効果的なプロジェクトステータスレポートの書き方

朝メールを開くと、担当プロジェクトの 1 つについてステータス更新のリクエストが 3 つ届いています。予算がいつ確定するのかを知りたいというマネージャー。プロジェクトにどれだけの時間を予定するべきか問い合わせてきたチームメンバー。そして CMO からは、プロジェクトの最近の遅れで第 1 四半期の目標達成にどんな影響が出るのかという質問です。

頻繁にあらゆる方面からステータスリクエストが来るとそれだけで圧倒されそうになりますが、関係者にプロジェクトの最新情報を知らせるよい方法があります。プロジェクトステータスレポートを使うのです。

プロジェクトステータスレポートとは何か、それが大切な理由とは?

プロジェクトステータスレポートはプロジェクトの進捗を知らせるタイムリーなアップデートです (作成頻度については後ほど説明します)。それはメンバー全員から聞かれそうな質問に (質問される前に) 答えるものです。簡潔に記述されるこのレポートは、プロジェクトに関する 1 つ 1 つの詳細ではなく、俯瞰的な情報を提供します。

プロジェクトステータスレポートの定期的な作成が重要なのは、プロジェクトの進捗状況を関係者全員に周知し、足並みを揃えるためです。先手を打つことで、プロジェクトステータスに関する質問は大きく減少します。ステータスレポートでプロジェクトが順調に進んでいることを確認し、伝達することで、チームの全員が自信を持つことができます。

Asana で容易にプロジェクトステータスレポートを共有する方法

また、プロジェクトが順調に進んでいない場合は、ステータスレポートを使って、どんな遅れが出ていて、障害の解決に向けてどのような対策をとっているかをメンバー全員に知らせ、プロジェクトを計画通りの状態に戻そうとする積極的な姿勢を示すことができます (これに加えて、プロジェクト管理に便利なツールがプロジェクトタイムラインです)。

[記事: プロジェクトタイムラインを 7 つのシンプルなステップで作成する]

優れたプロジェクトステータスレポートの書き方

では、プロジェクトステータスレポートはどう書けばよいのでしょうか。更新の枠組みを明確にして、今後は常にそれに基づいてステータスレポートや更新を作成しましょう。また、レポートはプロジェクトブリーフに合わせて、同じトピックについて書くことも大切です。

このガイドでは、プロジェクトステータスレポートに盛り込むべき内容を説明し、「社員満足度プロジェクト」を例に、実際のステップをご覧いただきます。

1. レポートに名前をつける

わかりやすいようにプロジェクトの名前を使うと良いでしょう。定期的にこのプロジェクトのレポートを作成するなら、日付やタイムスタンプを含めるのも便利です。

例: 2020年 2月 ― 社員満足度イニシアチブ

2. 「順調」「リスクあり」「要対応」を使ってプロジェクトの現状を示す

プロジェクトステータスと、プロジェクトが軌道に乗っているかどうかを伝達できるプロジェクト管理ツールを見つけてください。ステータスを知らせるには、色分け (緑 = 順調、黄色 = リスクあり、赤 = 要対応) で示す方法も便利です。

例: プロジェクトステータスは順調です。

3. ステータスレポートの要約をつける

プロジェクトステータスレポートには、2~3 行の要約をつけます。要約をつける目的は、レポート全文を読む時間のないメンバーに、最重要の事実の要点を簡単に伝えることです。

例: 現在、アンケート結果のレビュー中です。エンゲージメント委員会と経営陣は、新規導入エンゲージメントイニシアチブの内容について協議中です。

4. 主要エリアやマイルストーンをいくつか選択してレポートで強調する

前回の更新から最も重点的に取り組んできた仕事を選択しましょう。たとえば達成済み、進行中、次のタスクなど、カレンダーを使って時系列で整理するといいでしょう。週、月、四半期ごとに分類することもできます。また、デザインやコピー、ウェブデベロッパーといった役割で更新をグループ分けする方法もあります。他にエンゲージメントアンケートの実施、アンケート結果、フィードバックの反映といったプロジェクトのマイルストーンで整理することもできます。

: エンゲージメントアンケートの実施、アンケート結果、フィードバックの反映

5. 各主要エリアの概要を追加する

ステータスレポートの各主要エリアに、進捗、達成事項、今後の仕事に関する最新情報をいくつか箇条書きで追加します。

例: アンケート結果

  • 従業員の 70% が満足度アンケートに回答しました
  • 当社に対する全体的な満足度は 80% です
  • 結果は現在レビュー中です。エンゲージメント委員会がもう一度開かれる前に、経営陣によって詳しく確認されます。
6. 他の文書やリソースへのリンクを追加する

プロジェクトの進捗について細々とすべての情報を入れる必要はありませんが、さらに詳しい情報を求められる場合もあります。より詳細な情報が必要な関係者に向けて、プロジェクトポートフォリオなどの文書やリソースへのリンクを追加しましょう。

例: 従業員満足度アンケートへのリンクを追加する

7. プロジェクトで発生したすべての問題や課題に注目する

どのプロジェクトにも障害物はつきものです。問題発生時に最新情報を関係者に周知すれば、メンバー全員がそれに合わせて調整し、順調に事を進めることができます。

: 経営陣は次回のエンゲージメント委員会の前に結果を見ることを希望していますが、あと 3 週間はそれが不可能なため、全体のプロジェクトタイムラインの進行に遅れが出ることが予想されます。

8. 追加のメモやハイライトを含める

今後のステップのリスト、他のメンバーに対する称賛、その他に強調したいことすべてを含めます。

: 従業員に何度もメッセージを送って、アンケートへの参加を促してくれた Sarah A. に感謝します!

[記事: 複数のプロジェクト管理を成功させる 10 の戦略]

プロジェクトステータスレポート作成用のテンプレート

前のセクションで学んだすべての内容をすぐに実践したいという場合は、次回のプロジェクトステータスレポートを、記入が簡単な以下のテンプレートを使って書き上げてください。

レポート名:

レポートに名前をつける。プロジェクト名と日付など。

プロジェクトステータス:

順調、リスクあり、遅延の中からステータスを示す。

要約:

プロジェクトステータスレポートに記載した最重要のポイントについて簡潔な説明をつける。

トピック / マイルストーン 1:

  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き

トピック / マイルストーン 2:

  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き

トピック / マイルストーン 3:

  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き

問題 / 課題:

現在、問題は起きているか?その問題の解決策は?

追加のメモやハイライト:

チームに知らせるべきその他の情報があれば記入する。

プロジェクトステータスレポートの例

プロジェクトステータスレポートの書き方を説明するハウツーガイドは役に立ちますが、実例を目で見て確認する方が、作成するレポートの実際のイメージを描けます。そこで、お役に立ちそうな例を 1 つご紹介します。

プロジェクトステータスレポート

とはいえ、ステータスレポートの書き方は一つではないため、あなたのレポートはこの例とそっくり同じではないかもしれません。でも、必要な更新内容を記載してさえいれば、それは「正しい」プロジェクトステータスレポートです。

レポート名: 電子書籍リリース

プロジェクトステータス: 順調

要約:

まだ構想段階ですが、今週中にトピックを選び終える予定です。コンテンツチームとデザインチームは待機中で、こちらからのゴーサインに合わせて作業に取りかかる準備ができています。

コンセプト:

  • 計画チームが全体的なトピックについてディスカッションを実施しました。
  • 最終候補として残ったアイデアは 3 つ。金曜日にその 1 つを選択予定です。
  • ブリーフのコンテンツチームへの提出期限は来週の木曜日です。

コンテンツ:

  • コンテンツチームはこちらのアイデアが決まり次第、コピーを書き始める準備ができています。
  • コンテンツチームは関連する会社情報で含めるべき内容を収集しています。

デザイン:

  • デザインチームは好みのスタイルを決定するために電子書籍の例を 5 つレビューしました。
  • 来週火曜日までにテンプレートを選択する予定です。

追加のメモやハイライト:

  • Jen は来週いっぱい休みのため、コンテンツに関する質問は Joy に送ってください。
  • トピックの大量のリストを作成してその中から選択できるようにしてくれた Henry に感謝です!

問題 / 課題:

全員が知ってのとおり、電子書籍の期日は厳しいです。全員がそれぞれの仕事を整理し、予定通りに進められるように、メンバー全員がプロジェクト管理ツールを使用することは非常に大切です。よろしくお願いします。

[ガイドをダウンロード: マーケターの作戦帳: マーケティング戦略を簡単に計画し、実行する方法]

プロジェクトステータスレポートのベストプラクティス

これでプロジェクトステータスレポートに記載する内容がおわかりになったかと思います。ですが、未だに疑問をいくつかお持ちなのではないでしょうか。ご自分のプロジェクトについてステータスレポートを作成するにあたり、以下に紹介するベストプラクティスを使用すれば、更新情報を上手にまとめられます。

レポートはどれくらいの頻度で作成するべきか?

週 1 回のペースでステータスレポートを配信するのはプロジェクトの最新状況を把握するのにうってつけの方法です。毎週決まった曜日にステータスレポートを配信するタスクを自分に割り当てるか、プラットフォームでリマインダー用の繰り返しタスクを作成します。そうすれば、関係者はあなたからの更新を待つようになり、更新情報の問い合わせが減って、全員が常に最新情報を把握できるようになります。

レポートを毎週配信しておけば、1 つのプロジェクトで会議を複数回開かずに済むかもしれません (不必要な会議の悪い評判については誰もが知っています)。確認だけの会議はスキップして、より大切な仕事に時間をあてましょう。

[記事: Asana を使った簡単なステータスレポートの作成]

誰を含めるべきか?

プロジェクトや参加者によって異なりますが、一般的に更新はプロジェクトの参加者全員に送ります。適正なプロジェクトブリーフには、関係者が記載されているはずなので、誰が関係者なのかはすでにご存じでしょう。

その週のステータスレポートは一部のチームメンバーには関係ないという場合でも、レポートはメンバー全員と共有するべきです。現状を全員が俯瞰的に確認しておくことは大切です。

どれほどの詳細を含めるべきか?

プロジェクトステータスレポートはあらゆる情報を細々と追加するものではありません。情報を整理し、少し説明をつけ足すことにとどめ、後は仕事に語らせましょう。プロジェクトステータスレポートとは、メッセージの表題のようなものです。関係者の多くに影響がある、プロジェクトの重要な情報だけを記載しましょう。

常に、プロジェクトが順調か、リスクがあるのか、問題があり対応が必要なのかを示し、完成済みのタスクや近日中に予定されているタスクの簡潔な概要を記載し、もっと詳しく知りたい人のために他のリソースへのリンクを貼り付けておくと良いでしょう。

プロジェクトステータスレポートを書くツール

ステータスレポートを書き、保管するには、プロジェクト管理ツールを使用するのが一番のおすすめです。プロジェクト関連のすべての情報 (タイムライン、ブリーフ、文書、メッセージなど) を 1 か所にまとめることができます。プロジェクトをスプレッドシートで管理したり、レポートをメールで配信したりすると、このように情報をまとめることはできません。プロジェクト管理ツールを使えば、レポートを簡単に共有できるほか、関係者はいつでも過去のレポートを振り返ることができ、あなたもメールの山に埋もれずに済みます。

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プロジェクトの締めくくり: 仕事の要約を作成する

ここまで解説してきたステータスレポートは、最新情報をメンバー全員に周知する目的でプロジェクト期間中に配信するものですが、プロジェクトが終了したら、総括レポートを配信するとよいでしょう。その目的は関係者に対してプロジェクトの完了を知らせるまとめです。これを使って、正式にプロジェクトを締めくくります。

総括レポートも俯瞰的な概要でありますが、更新情報やステータスを記載するのではく、プロジェクトの全体的な結果の要約を作成します。以下の質問に対する答えをプロジェクト要約レポートに記載しておくことをおすすめします。

  • このプロジェクトは何を目標としていて、それは達成できたのか?
  • プロジェクトは予定通りに、そして (予算が設定されていた場合) 予算内に完了したのか?
  • どの達成を特筆すべきか?
  • どのような課題に直面したか?
  • 今回のプロジェクトから学んだ、将来のプロジェクトに役立ちそうな教訓は何か?

充実したステータスレポートを作成して各関係者が予定通りに仕事を進められるようにする

次のプロジェクトで期待以上の結果を出す意気込みなら、週 1 回のステータス更新をお試しください。生産性や効率を維持し、説明責任を果たすと同時に、プロジェクトについて、メンバー全員に簡潔で注目してもらえる近況報告ができます。Asana が提供するリソースを利用すれば、細かすぎず、必要十分な情報だけを提示するレポートを作成できます。ステータスレポートの作成に役立つ機能を持つ Asana のようなプロジェクト管理ツールを活用し、時間を節約しながら、整然とプロジェクトを進めましょう。

今すぐトライアルを始めて、Asana でプロジェクトを作成し、管理しましょう。

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