効果的なプロジェクトステータスレポートを書くための 8 つのステップ

寄稿者 Jenny Thai の顔写真Jenny Thai2021年9月27日00
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プロジェクトステータスレポート

概要

プロジェクトの進捗状況を関係者に伝えるには、効果的なプロジェクトステータスレポートが必要です。プロジェクトが順調に進んでいるのか、リスクを抱えているのか、あるいは要対応な状態なのかなど、俯瞰的な情報を積極的にチームに伝えることで、必要に応じて軌道修正を行い、締め切りを守ることができます。簡単なステップでプロジェクトステータスレポートを作成する方法と、すぐに使用できるテンプレートをご紹介します。

週の終わりになると、またしても、さまざまなスプレッドシートやメール、ツールを駆使して、プロジェクトの進捗状況をまとめなければなりません。

仕事の状況を報告することは、チーム内の意思疎通を図り、リスクを未然に察知して、予算通りに仕事を進める上で非常に重要です。しかし、これらの情報をさまざまなリソースから手作業で収集すると、重要でインパクトの高い仕事の邪魔をする、無駄な仕事や過剰なホウレンソウなどの「仕事のための仕事」を生み出してしまいます。

このような情報を手作業で集めるのではなく、プロジェクトステータスレポートのテンプレートを使って、このプロセスを効率化しましょう。そうすることで、不要なデータ収集に費やす時間を減らし、重要な仕事に時間を割くことができます。

この記事では、進捗レポートとは何か、どのように作成するのか、そしてプロジェクトの締め切りを毎回守るためにプロジェクト進捗ステータスレポートをどのように活用するのか、など、初めてのプロジェクトステータスレポートに向けて準備をしている人にも、現在使用しているシステムよりも優れたシステムを探している人にも役立つ方法をご紹介します。

プロジェクトステータスレポートとは?

プロジェクトステータスレポートとは、プロジェクトの進捗状況をタイムリーに共有するものです。プロジェクトステータスレポートには、プロジェクトの進捗に関する全体的な情報が簡潔にまとめられているので、チームメンバーはプロジェクト内で何が起こっているのかを一目で把握することができます。タイミングよくステータスレポートを作成することができれば、プロジェクトチーム全体や他部門の関係者に、何が順調に進んでいて、何の進行が阻まれていて、次に何が起こるのかを確実に理解してもらうことができます。

プロジェクトステータスレポートの定期的な共有が重要なのは、プロジェクトの進捗状況を関係者全員に周知し、足並みを揃えるためです。先手を打つことで、チームメンバーが質問しなくても、みんなが疑問に思っていることが解決します。ステータスレポートでプロジェクトが順調に進んでいることを確認し、伝達することで、チームの全員が自信を持つことができます。

プロジェクトのステータスレポートをどのくらいの頻度で共有するかは、プロジェクトのタイムラインによって異なります。週に一度の報告が向いているプロジェクトもあれば、月に一度の報告で十分なプロジェクトもあります。関係者にとって有益な頻度でプロジェクトレポートを作成するようにしましょう。これは、問題が発生してから作成する報告書ではありません。効果的なレポートは、プロジェクトが順調に進んでいるのか、リスクを抱えているのか、あるいは要対応な状態なのかなど、プロジェクトの進捗状況をチームに伝えるものです。

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効果的なプロジェクトレポートのメリット

状況報告は、ただ単にやればいいというものではありません。効果的な報告には、さまざまなメリットがあります。プロジェクトの状況を正しく報告することで、以下のことを効果的に行えます。

プロジェクトの健全性を把握する

プロジェクトにとって最悪の事態は、タイムラインの最後に到達したときに、ずっと要対応な状態であったと気づくことです。誰でも、思いもよらない事態に慌てたくはないものです。プロジェクトマネージャーには、プロジェクトの進捗状況を常にチームに伝える権限があります。

進捗レポートは、手作業に頼らずにそれを実現する方法です。俯瞰的な概要と重要な指標がまとめられているため、全員がプロジェクトの健全性を把握することができます。また、プロジェクトが要対応な状態であった場合、迅速かつ積極的に対応し、プロジェクトの締め切りを守り、予算内に収めることができます。

記事: プロジェクトはなぜ失敗するのか?よくある 7 つの原因と解決策

プロジェクトの進捗状況を把握する

プロジェクトステータスレポートは、リアルタイムで更新されるレポートではなく、過去 1 週間、2 週間、または 1 か月のプロジェクト作業中に起こったことをまとめたものです。プロジェクトが計画通りに進んでいるかどうかを関係者に知らせる機会でもあります。

プロジェクトの状況をリアルタイムで報告するためのヒントを探している方は、どんなチームでも使えるプロジェクト横断レポートツールに関する記事をご覧ください。

手作業を減らす

プロジェクトマネージャーは、すでにたくさんの仕事をこなしています。毎週、毎月、何時間もかけて、さまざまな場所からデータを収集する暇はありません。プロジェクトレポート作成ツールを使えば、これらの情報を一箇所に集め、ボタンをクリックするだけで簡単にプロジェクトのステータスレポートを作成することができます。

次のステップとアクションアイテムを共有する

プロジェクトステータスレポートは、プロジェクトチーム、プロジェクトスポンサー、重要な関係者、部門横断チームのメンバーに配布するものです。プロジェクトの全体像を含むレポートなので、プロジェクトの進捗状況を把握したい人に適しています。

これは、詳細には触れずに、何が起こっているのかを全員に知らせる最適な方法です。プロジェクトの重要な次のステップやアクションアイテムがあれば、ここで共有して全員に把握してもらいましょう。

進捗を妨げているブロッカーを積極的に特定する

プロジェクトが要対応状態である場合、ステータスレポートによって、遅延の原因やブロッカーを解決するために行っていることを他の人に伝えることができ、積極的に元の状態に戻そうとする姿勢を示すことができます。プロジェクトのリスク管理プロセスと同様に、先を見越したステータスレポートは、プロジェクトのタイムラインに影響を与える前に問題を特定し、解決するのに役立ちます。

記事: プロジェクトでありがちな 7 つのリスクとその防止策

進捗報告会議は過去のもの

進捗報告会議が必要だったのは昔の話です。このような会議は時間の無駄であることがわかっています。対面で行う会議とは異なり、プロジェクトステータスレポートは一元管理のツールで共有され、チームメンバーは好きな時に非同期で確認することができます。また、必要に応じて情報を参照したり、プロジェクトを深く掘り下げたりすることができます。対面式の会議の時間は、ブレインストーミングや全社会議のような貴重な会議のために取っておくとよいでしょう。

報告する前に: レポートを効果的なプロジェクト管理と組み合わせる

プロジェクトステータスレポートの最大のメリットは、手作業を減らし、情報を一元化して、全員に最新の情報を簡単に提供できることです。情報が複数のツールに分散している場合は、プロジェクトレポートのテンプレートを効果的に使用することができません。情報を収集するために、Excel スプレッドシートとチームのメールを手動で開かなくてはいけないからです。

その代わりに、プロジェクト管理ソフトウェアを信頼できる唯一の情報源として利用することをおすすめします。プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、次のことが可能になります。

  • 誰が、いつ、何をしているのかをチームメンバーが確認できる信頼できる唯一の情報源を提供できる。

  • ガントチャートかんばんボード、カレンダー、スプレッドシートスタイルのリストビューなどで、プロジェクト情報を簡単に視覚化することができる。

  • ボタンをクリックするだけでステータスレポートを作成できる。

  • ステータスレポートを読んで詳細を知りたいと思ったチームメンバーが、必要な情報を確認できる場所を提供できる。

  • プロジェクトプラン、コミュニケーションプラン、プロジェクトの目標、マイルストーン、成果物など、プロジェクトに関する追加情報にアクセスできる。

チーム全体が使えるワークマネジメントツールである Asana は、当然ながら、私たちがおすすめするツールです。複数部門とのコラボレーションには、過去のステータスレポートを閲覧する方法が必要です。主要な関係者は、プログラムやプロジェクトのポートフォリオ管理の進捗状況を俯瞰的に確認しなくてはいけません。また、チームメンバーは、プロジェクトのライフサイクルを通じて個人の作業を追跡する方法を必要としています。

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優れたプロジェクトステータスレポートを書くための 8 つのステップ

プロジェクトステータスレポートはどのように作成すればよいのでしょうか?今後のステータスレポートに一貫して使用できるように、明確な構造を作るようにしましょう。また、プロジェクトの要旨と一致しているかどうかを確認し、レポートのテーマに沿った内容にしなくてはいけません。

このガイドでは、プロジェクトステータスレポートに盛り込むべき内容を説明し、「社員満足度プロジェクト」を例に、実際のステップをご覧いただきます。

1. 仕事のある場所でレポートを作成する

レポートを作成する前に、すでにプロジェクト管理ツールで作業情報を追跡していることを確認してください。そうすれば、複数のソースから手作業で情報を収集する必要はなく、数回のクリックで手作業を減らし、レポートを作成することができます。

プロジェクト管理ツールを使い始めると、依存関係を把握したり、今後のタスクをメモしたりするのが簡単になり、プロジェクトの健全性について不意打ちを食らうことがなくなります。

2. レポートに名前をつける

わかりやすくするために、プロジェクト名をそのまま使うのもよい方法です。また、定期的に報告する場合は、日付やタイムスタンプを入れるとよいでしょう。

プロジェクトレポートのタイトル例: 2020年 2月 - 従業員満足度向上のための取り組み

3. プロジェクトの健全性を示す

プロジェクトの健全性とは、プロジェクトの現在の状態のことです。プロジェクトの健全性は、特に進捗を妨げるブロッカーに直面した場合や、大きなプロジェクトのリスクを解決した場合など、報告するたびに変化することがあります。プロジェクトステータスと、プロジェクトが軌道に乗っているかどうかを伝達できるプロジェクト管理ツールを見つけましょう。ステータスを知らせるには、色分け (緑 = 順調、黄色 = リスクあり、赤 = 要対応) で示す方法も便利です。

プロジェクトの健全性アップデートの例: プロジェクトステータスは順調です。

4. ステータスレポートを簡潔にまとめる

プロジェクトステータスレポートの要約は、2~3 文程度の簡潔なものにしましょう。ここでの目的は、レポート全文を読む時間がない人に、最も重要な事実を簡単にまとめて伝えることです。

これはレポートの最初のセクションであり、以下のような内容を記載するのに適した場所です。

  • ハイライト

  • 主要なブロッカー

  • 予期していなかったプロジェクトのリスク

ステータスレポートの要約の例: アンケート結果が届き、確認中です。一見したところ、社員の満足度は 80% で、前回の調査から 3 ポイント上昇しています。エンゲージメント委員会は、経営陣と協力して、キャリアアップや透明性などの重要なターゲット分野で、どのような新しいエンゲージメント施策を実施するかを検討しています。

5. 各重要領域の概要を追加する

プロジェクトによって、重要領域はレポートごとに異なる場合もあれば、一貫している場合もあります。たとえば、継続的に改善していくアジャイルプロジェクトでは、前回のスプリントでチームが取り組んだことに関連するダイナミックな重要領域を使用するでしょう。また、イベント企画のプロジェクトでは、プロモーション、サインアップ、スピーカーなど、常に触れておきたい重要領域が決まっています。

ステータスレポートの各重要領域に、進捗、達成事項、今後の仕事に関する最新情報をいくつか箇条書きで追加します。

重要領域の俯瞰的な概要の例: アンケート結果

  • 従業員の 70% が満足度アンケートに回答しました。

  • 当社の全体的な満足度評価は 80% です。

  • キャリアアップにつながる明確な進路があると答えた社員は 57% にとどまり、前回の調査から 5% 減少しました。

  • 41% の従業員が、改善してほしいことの第 1 位に「透明性」を挙げました。

6. 他の文書やリソースへのリンクを追加する

プロジェクトの進捗状況について、細かい点まですべて記載するべきではありませんが、もっと知りたいと思う人もいるでしょう。詳細な情報を求める関係者には、文書やリソースへのリンクを提供しましょう。これには、特定のプロジェクトマイルストーンへのリンクなど、より具体的なプロジェクト情報や、プロジェクトが貢献しているビジネス目標の引用など、プロジェクトの広範な影響を含めることができます。

例: 従業員満足度調査へのリンクと、年度内に従業員のエンゲージメントを高めることを目的として、より大きな目標である会社の OKR へのリンクを記載します。

7. プロジェクトが直面しているブロッカーを示す

どんなプロジェクトでも問題はつきものです。それは、プロジェクトのリスク予算の予期せぬ増加、プロジェクトのタイムラインに影響を与える遅延などの形で現れます。問題が発生したときに関係者に情報を提供することで、全員が適切に調整し、プロジェクトを順調に進めることができます。

問題の例: 経営陣は次回のエンゲージメント委員会が開かれる前に結果を見たいと希望していますが、結果が出せるのは 3 週間後です。これは全体的なプロジェクトタイムラインの進行を遅らせてしまいます。

8. 次のステップを強調する

今後のステップのリスト、他のメンバーに対する称賛、その他に強調したいことすべてを含めます。

例: 従業員にいくつもメッセージを送って、アンケートへの参加を働きかけてくれた Sarah A. に感謝します!

プロジェクトステータスレポート作成用のテンプレート

前のセクションで学んだすべての内容をすぐに実践したいという場合は、次回のプロジェクトステータスレポートを、記入が簡単な以下のテンプレートを使って書き上げましょう。

レポート名:

レポートに名前をつけます。プロジェクト名と日付などシンプルなものでかまいません。

プロジェクトの健全性:

順調、リスクあり、遅延の中からステータスを示します。

要約:

プロジェクトステータスレポートの最も重要なポイントを、ここに簡潔に記載します。多忙な関係者はこのセクションしか見ない可能性があります。チーム全体が知っておく必要のあるハイライトやブロッカーを含めましょう。

重要領域 1: 俯瞰的な概要

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

重要領域 2: 俯瞰的な概要

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

重要領域 3: 俯瞰的な概要

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細を書きます。

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細。

  • 進捗状況、達成事項、今後の作業についての具体的な詳細。

追加情報やリンク:

関係者が興味を持ちそうなプロジェクトの詳細や全体的なプロジェクト情報へのリンクを記入します。このセクションを活用して、チームメンバーに具体的な内容の詳細や、プロジェクトの取り組みがより大きな戦略目標においてどのような役割を担うのかを伝えることができます。

ブロッカー:

現在直面している課題や、その解決手段について記載します。

追加のメモやハイライト:

チームに知らせるべきその他の情報や、次の主なステップに関する情報があれば追加します。

プロジェクトステータスレポートの例

プロジェクトステータスレポートの書き方を説明するハウツーガイドは役に立ちますが、実例を目で見て確認する方が、作成するレポートの実際のイメージを描けます。そこで、お役に立ちそうな例を 1 つご紹介します。

レポート名: 電子書籍リリース

プロジェクトステータス: 順調

要約:

今週は順調に進んでいます!まだ構想段階ですが、Avery Lomax が今週中にトピックを選び終える予定です。コンテンツチームとデザインチームは待機中で、こちらからのゴーサインに合わせて作業に取りかかる準備ができています。

コンセプト:

  • 計画チームが全体的なトピックについてディスカッションを実施しました。

  • 最終候補として残ったアイデアは 3 つ。金曜日にその 1 つを選択予定です。

  • ブリーフのコンテンツチームへの提出期限は来週の木曜日です。

コンテンツ:

  • コンテンツチームはこちらのアイデアが決まり次第、コピーを書き始める準備ができています。

  • コンテンツチームは関連する会社情報で含めるべき内容を収集しています。

デザイン:

  • デザインチームは好みのスタイルを決定するために電子書籍の例を 5 つレビューしました。

  • 来週火曜日までにテンプレートを選択する予定です。

追加のメモやハイライト:

  • Jen は来週いっぱい休みのため、コンテンツに関する質問は Joy に送ってください。

  • トピックの大量のリストを作成してその中から選択できるようにしてくれた Henry に感謝です!

問題 / 課題:

全員が知ってのとおり、電子書籍の期日は厳しいです。全員がそれぞれの仕事を整理し、予定通りに進められるように、メンバー全員がプロジェクト管理ツールを使用することは非常に大切です。よろしくお願いします。

作業管理ツールでレポート作成を効率化

上記のレポートの内容は明確でわかりやすくなっています。このレポートを Asana のような作業管理ツールで作成することで、要約以外の各セクションを自動的に埋めることができます。このレポートを Asana で作成するとこのような感じになります。

電子書籍リリース会議のための Asanaの プロジェクトステータスレポートの例

プロジェクトステータスレポートのベストプラクティス

これでプロジェクトステータスレポートに記載する内容がおわかりになったかと思います。ですが、未だに疑問をいくつかお持ちなのではないでしょうか。ご自分のプロジェクトについてステータスレポートを作成するにあたり、以下に紹介するベストプラクティスを使用すれば、更新情報を上手にまとめられます。

レポートはどれくらいの頻度で作成するべきか?

プロジェクトのアップデートを配信する頻度は、プロジェクトの種類によって異なります。プロジェクトの期間が短い場合や、物事が急速に進んでいる場合は、毎週プロジェクトステータスレポートを配信しましょう。一方、長期的なプロジェクトであれば、隔週、あるいは月 1 回の報告で十分でしょう。大切なのは、プロジェクト関係者と常に最新情報を共有しておくことです。

プロジェクトレポートツールを使用すると、毎週決まった日にステータスレポートを配信するようにタスクを設定することができます。毎週のステータスレポートでも、毎月の進捗レポートでも、定期的にリマインダーを設定することで、簡単に関係者へ情報が提供できるようになります。いずれにしても、関係者にとって、あなたから最新情報を受け取ることが当たり前のこととなるはずです。その結果、関係者が状況確認を行う頻度が減り、常に最新情報を得られることの大切さに気づくでしょう。

レポートを定期的に配信しておけば、1 つのプロジェクトで会議を複数回開かずに済むかもしれません (不必要な会議の悪い評判については誰もが知っています)。確認だけの会議はスキップして、より大切な仕事に時間をあてましょう。

誰とレポートを共有すべきか?

プロジェクトの内容や関係者によって異なりますが、通常は、プロジェクトに関わるすべての関係者に最新情報を送ります。プロジェクトの計画段階で、すべての関係者、スポンサー、チームメンバーをまとめた関係者の分析を行っているはずですが、定かでない場合は、プロジェクト計画を参照してください。

たとえその週のステータスレポートが特定のメンバーに影響しないものであっても、全員に共有しましょう。ここで重要なのは、全員が俯瞰的な概要を把握することです。レポートを細かく確認する必要のないチームメンバーは、要約セクションに素早く目を通し、深くかかわっているチームメンバーは、詳細情報を確認できます。

記事: プロジェクト管理における関係者の分析とその重要性

どれほどの詳細を含めるべきか?

プロジェクトステータスレポートはあらゆる情報を細々と追加するものではありません。情報を整理し、少し説明をつけ足すことにとどめ、後は仕事に語らせましょう。プロジェクトステータスレポートとは、メッセージの表題のようなものです。関係者の多くに影響がある、プロジェクトの重要な情報だけを記載しましょう。

常に、プロジェクトが順調か、リスクがあるのか、問題があり対応が必要なのかを示し、完成済みのタスクや近日中に予定されているタスクの簡潔な要約を記載し、もっと詳しく知りたい人のために他のリソースへのリンクを貼り付けておくとよいでしょう。

プロジェクトステータスレポートを書くツール

ステータス更新を作成し、共有するには、ワークマネジメントツールを使うのが何よりも便利です。プロジェクトの概要を確認できるツールがあれば、チームはプロジェクトに関連するすべての作業について、情報を一元管理できます。そうすれば、プロジェクトをスプレッドシートで管理する代わりに、ステータス更新、プロジェクトの要旨、主な成果物、プロジェクトの重要なマイルストーンなど、プロジェクトのすべての要素を 1 か所にまとめることができます。レポートは簡単に共有でき、関係者はいつでも好きなときに過去のレポートを確認できるので、レポートの担当者に問い合わせのメールが殺到することはありません。

製品マーケティングリリースプロジェクトの Asana プロジェクトの概要の例

プロジェクトの締めくくり: 仕事の要約を作成する

ここまで解説してきたステータスレポートは、最新情報をメンバー全員に周知する目的でプロジェクト期間中に配信するものですが、プロジェクトが終了したら、関係者に対してプロジェクトの完了を知らせるまとめとして「総括レポート」を配信するとよいでしょう。これを使って、正式にプロジェクトを締めくくります。

総括レポートも俯瞰的な概要でありますが、更新情報やステータスを記載するのではく、プロジェクトの全体的な結果の要約を作成します。以下の質問に対する答えをプロジェクト要約レポートに記載しておくことをおすすめします。

  • このプロジェクトは何を目標としていて、それは達成できたのか?

  • プロジェクトは予定通りに、そして (予算が設定されていた場合) 予算内に完了したのか?

  • どの達成を特筆すべきか?

  • どのような課題に直面したか?

  • このプロジェクトから何を学び、今後のプロジェクトに役立てることができるか。

記事: プロジェクトのポストモーテム会議を成功に導く 6 つのヒント

自動で作成されるステータスレポートですべての関係者の仕事を順調に進めましょう

次のプロジェクトで成果を上げたいと思っているなら、プロジェクトステータスレポートを配信してみてはいかがでしょうか。これにより、生産性、効率性、説明責任を維持しつつ、他のチームメンバーにも何が起きているかを素早く、かつ興味深く伝えることができます。

これまでに紹介したリソースを活用して、詳細にとらわれず、必要十分な情報を提供するレポートを作成しましょう。ステータスレポートに特化した機能を備えた Asana のようなプロジェクト管理ソリューションを使うと、時間を節約し、可能な限り整理された状態を維持することができます。

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