プロジェクト管理のメリットとは？
すべての会社やチームにプロジェクト管理 (プロジェクトマネジメント) の正式なプロセスがあるとは限りません。正式なプロジェクト管理が、まだ優先事項とみなされていないチームは、大企業であるか、急速な成長を遂げるベンチャー企業であるかに関わらず存在します。そういったチームに所属していれば、仕事を管理し、チームメイトとコラボレーションすることが日増しに難しくなる状況も経験されているかもしれません。「プロジェクト管理がもしかしたら必要なのかも」と思い始めているかもしれません。でも、専任のプロジェクトマネージャーがいるチームだけに関係がある話だと思い、あきらめていませんか？
Asana はそう思いません。私たちは、プロジェクト管理スキルは、あらゆるチームが効率的にプロジェクトを完了させるために役立つスキルだと考えています。仕事の計画、管理、実行方法を見いだすことは、どのチームや会社にも関連します。従来のプロジェクト管理システムに完全に従う必要はないとしても、プロジェクト管理の基礎を実践することで、チームはメリットを受けることができるでしょう。
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とは、プロジェクト内の仕事を整理、追跡、実行しやすくするものです。ここで言う「プロジェクト」とは、特定の目標を達成するための一連のタスクだと考えてください。プロジェクト管理により、仕事を計画、管理、実行しやすくなり、顧客の要件を期限内に満たせます。プロジェクト管理ツールを使用すれば、仕事のすべての詳細を 1 つの場所で管理し、フィードバックと進捗状況を共有し、最終的にはより効果的にコラボレーションができるようになります。
[記事: チームに適したプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ方法]
スプレッドシートやメール、他のツールを使い分けてすべての仕事を管理するのではなく、プロジェクト管理ツールを使用すれば、チームは以下を行うことができます。
- 複数部門による作業をコーディネートする
- プロジェクトの計画、詳細、ファイル、フィードバックを一元管理する
- ステータス更新をすべての関係者と共有する
- チームのコラボレーションを向上
プロジェクト管理の歴史
プロジェクト管理は 1900 年代初頭、複数の工学分野が合流した結果生まれましたが、現代のプロジェクト管理を特徴付けるツールと技術が現れ始めたのは、1950 年代に入ってからです。その時点で、プロジェクト管理は独特の手法として認識され始め、特に工学プロジェクトにおいて頻繁に活用されました。1969年にはプロジェクトマネジメント協会 (PMI) が正式に設立され、その後数十年にわたり、プロジェクト管理の定義と強化において大きな役割を果たしました。PMI は、プロジェクトマネージャーの認定制度を設けたほか、1996年には史上初の「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド (英語: A Guide to the Project Management Body of Knowledge)」(PMBOK ガイド) を出版し、現在も定期的に改訂し続けています。
過去のプロジェクトマネージャーは、専任の従業員でした。多くの場合、プロジェクト管理の手法やツールに関する研修経験があり、PMI のような組織の認定取得者である場合も少なからずありました。プロジェクト管理のプロセスを実行するためには、プロジェクトマネージャーが必要でした。プロジェクト管理ツールは、設定や使用が難しかったため、ほとんどの場合、特有の専門知識を必要としました。
今日のプロジェクト管理は過去のものとは異なります。複雑な認定プロセスや理解が困難な専門用語という壁が取り除かれ、現在は誰でもプロジェクトマネージャーになれます。プロジェクトを管理する人は、それがどのようなプロジェクトであっても、プロジェクトマネージャーであるというのが Asana の考え方です。プロジェクト管理の柔軟化と民主化の主要な要因は、改善を経て現在の形に進化したプロジェクト管理ソフトウェアです。扱いにくく使用が困難なツールでユーザーに負担を強いるのではなく、柔軟かつ視覚的にユーザーの使いやすさを追求するのが現在のプロジェクト管理の姿です。
現代のプロジェクト管理の基礎
プロジェクト管理は、専門用語や特有の言い回しがたくさんありますが、実際はその難解な印象ほど複雑なものではないのです。プロジェクト管理が初めての方、または「アジャイル手法」や「プロジェクトのスコープ」(範囲) といった言葉が飛び交う会話を理解したい方向けに、ここからはプロジェクト管理の種類、要素、プロセス、各参加者の役割を解説します。
プロジェクト管理の種類
プロジェクト管理とは、チームにおいてプロジェクトの要件を期限内に満たすために実行されるすべての仕事を追跡するための手段です。手段といってもその内容は一様ではなく多岐にわたり、そういった意味でプロジェクト管理とは広範なカテゴリであり、以下のような種類、手法、アプローチが存在します。
- アジャイルプロジェクト管理: アジャイルとは製品開発、エンジニアリング、ソフトウェア開発の分野で人気が高いリーンなプロジェクト管理です。アジャイルでは、チームが共通の理念として継続的改善、変化に対する柔軟な対応、改善サイクルのプロセス、段階的な進化に取り組みます。特に人気が高いアジャイルの枠組みにはスクラムやかんばんがあります。
- *ウォーターフォールモデル:** ウォーターフォールモデルでは、滝の水が流れ落ちるように、タスクが上流工程から下流工程まで直線的なアプローチで進められます。タスクを 1 つ完了したら、次を仕上げる、といった具合です。このモデルは、要求、分析、設計、コーディング、テスト、運用の 6 段階から成ります。ウォーターフォール手法は、他のプロジェクト管理手法と比べ、状況の変化に対し柔軟性がない場合があります。そのため、このモデルは、成果物と範囲が固定されているプロジェクトに最適です。
- PRINCE2 手法: 「PRINCE2」は、「PRojects IN Controlled Environments」(管理環境におけるプロジェクト) の略称です。PRINCE2 プロジェクト管理手法におけるプロジェクトは、プロジェクト開始、プロジェクト起動、工程間境界管理、工程制御、製品納入管理、プロジェクト終了の 7 つのプロセスから成ります。
- CPM と PERT: クリティカルパス法 (CPM) とプログラム評価およびレビューテクニック (PERT) は、1950年代に開発された、プロジェクト管理手法の大本です。CPM は、期間が定義され、依存関係のある複雑なタスクのクリティカルパス (依存関係のある一連の活動の最長経路) を特定するアルゴリズムを提供します。一方、PERT を使えば、タイムラインと期間が不明な場合にもクリティカルパスを特定できます。PERT では、プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体の最短完了時間を判断するために、完了を要するタスクをすべて (クリティカルパス以外のタスクも含めて) 特定します。
基本的な要素と主要な用語
プロジェクト管理における要素を 1 か所にすべて網羅した正式なリストは存在しません。その主な理由は、プロジェクト管理にはさまざまな種類があり、そのそれぞれが異なった要素、プロセス、形式から成るからです。しかし一般的には、どのプロジェクト管理手法やツールにも共通して以下が含まれます。
スマートな目標
すべてのプロジェクトには、定義された目標または目的が必要です。プロジェクト目標を描きだす際には、プロジェクトの成功を正確に計測できるよう、SMART な目標フレームワークを使って明確な指標と評価基準を設けるようにしましょう。
プロジェクト計画
プロジェクト計画はプロジェクトの青写真としての役割を果たします。つまり、プロジェクトの目標を実現する上でチームが達成する必要のある主要な要素を示します。
予算
ほとんどのプロジェクトにおいては、プロジェクト期間中に達成できることを制限し、定義する予算があります。
プロジェクトのリスク
プロジェクトのリスクとは、プロジェクトにおいて発生しうるあらゆる問題を指し、たとえば予算や期日の超過などが含まれます。プロジェクトリスク管理とは、プロジェクトのリスクを最小限に抑えるため、プロジェクト開始前にリスクを特定する慣行を指します。
プロジェクトスコープ
プロジェクト計画の過程では、プロジェクトの規模、制約条件、予算、目標を含むプロジェクトスコープ (プロジェクトの範囲) も定義されます。プロジェクトの成果物や仕事がスコープを少しずつ超えて行き、プロジェクトの範囲がいつのまにか広がってしまうスコープクリープは、プロジェクトスコープを認識することで回避できます。
リソース管理計画
リソース管理計画とは、人員の余力、技術的なツール、予算などを含むチームのリソースをどのように割り当てるかを定める計画です。プロジェクト用のリソース管理計画を作成すれば、リソースの最適な管理と計画により、チームのリソースを最大限活用できます。
関係者
プロジェクト関係者とは、たとえば部門を横断するチームメンバーから経営陣まで、プロジェクトに関与するすべての人を指します。
タイムライン
ほとんどのプロジェクトには、仕事が始動する開始日と仕事が完了する終了日を含むタイムラインがあります。
[記事: 7 つの簡単なステップでプロジェクトタイムラインを作成する方法]
成果物
成果物とは、プロジェクトタイムラインの最後までに仕上がるアセット、ファイル、または製品を指します。成果物の例には、ブランドのキャンペーン広告から、新製品や新機能などがあります。
マイルストーン
マイルストーンとは、仕事が完了したことや、新規の仕事が始動したことを示すチェックポイントです。製品や結果を指す成果物とは異なり、マイルストーンはある一時点を指します。
[記事: プロジェクトのマイルストーンを設定し、達成し、祝う方法]
依存関係
プロジェクトには、あるタスクが完了するまで別のタスクを開始できないという、タスク間の依存関係が存在する場合があります。依存関係が多いプロジェクトにおいては、タイムライン上で仕事を視覚化できるよう、ガントチャートを使うとよいかもしれません。
進捗とステータス更新
プロジェクト管理の過程では、プロジェクト関係者に進捗レポートやステータス更新を送る必要があります。効果的なレポート活用により、部門を超えた可視性やコラボレーションを促進できます。
プロジェクト管理のプロセス
すべてのプロジェクトは、仕事の対象、所属チーム、チームメンバーが好むコラボレーションの形などにより、微妙に異なります。しかし、プロジェクト管理プロセスには、一般的に以下の 4 つの主要なプロジェクトフェーズがあります。
- スコープ決定: スコープ決定のフェーズでは、プロジェクトチームを招集し、プロジェクトスコープを特定します。プロジェクトの複雑性や規模によっては、プロジェクトロードマップを作成する必要もあるかもしれません。
- 計画: プロジェクト計画では、プロジェクトの要件をまとめ、「プロジェクト成功」とは何を指すのか、その内容を定義します。このフェーズは、プロジェクト管理において必要不可欠です。計画段階においては、プロジェクト計画を作成し、主要なマイルストーンを特定し、プロジェクトの費用とタイムラインについて全員の認識を一致させます。
- 実行: プロジェクトの大半は実行フェーズが占めます。このフェーズでは、プロジェクトチームが成果物の完成を目指して作業を行います。実行フェーズの際には、チームが足並みを揃えて、期日に向けて順調に、仕事量に圧倒されずに進めるよう、仕事量の管理と時間の管理、タスクの管理を実践することが必要になります。
- レポート: レポートは、実行フェーズの最中と事後に発生します。プロジェクトの最中には、レポートにより仕事における方向修正、コラボレーション、部門を超えた可視性を増すことができます。そして、プロジェクト完了時には、自己評価をレポートし、将来のプロジェクトで改善を実現する方法について、プロジェクト関係者とブレインストーミングを行うことができます。
FAQ: 継続的なプロジェクトについてはどうなのでしょうか？
バグ追跡やクリエイティブリクエストプロジェクトなどの継続的なプロセスを管理するために最適な方法は、ワークマネジメントを使用することです。プロジェクト管理は、ワークマネジメントの一部に含まれる概念です。プロジェクト管理が個々のプロジェクトの調整を対象とするのに対し、ワークマネジメントソフトウェアは、個別のプロジェクトのほか、開始日と終了日がないプロセスを対象とした管理も支援します。
[記事: ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントの違いとは？]
プロジェクト管理の 5 つのメリット
それでもまだプロジェクト管理が必要かどうかを決められない場合は、以下を読み進めて、プロジェクト管理のメリットと、それらのアイデアをチームの仕事の取り組み方に取り入れるためのいくつかの簡単な方法をご覧ください。プロジェクト管理の手法を取り入れるのに、特別な学位や認定書のコースを取る必要はありません。
1. わかりやすく整理された計画は、チームのコラボレーションを改善します
計画なしにプロジェクトを開始した経験があるなら、プロジェクトの序盤から面倒なことになるのをご存じでしょう。プロジェクトの進行中に重要な手順を踏み忘れたり、最後になって忘れていたタスクを急いで完了させようとしたり、「期日はいつ？次は何をすればいいんだっけ？」など、仕事の流れについての同じ質問に何度も答えるはめになる場合があります。そのうえプロジェクトを急いで完了させようとして、仕事の質が損なわれかねません。
仕事を進めながら計画するのではなく、プロジェクトを開始する前に、必要な仕事とタスクの担当者、成果物、そして期日を、すべて綿密に計画しましょう。次に、タイムラインまたは分類別のリストで、プロジェクトの To-Do を視覚化し、誰が何をいつまでにやるかを明確に示します。たとえば、イベントを計画する場合、メインイベントが開催されるまでのそれぞれのステップ、各ステップの担当者、いつまでに完了する必要があるかを前もってリストアップします。次に、共有のプロジェクトカレンダーを使って予定表を作成します。これにより、イベント直前に急いで招待を送ったり、2 人のチームメイトが別々のケータリングサービスに注文したりするような状況を避けることができます。
プロジェクトに関するすべての To-Do を明確に見える化し、期日、タスクの責任者、その他の必要な詳細を追加することで、乱雑で無駄が多くなりがちな実行プロセスを効率的なものに変えることができます。仕事の範囲やタイミングを明確に把握し、仕事を始める前から潜在的な問題を見つけることができます。事前の少しの考慮と計画で、誰もが望む時間やリソースの節約が実現します。
プロジェクトを計画するためのヒント
- プロジェクトを始める前に必要な仕事をすべてリストアップします。 次に期日、タスク担当者、ステータス、関連ファイルへのリンクなどの詳細を追加します。チームにとって新しい種類のプロジェクトに取り組む場合、予期せぬ追加のステップや問題のために予備の時間を設けましょう。
- 共有可能な計画を使ってすべてを整理します。 簡単なリストやカレンダーを使用する場合でも、より視覚的なタイムラインやかんばんボードを使用する場合でも、誰がいつまでにどんな仕事を行うかをチーム全員が確認しやすくするために、計画を整理しましょう。次に、全員の足並みを揃えるために、その計画を関係者の間で回覧します。
- 繰り返し発生するプロジェクトをテンプレートに変換します。 プロジェクトが何度も繰り返し行うものなら、次回の計画段階で時間を節約するためにテンプレートを作成して繰り返し使用します。
"プロジェクトを上手に管理するには、優先順位を付ける必要があります。理想どおりの時間やリソースが手に入ることは絶対にないので、最も重要なアイテムに焦点を置いて仕事をこなしていく必要があります。次に、期待する仕事内容を設定するために関係者にその優先順位を明確に伝え、チームが正しい仕事に集中できるようにチームにも優先順位を明確に伝えます。"
2. 全員の役割を定義することで混乱がなくなる
プロジェクト管理の準備作業が完了したら、実際の管理の段階に入ります。しかし、チームをゴールラインに導くプロジェクトオーナーが誰なのかが明確でない場合、チームメンバーの間でタスクの対応漏れが発生したり、誰かが詳細を忘れたり、誰に質問したらよいのかわからず疑問を抱え込んだりといったことが、驚くほど起こりやすくなります。
正式なプロジェクト管理組織がある会社にはプロジェクトを計画どおりに進めるプロジェクトマネージャーがいますが、正式なプロジェクト管理方法が採用されていない場合は、プロジェクトを先導したり開始するメンバーが責任者となることがよくあります。たとえば、あなたが新しいシリーズの記事を発行する編集者か、ウェブサイトの移行を指揮するデベロッパーか、クライアントのレポートシステムを更新するアカウントマネージャーだとすると、ほぼ間違いなく、あなたがプロジェクトを進めるための調整役となるでしょう。
幸い、プロジェクトを効果的に管理するために、今までとまったく違う仕事のやり方をする必要はありません。ちょっとしたコミュニケーションとコラボレーションから大きな効果が得られます。プロジェクトの責任者は自分であることを関係者に明確に伝えることで、質問は誰にすればよいのか、最新情報については誰から連絡があるのか、全員が把握できます。また、プロジェクトに参加する全員の役割を明らかにすることで、チームメイトに対し求めている関与の形について混乱が生まれなくなります。
プロジェクトを管理するためのヒント
- 自分やチームメイトの役割を明確に伝えます。 プロジェクトの計画段階でも、着手段階でも、プロジェクトリーダーは誰か (あなたです！) や、他の関係者の責任を明確に伝えましょう。
- タスク責任者の進捗を確認し、質問に答えましょう。 明確な計画が作成されたため、関係者はすでに自分の責任を理解しています。そこで次は、各タスクオーナーの仕事の進捗を確認し、仕事の障害を取り除いて仕事を順調に進めるために必要な支援を提供します。
- 定期的にステータス更新を共有します。 プロジェクトの進捗についての更新情報をチームと共有し、勢いをキープしましょう。全員に最新情報を伝えることで、ステータス更新についての質問を削減するだけでなく、関係者を励ましやる気を持たせるのにも役立ちます。
“Asana を使いはじめて以来、全体的にメンバー全員が協力し合うようになりました。1 つのプロジェクトに全員で取り組んでいます。同じ仕事に対して Dalton が独自のプロジェクトを担当しているのではなく、1 つの仕事を全員で担当しているという実感が得られます。"
3. 目標を明確に定義することで、チームはより効果的に仕事ができる
チームメンバーがプロジェクトの目標を把握していないプロジェクトは効果的とは言えません。目標が明確にされていないと、チームはやる気が出ないだけでなく、目指す目標を間違ったり、インパクトの低い仕事に労力を無駄にする危険があります。
プロジェクト管理ツールを使う場合は、プロジェクトの目標を前もって定義しておきます。それにより、プロジェクトに参加するメンバー全員がプロジェクトの目標に向かって足並みを揃え、その達成に必要な各ステップを最適化できます。たとえば、新製品を発表するためのプロジェクトで、「アップグレードを 20% 増加させる」という目標を設定するとしましょう。そうすると、この目標はプロジェクト進行中の発売についての意思決定に影響を及ぼし、発売後の成功を評価する測定基準にもなります。
プロジェクトチームの各メンバーにもメリットがあります。解決しようとする問題についてしっかりと熟考してから、チームに「北極星」となるゴールを与えてメンバーの足並みを揃えることで、目標に向かって効果的なタスクに集中することができ、方向性を見失って不必要な仕事に気を取られることがなくなります。
プロジェクトの目標を設定するためのヒント
- プロジェクトを開始する理由を検討します。 なぜこの仕事を行う必要があるのか？誰に影響を及ぼすか？プロジェクトは組織の全体的な目標においてどのような役割を担うか？他のチームメイトがすでに取り組んでいる可能性のある仕事に適合するか？このイニシアチブからどのような結果が生まれると思うか？などと問いかけてください。
- すべての関係者と目標を共有します。 プロジェクトを計画する前に、そのプロジェクトに関わるべき人全員と目標を共有してください。チームの仕事の仕方によって、キックオフミーティングを行う、文書を配布する、プロジェクト管理ツールを使うなど、どのような方法で共有してもよいですが、イニシアチブの目標 (および目標から除外すること) を全員が理解できるようにします。
- 目標のモニタリングと報告のプロセスを設定します。 設定したままほったらかしにはせず、目標を定期的に確認し報告するための計画を必ず作成してください。そうすれば、目標が達成できないリスクが発生したときには簡単にそれがわかり、目標を達成するために計画を調整できます。
“Asana を使うようになり、私たちは実際に行っていた仕事の全体的な量に気が付きました。それから、私たちは自分たちが行っていた仕事の種類の優先順位と戦略を見直すことができました。"
4. コミュニケーションプランを定義することで、チームの足並みとフォーカスを維持できる
プロジェクト「管理」という言葉が使われていますが、管理はプロセスの一部分にすぎません。プロジェクトを始める前に、チーム内でコミュニケーションプランを一致させる必要があります。チームはおそらくメールの管理ツール、インスタントメッセージングツール、プロジェクト管理ツールなどを使用しているのではないでしょうか。コミュニケーションプランでは、各ツールをいつ使用するのかを決定します。たとえば、Asana では、社外とのやりとりにはメール、社内で送信する簡単なメッセージには Slack、そしてすべての実行可能な仕事の管理には Asana を使用しています。
一般的な従業員は 1 日に 10 個のツールを使い分けています。いつどのツールを使用するのかというプランが確立されていないと、これらのツールを切り替える際に混乱が生じたり、その作業に参ってしまうこともあります。コミュニケーションプランがあると、決断疲れが減り、チームメンバー全員が共通認識を持つことができます。
コミュニケーションプランを作成するコツ
- コミュニケーションのルールを確立する。 最も基本的なルールとして、コミュニケーションプランにより、チーム間のコミュニケーションに使用するツールとその頻度を定義する必要があります。
- フィードバックを共有する機会を設ける。 コミュニケーションプランはチームメンバー全員が納得できるものでなければいけないので、すべての関係者がそれを理解しているようにしてください。関係者全員がこれならよいと感じるコミュニケーションプランが見つかるまでは、フィードバックを共有したり、ワークショップを開いたりする機会を設けてください。
- プロジェクトの関係者と役割を明確化する。 関係者への情報提供はどのタイミングで行うべきか？何かを開始する前に、いつもそれを知らせる必要があるプロジェクトの承認者はいるのか？プロジェクトの関係者とそれぞれの役割をコミュニケーションプランに盛り込んでおきましょう。
- ステータス更新の頻度とスタイルを一致させる。 プロジェクトの進捗状況を共有する方法は、コミュニケーションプランの最も重要な要素の 1 つです。すべての実行可能な仕事をプロジェクト管理ツールに保管し、ステータス更新を簡単に作成、共有できるようにすることが理想的です。
“リクエストをメールでやり取りするのをやめ、Asana を使ってより効果的にコラボレーションするようにしてから、月に 60 時間も節約できました。その時間を、ばらばらな仕事の管理ではなく、戦略を立てることに有効活用しています。"
5. プロジェクト管理ツールは効率性の向上に役立つ
これらのヒントを実行に移すために、チームのコラボレーションを改善し、仕事を順調に進めることに役立つプロジェクト管理ツールを使用することを考慮に入れましょう。
何十ものツールが存在することは確かですが、従来のプロジェクト管理ツールは、昔ながらのプロセス向けに構築されており、設定やオンボーディングに時間がかかるので避けた方がよいでしょう。その代わりに、導入が簡単で、柔軟性があり、カスタマイズできるツールを探しましょう。プロジェクト間で仕事を連携させ、仕事が行われている場所でチームメイトとコミュニケーションができるツールなら、なおよいでしょう (メールやスプレッドシートではこれらを実行するのが困難です)。
言うまでもなく、私たちは Asana はその条件を満たしていると考えています。導入が簡単でチームを成功に導く機能を備えたツールを活用し、プロジェクト管理をすぐに始めたいという会社に最高のオプションです。
プロジェクト管理ツールを使用するためのヒント
- 一元管理のツールで全員をオンボーディングします。 すべてのチームやチームメンバーが異なるツールを使用してプロジェクトを管理する状況に OK を出すのではなく、全員で 1 つのツールを決めて、それを使用しましょう。そうすれば、コラボレーションがしやすくなり、重要な情報がどこに保存されているかについて混乱することが減ります。
- ツールの使い方に対してルールを設定します。 チームが新しいツールを正しく使用していると自信を持てるように、簡単なガイドラインをいくつか用意しましょう。たとえば、「タスクには必ず期日を設定する」や、「マーケティング関連のすべてのプロジェクトのタイトルに『マーケテイング』という単語を含める」「何らかの行動を求めるリクエストがあれば、メールを送るのではなく、プロジェクト管理ツールでタスクを作成する」などのルールを設定します。
- ステータス更新やレポートを共有します。 チームがツールの価値を実感できる最速の方法は、チームにプロジェクトステータスと進捗の可視性を高めることです。新しいツールでステータス更新を共有し、プロジェクトの進捗を表示することで、チームメイトは仕事がどの状況にあるかを把握しやすくなり、自分の仕事にもそのツールを使用してみよう、と普及を促進する効果もあります。
“私がおすすめするプロジェクト管理の一番の秘訣は、プロジェクトの終了後に必ず振り返りをすることです。そうすれば学んだことをすべて取り入れて作戦帳を作成でき、次回に同様のプロジェクトを計画、管理する場合にはすでに準備が整っています。"
プロジェクトマネージャーになるためには、どうすればよいのでしょうか？
おめでとうございます。あなたはプロジェクトマネージャーです！いいえ、嘘ではなく、すでにそうなのです。プロジェクト管理が発祥した時代には、「プロジェクト管理プロフェッショナル」と見なされるために、厳しい研修や認定が必要でした。しかし、以降数十年にわたり、その状況は変わりました。主な理由は、現在のチームにおける役割の民主化と拡大です。当初は、プロジェクトを「率いる」プロジェクトマネージャーが必要でしたが、自らのプロジェクトを率いるチームリーダーが増えることに伴い、プロジェクト管理は職業からスキルへと変容を遂げました。
現代のプロジェクト管理ツールは、この推移を考慮した上で設計されています。誰もがプロジェクトマネージャーになれるというのが Asana の理念です。チームに所属しているならば、自身のチームがプロジェクトに取り組みさえすれば、プロジェクトマネージャーになれるのです。新しいツールを詳細に勉強する必要はありません。ユーザーに負担を強いるツールではなく、ユーザー本位に設計されたツール。必要なのはただそれだけです。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールを使えば、視覚的な方法で情報を明確化し、チームと連携することができます。ご自身のチームが現在どのような方法で仕事を管理しているか、考えてみてください。プロジェクト管理ツールを共有していない場合、チームのプロジェクト、タスク、ファイル、コミュニケーションがおそらく複数のツールの間に散らばっているかと思います。その状態が続くと、チームの可視性が衰え、足並みが揃わなくなります。信頼できる唯一の情報源がない場合、チームメンバーは自身が優先すべき作業が何かわかりにくくなるので、その答えを探すために、おそらく多くの時間を費やしているかと思います。現に、「仕事の解剖学」インデックスによれば、私たちの時間の 60% は、スキルを要する仕事や戦略的な仕事ではなく、たとえば、文書を探したり、承認者を追いかけたり、ミーティングに参加したりといった「仕事のための仕事」に毎日費やされています。
オンラインのプロジェクト管理ツールを使えば、優先順位を伝え、誰が何をいつまでに行うか全員の認識を一致させるために最適な方法が得られます。あらゆるチームに明確性を実現する手段を与えるために、プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの仕事をリアルタイムで見える化するいくつかの方法をユーザーに提供します。その内で最も人気が高いタイプを以下に紹介します。
かんばんボード
かんばんボードは、プロジェクトの進捗状況を示すための視覚的な方法です。かんばんボードでは、タスクの進捗が垂直方向の列で表され、個々のタスクが完了するまで各段階を通じて移動します。典型的なかんばんボードには、たとえば新規、進行中、完了を示す列があります。
ガントチャート
ガントチャートとは、プロジェクトのタイムラインを視覚化するために使用される水平方向の棒グラフです。ガントチャートでは、タスクが水平方向の棒で示され、タスクの所要期間が棒の長さで示されます。
カレンダー
プロジェクトカレンダーを使えば、タスクがイメージとして目の前に現れたかのように、来週または来月のタスクを明確に視覚化できます。プロジェクトカレンダーは、たとえばエディトリアルカレンダーや SNS コンテンツカレンダーのように、それぞれ別個の期日を持つタスクがたくさんあるプロジェクト用に人気が高いビューです。
スプレッドシート式リスト
スプレッドシート式のビューでは、誰が何をいつまでに行う必要があるかが一目で明確にわかります。このタイプの視覚的なプロジェクト管理においては、直線的なグリッド式のビューで、プロジェクトのワークフローをわかりやすく表示できます。
ワークマネジメントツールについて
ワークマネジメントソフトウェアについて上で述べた理由は、プロジェクト管理がワークマネジメントの一部だからです。プロジェクト管理では、プロジェクトを整理、計画、納入するための効果的なツールが提供されます。一方、ワークマネジメントを使用すれば、単一のプロジェクトにおけるプロセスを管理できるだけでなく、複数のプロジェクトやイニシアチブがどのようにつながり合っているのかについても、包括的に可視化できます。上記で紹介したプロジェクト管理用の一般的なビューに加え、それを実現する主要なワークマネジメントツールが以下のとおり 2 つあります。
プロジェクトポートフォリオ管理
プロジェクトポートフォリオ管理は、1 つの場所ですべてのイニシアチブをモニタリングするための秘訣です。ポートフォリオは、すべての作業を捉える鳥瞰図を提供するため、すべてのプロジェクトを通じてチームの足並みを揃えることができます。ポートフォリオを使用すれば、日々の業務を経営戦略と連携させることができます。
ワークロード管理
ワークロード管理を使えば、チームの仕事とキャパシティについて明確なイメージが得られ、誰もバーンアウトしたり退屈を感じたりすることがないよう管理できます。それにより、働きすぎのリスクを未然に捉え、必要に応じてタスクを調整できます。
Asana の効果をご体験ください
会社や業界に関わらず、どのようなチームでも、プロジェクト管理とワークマネジメントの基礎を導入すれば、効果が実感できます。仕事を計画、管理、報告する方法に対し、まずは少数の簡単な変更を加えてみてください。チームの効率性と仕事の管理能力が高まり、一番優先度が高いことに対処できている自信を感じられるはずです。
Asana は、チームが仕事を整理、実行するために使用できるワークマネジメントツールです。今すぐ Asana について詳しくご覧ください。