企業目標や目的、OKRの計画

ほとんどの企業は新しい目標や戦略、目的を立てることに時間やリソースを費やし、それを指標として業務を進めていきます。しかし多くの企業にとって、これらの大計画は不明確であったり、時代遅れ、または追跡が困難なものであったりします。

戦略的計画と目標追跡にAsanaを使用すると、目標が常に頭にあり、進捗状況を簡単に伝達できるようになります。これにより、CEOや管理職、新任インターン、だれでも業務がどのようにどのくらい進んでいるのかを把握することができます。

以下では、企業目標とOKR追跡プロジェクトの作成方法、および目的または目標に向けて複数のプロジェクトを追跡するプロジェクトポートフォリオの作成方法について説明します。

企業目標や目的プロジェクト作成のためのリソース リンク
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企業目標プロジェクトの作成方法

  1. リスト または ボード プロジェクトを作成し、「会社の目標と目的」と名付けます。このプロジェクトを公開し、社員全員の目標を常に明確にし、モチベーションの維持を図ります。

  2. 例えば セクションまたはボードのカラムを使用して、チームや期間から目的を分類します。 どのように区分するかを決めたら カスタム項目 を使用して、優先順位やチーム、ステータスなど様々な方法でさらなる分類を行います。

  3. 次に、一番の目標とOKRのためのタスクを作成、そしてより簡単に整理できるようにそれらを適切な区分やカラムに分けます。

  4. タスクを第一責任者に割り当てます。(部長や課長など)

  5. 目標のための期間を設定することで、いつまでに達成されるべきなのかが明確になります。

  6. 最後に、プロジェクトの並べ替えとスキャンを容易にするために関連するカスタム項目をすべて入力し、タスクの説明に追加情報を追加して、目的が何であるかが明確になるようにします。

  7. 定期的に主要な最新情報を進捗 タブを使用して伝達することで、全員が企業全体が目標に向かってどのように進んでいるのかすばやく把握することができます。@マークでチームメイトやタスク、プロジェクトの言及ができ、どこで業務が行われているのかがすぐにわかります。これらは全員が目標を理解し、モチベーションを保つために役立ちます。

進捗状況と目標の種類のカスタム項目を含む四半期目標プロジェクトのリスト表示

ポートフォリオでの目標への進捗状況の追跡方法{#gl-create-portfolio}

プロジェクトマネージャー、チームリーダー、コーディネーターおよび役員は多くのプロジェクトをフォローし、通常は組織内の他の人間に最新情報の報告義務があります。ポートフォリオを使用すると、特定の取り組みに関するプロジェクトの状況を一か所からリアルタイムで監視、報告、および確認することができます。

ポートフォリオは各プロジェクトの** 進捗 **タブから情報を引き出し、一目ですぐに最重要な情報を示すためのカスタム項目オプションを備えています。Googleスプレッドシートのレポートを使用して、進捗状況と問題の原因をさらに視覚化して分析することができます。

Asanaでの優先順位やプロジェクト管理者、期日などで並べ替えのできる主要プロジェクトのリストをポートフォリオで表示

  1. サイドバーからポートフォリオにアクセスをして、一緒に追跡したいプロジェクトのグループ用に作成してください。
  2. 新規ポートフォリオをクリックし、名前を付けてポートフォリオを作成します。大規模な取り組みや企業目標、OKRまたはチーム別の最優先プロジェクトなどにはポートフォリオをお勧めします。
  3. 作成したら、プロジェクトを追加ボタンをクリックし、そのポートフォリオで追跡したいすべてのプロジェクトの名前を入力。
  4. プロジェクトのリストに、プロジェクトのステータス、進捗、期日、優先度、およびプロジェクトオーナーを示す列が表示。
  5. こちらから さらにカスタム項目を追加し、ポートフォリオから追跡や項目別に並べ替えや検索条件の指定をすることができます。

ポートフォリオを使った目標やOKRの管理のコツ{#gl-portfolios-tips}

  • お好みにプロジェクトを体系化、表示することができます。ポートフォリオ内のプロジェクトは、ステータスや期日、カスタム項目、プロジェクト管理者やアルファベット順などのさまざまな方法で並べ替えることができます。ポートフォリオ表示に検索条件を設定するには、ポートフォリオの右上端にある検索条件ボタンをクリックします。
  • ポートフォリオ内のプロジェクトを独自のカスタム順にドラッグアンドドロップすることもできます。プロジェクト名の上にカーソルを置き、左側に表示される6つの点からドラッグします。
  • ポートフォリオ内にあるプロジェクトにすばやくアクセルするにはプロジェクトをクリックし、 プロジェクトへ移動を選択します。
  • 他のユーザーとの共有。ポートフォリオのリンクを共有すると、共有先からは必要な高次情報を見ることができます。
  • ポートフォリオは個人に合わせてカスタム可能であり、共有している人がそのプロジェクトのメンバーでない限り、非公開プロジェクトは表示されません。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。