Asanaテンプレートの作成と使用

チームが日常的に行っているワークフローがある場合、毎回そうしたタスクやプロジェクトをAsanaで作成する必要はありません。独自のカスタムテンプレートを作成するか、Asanaが作成したテンプレートを利用すれば、ワークフローのセットアップを簡単に行えます。一から始めてステップを見逃す心配もありません。

カスタムテンプレートを作成する

共通するワークフローやプロジェクトに対してカスタムテンプレートを作成することで、今後のプロジェクトのセットアップにかかる時間を節約し、全員が正しいプロセスを行えるようにしましょう。過去のプロジェクトから学び、プロセスに調整を加えた場合には、テンプレートを更新できます。

新しいカスタムテンプレートの作成:

  1. 新規プロジェクトを作成し、チームが定期的に行うタスクの順番をまとめましょう。
  2. 適切なセクションカスタムフィールドを追加し、仕事を整理して明確にカテゴリー分けしましょう。
  3. 前もってテンプレートプロジェクトでタスクを割り当て、添付やタスクの説明を追加しておくことができます。さらにプロジェクトの説明プロジェクトの説明 プロジェクトの説明は、プロジェクトの目標や概要をチームメイトに伝えるための場所です。 続きを読む に、ワークフローの詳細やプロジェクトの使い方を記載しましょう。
  4. プロジェクトテンプレートを作成したら、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。プロジェクトを消去したりアーカイブに入れないように注意してください。

既存のプロジェクトをカスタムテンプレートに変換:

  1. 現在の仕事のために使用したプロジェクトがあるなら、期日、担当者、添付などの不要な情報を消去します。
  2. プロジェクトから不要な情報を取り除いたら、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。

Asana プロジェクトをテンプレートとして保存し、続きのプロジェクトをコピーして再度アクセスする GIFコピー

カスタムテンプレートの使用:

  1. 独自のテンプレートを使用するには、トップバーの+ボタンをクリックして新規プロジェクトを作成します。
  2. 新規プロジェクト画面でテンプレートタブをクリックします。カスタムテンプレートはチームごとにまとめられます。
  3. 使用したいテンプレートを見つけたら、テンプレートを使用を選び、テンプレートを使ってプロジェクトを作成します。
  4. テンプレートを選択したら、新規プロジェクトに名前をつけ、使用するチームを選択します。準備ができたらプロジェクトを作成をクリックします。

Asanaテンプレートを使用する

もっと時間を節約したい、あるいはプロジェクトを楽にスタートしたいという場合は、Asanaテンプレートをチェックしましょう。プリセットのテンプレートはさまざまなワークフローのセットアップに対応し、チームに合わせてカスタマイズすることもできます。

Asana が作成したテンプレートへアクセスしプロジェクトを作成する GIF

Asanaテンプレートを使用するには:

  1. トップバートップバー トップバーは、Asana の最上部 (ヘッダーの上) に表示されます。 続きを読む +ボタンをクリックして新規プロジェクトを作成します。
  2. 新規プロジェクト画面でテンプレート タブをクリックします。2つの無料テンプレートの他、Premiumユーザーが使用できるテンプレートが表示されます。
  3. テンプレートを使用を選び、テンプレートを使ってプロジェクトを作成するか、プレビューでテンプレートの内容を確認します。
  4. テンプレートを選択したら、テンプレートの名前を変更し、そのプロジェクトが入るチームを選択できます。準備ができたらプロジェクトを作成をクリックします。

テンプレートタスクを作成する

反復するワークフローが含まれるタスクを複製することができます。

タスクを複製し、フィールドを選択してテンプレートタスクにコピーします。

テンプレートタスクを作成、または既存のタスクを複製する:

  1. 新しいタスクを作成します。タスクには”テンプレート”または”これを複製”と名前を付ければ、検索を使って見つけやすく、誰かが誤って変更を加えることもありません。
  2. すべてのステップをサブタスクとして追加します(サブタスクを素早く作成するには、キーボードショートカット Tab+Sを使いましょう)。
  3. テンプレートタスクを公開 またはフォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加します。フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む を追加することを忘れずに。そうすれば他の人もアクセスできます。
  4. タスクを複製するには、タスク右上の…ボタンをクリックし、**タスクを複製…*を選択します。

以下は、タスクを複製できるプロジェクトの例です:

テンプレートタスクライブラリを作成するには、”テンプレート” tagを作成して☆を付ければサイドバーサイドバー サイドバーを使うと、ダッシュボード、星を付けたアイテム、プロジェクト、チームに移動することができます。サイドバーは折り畳むことができます。 続きを読む からいつでもリストにアクセスできます。

フレキシブルなAsanaなら、テンプレートを使ってワークフローやプロセス全体を構築できます。チームはすぐに仕事に取りかかれ、ステップを見逃す心配もなくなります。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。