すべての会社やチームにプロジェクト管理 (プロジェクトマネジメント) の正式なプロセスがあるとは限りません。正式なプロジェクト管理が、まだ優先事項とみなされていないチームは、大企業であるか、急速な成長を遂げるベンチャー企業であるかに関わらず存在します。そういったチームに所属していれば、仕事を管理し、チームメイトとコラボレーションすることが日増しに難しくなる状況も経験されているかもしれません。「プロジェクト管理がもしかしたら必要なのかも」と思い始めているかもしれません。でも、専任のプロジェクトマネージャーがいるチームだけに関係がある話だと思い、あきらめていませんか?
Asana はそう思いません。私たちは、プロジェクト管理スキルは、あらゆるチームが効率的にプロジェクトを完了させるために役立つスキルだと考えています。仕事の計画、管理、実行方法を見いだすことは、どのチームや会社にも関連します。従来のプロジェクト管理システムに完全に従う必要はないとしても、プロジェクト管理の基礎を実践することで、チームはメリットを受けることができるでしょう。
プロジェクト管理とは、プロジェクト内の仕事を整理、追跡、実行しやすくするものです。ここで言う「プロジェクト」とは、特定の目標を達成するための一連のタスクだと考えてください。プロジェクト管理により、仕事を計画、管理、実行しやすくなり、顧客の要件を期限内に満たせます。プロジェクト管理ツールを使用すれば、仕事のすべての詳細を 1 つの場所で管理し、フィードバックと進捗状況を共有し、最終的にはより効果的にコラボレーションができるようになります。
[記事: チームに適したプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ方法]
スプレッドシートやメール、他のツールを使い分けてすべての仕事を管理するのではなく、プロジェクト管理ツールを使用すれば、チームは以下を行うことができます。
プロジェクト管理は 1900 年代初頭、複数の工学分野が合流した結果生まれましたが、現代のプロジェクト管理を特徴付けるツールと技術が現れ始めたのは、1950 年代に入ってからです。その時点で、プロジェクト管理は独特の手法として認識され始め、特に工学プロジェクトにおいて頻繁に活用されました。1969年にはプロジェクトマネジメント協会 (PMI) が正式に設立され、その後数十年にわたり、プロジェクト管理の定義と強化において大きな役割を果たしました。PMI は、プロジェクトマネージャーの認定制度を設けたほか、1996年には史上初の「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド (英語: A Guide to the Project Management Body of Knowledge)」(PMBOK ガイド) を出版し、現在も定期的に改訂し続けています。
過去のプロジェクトマネージャーは、専任の従業員でした。多くの場合、プロジェクト管理の手法やツールに関する研修経験があり、PMI のような組織の認定取得者である場合も少なからずありました。プロジェクト管理のプロセスを実行するためには、プロジェクトマネージャーが必要でした。プロジェクト管理ツールは、設定や使用が難しかったため、ほとんどの場合、特有の専門知識を必要としました。
今日のプロジェクト管理は過去のものとは異なります。複雑な認定プロセスや理解が困難な専門用語という壁が取り除かれ、現在は誰でもプロジェクトマネージャーになれます。プロジェクトを管理する人は、それがどのようなプロジェクトであっても、プロジェクトマネージャーであるというのが Asana の考え方です。プロジェクト管理の柔軟化と民主化の主要な要因は、改善を経て現在の形に進化したプロジェクト管理ソフトウェアです。扱いにくく使用が困難なツールでユーザーに負担を強いるのではなく、柔軟かつ視覚的にユーザーの使いやすさを追求するのが現在のプロジェクト管理の姿です。
プロジェクト管理は、専門用語や特有の言い回しがたくさんありますが、実際はその難解な印象ほど複雑なものではないのです。プロジェクト管理が初めての方、または「アジャイル手法」や「プロジェクトのスコープ」(範囲) といった言葉が飛び交う会話を理解したい方向けに、ここからはプロジェクト管理の種類、要素、プロセス、各参加者の役割を解説します。
プロジェクト管理とは、チームにおいてプロジェクトの要件を期限内に満たすために実行されるすべての仕事を追跡するための手段です。手段といってもその内容は一様ではなく多岐にわたり、そういった意味でプロジェクト管理とは広範なカテゴリであり、以下のような種類、手法、アプローチが存在します。
プロジェクト管理における要素を 1 か所にすべて網羅した正式なリストは存在しません。その主な理由は、プロジェクト管理にはさまざまな種類があり、そのそれぞれが異なった要素、プロセス、形式から成るからです。しかし一般的には、どのプロジェクト管理手法やツールにも共通して以下が含まれます。
すべてのプロジェクトには、定義された目標または目的が必要です。プロジェクト目標を描きだす際には、プロジェクトの成功を正確に計測できるよう、SMART な目標フレームワークを使って明確な指標と評価基準を設けるようにしましょう。
プロジェクト計画はプロジェクトの青写真としての役割を果たします。つまり、プロジェクトの目標を実現する上でチームが達成する必要のある主要な要素を示します。
ほとんどのプロジェクトにおいては、プロジェクト期間中に達成できることを制限し、定義する予算があります。
プロジェクトのリスクとは、プロジェクトにおいて発生しうるあらゆる問題を指し、たとえば予算や期日の超過などが含まれます。プロジェクトリスク管理とは、プロジェクトのリスクを最小限に抑えるため、プロジェクト開始前にリスクを特定する慣行を指します。
プロジェクト計画の過程では、プロジェクトの規模、制約条件、予算、目標を含むプロジェクトスコープ (範囲) も定義されます。プロジェクトの成果物や仕事がスコープを少しずつ超えて行き、プロジェクトの範囲がいつのまにか広がってしまうスコープクリープは、プロジェクトスコープを認識することで回避できます。
リソース管理計画とは、人員の余力、技術的なツール、予算などを含むチームのリソースをどのように割り当てるかを定める計画です。プロジェクト用のリソース管理計画を作成すれば、リソースの最適な管理と計画により、チームのリソースを最大限活用できます。
プロジェクト関係者とは、たとえば部門を横断するチームメンバーから経営陣まで、プロジェクトに関与するすべての人を指します。
ほとんどのプロジェクトには、仕事が始動する開始日と仕事が完了する終了日を含むタイムラインがあります。
[記事: 7 つの簡単なステップでプロジェクトタイムラインを作成する方法]
成果物とは、プロジェクトタイムラインの最後までに仕上がるアセット、ファイル、または製品を指します。成果物の例には、ブランドのキャンペーン広告から、新製品や新機能などがあります。
マイルストーンとは、仕事が完了したことや、新規の仕事が始動したことを示すチェックポイントです。製品や結果を指す成果物とは異なり、マイルストーンはある一時点を指します。
[記事: プロジェクトのマイルストーンを設定し、達成し、祝う方法]
プロジェクトには、あるタスクが完了するまで別のタスクを開始できないという、タスク間の依存関係が存在する場合があります。依存関係が多いプロジェクトにおいては、タイムライン上で仕事を視覚化できるよう、ガントチャートを使うとよいかもしれません。
プロジェクト管理の過程では、プロジェクト関係者に進捗レポートやステータス更新を送る必要があります。効果的なレポート活用により、部門を超えた可視性やコラボレーションを促進できます。
すべてのプロジェクトは、仕事の対象、所属チーム、チームメンバーが好むコラボレーションの形などにより、微妙に異なります。しかし、プロジェクト管理プロセスには、一般的に以下の 4 つの主要なプロジェクトフェーズがあります。
バグ追跡やクリエイティブリクエストプロジェクトなどの継続的なプロセスを管理するために最適な方法は、ワークマネジメントを使用することです。プロジェクト管理は、ワークマネジメントの一部に含まれる概念です。プロジェクト管理が個々のプロジェクトの調整を対象とするのに対し、ワークマネジメントソフトウェアは、個別のプロジェクトのほか、開始日と終了日がないプロセスを対象とした管理も支援します。
[記事: ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントの違いとは?]
それでもまだプロジェクト管理が必要かどうかを決められない場合は、以下を読み進めて、プロジェクト管理のメリットと、それらのアイデアをチームの仕事の取り組み方に取り入れるためのいくつかの簡単な方法をご覧ください。プロジェクト管理の手法を取り入れるのに、特別な学位や認定書のコースを取る必要はありません。
計画なしにプロジェクトを開始した経験があるなら、プロジェクトの序盤から面倒なことになるのをご存じでしょう。プロジェクトの進行中に重要な手順を踏み忘れたり、最後になって忘れていたタスクを急いで完了させようとしたり、「期日はいつ?次は何をすればいいんだっけ?」など、仕事の流れについての同じ質問に何度も答えるはめになる場合があります。そのうえプロジェクトを急いで完了させようとして、仕事の質が損なわれかねません。
仕事を進めながら計画するのではなく、プロジェクトを開始する前に、必要な仕事とタスクの担当者、成果物、そして期日を、すべて綿密に計画しましょう。次に、タイムラインまたは分類別のリストで、プロジェクトの To-Do を視覚化し、誰が何をいつまでにやるかを明確に示します。たとえば、イベントを計画する場合、メインイベントが開催されるまでのそれぞれのステップ、各ステップの担当者、いつまでに完了する必要があるかを前もってリストアップします。次に、共有のプロジェクトカレンダーを使って予定表を作成します。これにより、イベント直前に急いで招待を送ったり、2 人のチームメイトが別々のケータリングサービスに注文したりするような状況を避けることができます。
プロジェクトに関するすべての To-Do を明確に見える化し、期日、タスクの責任者、その他の必要な詳細を追加することで、乱雑で無駄が多くなりがちな実行プロセスを効率的なものに変えることができます。仕事の範囲やタイミングを明確に把握し、仕事を始める前から潜在的な問題を見つけることができます。事前の少しの考慮と計画で、誰もが望む時間やリソースの節約が実現します。
"プロジェクトを上手に管理するには、優先順位を付ける必要があります。理想どおりの時間やリソースが手に入ることは絶対にないので、最も重要なアイテムに焦点を置いて仕事をこなしていく必要があります。次に、期待する仕事内容を設定するために関係者にその優先順位を明確に伝え、チームが正しい仕事に集中できるようにチームにも優先順位を明確に伝えます。"
プロジェクト管理の準備作業が完了したら、実際の管理の段階に入ります。しかし、チームをゴールラインに導くプロジェクトオーナーが誰なのかが明確でない場合、チームメンバーの間でタスクの対応漏れが発生したり、誰かが詳細を忘れたり、誰に質問したらよいのかわからず疑問を抱え込んだりといったことが、驚くほど起こりやすくなります。
正式なプロジェクト管理組織がある会社にはプロジェクトを計画どおりに進めるプロジェクトマネージャーがいますが、正式なプロジェクト管理方法が採用されていない場合は、プロジェクトを先導したり開始するメンバーが責任者となることがよくあります。たとえば、あなたが新しいシリーズの記事を発行する編集者か、ウェブサイトの移行を指揮するデベロッパーか、クライアントのレポートシステムを更新するアカウントマネージャーだとすると、ほぼ間違いなく、あなたがプロジェクトを進めるための調整役となるでしょう。
幸い、プロジェクトを効果的に管理するために、今までとまったく違う仕事のやり方をする必要はありません。ちょっとしたコミュニケーションとコラボレーションから大きな効果が得られます。プロジェクトの責任者は自分であることを関係者に明確に伝えることで、質問は誰にすればよいのか、最新情報については誰から連絡があるのか、全員が把握できます。また、プロジェクトに参加する全員の役割を明らかにすることで、チームメイトに対し求めている関与の形について混乱が生まれなくなります。
“Asana を使いはじめて以来、全体的にメンバー全員が協力し合うようになりました。1 つのプロジェクトに全員で取り組んでいます。同じ仕事に対して Dalton が独自のプロジェクトを担当しているのではなく、1 つの仕事を全員で担当しているという実感が得られます。"
チームメンバーがプロジェクトの目標を把握していないプロジェクトは効果的とは言えません。目標が明確にされていないと、チームはやる気が出ないだけでなく、目指す目標を間違ったり、インパクトの低い仕事に労力を無駄にする危険があります。
プロジェクト管理ツールを使う場合は、プロジェクトの目標を前もって定義しておきます。それにより、プロジェクトに参加するメンバー全員がプロジェクトの目標に向かって足並みを揃え、その達成に必要な各ステップを最適化できます。たとえば、新製品を発表するためのプロジェクトで、「アップグレードを 20% 増加させる」という目標を設定するとしましょう。そうすると、この目標はプロジェクト進行中の発売についての意思決定に影響を及ぼし、発売後の成功を評価する測定基準にもなります。
プロジェクトチームの各メンバーにもメリットがあります。解決しようとする問題についてしっかりと熟考してから、チームに「北極星」となるゴールを与えてメンバーの足並みを揃えることで、目標に向かって効果的なタスクに集中することができ、方向性を見失って不必要な仕事に気を取られることがなくなります。
“Asana を使うようになり、私たちは実際に行っていた仕事の全体的な量に気が付きました。それから、私たちは自分たちが行っていた仕事の種類の優先順位と戦略を見直すことができました。"
プロジェクト「管理」という言葉が使われていますが、管理はプロセスの一部分にすぎません。プロジェクトを始める前に、チーム内でコミュニケーションプランを一致させる必要があります。チームはおそらくメールの管理ツール、インスタントメッセージングツール、プロジェクト管理ツールなどを使用しているのではないでしょうか。コミュニケーションプランでは、各ツールをいつ使用するのかを決定します。たとえば、Asana では、社外とのやりとりにはメール、社内で送信する簡単なメッセージには Slack、そしてすべての実行可能な仕事の管理には Asana を使用しています。
一般的な従業員は 1 日に 10 個のツールを使い分けています。いつどのツールを使用するのかというプランが確立されていないと、これらのツールを切り替える際に混乱が生じたり、その作業に参ってしまうこともあります。コミュニケーションプランがあると、決断疲れが減り、チームメンバー全員が共通認識を持つことができます。
“リクエストをメールでやり取りするのをやめ、Asana を使ってより効果的にコラボレーションするようにしてから、月に 60 時間も節約できました。その時間を、ばらばらな仕事の管理ではなく、戦略を立てることに有効活用しています。"
これらのヒントを実行に移すために、チームのコラボレーションを改善し、仕事を順調に進めることに役立つプロジェクト管理ツールを使用することを考慮に入れましょう。
何十ものツールが存在することは確かですが、従来のプロジェクト管理ツールは、昔ながらのプロセス向けに構築されており、設定やオンボーディングに時間がかかるので避けた方がよいでしょう。その代わりに、導入が簡単で、柔軟性があり、カスタマイズできるツールを探しましょう。プロジェクト間で仕事を連携させ、仕事が行われている場所でチームメイトとコミュニケーションができるツールなら、なおよいでしょう (メールやスプレッドシートではこれらを実行するのが困難です)。
言うまでもなく、私たちは Asana はその条件を満たしていると考えています。導入が簡単でチームを成功に導く機能を備えたツールを活用し、プロジェクト管理をすぐに始めたいという会社に最高のオプションです。
“私がおすすめするプロジェクト管理の一番の秘訣は、プロジェクトの終了後に必ず振り返りをすることです。そうすれば学んだことをすべて取り入れて作戦帳を作成でき、次回に同様のプロジェクトを計画、管理する場合にはすでに準備が整っています。"
おめでとうございます。あなたはプロジェクトマネージャーです!いいえ、嘘ではなく、すでにそうなのです。プロジェクト管理が発祥した時代には、「プロジェクト管理プロフェッショナル」と見なされるために、厳しい研修や認定が必要でした。しかし、以降数十年にわたり、その状況は変わりました。主な理由は、現在のチームにおける役割の民主化と拡大です。当初は、プロジェクトを「率いる」プロジェクトマネージャーが必要でしたが、自らのプロジェクトを率いるチームリーダーが増えることに伴い、プロジェクト管理は職業からスキルへと変容を遂げました。
現代のプロジェクト管理ツールは、この推移を考慮した上で設計されています。誰もがプロジェクトマネージャーになれるというのが Asana の理念です。チームに所属しているならば、自身のチームがプロジェクトに取り組みさえすれば、プロジェクトマネージャーになれるのです。新しいツールを詳細に勉強する必要はありません。ユーザーに負担を強いるツールではなく、ユーザー本位に設計されたツール。必要なのはただそれだけです。
プロジェクト管理ツールを使えば、視覚的な方法で情報を明確化し、チームと連携することができます。ご自身のチームが現在どのような方法で仕事を管理しているか、考えてみてください。プロジェクト管理ツールを共有していない場合、チームのプロジェクト、タスク、ファイル、コミュニケーションがおそらく複数のツールの間に散らばっているかと思います。その状態が続くと、チームの可視性が衰え、足並みが揃わなくなります。信頼できる唯一の情報源がない場合、チームメンバーは自身が優先すべき作業が何かわかりにくくなるので、その答えを探すために、おそらく多くの時間を費やしているかと思います。現に、「仕事の解剖学」インデックスによれば、私たちの時間の 60% は、スキルを要する仕事や戦略的な仕事ではなく、たとえば、文書を探したり、承認者を追いかけたり、ミーティングに参加したりといった「仕事のための仕事」に毎日費やされています。
オンラインのプロジェクト管理ツールを使えば、優先順位を伝え、誰が何をいつまでに行うか全員の認識を一致させるために最適な方法が得られます。あらゆるチームに明確性を実現する手段を与えるために、プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの仕事をリアルタイムで見える化するいくつかの方法をユーザーに提供します。その内で最も人気が高いタイプを以下に紹介します。
かんばんボードは、プロジェクトの進捗状況を示すための視覚的な方法です。かんばんボードでは、タスクの進捗が垂直方向の列で表され、個々のタスクが完了するまで各段階を通じて移動します。典型的なかんばんボードには、たとえば新規、進行中、完了を示す列があります。
ガントチャートとは、プロジェクトのタイムラインを視覚化するために使用される水平方向の棒グラフです。ガントチャートでは、タスクが水平方向の棒で示され、タスクの所要期間が棒の長さで示されます。
プロジェクトカレンダーを使えば、タスクがイメージとして目の前に現れたかのように、来週または来月のタスクを明確に視覚化できます。プロジェクトカレンダーは、たとえばエディトリアルカレンダーや SNS コンテンツカレンダーのように、それぞれ別個の期日を持つタスクがたくさんあるプロジェクト用に人気が高いビューです。
スプレッドシート式のビューでは、誰が何をいつまでに行う必要があるかが一目で明確にわかります。このタイプの視覚的なプロジェクト管理においては、直線的なグリッド式のビューで、プロジェクトのワークフローをわかりやすく表示できます。
ワークマネジメントソフトウェアについて上で述べた理由は、プロジェクト管理がワークマネジメントの一部だからです。プロジェクト管理では、プロジェクトを整理、計画、納入するための効果的なツールが提供されます。一方、ワークマネジメントを使用すれば、単一のプロジェクトにおけるプロセスを管理できるだけでなく、複数のプロジェクトやイニシアチブがどのようにつながり合っているのかについても、包括的に可視化できます。上記で紹介したプロジェクト管理用の一般的なビューに加え、それを実現する主要なワークマネジメントツールが以下のとおり 2 つあります。
プロジェクトポートフォリオ管理は、1 つの場所ですべてのイニシアチブをモニタリングするための秘訣です。ポートフォリオは、すべての作業を捉える鳥瞰図を提供するため、すべてのプロジェクトを通じてチームの足並みを揃えることができます。ポートフォリオを使用すれば、日々の業務を経営戦略と連携させることができます。
ワークロード管理を使えば、チームの仕事とキャパシティについて明確なイメージが得られ、誰もバーンアウトしたり退屈を感じたりすることがないよう管理できます。それにより、働きすぎのリスクを未然に捉え、必要に応じてタスクを調整できます。
会社や業界に関わらず、どのようなチームでも、プロジェクト管理とワークマネジメントの基礎を導入すれば、効果が実感できます。仕事を計画、管理、報告する方法に対し、まずは少数の簡単な変更を加えてみてください。チームの効率性と仕事の管理能力が高まり、一番優先度が高いことに対処できている自信を感じられるはずです。
Asana は、チームが仕事を整理、実行するために使用できるワークマネジメントツールです。今すぐ Asana について詳しくご覧ください。