効果的なプロジェクトステータスレポートの書き方

朝メールを開くと、1 つのプロジェクトについてステータスアップデートのリクエストが 3 つ来ていることに気が付きます。マネージャーは予算編成がいつ終了するのかを知りたがっていて、チームメンバーの 1 人はプロジェクトにどれだけの時間をあてるべきかを知りたがっています。そして CMO から最近の遅延が第一四半期の目標達成にどう影響するのかという質問が来ています。

あちこちから頻繁にステータスリクエストが来ると圧倒されそうになりますが、プロジェクトアップデートを関係者に知らせる良い方法があります。プロジェクトステータスレポートを使います。

プロジェクトステータスレポートとは何か、それが大切な理由とは?

プロジェクトステータスレポートはプロジェクトの進捗を知らせるタイムリーなアップデートです (作成頻度については後ほど説明します)。それはメンバー全員から聞かれそうな質問に (質問される前に) 答えるものです。簡潔に記述されるこのレポートは、プロジェクトに関する 1 つ 1 つの詳細ではなく、俯瞰的な情報を提供します。

プロジェクトステータスレポートを定期的に作成するのは大切なことです。なぜなら、プロジェクトの進捗状況を関係者全員に周知し、全員がそれを把握することができるからです。先手を打つことになるため、プロジェクトステータスの質問は大きく減少します。このステータスレポートはプロジェクトが順調に進んでいることを示し (そして伝え)、あなた (とメンバー全員) は自信を持つことができます。

Asana で容易にプロジェクトステータスレポートを共有する方法

また、プロジェクトが順調でない場合は、ステータスレポートを使えば何が遅れていて、障害の解決に向けて何を行っているのかということをメンバー全員に知らせることができるので、プロジェクトを計画通りの状態に戻そうという積極的な姿勢を示すことができます。(プロジェクトタイムラインはプロジェクト管理に使えるもう 1 つの優れた機能です)。

素晴らしいプロジェクトステータスレポートの書き方

では、プロジェクトステータスレポートはどのようにして書けばよいのでしょうか。アップデートの明確な構造を設けて、その後のレポートにも一貫して使用するようにしましょう。また、レポートはプロジェクトの概要に合わせて、同じトピックについて書く必要があります。

このガイドを読み進めて、プロジェクトステータスレポートに何を含めるべきかを理解してください。また、社員満足度プロジェクトを作成例として使いながら各ステップを実践していきます。

1. レポートに名前をつける

わかりやすいようにプロジェクトの名前を使うと良いでしょう。定期的にこのプロジェクトのレポートを作成するなら、日付やタイムスタンプを含めるのも便利です。

: 2019年 2月 - 社員満足度イニシアチブ

2. 「順調」「リスクあり」「要対応」を使ってプロジェクトの現状を示す

プロジェクトが順調かどうかにかかわらず、そのステータスをメンバーに示すことができるプロジェクト管理ツールを見つけます。ステータスを知らせる方法の 1 つとして、色分けを採用できます (緑 = 順調、黄色 = リスクあり、赤 = 問題が発生して要対応)。

: プロジェクトステータスは順調です。

3. レポートの簡潔なサマリーを提供する

レポートサマリーは簡潔に 2~3 文程度にするべきです。この目的は、レポートの全文を読む時間がないメンバーに一番重要な事実の要点を伝えることです。

: アンケート結果が届き、確認が行われています。エンゲージメント委員会と経営陣はどのような新しいエンゲージメントイニシアチブを導入するかについて協議しています。

4. 主なエリアまたはマイルストーンを 2~3 個選択して強調する

前回の更新から最も重点的に取り組んでいるものを選択します。たとえば、処理済みのもの、処理中のもの、次に処理するものというように日付順に整理すると便利です。別の選択肢として、デザイン、コピー、ウェブデベロッパーといった役割によって更新をグループ分けすることもできます。また、エンゲージメントアンケートの実施、アンケート結果、フィードバックの反映といったプロジェクトマイルストーンを利用することも整理方法の 1 つです。

: エンゲージメントアンケートの実施、アンケート結果、フィードバックの実践

5. 各重要エリアの概要を追加する

各主要エリアを対象に、進捗、達成したこと、および今後の仕事に関する最新情報をいくつか箇条書きで追加します。

: アンケート結果

  • 従業員の 70% が満足度アンケートに回答しました
  • 当社の全体的な満足度評価は 80% です
  • 結果は現在レビュー中です。エンゲージメント委員会がもう一度開かれる前に、経営陣によって詳しく確認されます。
6. 他の文書やツールへのリンクを追加する

プロジェクトの進捗状況の細かい詳細を 1 つ 1 つ含めるのは避けたいところですが、人によってはそれ以上の詳細を求める場合があります。さらに詳しい情報を求める関係者には、その情報を含む文書やツールへのリンクを提供するとよいでしょう。

: 従業員満足度アンケートへのリンクを含める

7. プロジェクトで発生したすべての問題や課題に注目する

どのプロジェクトにも障害物はつきものです。問題発生時に最新情報を関係者に周知すれば、メンバー全員がそれに合わせて調整し、順調に事を進めることができます。

: 経営陣は次回のエンゲージメント委員会が開かれる前に結果を見たいと考えていますが、この先 3 週間はそれができません。これは全体的なプロジェクトタイムラインの進行を遅らせてしまいます。

8. 追加のメモやハイライトを含める

今後のステップのリスト、他のメンバーに対する称賛、その他に強調したいことすべてを含めます。

: 従業員にいくつものメッセージを送って、アンケートへの参加を働きかけてくれた Sarah A. に感謝します!

プロジェクトステータスレポート作成用のテンプレート

前のセクションで学んだすべての内容をすぐに実践したいという場合は、次回のプロジェクトステータスレポートを、記入が簡単な以下のテンプレートを使って書き上げてください。

レポート名:

レポートに名前を付ける。プロジェクト名と日付など。

プロジェクトステータス:

順調か、リスクがあるか、または遅れているか。

概要:

ここにはステータスレポートで発表する最も重要なポイントの簡潔な説明を記載する。

トピック / マイルストーン 1:

  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き

トピック / マイルストーン 2:

  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き

トピック / マイルストーン 3:

  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き
  • 概要の箇条書き

問題 / 課題:

何か問題はあるか。どのようにそれを解決するのか。

追加のメモやハイライト:

他にチームに知らせるべき情報はあるか。

プロジェクトステータスレポートの例

プロジェクトステータスレポートの書き方を説明するハウツーガイドは役に立ちますが、その実例を目で見て確認する方が、自分が作成するレポートの実際のイメージを描けると思いませんか?同感していただけると思い、お役に立ちそうな例を 1 つ紹介いたします。

ステータスレポートの書き方はさまざまなので、あなたのレポートもこの例とは少し見た目が異なるかもしれませんが、プロジェクト管理レポートとして関連のある更新内容を記載してさえいれば、それは適切なレポートだと言えます。

レポート名: 電子書籍リリース

プロジェクトステータス: 順調

概要:

まだ構想段階ですが、今週中にトピックを選び終える予定です。コンテンツチームとデザインチームは待機中で、こちらからのゴーサインに合わせて作業に取りかかる準備ができています。

コンセプト:

  • 計画チームが全体的なトピックについてディスカッションを実施しました。
  • 最終候補として残ったアイデアは 3 つ。金曜日にその 1 つを選択予定です。
  • ブリーフのコンテンツチームへの提出期限は来週の木曜日です。

コンテンツ:

  • コンテンツチームはこちらのアイデアが決まり次第、コピーを書き始める準備ができています。
  • コンテンツチームは関連する会社情報で含めるべき内容を収集しています。

デザイン:

  • デザインチームは好みのスタイルを決定するために電子書籍の例を 5 つレビューしました。
  • 来週火曜日までにテンプレートを選択する予定です。

追加のメモやハイライト:

  • Jen は来週いっぱい休みなので、コンテンツに関する質問は Joy にしてください。
  • トピックの大量のリストを作成してその中から選択できるようにしてくれた Henry に感謝です!

問題 / 課題:

全員が知ってのとおり、電子書籍の期日は厳しいです。全員がそれぞれの仕事を整理し、予定通りに進められるように、メンバー全員がプロジェクト管理ツールを使用することは非常に大切です。よろしくお願いします。

プロジェクトレポートのベストプラクティス

これでプロジェクトステータスレポートに記載する内容がおわかりになったかと思います。ですが、未だに疑問をいくつかお持ちなのではないでしょうか。ご自分のプロジェクトについてステータスレポートを作成するにあたり、以下に紹介するベストプラクティスを使用すれば、更新情報を上手にまとめられます。

レポートはどれくらいの頻度で作成するべきか?

週 1 回のペースでステータスレポートを配信するのはプロジェクトの最新状況を把握するのにうってつけの方法です。毎週特定の曜日にステータスレポートを配信するというタスクを自分自身に割り当てましょう。そうすれば、関係者はあなたからの更新を待つようになり、それは更新情報を聞かれる頻度が減る (そして関係者は常に最新情報を把握できることを喜ぶ) ことを意味します。

レポートを毎週配信しておけば、1 つのプロジェクトで会議を複数回開かずに済むかもしれません (不必要な会議の悪い評判については誰もが知っています)。確認だけの会議はスキップして、より大切な仕事に時間をあてましょう。

[記事: Asana を使った簡単なステータスレポートの作成]

誰を含めるべきか?

プロジェクトや参加者によって異なりますが、一般的に更新はプロジェクトの参加者全員に送ります。内容の充実したブリーフがある場合は、自分で関係者を書き出しているはずなので、誰が関係者なのかはすでにわかっていると思います。

その週のステータスレポートは一部のチームメンバーには関係ないという場合でも、レポートはメンバー全員と共有するべきです。現状を全員が俯瞰的に確認しておくことは大切です。

どれほどの詳細を含めるべきか?

プロジェクトステータスレポートは細かいすべての詳細を網羅するものではありません。むしろ、重要な情報だけをまとめたメッセージのようなものと考えてください。関係者の多くに影響するプロジェクトの重要な情報だけを含めます。

常に、プロジェクトが順調か、リスクがあるのか、問題があり対応が必要なのかを示し、完成済みのタスクや近日中に予定されているタスクの簡潔な概要を記載し、もっと詳しく知りたい人のために他のリソースへのリンクを貼り付けておくと良いでしょう。

レポートはどこでどのようなツールを使用して作成するべきか?

プロジェクトステータスレポート

ステータスレポートを書き、保管するには、プロジェクト管理ツールを使用するのが一番のおすすめです。プロジェクト関連のすべての情報 (タイムライン、ブリーフ、文書、メッセージなど) を 1 か所にまとめることができます。プロジェクトをスプレッドシートで管理したり、レポートをメールで配信したりすると、このように情報をまとめることはできません。レポートは簡単に共有でき、関係者はいつでも過去のレポートを振り返ることができ、あなたもメールの山ができるのを防ぐことができます。

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プロジェクトの締めくくり: 仕事の要約を作成する

ここまで解説してきたステータスレポートは、最新情報をメンバー全員に周知する目的でプロジェクトの期間中に配信するものばかりでした。プロジェクトが終了したら、最終総括レポートを配信すると良いでしょう。この要約は、関係者に対してプロジェクトの完結を知らせることを目的としています。これを使って、正式にプロジェクトを締めくくります。

総括レポートも俯瞰的な概要でありますが、更新情報やステータスを記載するのではく、プロジェクトの全体的な結果の要約を作成します。以下の質問に対する答えをプロジェクト要約レポートに記載しておくことをおすすめします。

  • このプロジェクトは何を目標としていて、それは達成できたのか?
  • プロジェクトは予定通りに、そして (予算が設定されていた場合) 予算内に完了したのか?
  • どの達成を特筆すべきか?
  • どのような課題に直面したか?
  • 今回のプロジェクトから学べることで、今後のプロジェクトに役立ちそうなことは何か?

充実したステータスレポートを作成して各関係者が予定通りに仕事を進められるようにする

次のプロジェクトで期待以上の結果を出そうと考えているなら、週一回のステータス更新をお試しください。生産性、効率、責任の明確さを維持すると同時に、メンバー全員に簡潔な (そして関心を引くような) 近況報告ができます。当社が提供したリソースを使えば、必要以上に詳細な説明をすることなく、十分な情報だけを提示するレポートを作成できます。Asana のようなプロジェクト管理ツールを使って時間を節約し、可能な限り整理された状態でプロジェクトを進めましょう。

今すぐトライアルを始めて、Asana でプロジェクトを作成し、管理しましょう。

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