チームリードが求めるプロジェクト横断レポートツールの選び方: 究極ガイド

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年6月10日00
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レポートツールを使ったことがない人にとって、使い始めるのは敷居が高いと感じられるかもしれません。レポートツールを使えば、データに裏付けられた効果的な意思決定に役立つのは間違いないですが、自分のチームに合ったレポートツールを選ぶにはどうすればよいのでしょうか?どのような機能を使えば、よりよい意思決定ができるでしょうか?レポートツールを設定するにはどうすればよいでしょうか?そして情報が多すぎるということはないのでしょうか?

組織のあらゆる階層の仕事に最適のレポートを見つけ、構築できます。たとえば、ビジネスチームや戦略チームは組織全体のレポートを作成し、営業チームは営業に特化したレポートを作成できます。しかし、チームリーダーとしては、自分がどの部署にいるかは関係ありません。むしろ、チームのすべての情報を見て、それを主要なワークフローに結びつける方法が必要です。プロジェクトのデータを収集し、整理し、分析するのは簡単なことではありません。そこで、簡単に使えるレポートツールの出番です。

この記事では、あなたのチームに最適なレポーティングツールを見つけるために必要なすべての情報を解説します。データ分析からエンドユーザーエクスペリエンスまで、プロジェクトデータを分析し、チームの重要業績評価指標 (KPI)を達成するために、レポートツールがどのように役立つかをご紹介します。

レポートツールとは?

レポートツールは、関連するデータの整理、分析、視覚化に役立ちます。レポートソフトウェアを使用すると、情報の解析が容易になるため、チームはデータに基づいて自信を持って迅速に意思決定を行うことができます。全体として、レポートツールは、さまざまなイニシアチブの相対的な健全性や進捗状況を理解するためにデータを処理する最良の方法の一つです。

また、一部のレポートプラットフォームでは、以下を行えます。

  • API やコネクタを使用して、最も重要なビジネスツール間のレポート作成を自動で接続する

  • 組み込み型アナリティクスを使用して、すでに使っているツールでレポートを作成し、アプリの切り替えを減らす

  • 現在の情報を取り込んで、プロジェクト終了時のパフォーマンスを予測する

  • エンタープライズ向けのレポートで、適切な情報が適切な人に配信されることを保証するための追加のセキュリティ対策を実施する

ビジネスインテリジェンス (BI) ツールとは?

ビジネスインテリジェンス (BI) ツールは、レポートツールと同様に、情報を取り込んで分析します。BI ツールは、情報を分析するだけでなく、データを変換、解釈して有意義なインサイトを導き出します。これらのツールは、組織全体から広範な情報を集約し、より広範で長期的な戦略的意思決定を行うために構築されています。ビジネスインテリジェンスマネージャーは、多くの場合 SQL やデータ分析を用いてダッシュボードを構築し、データから特定の情報や知見を引き出します。

簡単に言えば、レポートソフトウェアはデータの現状やさまざまな取り組みの健全性の把握に役立ち、ビジネスインテリジェンスツールは、そもそもなぜそのようなことが起きているのかを掘り下げる際に役立ちます。

3 種類のレポートツール

レポートを何のために、どのように使うかを語る前に、「なぜ」を理解することが重要です。データにアクセスすることは重要であり、必要な情報を集約することは、適切なビジネス上の意思決定を行うための鍵となります。組織に適したレポートツールを選択するためには、そもそもレポートに何を求めているのかを理解することが重要です。

最初のステップは、自分がどのタイプのレポートツールを求めているかを理解することです。レポートツールには、大きく分けて 3 つのタイプがあります。

  • 特定のタイプの情報をレポートするツール たとえば、Google Analytics は、SEO やウェブサイトのトラフィックに関する洞察を与えてくれます。同様に、Salesforce のような CRM では、リードや商談がどのように進んでいるかをレポートします。

  • あらゆるタイプのデータを集約するツール たとえば、Microsoft の Power BI や Google Data Studio では、さまざまなデータソースから情報を取り込み、集合的なレポートを作成できます。

  • 仕事に結びつくツール たとえば、プロジェクト横断レポートを使用すると、組織全体の仕事の進捗状況をワンストップで追跡できます。その仕事をビジネス上の重要な目標に結びつけることで、マネジメント層はすべてのプロジェクトを一箇所でリアルタイムに可視化でき、次のアクションをすぐにとれるようになります。

FAQ: どのツールを使うべきか?

どのようなレポートツールに投資するかは、あなたのチームのニーズによって異なります。組織全体のレポーティングを行う場合は、Zoho Analytics のようなツールを使用して、広範囲のデータをカスタマイズして報告できます。また、たとえば SNS アカウントにどれだけのユーザーが反応しているかなどの特定の活動について知りたい場合は、Hootsuite のような特定のレポートツールを使うのがよいでしょう。

しかし、チームリーダーとして最もレポートすることに意味があることの一つはプロジェクトデータです。プロジェクトを横断するレポートを使用すると、組織の重要なビジネスゴールに向けた仕事の進捗をワンストップで追跡できるようになります。プロジェクト横断レポートツールがあれば、手動のアップデートやメンテナンスを必要とせずに、チームやプロジェクト全体の仕事量や予算、時期などの情報を含んだ最新のダッシュボードを作成できるようになります。さらに、これらのツールは作業中のタスクと連携しているので、常に正確な最新情報を確認できます。

プロジェクト横断レポートは見過ごされがちですが、効果的な仕事をするためには不可欠です。この記事では、プロジェクト横断レポートに焦点を当て、チームがインパクトの大きな仕事をするために、これらのツールをどのように活用できるかをご紹介します。

データの量がそれほど多くないですか?その場合には、意思決定マトリクスの使用をご検討ください

プロジェクト横断レポートツールのメリット

サイロ化されたレポートツールや、全体的で大規模なレポートツールには、チームのデータとの直接的なつながりという点が欠けています。作業内容とレポートソフトウェアがつながっていなければ、コネクタソフトウェアに投資するか、堅牢で時間のかかる API を構築する必要があります。これは、データやレポーティングが、自分たちが行っている仕事と結びついていないことになります。チームのメンバーが、レポートに含まれるデータについてもっと知りたいと思ったら、情報を探し回ったり、ステータスミーティングを開いたり、手作業で情報を作成し直すといった作業が必要となります。

これはすでに問題です。Asana の調査によると、平均的なナレッジワーカーは 1 日当たり 10 種類のアプリを最大 25 回も切り替えていることがわかりました。さらに、ナレッジワーカーは 13% の時間をすでに完了した仕事に費やしています。適切なレポートツールを使えば、これらの問題に対処できるだけでなく、チームは最高の仕事ができます。

プロジェクト横断レポートツールは、プロジェクトのデータを集めて整理し、視覚的なリソースにして、意思決定プロセスに役立てることができます。重要な意思決定を迅速に行うためには、このようなレベルのインサイトが重要となります。

優れたプロジェクト横断レポートツールは、以下を提供します。

  • ローデータのリアルタイムの情報更新とインサイト

  • 情報を可視化し、その情報を共有する方法

  • 具体的な内容を掘り下げる方法

  • (オートメーションやテンプレートなどを利用して) 報告プロセスをスピードアップする方法

  • 必要なパラメーターでカスタマイズ可能なレポート

  • よりよい、情報に基づいた意思決定

一緒に過ごす時間は、リソースの確保、活発な議論、プロジェクトの障害を取り除くことに費やされるべきであり、「私が何をしたか、なぜそれをしたか」を説明することではありません。
記事: New York Cares が Asana を使って何百もの人々を支援

プロジェクト横断レポートの 5 つの一般的な機能

以下の機能のすべてまたは一部を備えているプロジェクト横断レポートツールを選ぶべきです。これらの 5 つの機能を活用することで、データ分析ツールを最大限に活用できます。

可視化ソフトウェア

データ可視化ソフトウェアは、プロジェクト横断レポートを含むほとんどのレポートツールの大部分を占めています。データをチャートやグラフ、マップに変換することで、情報をすばやく解析できます。

Asana でのプロジェクト横断レポート可視化ソフトウェアによるチャート作成

セルフサービスレポーティング

セルフサービスレポーティングは、シンプルな機能とドラッグ & ドロップ機能を備えており、どのチームでも簡単に設定できます。これは、1 つまたは 2 つのデータセットでのみレポートを作成する場合や、レポートに基本的な情報しか必要としない場合に役立ちます。セルフサービスレポーティングツールには、通常、レポート作成者がすぐにレポートを作成できるテンプレートが用意されています。

ダッシュボード

ダッシュボードは通常、視覚化レポートツールに組み込まれており、あらゆる角度から作業を確認、追跡できます。ダッシュボードを作成するには、さまざまな関連ウィジェットをドラッグ & ドロップします。すると、ダッシュボードを再読み込みするたびに、ウィジェットには最新の情報が自動的に表示されます。これは、瞬間的なスポットチェックや、作業の進捗状況をリアルタイムで把握したい場合に最適です。

静的レポート

静的レポートは、特定の時点のデータをスナップショットするのに最適な方法です。たとえば、製品の発売やマーケティングキャンペーンの後にデータを取得したい場合、将来の履歴データ分析のためにレポートを作成して保存したり、そのレポートを Microsoft Excel ファイルや .csv としてエクスポートできます。ほとんどのレポートツールは、何らかの形でこの機能を提供しています。ただし、静的レポートしか提供していないツールは、すぐに古くなってしまう可能性があるので注意が必要です。また、リアルタイムのデータレポートにアクセスする方法があることも確認しましょう。

アドホックレポーティング

アドホックレポーティングとは、レポーティングチームやビジネスアナリティクスチームが、特定のクエリや指標に基づいて作成する単発のレポートのことです。アドホックレポートは、高度にカスタマイズされていますが、一般的には範囲が狭くなっており、特定のデータに対する非常に詳細なインサイトを提供します。

プロジェクト横断レポートツールに求めるべきもの

レポートツールは、あなたの仕事とレポートを効果的に結びつけるものである必要があります。このようなレベルのつながりがないと、探しているデータを見つけるために、アプリを切り替えたり、情報を検索するといった作業が発生していまいます。

メールの履歴から特定の情報を探したり、プロジェクトの状況を報告するために会議を開くことは、誰にでもよくあることです。Asana では、このような情報収集や仕事の進捗状況のフォローアップなどの作業を「仕事のための仕事」と呼んでいます。平均的なナレッジワーカーは、「仕事のための仕事」に勤務時間の 60% を費やしています。プロジェクト横断レポートツールを使えば、情報を集約して明確な結論を導き出し、仕事のための仕事を減らすことができます。また、チームメンバーが追加のインサイトを必要とする場合は、同じツール内のすべての情報をクリックして実際の仕事を参照し、根本的な問題に対処することができます。

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リアルタイムレポート

意図的に静的レポートを作成している場合を除き、すべてのレポートはリアルタイムである必要があります。リアルタイムに更新されていないと、古いデータに基づいて意思決定を行ってしまう可能性があります。

複雑な組織では、全員の足並みを揃える方法が必要です。組織全体で何が起こっているのかを把握できず、サイロ化が生じてしまうときほど仕事の効率を欠くことはないでしょう。Asana はすべてのチームが共有する単一のプラットフォームなので、それぞれが仕事を共有し、コミュニケーションをとり、お互いにフォローアップし合うことができます。
記事: Asana を使用することによりコミュニティへのインパクトを高める United Way of Salt Lake

インタラクティブダッシュボード

実際に必要な情報にアクセスするためには、インタラクティブレポートが不可欠です。ダッシュボードでは、何か問題があった場合、より詳細に掘り下げることができます。数値に異常がある場合、あるいは数値が上昇している場合、インタラクティブなダッシュボードでは、その情報を掘り下げて理由を理解することができます。その結果、あなたとチームメンバーは、十分な情報を得た上で、データに基づいたビジネス上の意思決定を行うことができるのです。

[レポート] Asana でのプロジェクト横断レポートのインタラクティブダッシュボード

カスタマイズ

プロジェクト横断レポートツールでは、自分の好きなようにカスタマイズしたレポートを作成できます。構造がかっちり決まりすぎている場合、確かにレポートから興味深いデータが得られるかもしれませんが、それが必ずしも自分のニーズに当てはまるとは限りません。

プロジェクト横断レポートツールを探しているときは、以下を自分に問いかけてみてください。

  • このレポートでデータはどのように可視化されるのか?

  • データの可視化や表示に複数の選択肢はあるのか?

  • レポートのエクスポート、印刷、共有はできるのか?

  • 他の人はどのようにこのレポートにアクセスできるのか?

すぐに使える便利なテンプレート

組織の規模にもよりますが、これからプロジェクト横断レポートを始めるのであれば、すぐに使える便利なテンプレートや、レポートできる内容についてのガイダンスを提供しているツールを探しましょう。これにより、すぐに結果を実感できます。

Asana でのプロジェクト横断レポートのすぐに使える便利なテンプレート、チャート追加オプションとチャートピッカー

連携

優れたプロジェクト横断レポートツールは、強力な連携機能を備えていなければなりません。最高の仕事をするためには、1 つのビジネスツールだけではなく、複数のツールが連携したエコシステムが必要なのです。Asana が TableauPower BILooker を含む 200 以上のビジネスツールと連携しているのはそのためです。

すべてのプロセスがあちこちで行われていました。情報は Google ドキュメント、Excel シート、To-Do リスト、さらには Basecamp で顧客情報を管理していました。タスクの検索と実行には非常に時間がかかり、あまりにもバラバラでした。
記事: Asana を使ってグローバルチームを強化する Authority Hacker

料金プラン

もちろん、予算の範囲内でプロジェクト横断レポートツールを選択してください。しかし、価格を検討する際には、ツールのコストだけではなく、ツールからどれだけのものが得られるかという点にも注目する必要があります。たとえば、プロジェクトポートフォリオ管理ワークマネジメントソフトウェアが組み込まれたプロジェクト横断レポートソリューションは、より多くの利益を得られるため、通常のレポーティングツールよりも価値があるかもしれません。

ユーザビリティ

このツールは頻繁に使用することになります。プロジェクト横断レポートツールに全面的に投資する前に、トライアルが可能かどうかを確認しましょう。チームの主要メンバーや関係者にこのツールをロールアウトしてみてください。その際、次のような質問をしてみてください。

  • ユーザーインターフェイスは使いやすいか?

  • ツールはユーザーフレンドリーであるか?

  • 技術知識のないユーザーが、必要な情報を簡単に見つけられるか?

  • 現在使用しているツールとの連携性はどうか?

  • レポートはどのくらいの頻度で作成されるのか?

プロジェクト横断レポートツールで可視性を高め、インパクトを強化する

優れたプロジェクト横断レポートツールは、データに基づいた意思決定をチームに促します。推測が減り、ガイダンスが増えれば、チームメンバーはインパクトの大きな仕事に集中できます。

準備ができたら、Asana のプロジェクト横断レポートを使って、すべてのプロジェクトに関するリアルタイムの可視性とアクションにつながる情報を一か所で取得しましょう。プロジェクト横断レポートがあれば、手動のアップデートやメンテナンスを必要とせずに、チームやプロジェクト全体の仕事量や予算、時期などの情報を含んだ最新のダッシュボードを作成できるようになります。さらにダッシュボードは Asana のタスクと連携している正確な最新情報であるので、改めて進捗状況を検索したり確認したりする必要はありません。今すぐ始めましょう

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