会議の議題

Asana で会議の議題を作成する方法

会議の議題プロジェクトはどんな会議に対しても作成できますが、まずは定例会議や 1on1 ミーティングから始めることをお勧めします。会議の議題を作成する方法をいくつかご紹介します。

  1. 会議の議題テンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. または、現在計画している会議の既存のスプレッドシートをインポートします。

Asana の週例会議の議題プロジェクトのスクリーンショット

無料ユーザーの場合は、一から独自の議題を構築するか、Asana プロジェクトの一般的なベストプラクティスを確認したい場合は、ビデオチュートリアル How to Asana をご覧ください。

Asana で計画できる会議例

Asana ではどんな会議でも計画できますが、たとえば以下のような例が挙げられます。

会議の計画と準備を行うためのヒント

1. ディスカッションのトピックと議題アイテムをタスクとして追加する

話し合いや対処が必要なトピックを思いついたら、タスクとしてプロジェクトに追加します。議題のためだけの新しいタスクを作成しても、他のプロジェクトから既存のタスクを追加してもかまいません。同じタスクを複数のプロジェクトに追加できるため、プロジェクトごとに複製を作る必要はありません。また、議論を終えたトピックを議題のプロジェクトから削除することも可能です。

会議の議題を作成できる人に関するチームのルールを決めておくと良いでしょう。たとえば、誰でも作成できるようにしたり、議長に管理を任せたりします。

2. 会議前に議題のテーマを確認し、優先順位を付ける

セクションボードプロジェクトの場合は)を作成して、議題のテーマを整理します。議題、フォローアップ、近日中、メモなどのカテゴリーを作成することができます。

会議の前に、議題のトピックを確認して優先順位を付けます。ドラッグアンドドロップでタスクを優先度順に並べ替えることができます。

3. 会議の前にファイルや重要なコンテキストを共有する

会議の議題プロジェクトは、出席者が会議の前に必要なリソースやコンテキストを確認するときにも役立ちます。たとえば、あらかじめチームメイトに何かを読んでおいてもらう必要がある場合は、必要なコンテキストやファイルを入れてタスクを作成し、期日を会議の前に設定して出席者にタスクのコピーを割り当てることで、出席者は準備を整えることができます。

会議を行うためのヒント

1. 会議中は全員に対して議題を見えるようにしておく

チームメイトの意識が逸れると、会議は脱線してしまいます。会議中に Asana の議題を画面に映し出しておくか、モバイルアプリにこれを表示するようチームメイトを促すことで、出席者がどこから来た人でも、会議中は全員が同じ視点に立つことができます。

2. 説明責任の向上のためにアクションアイテムとフォローアップを追跡する

せっかく会議中に自発的に仕事を引き受けても、デスクに戻った途端にすっかり忘れてしまっては意味がありません。そこで、会議中に持ち上がったアクションアイテムに対してはタスクを作成して割り当てましょう。タスクの説明に詳細を含めれば、会議が終わった後でもコンテキストやそのタスクが必要な理由は明確なままです。

3. 会議メモをより簡単に配布する

それぞれが会議メモを別々に管理するよりも、議題の中にメモ用のタスクを作成して出席者や非出席者をタスクフォロワーとして追加すれば、話し合った議題と合わせて要約を確認することができます。

出席者の中でメモ取りの仕事は均一に割り当てましょう。これにより全員が積極的に参加し、同じ人に仕事が偏ることもなくなります。

4. 進捗の確認だけではなく、アイデアと戦略を話し合う

Asana を使えば仕事の状況や進行を把握しやすくなるため、会議を行う頻度が減ったり、ディスカッションの影響力が増す可能性があります。単純な「実行前、実行中、実行後」のチェックリストを使う必要がなければ、障害や問題、結果により良く対処できるようになります。

Asana を使ってステータス更新を行いたい場合は、オンラインコースプロジェクトステータスのモニタリングに役立つ機能をご利用ください。

議題の計画や会議の運営を行うためのリソース

リソース リンク
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
会議の議題テンプレート テンプレートを使用
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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。