プロジェクト管理のメリットとは？

すべての会社やチームが正式なプロジェクト管理プロセスを導入しているわけではありません。大企業の新規チームでも、急成長中のスタートアップでも、正式なプロジェクト管理を導入する優先度はあまり高くないでしょう。しかし、仕事を整理された状態に保ったり、チームメイトとのコラボレーションを行ったりすることが、ますます難しくなり、チームにプロジェクト管理が必要なのではと考え始めてはいませんか？

でも、プロジェクト管理は、専門のプロジェクトマネージャーがいるチームにしかできないとお考えですか？Asana はそう思いません。私たちは、プロジェクト管理とは、チームが効率的にプロジェクトを完了させるために役立つ普遍的なスキルだと考えています。仕事の計画、管理、実行方法を見いだすことは、どのチームや会社にも関連します。従来のプロジェクト管理システムに完全に従う必要はないとしても、プロジェクト管理の基礎を実践することで、チームはメリットを受けることができるでしょう。

それでもまだプロジェクト管理が必要かどうかを決められない場合は、以下を読み進めて、プロジェクト管理のメリットと、それらのアイデアをチームの仕事の取り組み方に取り入れるためのいくつかの簡単な方法をご覧ください。プロジェクト管理の手法を取り入れるのに、特別な学位や認定書のコースを取る必要はありません。

1. 目標を明確に定義することで、チームは足並みを揃え集中できる

プロジェクト「管理」という言葉が使われていますが、管理はプロセスの一部分にすぎません。プロジェクトを始める前に、チーム全員が仕事の目的や、どんな成果を目指すべきかを明確に把握できるよう、プロジェクトの目標を設定しましょう。

たとえば、新製品を発表するためのプロジェクトで、「アップグレードを 20% 増加させる」という目標を設定するとしましょう。そうすると、この目標はプロジェクト進行中の発売についての意思決定に影響を及ぼし、発売後の成功を評価する測定基準にもなります。

プロジェクトチームの各メンバーにもメリットがあります。解決しようとする問題についてしっかりと熟考してから、チームに「北極星」となるゴールを与えてメンバーの足並みを揃えることで、目標に向かって効果的なタスクに集中することができ、方向性を見失って不必要な仕事に気を取られることがなくなります。

プロジェクトの目標を設定するためのヒント

• プロジェクトを開始する理由を検討します。なぜこの仕事を行う必要があるのか？誰に影響を及ぼすか？プロジェクトは組織の全体的な目標においてどのような役割を担うか？他のチームメイトがすでに取り組んでいる可能性のある仕事に適合するか？このイニシアチブからどのような結果が生まれると思うか？などと問いかけてください。

• すべての関係者と目標を共有します。プロジェクトを計画する前に、そのプロジェクトに関わるべき人全員と目標を共有してください。チームの仕事の仕方によって、キックオフミーティングを行う、文書を配布する、プロジェクト管理ツールを使って明確にしてプロジェクトにフォロワーを付けるなど、どのような方法で共有してもよいですが、イニシアチブの目標 (および目標から除外すること) を全員が理解できるようにします。

• 目標の監視と報告のプロセスを設定します。設定したままほったらかしにはせず、目標を定期的に確認し報告するための計画を必ず作成してください。そうすれば、目標が達成できないリスクが発生したときには簡単にそれがわかり、目標を達成するために計画を調整できます。

“プロジェクトを成功させるには、チーム全員が何を目指して仕事をし、何を達成しようとしているのかを把握できるよう、非常に具体的な目標を設定する必要があります。チームが「自分たちはこの理由でこの仕事をしている。それが成功するとこうなる。」と理解していることを確認しましょう。”

2. 明確で整理された計画で時間とリソースを節約できる

計画なしにプロジェクトを開始した経験があるなら、プロジェクトの序盤から面倒なことになるのをご存じでしょう。プロジェクトの進行中に重要な手順を踏み忘れたり、最後になって忘れていたタスクを急いで完了させようとしたり、「期日はいつ？次は何をすればいいんだっけ？」など、仕事の流れについての同じ質問に何度も答えるはめになる場合があります。そのうえプロジェクトを急いで完了させようとして、仕事の質が損なわれかねません。

仕事を進めながら計画するのではなく、プロジェクトを開始する前に、必要な仕事とタスクの担当者、成果物、そして期日を、すべて綿密に計画しましょう。次に、タイムラインまたは分類別のリストで、プロジェクトの To-Do を整理し、誰が何をいつまでにやるかを明確に示します。たとえば、イベントを計画する場合、メインイベントが開催されるまでのそれぞれのステップ、各ステップの担当者、いつまでに完了する必要があるかを前もってリストアップします。次に、共有のプロジェクトカレンダーを使って予定表を作成します。これにより、イベント直前に急いで招待を送ったり、2 人のチームメイトが別々のケータリングサービスに注文したりすることを避けることができます。

プロジェクトに関するすべての To-Do を明確に見える化し、期日、タスクの責任者、その他の必要な詳細を追加することで、乱雑で無駄が多くなりがちな実行プロセスを効率的なものに変えることができます。仕事の範囲やタイミングを明確に把握し、仕事を始める前から潜在的な問題を見つけることができます。事前の少しの考慮と計画で、誰もが望む時間やリソースの節約が実現します。

プロジェクトを計画するためのヒント

• プロジェクトを始める前に必要な仕事をすべてリストアップします。次に期日、タスク担当者、ステータス、関連ファイルへのリンクなどの詳細を追加します。チームにとって新しい種類のプロジェクトに取り組む場合、予期せぬ追加のステップや問題のために予備の時間を設けましょう。

• 共有可能な計画を使ってすべてを整理します。簡単なリストやカレンダーを使用する場合でも、より視覚的なタイムラインやかんばんボードを使用する場合でも、誰がいつまでにどんな仕事を行うかをチーム全員が確認しやすくするために、計画を整理しましょう。次に、全員の足並みを揃えるために、その計画を関係者の間でに回覧します。

• 繰り返し発生するプロジェクトをテンプレートに変換します。プロジェクトが何度も繰り返し行うものなら、次回の計画段階で時間を節約するためにテンプレートを作成して繰り返し使用します。

“プロジェクトを上手く管理するには、優先順位を付ける必要があります。理想どおりの時間やリソースが手に入ることは絶対にないので、最も重要なアイテムに焦点を置いて仕事をこなしていく必要があります。次に、期待する仕事内容を設定するために関係者にその優先順位を明確に伝え、チームが正しい仕事に集中できるようにチームにも優先順位を明確に伝えます。”

3. 全員の役割を定義することで混乱がなくなる

準備作業が完了したら、実際にプロジェクトを管理する作業が始まります。ただし、チームを目標達成まで導くプロジェクト責任者が明確でないと、チームメイトがタスクを完了させなかったり、詳細を見落としたり、誰に質問をすればいいかわからないという状況が簡単に発生してしまいます。

正式なプロジェクト管理組織がある会社にはプロジェクトを計画どおりに進めるプロジェクトマネージャーがいますが、正式なプロジェクト管理方法が採用されていない場合は、プロジェクトを先導したり開始するメンバーが責任者となることがよくあります。たとえば、あなたが新しいシリーズの記事を発行する編集者か、ウェブサイトの移行を指揮するデベロッパーか、クライアントのレポートシステムを更新するアカウントマネージャーだとすると、ほぼ間違いなく、あなたがプロジェクトを進めるための調整役となるでしょう。

幸いにも、少しのコミュニケーションとコラボレーションさえ行えば、今までとまったく違う仕事のやり方を取らなくても、効率的にプロジェクトを管理できます。自分はプロジェクトの代表者だということをチームメイトに明確に伝えることで、関係者は質問や更新情報を誰に尋ねればいいかを知ることができます。また、プロジェクトに参加する全員の役割を明らかにすることで、チームメイトが自分に期待されることがわからないという混乱をなくすことができます。

プロジェクトを管理するためのヒント

• 自分やチームメイトの役割を明確に伝えます。プロジェクトの計画段階でも、着手段階でも、プロジェクトリーダーは誰か (あなたです！) や、他の関係者の責任を明確に伝えましょう。

• タスク責任者の進捗を確認し、質問に答えましょう。明確な計画が作成されたため、関係者はすでに自分の責任を理解しています。そこで次は、各タスクオーナーの仕事の進捗を確認し、仕事の障害を取り除いて仕事を順調に進めるために必要な支援を提供します。

• 定期的にステータス更新を共有します。プロジェクト進捗についての更新情報をチームと共有し、勢いをキープしましょう。全員に最新情報を伝えることで、ステータス更新についての質問を削減するだけでなく、関係者を励ましやる気を持たせるのにも役立ちます。

4. プロジェクト管理ツールは効率性の向上に役立つ

これらのヒントを実行に移すために、チームのコラボレーションを改善し、仕事を順調に進めることに役立つプロジェクト管理ツールを使用することを考慮に入れましょう。

何十ものツールが存在することは確かですが、従来のプロジェクト管理ツールは、昔ながらのプロセス向けに構築されており、設定やオンボーディングに時間がかかるので避けた方がよいでしょう。その代わりに、導入が簡単で、柔軟性があり、カスタマイズできるツールを探しましょう。プロジェクト間で仕事を連携させ、仕事が行われている場所でチームメイトとコミュニケーションができるツールなら、なおよいでしょう (メールやスプレッドシートではこれらを実行するのが困難です)。

言うまでもなく、私たちは Asana はその条件を満たしていると考えています。導入が簡単でチームを成功に導く機能を備えたツールを活用し、プロジェクト管理をすぐに始めたいという会社に最高のオプションです。

プロジェクト管理ツールを使用するためのヒント

• 一元管理のツールで全員をオンボーディングします。すべてのチームやチームメンバーが異なるツールを使用してプロジェクトを管理する状況に OK を出すのではなく、全員で 1 つのツールを決めて、それを使用しましょう。そうすれば、コラボレーションがしやすくなり、重要な情報がどこに保存されているかについて混乱することが減ります。

• ツールの使い方に対してルールを設定します。チームが新しいツールを正しく使用していると自信を持てるように、簡単なガイドラインをいくつか用意しましょう。たとえば、「タスクには必ず期日を設定する」や、「マーケティング関連のすべてのプロジェクトのタイトルに『マーケテイング』という単語を含める」「何らかの行動を求めるリクエストがあれば、メールを送るのではなく、プロジェクト管理ツールでタスクを作成する」などのルールを設定します。

• ステータス更新やレポートを共有します。チームがツールの価値を実感できる最速の方法は、チームにプロジェクトステータスと進捗の可視性を高めることです。新しいツールでステータス更新を共有し、プロジェクトの進捗を表示することで、チームメイトが仕事がどの状況にあるかを把握しやすくなり、自分の仕事にもそのツールを使用してみよう、と普及を促進する効果もあります。

“私がおすすめするプロジェクト管理の一番の秘訣は、プロジェクトの終了後に必ず振り返りをすることです。そうすれば学んだことをすべて取り入れて作戦帳を作成でき、次回に同様のプロジェクトを計画、管理する場合にはすでに準備が整っています。”

ちょっとしたプロジェクト管理のコツが必要なだけかもしれません

どんな会社や業界で働いていても、あなたのチームはプロジェクト管理の基本をいくつか導入するだけでその恩恵を受けるでしょう。仕事の計画、管理、報告の仕方に簡単な変化を少し加えるだけで、チームはより効率的になり、自分の仕事により責任を持ち、最も意義のある仕事に取り組んでいることに自信が持てるでしょう。

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