Excel を使ったタイムラインやカレンダーに代わる最良のツールとは?

Molly Talbert 寄稿者の顔写真Molly Talbert2020年8月26日00
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プロジェクトの明確な計画を作成するには、それぞれのステップを綿密に計画することが重要です。しかしリストアップされたタスクを見るだけでは、仕事どうしのつながりや各仕事の期日を視覚化するのは難しいでしょう。そんなときプロジェクトタイムラインやカレンダーが役に立ちます。どちらの機能も視覚的な方法でプロジェクト計画を表示するので、仕事のタイミングが一目瞭然になり、依存関係を見つけ、未然に障害を発見することができます。

プロジェクト計画を作ろうとするとき、Excel でプロジェクトタイムラインやカレンダーを作成しようと直感的に思うかもしれませんが、一歩下がって考えてみましょう。確かに Microsoft Excel を使ってプロジェクトカレンダーやタイムラインを作成することはできますが、Excel はこのような作業に必ずしも最適なツールとは言えません。Excel は数値計算やピボットテーブルの作成には最適ですが、プロジェクトを管理し、タイムラインやカレンダー、その他の便利なレイアウトで情報を表示するために構築されたツールではありません。

それとは反対に、Asana のようなコラボレーション型ワークマネジメントソフトウェアは、チームがプロジェクトを計画、管理するのに役立ち、タイムラインやカレンダービューが組み込まれており、チームが仕事を視覚化するのに役立ちます。数式やセルの結合も必要ありません。

この記事では、Excel ではプロジェクト管理の重要なニーズを満たせない点や、Excel とワークマネジメントソフトウェアとの違い、プロジェクトタイムラインとカレンダーの例、タイムラインやカレンダーの作成方法を説明します。

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Excel で作るタイムラインやカレンダーとワークマネジメントソフトウェアの違い

Excel はとても便利なツールですが、プロジェクト管理向けに構築されたツールではありません。以下で、Excel を使用してプロジェクトを管理する際の 3 つの落とし穴と、専用のワークマネジメントツールに切り替えることで、プロジェクトの管理方法を改善する方法を説明します。

一貫性のあるプロジェクト構造

  • Excel: スプレッドシートは、それぞれのセルが空白なため、プロジェクトのスケジュールを作成する際に、どの情報をどのセルに入力するかを自分で判断する必要があります。そのため構成に時間がかかり、重要な情報をすべて含めることが難しい場合があります。さらに、それぞれのメンバーが異なる方法でカレンダーやタイムラインを作成できるため、プロジェクト全体で一貫性が失われる場合があります。

  • ワークマネジメントソフトウェア: すべてのプロジェクトとタスクを管理できるようにデザインされているため、このツールには綿密な計画を作成するのに役立つ機能が組み込まれています。このようなツールには、通常、それぞれの仕事を収集し、仕事を整理できる一般的な方法に加え、担当者や期日など重要な情報を把握するための追加のフィールドが備わっています。さらに、カレンダー、タイムライン、リスト、かんばんボードと、さまざまなビューで迅速に計画を作成でき、同じ構造を複数のプロジェクトで使用できます。

計画とタイムラインを一元管理し、実行可能にする

  • Excel: スプレッドシートでは、各セルの情報は実際の仕事と紐付いていません。プロジェクトの仕事についてのチームメイトとのコミュニケーションやコラボレーションには、メール、チャット、その他のツールを使用する必要があります。その結果、プロジェクトの重要な詳細はさまざまな場所に散在し、大切なコンテキストが失われることになりかねません。

  • ワークマネジメントソフトウェア: プロジェクトに関するすべての仕事についてのコミュニケーション、整理、追跡が 1 か所で行えます。これにより、どの仕事を完了させるべきか、誰がどの仕事を担当し、各仕事の期日はいつかがチーム全員に明確になります。また、ツールから直接コミュニケーションやコラボレーションを行え、ファイルを添付できるので、すべての要素がつながり、簡単に情報を見つけることができます。

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リアルタイムでプロジェクトを更新する

  • Excel: 実際の仕事はスプレッドシートで行われないため、タスクの範囲、責任、期日が変更された場合や、単にタスクが完了したときに、情報を手動で更新する必要があります。特に複雑なプロジェクトやタイムラインを管理する場合は、こういったに時間がかかり、情報が更新されなかったり、見落とされたりする場合があります。

  • ワークマネジメントソフトウェア: メンバーがタスクを完了するとき、仕事の一部を再割り当てするとき、またはプロジェクトの期日を変更するとき、タイムラインやカレンダーは自動的に更新され、それらの変更が反映されます。これによりプロジェクトのメンバーは自信を持って計画を実行でき、それぞれの担当業務が明確になり、いつでも進捗を把握できます。

カレンダーとタイムラインのどちらを使うべきか?

プロジェクトカレンダーとタイムラインのどちらを使うかは、プロジェクトの複雑さと、確認したい情報により異なります。それぞれの視覚プロジェクト計画は、以下の場合にご使用いただけます。

プロジェクトカレンダー

[カレンダービュー] Asana のブランドキャンペーンプロジェクト

プロジェクトカレンダーのレイアウトは、日付範囲や期日をもとに仕事のスケジュールを確認したいときに便利です。期日を俯瞰できるため、必要に応じてプロジェクト計画を調整できます。

プロジェクトタイムライン

[タイムラインビュー] Asana を使ったブランドキャンペーンプロジェクト

ガントチャートなどのタイムラインは、仕事がいつ始まるかだけでなく、仕事の順序や、どのようにグループ化されているかを確認するのに便利です。同時進行する仕事がある場合に重複がわかりやすくなり、前のタスクの遅れによる後続タスクの問題も見つけやすくなります。

記事: ガントチャートの使用が初めての方はこちらから始めてください

ワークマネジメントツールのタイムラインとカレンダーの例

以下の例では、Asana を使い、Excel の代わりにコラボレーション型ワークマネジメントツールでプロジェクトカレンダーやタイムラインを作成するとどのようになるかを説明します。

エディトリアルカレンダーとコンテンツカレンダー

Asana の SNS コンテンツカレンダー

スプレッドシートでエディトリアルカレンダーを管理する場合、前もって準備しなければいけない作業が色々あります。どたん場でストーリーが追加され場合や日付が変更された場合に、手作業で情報を更新したりセルを移動したりする必要があります。ワークマネジメントツールを使えば、エディトリアルカレンダーをコンテンツ制作プロセスに接続できるので、それぞれの仕事が開発プロセスのどの段階にあるかを把握でき、必要に応じて迅速に公開日を変更できます。

無料のエディトリアルカレンダー用テンプレート

マーケティングキャンペーン

[タイムラインビュー] Asana を使ったブランドキャンペーンプロジェクト

スプレッドシートでマーケティングキャンペーン計画を構築するのは、テトリスをするようなものです。うまく枠に収まったと思いきや、新規タスクが現れ、また一からやり直しになってしまいます。その反対に、プロジェクト管理ツールのタイムラインビューを使うと、簡単にタスクのスケジュールを設定したり、タイミングの矛盾を確認したり、仕事を再割り当てできるので、予定どおりキャンペーンを進めることができます。

マーケティングキャンペーンのプラン用の無料テンプレート

イベントプランニング

Asana で作成したイベント参加者の感謝タイムライン

イベントの制作を成功させるには、多くの詳細事項を追跡する必要があり、常に手作業で更新する必要のあるスプレッドシートでは、すべてのタスク、ベンダー、内部関係者を管理するのが非常に困難になるでしょう。ワークマネジメントシステムを使うと、実行可能なタスクのタイムラインを作成でき、責任や期日を明確にし、すべての連絡先やクリエイティブアセットをタスクにつなげられるので、問題なくイベントを開催できます。

イベント計画用の無料テンプレート

製品リリース

ビジュアルプロジェクト計画 - プロジェクトタイムラインの例

色々な仕事が飛び交い、多くのチームを調整する場合、Excel で作ったタイムラインで製品リリースを管理すると、仕事の関連性が確認できないため重要なステップを簡単に見落としてしまいます。ワークマネジメントツールを使えば、タスクの日付範囲や依存関係を設定したり、タイミングの矛盾を確認して仕事を調整したり、タスクにファイルを添付したりできるので、チーム全員がいつ何が起こっているかを知ることができます。

製品リリース用の無料テンプレート

より優れたプロジェクトタイムラインまたはカレンダーの作成方法

それぞれのビューの使い方や、ワークマネジメントツールでプロジェクトタイムラインやカレンダーを構築するメリットを理解したところで、Asana でそれらを作成する方法をご紹介します。

  1. 新規プロジェクトを作成するか、CSV インポート機能を使って既存の Excel プロジェクト計画をインポートします。

  2. プロジェクトを完了するために必要なそれぞれのステップを綿密に計画します。

  3. それぞれの仕事の開始日と期日を設定し、仕事がいつ始まるかを明確にします。

  4. チームメイトに仕事を割り当てて、チームの実行や説明の責任範囲を明確にします。

  5. 「タイムライン」または「カレンダー」タブをクリックして、最適なビューでプロジェクト計画を視覚的に確認します。

  6. 必要に応じて仕事を移動させたり計画を調整して、プロジェクトを順調に進め、期日通りに仕事を進めましょう。

アイデアやヘルプが必要な方は、Asana のテンプレートギャラリーをご利用ください。50 個を超えるテンプレートがあるので、チームが何に取り組んでいても、スピーディに、かつ簡単にプロジェクトを始められます。

スプレッドシートを使ったプロジェクト管理はもうおしまい

プロジェクトの成功は、明確な計画があってこそです。適切なツールでプロジェクトタイムラインやカレンダーを作成することで、チームの生産性は高まり、効果的にコラボレーションを行い、プロジェクト計画に自信を持つことができます。

まだ Asana をご利用でない場合は、無料トライアルをぜひお試しください。数多くのテンプレートを利用して、次のプロジェクト計画をすぐに開始していただけます。

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