Asana テンプレートの作成と使用

チームが日常的に行っているワークフローがある場合、毎回そうしたタスクやプロジェクトを Asana で作成する必要はありません。独自のカスタムテンプレートを作成するか、Asana テンプレートを利用すれば、ワークフローのセットアップを簡単に行えます。一から始めてステップを見逃す心配もありません。

簡潔なデモによる Asana テンプレートの紹介

カスタムテンプレートを作成する

共通するワークフローやプロジェクト用にカスタムテンプレートを作成すると、今後のプロジェクトのセットアップにかかる時間を節約でき、全員が正しいプロセスを行えるようになります。プロセスの調整や、過去のプロジェクトから学んだことは、テンプレートを更新して反映しましょう。

新しいカスタムテンプレートの作成 :

  1. 新規プロジェクトを作成し、チームが定期的に行うタスクの順番をまとめましょう。
  2. 適切なセクションカスタムフィールドを追加し、仕事を整理して明確にカテゴリー分けしましょう。
  3. 前もってテンプレートプロジェクトでタスクを割り当て、添付やタスクの説明を追加しておくことができます。さらにプロジェクトの説明プロジェクトの説明 プロジェクトの説明は、プロジェクトの目標や概要をチームメイトに伝えるための場所です。 続きを読む に、ワークフローの詳細やプロジェクトの使い方を記載しましょう。
  4. プロジェクトテンプレートを作成したら、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、「テンプレートに変換」を選択します。プロジェクトを削除したり、アーカイブしたりしないように注意してください。

既存のプロジェクトをカスタムテンプレートに変換 :

  1. 仕事のために使用したプロジェクトから、期日、担当者、添付などの不要な情報を消去します。
  2. プロジェクトから不要な情報を取り除いたら、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。

Asana プロジェクトをその後のプロジェクトでコピーして使用するためにテンプレートとして保存する GIF

カスタムテンプレートの使用 :

  1. 独自のテンプレートを使用するには、トップバーの + ボタンをクリックして新規プロジェクトを作成します。
  2. 新規プロジェクト画面で「テンプレート」タブをクリックします。カスタムテンプレートはチームごとにまとめられています。
  3. 使用するテンプレートを見つけたら、「テンプレートを使用」を選択し、テンプレートを使ってプロジェクトを作成します。
  4. テンプレートを選択したら、新規プロジェクトに名前をつけ、そのプロジェクトが入るチームを選択します。準備ができたら「プロジェクトを作成」をクリックします。

Asana テンプレートを使用する

もっと時間を節約したい、あるいはプロジェクトを楽にスタートしたいという場合は、Asana テンプレートをチェックしましょう。Asana があらかじめ作成したテンプレートはさまざまなワークフローのセットアップに対応し、チームに合わせてカスタマイズすることもできます。

Asana テンプレートへアクセスし、プロジェクトを作成する GIF

Asana テンプレートを使用するには:

  1. トップバートップバー トップバーは、Asana の最上部 (ヘッダーの上) に表示されます。 続きを読む + ボタンをクリックして新規プロジェクトを作成します。
  2. 新規プロジェクト画面で「テンプレート」タブをクリックします。2 つの無料テンプレートの他、Premium ユーザーが使用できるテンプレートが表示されます。
  3. テンプレートを使用を選び、テンプレートを使ってプロジェクトを作成するか、プレビューでテンプレートの内容を確認します。
  4. テンプレートを選択したら、テンプレートの名前を変更し、そのプロジェクトが入るチームを選択できます。準備ができたら「プロジェクトを作成」をクリックします。

テンプレートタスクを作成する

反復するワークフローが含まれるタスクを複製することもできます。

タスクを複製し、テンプレートタスクにコピーするフィールドを選択する

  • タスク名に「テンプレート」や「複製用」を含めましょう。そうすれば、検索を使って見つけやすくなり、誰かが誤って変更を加えることもありません。
  • タスクを複製 するには、タスク右上隅にある … ボタンをクリックし、「タスクを複製…」を選択します。

以下は、タスクを複製できるプロジェクトの例です :

テンプレートタスクライブラリを作成するには、”テンプレート” タグタグ タグを使ってタスクに印を付けたり類似するタスクをまとめたりといったことができます。 続きを読む を作成してタグに☆を付ければサイドバーサイドバー サイドバーを使うと、ダッシュボード、星を付けたアイテム、プロジェクト、チームに移動できます。サイドバーは折り畳むことができます。 続きを読む からいつでもリストにアクセスできます。

フレキシブルな Asana なら、テンプレートを使ってワークフローやプロセス全体を構築できます。チームはすぐに仕事に取りかかれ、ステップを見逃す心配もなくなります。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。