Asana を使用することにより、提出する補助金申請を 25% 増やし、コミュニティへのインパクトを高める United Way of Salt Lake

2013年、Nour という名前の若い女性とその家族は、自宅と親戚を後にシリアを脱出し、保護と安全な生活を求めて米国ユタ州に避難しました。彼女たちは、英語が喋れない上に、お金もまったく持っていませんでした。United Way of Salt Lake (UWSL) による支援のもとで、Nour は UWSL のコミュニティスクールに入学し、英語を学び、メンターによるマンツーマンの指導を受けながら高校生活を送りました。2018年、彼女は高校を卒業し、現在は大学に進学するための学費を貯めながら、UWSL のボランティアとして活躍しています。

United Way of Salt Lake のウェブサイトには、パートナーとコミュニティが力を合わせれば Nour と同じ境遇にある多くの人々を助けられるということのリマインダーとして「早く行きたいなら 1 人で行きなさい。遠くまで行きたいなら一緒に行きなさい。」という言葉が掲げられています。UWSL は、パートナーおよびボランティアと協力し、教育を受ける機会の改善や、より充実した生活の実現を目指して取り組むことにより、数十万人にもおよぶ Nour のような人々が目標とする学歴を達成するのを支援しています。

同組織で CEO を務める Bill Crim 氏が補助金提供者基盤や社内文化といった経営レベルの指標を管理する一方で、補助金マネージャーを務める Katy Shoemaker 氏、共同インパクトパートナーシップ部門で VP を務める Amy Ahrens Terpstra 氏、キャパシティ構築部門でディレクターを務める Luis Miranda 氏、そしてボランティアエンゲージメントマネージャーを務める Courtney Dean 氏といったチームメンバーたちは組織全体のプログラムを管理しています。

ここ数年で UWSL のチーム規模は大きくなり、それに合わせて仕事のスコープも広がりました。同組織は、ソルトレイク地域でボランティアの参加数を増やし、開催するイベントの数も増やし、パートナーの数も増やし、さらにはメンターシップやコミュニティ向けのプログラムを立ち上げています。こういった仕事やチームメンバーの増加は、従業員の間で混乱を引き起こし、Bill 氏が「メールの氾濫」と呼ぶ状況さえ起きました。組織全体の仕事はサイロ化し、まとまりが損なわれてしまったために、誰がどの作業をしているのかがわかりにくくなったほか、情報の共有も困難になりました。Bill 氏は、これは目標を達成する最適な手段ではないと気が付き、組織の仕事の効率を上げる方法を探し始めました。

ソリューションの探索

より効率の高い働き方を夢中になって求めた Bill 氏は、ワークマネジメントソリューションを検索し始めました。Asana を見つけた Bill 氏は、まずはアシスタントと一緒に、その後は規模を拡大してチームと一緒に Asana を試しました。最終的に、以下の条件を満たす最適なソリューションとして、Asana を選択しました。

• 使い方がシンプルで簡単

• コミュニケーション機能が組み込まれているため、チームはメールを使う必要がなくなる

• Google ドライブ、Outlook、Slack といった、すでに使用している他のツールとの連携が可能

• モバイルアプリを使ってどのデバイスからでも仕事にアクセスできる

Bill が Asana をチームと一緒に試した後、UWSL は組織全体で Asana を導入し始めました。同組織は、研修をリードするパワーユーザーを特定し、各チームにチャンピオンを配置することを目指しました。新入社員がすぐに仕事を始められるように、同組織は Asana トレーニングをオンボーディングプロセスに盛り込んだほか、Asana のカスタマーサクセスチームを頼りにトレーニングを実施しました。

Asana を使用するようになり、組織全体がうまくコラボレーションできるようになりました。サイロ化されていたチームやプロジェクトの間の壁が無くなり、メンバーたちは自分たちの役割をより大きな視点で把握することができています。”

チームとコミュニティのために、仕事を進める

UWSL のチームは、組織全体で Asana を導入して以来、以前よりも多く補助金申請を提出したり、ルーチンタスクにかかる時間を削減したりと、数多くのメリットを得ています。以下にその理由を紹介します。

• 各チームメンバーはそれぞれの仕事がどのようなかたちで組織の目標に貢献しているのかを知っている: Asana で部門の目標および組織の目標に沿ってチームの優先度を追跡することにより、各チームメンバーは、それぞれの仕事がどのようなかたちで全体の目標に貢献しているのかを確認できます。

• 補助金申請のような大きなイニシアチブのプロセスが簡素化されている: テンプレートを使用すれば、ステップを見落とすことがないという確信があるため、チームは提出する補助金申請を 25% 増やし、さらに大きな補助金にも申請できます。

Asana のおかげで、補助金申請の提出を毎年 25% 増やせるようになった上に、私たちの仕事に一層有意義なかたちでインパクトを与える大きな補助金にも申請できるようになりました。”

• コミュニティやパートナーにボランティアとして参加する機会をより多く提供できる: Google フォームを使ってボランティアのリクエストを管理すれば、ボランティアの管理プロセスを自動化できるので、チームはイニシアチブに向けてスタッフの配置をより効率的に行えます。

• 採用プロセスがより協力的に行える Asana で採用プロセスを追跡すると、プロジェクトの中で各ステップが説明されるため、プロセスにおける各ステップが明確になるほか、プロセスに関与するメンバー全員が候補者の状況を確認できます。

• メンバー全員の責任が明確である Asana を使って社内会議を管理すると、アクションアイテムがリアルタイムで割り当てられるため、次のステップが明確になります。

Asana によって仕事の指示内容が明確になることは最高です。そのおかげで、私たちは仕事を進める方法についてうまくコミュニケーションが取れています。”

コミュニティにもっと貢献できるよう進化を遂げる

UWSL は、インパクトを高め、活動範囲を広げるために常に進化しており、一層有意義なパートナーシップを築き、コミュニティを改善する新しい方法を常に求めています。同組織の活動は主に、熱意あるチームと、イニシアチブの成功につながる安定した資金提供に支えられています。この 2 つの要素がなければ、同組織は活動ができないでしょう。UWSL の活動において Asana は、従業員の熱意を維持し、責任を明確にし、より大きな資金調達の機会を求めることを可能にし、最終的にはコミュニティがより高いレベルの教育を習得できるようにするという、非常に大切な役割を果たしています。

複雑な組織では、全員の足並みを揃える方法が必要です。組織全体で何が起こっているのかを把握できず、サイロ化が生じてしまうときほど仕事の効率を欠くことはないでしょう。Asana はすべてのチームが共有する単一のプラットフォームなので、それぞれが仕事を共有し、コミュニケーションをとり、お互いにフォローアップし合うことができます。”