プロジェクトマイルストーン: 設定し、達成したら、それを祝います

あなたはプロジェクト管理の愛好者であれば (そう願っています)、計画を整理することで時間とリソースを節約できるということはご存知かと思います。実際、Project Management Institute によると「プロジェクト管理に投資する組織は、その戦略的イニシアチブを完了させる割合がより高いため、浪費する資金が 13 倍も低い」ということが分かっています。

しかし、すべてのプロジェクト計画が同等に作成されている訳ではありません。あなたは最新の計画に取り組んでいる最中だとします。それには目標、タスク、タスクのオーナー、そして期日が設けられています。依存関係と成果物もあります。あなたは、芸術的なプロジェクト計画がチームを成功に導く、と自信を持っています。ですが、プロジェクトマイルストーンを含めることを忘れていませんか?

プロジェクトにマイルストーンがないと、結果は大変なことになりかねません。プロジェクトマイルストーンは、チームに目指す目標を与えると同時に、プロジェクトの進捗状況を関係者に対して関係者が関心を持つレベルで示すため、プロジェクトマネージャーとしての役割を簡素化します。幸い、プロジェクトマイルストーンはどのプロジェクトにも簡単に追加でき (進行中のプロジェクトを含む)、複数のメリットをもたらします。

プロジェクトマイルストーンとは何か、そしてその利点を確認しましょう。

プロジェクトマイルストーンとは何か?{#gl-what}

プロジェクトマイルストーンはプロジェクトのタイムラインに沿った特定の到達点です。これはアクティビティやアクティビティのグループが完了された時、または新しいフェーズやアクティビティが開始された時を特定するチェックポイントです。マイルストーンはあっと言う間に完了するので、タイムラインの他の要素と区別できます。物事を順調に進めるための道標だと思ってください。

マイルストーンはプロジェクト計画における進捗を示す強力なツールであり、メンバー全員が進捗状況を見て、優先度の判断 をできるようにすることで、チームのモチベーションを上げ、チームの連携を助けます。また、期日の監視、重要な日付の特定、およびプロジェクト内の潜在的なボトルネックの認識にも役立ちます。プロジェクトのタイムライン からタスクを削除したとしても、マイルストーンはプロジェクトの主なステップやフェーズの概要を明確にしてくれます。

プロジェクトマイルストーンとプロジェクト管理のその他の側面は混同しがちなので、その違いを確認しておきましょう。

マイルストーン vs. 目標

目標は達成したいと望むもの 将来 である一方で、マイルストーンは達成済みのステップを振り返るためのものです。マイルストーンは目標達成につながるはしごの段のようなものと考えてください。

例: 同時進行要素が多いビッグプロジェクトである会社全体のリブランディングイニシアチブに取り組んでいるマーケティングチームは、第三四半期の終わりまでにプロジェクトを完了させることを目標にするかもしれません。彼らは、その過程において、マイルストーンを使ってカラーの選択完了、デザインテンプレートの作成完了、リリース計画の承認獲得など、主な決断やアクティビティを完了とマーキングできます。

マイルストーン vs. プロジェクトのフェーズ

マイルストーンは、プロジェクトのフェーズの開始や完了 (始動、計画、実行、および終了など) と重なることが多々あります。プロジェクトのフェーズは完了までに何週間、または何か月もかかり、複数のタスクやチームメンバーを要する一方で、マイルストーンは確認と報告が必要となる重要な進捗を示す上に、素早く到達可能な「チェックポイント」です。

例: リブランディングプロジェクトにおいて、その始動フェーズは新しいブランディングやクリエイティブなブレインストーミングセッションのアイデア収集にグループを集中させることなど、多くのタスクをカバーします。 始動フェーズの最後に置かれるマイルストーンはチームが計画フェーズに移行する準備が出来ていることを示します。

マイルストーン vs. 成果物

成果物は製品または結果である一方、マイルストーンはある時点を指します。成果物は時に、マイルストーンを達成した証明でもあります。

例: リブラディングプロジェクトの成果物は最新のスタイルガイドの PDF や関連するロゴファイルを含む可能性があります。これらのプロジェクトの完了は注目(さらにはお祝いまでする)に値するため、マーケティングマネージャーはその達成を示すマイルストーンを追加しても良いでしょう。

マイルストーン vs. タスク

タスクはプロジェクトの構成要素で、達成するには時間がかかります。マイルストーンには期間がなく、どちらかと言えば一連のタスクを完了とするいわゆる境界線のようなものです。

例: リブランディングプロジェクトにはロゴの作成、ソーシャルメディアアカウントの設立、プレスリリースの執筆など、小さなタスクと大きなタスクが沢山あります。マイルストーンは関連する一連のタスクを完了とするために使用できます。

マイルストーンをプロジェクトプランに取り入れる

プロジェクトマイルストーンはプロジェクトをスムーズに進めるために、どの種類のプロジェクト計画にも追加できます。マイルストーンは関連するタスクやフェーズに沿って配置する必要があるので、スケジュールを組む際には特に役立ちます。マイルストーンを設定すると、目標期日に集中し、必要に応じてプロジェクト計画を調整しやすくなります。

マイルストーンは楽しく活用することもできます。例えば、大きなプロジェクトマイルストーンがチェックオフされた時のためにお祝いを計画できます。このような認識をすることは 士気を高める と同時に取り組みの改善につながります。

マイルストーンはどのステージでもプロジェクトに追加できるので、プロジェクトが開始するのを待つ必要はありません。また、反復するプロジェクトがある場合は、マイルストーンを今のうちに テンプレート 配置しておけば、後ほど使用できます。

プロジェクトマイルストーンの報告

マイルストーンを設定することは良い出発点ではありますが、その追跡と報告をするまでは完全なメリットを得ることはできません。マイルストーンはタスクレベルの最新情報の核心は求めていない、または必要としていない関係者たちとコミュニケーションをとるための便利な報告ツールです。このいわゆる「大まかな」データを使えば、既に完了しているフェーズ、プロジェクトが今後の主なマイルストーンの達成に向って順調に進んでいるかどうか、そして目標にどれだけ近づいているのかを瞬時に確認できます。マイルストーンに紐付けられているタスクを見ながらもっと詳細なレベルにドリルダウンすることもできます。これにより、どのステップとオーナーのおかげでマイルストーンを達成できたのか、または存在していた可能性のある障害物を特定することもできます。

マイルストーンを追跡すると、最も重要なタスクを特定し、プロジェクトの実際の状態を知ることができると同時に、自信を持って プロジェクトの進捗 を共有できるだけの知識を得ることができます。

プロジェクトマイルストーンの例

プロジェクトマイルストーンは重要な時点を示します。マイルストーンをプロジェクトで使用する ことで、主な成果物の受領、プロジェクトの始動、最終計画の承認、要件見直しの完了、デザインの承認、プロジェクトフェーズの完了、そして他たくさんのイベントを表すことができます。

マイルストーンを使ってチームのためにできることの例を 4 つ確認しましょう。

  1. 重要なタスクにマークを付ける
    マーケティングキャンペーンでクリエイティブコンセプトの承認を得る時のように、特定の時間に完了できなければプロジェクトがブロックされてしまうタスク。
  2. フェーズやステージの終わりを強調表示する
    会社全体の計画において各部門から予算申請を集めるといった、大きな仕事のフェーズやステージの終了。
  3. 主要イベントや成果物にスポットライトを当てる
    会社が新しく開設する事務所の建設を完成させて、人々をそこに異動させるといった、主要イベントや成果物。
  4. 目標と主な結果の達成に集中する
    最近リリースされた製品の 3 か月間の収益目標を達成するといった、プロジェクト目標や主な結果 (KR)。

さっそくマイルストーンを設定しましょう

これでプロジェクトマイルストーンとは何か、それがどのようにしてプロジェクトの計画、実行、報告にポジティブな影響をもたらすのかが分かりました。これらはプロジェクト管理で大いに役立つツールの 1 つだと考えてください。一旦マイルストーンを使って計画を始めたら、もう二度とそれなしでプロジェクト計画を立てようとは思わないでしょう。

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