く調整することは、複数のプロジェクトを順調に進め、チームが生産性を最大限に引き出せるようにすることに大きく影響します。

複数のプロジェクト管理を毎回成功させる。

チームリーダーとして、複数のプロジェクトを同時に管理するのは、その仕事の現実だということがよくあります。これらのヒントが、すべてのプログラムで進行中の仕事を把握し、整理整頓された状態を保ち、期日を守り、目標を毎回成し遂げるために役立つことを願っています。

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