説得力のあるプロジェクト提案書を書くための 6 つのステップ

どんなプロジェクトにも誕生秘話はあるかもしれませんが、創造神話のように「光あれ！」と宣言して、リソースが現れ、プロジェクトが始まるわけではありません。プロジェクトを進めるためには、チーム内の意思決定者や外部の関係者に提案書を提出しなければなりません。

提案書は、エレベーターピッチのようなもので、プロジェクトの内容を凝縮して効率的に伝える文書です。このガイドでは、賛同を得て仕事を成功させるプロジェクト企画の書き方をご紹介します。

プロジェクト提案書とは？

提案書とは、プロジェクトのスケジュール、予算、目標、目的など、関係者が知っておくべきことをまとめた文書のことです。提案書には、プロジェクトの詳細をまとめ、アイデアを売り込み、関係者がプロジェクトに参加したいと思うような内容を盛り込みます。

プロジェクト提案書の目標は、次のとおりです。

• 外部資金を確保する

• 会社のリソースをプロジェクトに割り当てる

• 関係者の賛同を得る

• 勢いと期待感を生み出す

プロジェクト提案書、プロジェクト憲章、ビジネスケースの違い

プロジェクト提案書とプロジェクト憲章は、プロジェクト作成プロセスの中で異なる目的を持っており、この 2 つの違いを理解することが大切です。プロジェクト提案書がプロジェクトの立ち上げフェーズで作成されるのに対し、プロジェクト憲章は計画フェーズで行われます。

前述したように、プロジェクト提案書は、なぜそのプロジェクトを実行すべきかを関係者に説得させることを目的とする文書です。プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的を定めた参考資料で、プロジェクト提案書が承認されないと作成できません。

ビジネスケースもプロジェクト提案書と混同されることがありますが、ビジネスケースも提案書の後に作成されます。提案書によってプロジェクトが承認された後、プロジェクトの追加資金を確保するためにビジネスケースが使用されます。

プロジェクト提案書の種類

プロジェクトマネージャーが目にする提案書は、6 種類あります。それぞれの形式を理解しておくと、自分で提案書を書く際に役に立ちます。それぞれの種類には異なる目的があります。

• 募集型: 募集型提案書は、RFP (提案依頼書) に応じて送付されるものです。RFP は、プロジェクトの詳細を発表し、適格なチームに入札を依頼するものです。このタイプの提案書では、他の企業と競合することになるため、徹底的なリサーチと説得力のある文章を書く必要があります。

• 非募集型: 非募集型提案書とは、RFP のない、つまり誰からも頼まれていない状態で一方的に送る提案書です。この場合、他の企業やチームと競合することはありませんが、提案先の関係者があなたを必要としているかどうかわからないため、説得力のある文章を書く必要があります。

• 非公式: クライアントから非公式に依頼を受けて作成するプロジェクト提案書のことです。これは正式な RFP ではないので、ルールはあまり具体的に決まっていません。

• 更新: 契約更新書とは、既存の顧客に、契約を延長してもらうために送付する提案書です。このタイプのプロジェクト提案書の目標は、チームがクライアントのために生み出した過去の成果を強調し、将来的に成果を生み出せると説得することです。

• 継続: 継続提案書とは、関係者にプロジェクトの開始を知らせるために送る提案書です。この提案書の目的は、関係者を説得するのではなく、プロジェクトに関する情報を提供することです。

• 補足: 補足提案書とは、継続提案書と同様に、すでにプロジェクトに参加している関係者に送られるものです。このタイプの提案書では、関係者にプロジェクトの開始を知らせると同時に、追加のリソースをリクエストします。このような提案書を使って、関係者にプロジェクトへの貢献度を高めるよう説得しましょう。

プロジェクトの提案書に合う口調や内容は、どのような提案をするかによって異なります。プロジェクトの目標がわかれば、それに合わせて企画書を書くことができます。

プロジェクト提案書の書き方

ここで紹介する手順は、種類を問わず、ほとんどの提案書に当てはまるものです。誰が提案書を読むのかによって、内容をカスタマイズしなくてはいけません。この提案書のアウトラインを参考にして、提案書に重要な要素が含まれているかどうかを確認してください。

1. エグゼクティブサマリーを書く

エグゼクティブサマリーは、提案書の導入部にあたります。レポートの要約やエッセイの序文のように、このセクションでは、今後の展開を要約し、関係者に読み進めてもらうように説得力のある文章を書きましょう。プロジェクトの複雑さに応じて、エグゼクティブサマリーは 1 段落または数段落で構成されます。

エグゼクティブサマリーに含まれる内容は、次のとおりです。

• プロジェクトが解決しようとしている問題

• その問題に対してプロジェクトが提供する解決策

• プロジェクトがもたらすインパクト

これらの項目については、提案書の後半で詳しく説明するので、エグゼクティブサマリーでは簡単にだけ触れるようにしましょう。

2. プロジェクトの背景を説明する

このセクションでは、プロジェクトの背景を説明します。参考文献や統計を使って、あなたが取り組んでいる問題には価値があると、読者に説得しましょう。

盛り込むべき質問は以下のとおりです。

• プロジェクトが取り組む問題とは

• この問題についてすでに知られていることとは

• これまでにこの問題に取り組んだ人はいるのか、どのようなリサーチが行われたのか

• これまでのリサーチでは、なぜこの問題にしっかりと取り組まなかったのか

また、このセクションでは、解決したい問題があなたの組織にどのように直結するかを説明することもできます。

3. 解決策を提示する

プロジェクト背景のセクションで問題を提示したので、提案書作成の次のステップでは解決策を提示します。このセクションでは、プロジェクトのアプローチをより詳細に説明できます。

具体的には以下のような項目があります。

• プロジェクトのビジョンステートメント

• プロジェクトのスケジュール (重要なマイルストーンを含む)

• プロジェクトチームの役割と責任

• リスクをどのように軽減するかを示すリスク登録簿

• プロジェクトの成果物

• プロジェクト期間中に使用するレポートツール

これらの項目をすべて提案書の形式に盛り込む必要はありませんが、プロジェクトスコープに応じて項目を決めるとよいでしょう。このセクションでは、提案した解決策を実現するために必要なすべてのことを説明するので、提案書の中で最も長く、最も詳細なセクションになるでしょう。

4. プロジェクトの成果物と目標の定義

プロジェクトの成果物を定義することは、プロジェクト提案書を作成する上で重要なステップです。関係者は、製品、プログラム、技術のアップグレードなど、プロジェクトの最終的な成果物を知る必要があります。このセクションでは、関係者が提案書に目を通した際に、自分たちのリソースがどこに使われるのかを確認できます。

成果物を定義する際には、以下の内容を含める必要があります。

• プロジェクトの最終成果物または最終目的

• いつまでに成果物を完成させるかを示すプロジェクトのタイムライン

• 制作する成果物につながる SMART な目標

プロジェクトの問題点や解決策を示すことは重要ですが、成果物を定義できると、関係者がプロジェクトをイメージしやすくなります。

5. 必要なリソースをリストアップする

問題点、アプローチ、ソリューション、成果物の概要が明らかになったところで、取り組みを達成するために必要なリソースについて詳しく説明しましょう。

このセクションでは、以下の内容を記載します。

• プロジェクトの予算: プロジェクトの予算には、製品を作るために必要なものから、広告の価格やチームの給与まで、あらゆるものが含まれます。プロジェクトを実現するために必要な予算項目は、ここに記載します。

• コストの内訳: このセクションでは、プロジェクトに特定のリソースが必要な理由をリサーチする必要があります。そうすることで、関係者は自分たちのリソースが何に使われているかを理解することができます。この内訳は、予期せぬコストを軽減するのにも役立ちます。

• リソース配分計画: リソース配分計画の概要として、必要なリソースをどこで使用するかを説明しましょう。たとえば、プロジェクトを完成させるために 5 万ドルが必要だと判断した場合、その資金を給与、技術、材料などに配分する予定であると説明します。

うまくいけば、提案書のこの時点で、関係者を納得させて、提案したプロジェクトに賛同してもらっているはずです。だからこそ、必要なリソースを文書の最後に取っておくことは、賢い戦略的行動なのです。

6. 結論を述べる

最後に、説得力と自信に満ちた結論でプロジェクトの提案書をまとめます。エグゼクティブサマリーと同様に、結論では、プロジェクトが取り組む問題と、その問題を解決するための解決策を簡潔にまとめます。このセクションでは、プロジェクトのインパクトを強調できますが、従来のエッセイと同様に、関連のある情報以外は含まないようにしましょう。

効果的なプロジェクト提案書を書くためのコツ

上記の手順に従えば、企画書に必要な要素はすべて揃います。しかし、読者の心を動かし、賛同を得るためには、説得力のある文章を書かなくてはいけません。上記に加えて、プロジェクト提案書には、以下の要素が含まれます。

オーディエンスを理解する

提案書を書く際には、オーディエンス (＝関係者) のことを常に念頭に置きましょう。提案書の目的は、単にプロジェクトの詳細を提示することではなく、オーディエンスを獲得することです。たとえば、児童書出版社向けに新しい編集ツールを作る場合、関係者が親であるかどうかを判断し、相手の感情に訴えかけて製品に賛同してもらうのが賢明でしょう。

説得力を持たせる

プロジェクト提案書では、説得力が重要です。なぜなら、読者が提案書を読み、それに応じて行動を起こしてくれるかどうかが重要なポイントになるからです。読者がプロジェクトに興味を持たなければ、あなたを助ける気にはならないでしょう。編集ツールについて説明しても、それが提供する多くの機能、顧客へのメリット、業界へのポジティブな影響について言及していなければ、読者は「なぜこのプロジェクトに関心を持たなければならないのか」と疑問に思うでしょう。

シンプルであること

問題点、アプローチ、解決策を詳細に説明する必要はありますが、プロジェクト提案書を複雑にしすぎてはいけません。つまり、提案した編集ツールのプロジェクト計画を説明する際に、エンジニアがどのようなコードを使用して、各機能を動作させているかを説明する必要はないのです。

リサーチをする

プロジェクト提案書を成功させるには、徹底的なリサーチを行わなくてはいけません。オーディエンスが疑問を抱かないように、信頼できる資料、事例、統計、図表などを用いて、問題と解決策を裏付ける準備をしましょう。提案書を書く際には、読者の立場に立って次のことを考えてみましょう。

• なぜこれが問題なのか

• これが問題解決につながるのか

• この問題に取り組んだ人はいるか

• プロジェクトのコストはどのくらいか

提案したプロジェクトを裏付けるリサーチを徹底的に行っていれば、これらの質問に答えられるはずです。

プロジェクト管理ツールを使ってプロジェクト提案書を強化する

優れたプロジェクト提案書には、チームのコラボレーションが必要です。適切な管理ツールを使用すれば、チームはコミュニケーションをとり、情報を共有し、1 つの共有文書で共同作業を行えます。

プロジェクトの情報を一箇所にまとめておけば、必要なときに簡単にデータにアクセスすることができます。プロジェクト提案書は、よく整理され、適切に計画されたプロジェクトから生まれます。だからこそ、プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト提案書を効果的に作成するための重要なリソースなのです。提案書の作成に取り掛かるなら、ぜひ Asana をお試しください。