会議の議題

Asana で会議の議題を作成する方法

会議の議題プロジェクトはどんな会議に対しても作成できますが、まずは定例のチーム会議や二者ミーティングから始めることをおすすめします。会議の議題を作成する簡単な方法をいくつかご紹介します。

  1. 会議の議題テンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. または、現在計画している会議の既存のスプレッドシートをインポートします。

Asana で作成した週例チーム会議の議題プロジェクトのスクリーンショット

無料ユーザーの場合は、一から独自の議題を作成するか、ビデオチュートリアル How to Asana で Asana プロジェクトの一般的なベストプラクティスを確認しましょう。

Asana で計画できる会議例

Asana ではどんな会議でも計画できますが、たとえば以下のような例が挙げられます。

会議の計画と準備を行うためのヒント

1. ディスカッションのトピックと議題アイテムをタスクとして追加する

話し合いや対応が必要なトピックを思いついたら、議題をタスクとしてプロジェクトに追加します。議題のためだけに新しいタスクを作成しても、他のプロジェクトから既存のタスクを追加してもかまいません。同じタスクを複数のプロジェクトに追加できるため、プロジェクトごとに新たに複製する必要はありません。また、話し合いが終わったトピックは議題プロジェクトから削除することができます。

会議の議題を作成できる人に関するチームのルールを決めておくとよいでしょう。たとえば、誰でも作成できるようにしたり、議長に管理を任せたりします。

2. 会議前に議題のテーマを確認し、優先順位を付ける

セクション (ボードプロジェクトの場合は) を作成して、議題を整理します。議題、フォローアップ、近日中、メモなどのカテゴリーを作成することができます。

会議の前に、議題を確認して優先順位を付けます。ドラッグ & ドロップでタスクを優先度順に並べ替えることができます。

3. 会議の前にファイルや重要な背景情報を共有する

会議の議題プロジェクトは、出席者が会議の前に必要なリソースや背景情報を確認するときにも役立ちます。たとえば、あらかじめチームメイトに何かを読んでおいてもらう必要がある場合は、タスクに必要な情報やファイルを入れ、期日を会議の前に設定して出席者にタスクのコピーを割り当てることで、出席者は準備をしてから会議に望めます。

会議を行うためのヒント

1. 会議中は全員が議題を見えるようにしておく

チームメイトが一つのものに集中していないと、会議は脱線してしまいます。会議中に Asana の議題を画面に映し出しておくか、チームメイトにモバイルアプリに表示するよう促しましょう。出席者の立場にかかわらず、会議中は全員が同じ画面を共有できます。

2. 責任の所在を明らかにするためにアクションアイテムとフォローアップを追跡する

せっかく会議中に進んで仕事を引き受けても、デスクに戻った途端にすっかり忘れてしまっては意味がありません。そこで、会議中に持ち上がったアクションアイテムに対してタスクを作成して割り当てましょう。タスクの説明に詳細を記載すれば、会議が終わった後でも、その仕事の背景や、タスクが必要になった理由が明確です。

3. 議事録をより簡単に共有する

それぞれが会議メモで別々にフォローアップするよりも、議題の中にメモ用のタスクを作成して出席者や非出席者をタスクフォロワーとして追加すれば、話し合った議題と合わせて要約を確認することができます。

出席者の中でメモ取りの役割は公平に割り当てましょう。これにより全員が積極的に参加し、同じ人に仕事が偏ることもなくなります。

4. 進捗の確認だけではなく、アイデアと戦略を話し合う

Asana を使えば仕事の状況や進行を把握しやすくなるため、会議を行う頻度が減り、ディスカッションがより有意義になるでしょう。「するべきこと、していること、終わったこと」というような単純なチェックリストを使わなくなれば、障害や問題、結果をよりよく把握し、アクションできるようになります。

Asana を使ってステータス更新を行う方法については、オンラインコースプロジェクトステータスのモニタリングに役立つ機能を参照してください。

議題の計画や会議の運営を行うためのリソース

リソース リンク
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
会議の議題テンプレート テンプレートを使用
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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。