エクセルのプロジェクトタイムラインやカレンダーより効率的なツールは？

プロジェクト計画を作ろうとするとき、エクセル (Microsoft Excel) でプロジェクトタイムラインやカレンダーを作成しようと直感的に思うかもしれませんが、一歩下がって考えてみましょう。確かにエクセルを使ってプロジェクトタイムラインやカレンダーを作成することはできますが、エクセルはこのような作業に必ずしも最適なツールとは言えません。数値計算やピボットテーブルの作成には最適ですが、プロジェクトを管理し、タイムラインやカレンダー、その他の便利なレイアウトで情報を表示するために構築されたツールではないからです。

それとは反対に、Asana のようなコラボレーション型ワークマネジメントソフトウェアは、チームがプロジェクトを計画、管理するのに役立つタイムラインやカレンダービューが組み込まれており、チームが仕事を視覚化するのに役立ちます。数式やセルの結合も必要ありません。

この記事では、エクセルのプロジェクトタイムラインやカレンダーではプロジェクト管理の重要なニーズを満たせない点や、エクセルとワークマネジメントソフトウェアとの違い、プロジェクトタイムラインとカレンダーの例、その作成方法を説明します。

エクセルで作るプロジェクトタイムラインやカレンダーとワークマネジメントツールの違い

エクセル (Excel) はとても便利なツールですが、プロジェクト管理向けに構築されたツールではありません。以下で、エクセルを使用してプロジェクトを管理する際の 3 つの落とし穴と、専用のワークマネジメントツールに切り替えることで、プロジェクトの管理方法を改善する方法を説明します。

プロジェクト構造の一貫性

• エクセル (Excel): スプレッドシートはそれぞれのセルが空白なため、プロジェクトのスケジュールを作成する際にはどの情報をどのセルに入力するかを自分で判断する必要があります。そのため構成に時間がかかり、重要な情報をすべて含めることが難しい場合があります。さらに、それぞれのメンバーが異なる方法でカレンダーやタイムラインを作成できるため、プロジェクト全体で一貫性が失われる場合があります。

• ワークマネジメントソフトウェア: すべてのプロジェクトとタスクを管理できるようにデザインされているため、このツールには綿密な計画を作成するのに役立つ機能が組み込まれています。このようなツールには、通常、それぞれの仕事を収集し、仕事を整理できる方法に加え、担当者や期日など重要な情報を把握するためのフィールドも備わっています。さらに、カレンダー、タイムライン、リスト、かんばんボードと、さまざまなビューで迅速に計画を作成でき、同じ構造を複数のプロジェクトで使用できます。

計画とタイムラインの一元管理

• エクセル (Excel): スプレッドシートでは、各セルの情報は実際の仕事と紐付いていません。プロジェクトの仕事についてのチームメイトとのコミュニケーションやコラボレーションには、メール、チャットなどのアプリを使用する必要があります。その結果、プロジェクトの重要な詳細はさまざまな場所に散在し、大切なコンテキストが失われることになりかねません。

• ワークマネジメントソフトウェア: プロジェクトに関するすべての仕事についてのコミュニケーション、整理、追跡が 1 か所で行えます。これにより、どの仕事を完了させるべきか、誰がどの仕事を担当し、各仕事の期日はいつかがチーム全員に明確になります。また、ツールから直接コミュニケーションやコラボレーションを行え、ファイルを添付できるので、すべての要素がつながり、簡単に情報を見つけることができます。

リアルタイムでプロジェクトを更新

• エクセル (Excel): 実際の仕事はスプレッドシートで行われないため、タスクの範囲、責任、期日が変更された場合や、単にタスクが完了したときに、情報を手動で更新する必要があります。特に複雑なプロジェクトやタイムライン、マイルストーンを管理する場合は、こういった作業に時間がかかり、情報が更新されなかったり、見落とされたりする場合があります。

• ワークマネジメントソフトウェア: メンバーがタスクを完了するとき、仕事の一部を再割り当てするとき、またはプロジェクトの期日を変更するとき、タイムラインやカレンダーは自動的に更新され、それらの変更が反映されます。これによりプロジェクトのメンバーは自信を持って計画を実行でき、それぞれの担当業務が明確になり、いつでも進捗を把握できます。

カレンダーか、タイムラインか？

プロジェクトカレンダーとタイムラインのどちらを使うかは、プロジェクトの複雑さと、確認したい情報により異なります。それぞれの視覚プロジェクト計画は、以下の場合にご使用いただけます。

プロジェクトカレンダー

プロジェクトカレンダーのレイアウトは、日付範囲や期日をもとに仕事のスケジュールを確認したいときに便利です。期日を俯瞰できるため、必要に応じてプロジェクト計画を調整できます。

プロジェクトタイムライン

ガントチャートなどのタイムラインは、仕事がいつ始まるかだけでなく、仕事の順序や、どのようにグループ化されているかを確認するのに便利です。同時進行する仕事がある場合に重複がわかりやすくなり、前のタスクの遅れによる後続タスクの問題も見つけやすくなります。

ワークマネジメントツールのタイムラインとカレンダーの例

以下の例では、コラボレーション型ワークマネジメントツールを使うと、エクセルのプロジェクトタイムラインやカレンダーはどう変わるのかをまとめます。

エディトリアルカレンダーとコンテンツカレンダー

スプレッドシートでエディトリアルカレンダーを管理する場合、前もって準備しなければいけない作業が色々あります。どたん場でストーリーが追加された場合や日付が変更された場合に、手作業で情報を更新したりセルを移動したりする必要があります。

ワークマネジメントツールを使えば、エディトリアルカレンダーをコンテンツ制作プロセスに接続できるので、それぞれの仕事が開発プロセスのどの段階にあるかを把握でき、必要に応じて迅速に公開日を変更できます。

マーケティングキャンペーン

スプレッドシートでマーケティングキャンペーン計画を構築するのは、テトリスをするようなものです。うまく枠に収まったと思いきや、新規タスクが現れ、また一からやり直しになってしまいます。

その反対に、プロジェクト管理ツールのタイムラインビューを使うと、簡単にタスクのスケジュールを設定したり、タイミングの矛盾を確認したり、仕事を再割り当てできるので、予定どおりキャンペーンを進めることができます。

イベントプランニング

イベントの制作を成功させるには、多くの詳細事項を追跡する必要があり、常に手作業で更新する必要のあるスプレッドシートでは、すべてのタスク、ベンダー、内部関係者を管理するのが非常に困難になるでしょう。

ワークマネジメントシステムを使うと、実行可能なタスクのタイムラインを作成でき、責任や期日を明確にし、すべての連絡先やクリエイティブアセットをタスクにつなげられるので、問題なくイベントを開催できます。

製品リリース

色々な仕事が飛び交い、多くのチームを調整する場合、エクセルで作ったプロジェクトタイムラインで製品リリースを管理すると、仕事の関連性が確認できないため重要なステップを簡単に見落としてしまいます。

ワークマネジメントツールを使えば、タスクの日付範囲や依存関係を設定したり、タイミングの矛盾を確認して仕事を調整したり、タスクにファイルを添付したりできるので、チーム全員がいつ何が起こっているかを知ることができます。

より効率的なタイムラインとカレンダーの作り方

それぞれのビューの使い方や、ワークマネジメントツールでプロジェクトタイムラインやカレンダーを構築するメリットを理解したところで、Asana でそれらを作成する方法をご紹介します。

1. 新規プロジェクトを作成するか、CSV インポート機能を使って既存の Excel プロジェクト計画をインポートします。

2. プロジェクトを完了するために必要なそれぞれのステップを綿密に計画します。

3. それぞれの仕事の開始日と期日を設定し、仕事がいつ始まるかを明確にします。

4. チームメイトに仕事を割り当てて、チームの実行や説明の責任範囲を明確にします。

5. 「タイムライン」または「カレンダー」タブをクリックして、最適なビューでプロジェクト計画を視覚的に確認します。

6. 必要に応じて仕事を移動させたり計画を調整して、プロジェクトを順調に進め、期日通りに仕事を進めましょう。

アイデアやヘルプが必要な方は、Asana のテンプレートギャラリーをご利用ください。50 個を超えるテンプレートがあるので、チームが何に取り組んでいても、スピーディかつ簡単にプロジェクトを始められます。

スプレッドシートを使ったプロジェクト管理はもうおしまい

エクセルのプロジェクトタイムラインおよびカレンダーが、ワークマネジメントプラットフォームを使うとどれだけ効率化するのかをまとめました。

エクセルで作るプロジェクトタイムライン、カレンダーは便利なものの、プロジェクト管理においてはデメリットも多いのが現実です。エクセルにもタイムラインテンプレートなど充実していますが、実際のタスクの進捗状況などと関連付けることはできないので、実践的とは言えません。プロジェクトの成功は、明確な計画があってこそ。適切なツールでプロジェクトタイムラインやカレンダーを作成することで、チームの生産性を高め、効果的にコラボレーションを行いましょう。

まだ Asana をご利用でない場合は、無料トライアルをぜひお試しください。個々のニーズに合わせてカスタマイズできるテンプレートを利用して、次のプロジェクト計画をすぐに開始していただけます。