AI エージェントは、既存の IT ワークフローから切り離されて動くのではなく、実際の業務プロセスに組み込まれて機能します。受け付けたリクエストに不備がないかの確認、作業の振り分け、承認済みの情報源に基づく質問票への回答案の作成、不足している証跡の提示、進捗報告の下書き作成などを支援します。承認、例外対応、人間の判断が必要な意思決定については、チームが確認します。

Asana は、IT 部門に既存システムの全面的な置き換えを求めるのではなく、チームがすでに利用しているツールを横断して業務を連携させる役割を担います。Salesforce、Okta、Workday、Jira などのシステムやコミュニケーションツールを接続することで、複数のシステムにまたがる業務の進捗を見える化し、承認からその後の対応までを共有プラン上で一元管理できます。

IT チームは Asana を活用して、定型業務の自動化、プロセスの標準化、アクセス制御の管理、計画業務の連携をひとつのプラットフォーム上で実現しています。例えば、Zoom は、ワークフローの自動化とツールの切り替えにかかる時間を減らすことで、年間 133 週間分の業務時間を削減しています。Outreach は、アクセス制御を強化するとともに、従業員のオンボーディングを自動化しています。また、TheSoul Publishing は、四半期ごとの計画策定プロセスを標準化し、IT 業務プロセスを Asana で管理しています。これらの事例は、Asana によって IT 運用を効率化し、AI 導入に向けたより強固な基盤を構築できることを示しています。 IT 部門のリーダーが今後の取り組みを計画する際には、Asana の「IT リーダーの現在地」レポートで、セキュリティ、ツールの乱立、AI 導入への準備状況に関する調査結果を確認できます。

まずは共有プロジェクトを作成し、目標、オーナー、締め切り、承認ポイントを定めます。IT チームは Asana で進捗とワークフローを管理し、AI エージェントが不足している情報や滞っているタスクにフラグを立てて、レビューを促します。詳しくは、Asana の IT プロジェクト管理ガイドをご覧ください。