プロジェクトマイルストーン: 設定し、達成したら、それを祝います

あなたがプロジェクトマネジメントの愛好者であれば (そうであることを願っています)、計画を整理することで時間とリソースを節約できるということはご存じかと思います。実際、Project Management Institute によると「プロジェクトマネジメントに投資する組織では、その戦略的イニシアチブを達成できる可能性が高いため、浪費する資金が 13 分の 1 まで減る」ということがわかっています。

しかし、すべてのプロジェクト計画が同じように作成されるわけではありません。あなたは最新の計画の作成に取り組んでいる最中だとします。それには目標、タスク、タスクのオーナー、そして期日が設けられています。依存関係と成果物もあります。あなたは、チームを成功に導くのは芸術的なプロジェクト計画だと自信を持っています。ですが、プロジェクトマイルストーンを含めることを忘れていませんか?

プロジェクトにマイルストーンがないと、困った結果を招きかねません。プロジェクトマイルストーンは、チームに目指す目標を与えると同時に、プロジェクトの進捗状況を関係者に対して関係者が関心を持つレベルで示すため、プロジェクトマネージャーとしての役割が簡素化されます。幸い、プロジェクトマイルストーンはどのプロジェクトにも (すでに進行中のプロジェクトにも) 簡単に追加でき、複数のメリットをもたらします。

プロジェクトマイルストーンとは何か、そしてその利点は何かを確認しましょう。

プロジェクトマイルストーンとは?

プロジェクトのマイルストーンはプロジェクトのタイムライン上の特定の到達点を示します。マイルストーンは単一のアクティビティまたはアクティビティのグループが完了されたとき、または新しいフェーズやアクティビティが開始されたときを特定するためのチェックポイントです。マイルストーンを完了するための作業時間は必要ないので、タイムラインの他の要素と区別できます。物事を順調に進めるための道標だと思ってください。

プロジェクトマイルストーンが重要な理由

マイルストーンはプロジェクト計画における進捗を示す強力なツールであり、メンバー全員が進捗状況を見て優先度を判断できるようにすることで、チームのモチベーションを上げ、チームの連携を助けます。また、期日の監視、重要な日付の特定、およびプロジェクト内の潜在的なボトルネックの認識にも役立ちます。プロジェクトのタイムラインから他のタスクを削除したとしても、マイルストーンがあればプロジェクトの主なステップやフェーズの概要を知ることができます。

[記事: もう失敗しないプロジェクト計画の作り方]

プロジェクトマイルストーンとプロジェクト管理のその他の側面は混同しがちなので、その違いを確認しておきましょう。

マイルストーン vs. 目標

目標は将来達成したいと望むものである一方で、マイルストーンは達成済みのステップを振り返るためのものです。マイルストーンは目標達成につながるはしごの段のようなものと考えてください。

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例: 同時進行要素が多いビッグプロジェクトである会社全体のリブランディングイニシアチブに取り組んでいるマーケティングチームは、第三四半期の終わりまでにプロジェクトを完了させることを目標にします。彼らは、その過程において、マイルストーンを使ってカラースキームの選択、デザインテンプレートの作成、リリース計画の承認獲得など、主な決断やアクティビティを完了とマーキングできます。

マイルストーン vs. プロジェクトのフェーズ

マイルストーンは、プロジェクトのフェーズ (始動、計画、実行、終了など) の開始や完了と重なることが多々あります。プロジェクトの各フェーズは完了までに何週間、または何か月もかかり、複数のタスクやチームメンバーを要します。その一方で、マイルストーンは確認と報告が必要となる重要な進捗を示す「チェックポイント」であり、通過するのに時間はかかりません。

例: リブランディングプロジェクトにおいて、その始動フェーズは新しいブランディングについてのアイデアを収集するためのフォーカスグループや、クリエイティブなブレインストーミングセッションなど、多くのタスクを網羅します。始動フェーズの最後に置かれるマイルストーンは、チームが計画フェーズに移行する準備ができているかどうかを示します。

マイルストーン vs. 成果物

成果物が製品や結果を指す一方、マイルストーンはある時点を指します。成果物は時に、マイルストーンを達成した証明でもあります。

例: リブラディングプロジェクトの成果物には最新のスタイルガイドの PDF や関連するロゴファイルが含まれます。これらのプロジェクトの完了は注目 (さらにはお祝いまでする) に値するため、マーケティングマネージャーはその達成を示すマイルストーンを追加してもよいでしょう。

マイルストーン vs. タスク

タスクはプロジェクトの構成要素で、達成するには時間がかかります。マイルストーンには期間がなく、言わば一連のタスクを完了とするいわゆる境界線のようなものです。

例: リブランディングプロジェクトにはロゴの作成、SNS アカウントの作成、プレスリリースの執筆など、小さなタスクと大きなタスクが多数あります。マイルストーンは関連する一連のタスクが完了したことを示します。

プロジェクトのマイルストーンをプロジェクト計画に取り入れる

プロジェクトマイルストーンは、プロジェクトをスムーズに進めるために、どの種類のプロジェクト計画にも追加できます。マイルストーンは関連するタスクやフェーズに沿って配置する必要があるので、スケジュールを組む際には特に役立ちます。マイルストーンを設定すると、目標期日に集中でき、必要に応じてプロジェクト計画を調整しやすくなります。

マイルストーンは楽しく活用することもできます。たとえば、大きなプロジェクトマイルストーンに完了のチェックマークがついたときのためにお祝いを計画できます。このようにお祝いして感謝を示すことは士気を高めると同時に絆を深めることにつながります。

[記事: Asana で感謝を示しましょう]

マイルストーンはどのステージでもプロジェクトに追加できるので、次のプロジェクトが開始するのを待つ必要はなく、今進行中のプロジェクトにさっそく追加できます。また、反復するプロジェクトがある場合は、マイルストーンを今のうちにテンプレートに配置しておけば、後ほど使用できます。

プロジェクトマイルストーンのスケジュールを作成する方法

プロジェクトマイルストーンは、目標や成果物、タスクではなく、ある時点を指すものと考えてください。したがって、マイルストーンはプロジェクトの重要なチェックポイントを示すものとして作成します。プロジェクトのスケジュールを見て、チェックポイントや重要な瞬間を特定します。たとえば、製品リリースを計画しているなら、リリースのメッセージ確定、製品用ウェブページの公開、製品のリリース実行などを示すマイルストーンを作成するとよいでしょう。

FAQ: マイルストーンは 1 つのプロジェクトにいくつ設けるべきですか?

プロジェクトに設けるマイルストーンの数はこれといって決まっていません。マイルストーンが 2、3 個しかないプロジェクトがあれば、多数設定されているプロジェクトもあります。マイルストーンは特定の数を達成しようとするのではなく、プロジェクトの進行中に起こる重要なイベントに対して設定します。マイルストーンはある時点を指すものなので、その達成に必要なタスクはプロジェクトの他の場所に表示すべきであることを覚えておきましょう。

プロジェクトマイルストーンの期日の設定

マイルストーンはある時点を指すものであり、その瞬間を達成するために必要なプロセスを追跡するものではないため、イニシアチブの開始やその公開を示すマイルストーンの期日を設定するべきでしょう。たとえば、バーチャルイベントを計画しているなら、マイルストーンはその実現に必要な準備作業ではなく、その開催日に設定します。マイルストーンはプロジェクトの進捗における重要な瞬間を表すほか、プロジェクトの成果を評価するのに役立ちます。

プロジェクトマイルストーンの実例

プロジェクトマイルストーンは重要な時点を示します。マイルストーンをプロジェクトで使用することで、主な成果物の受領、プロジェクトの始動、最終計画の承認、要件見直しの完了、デザインの承認、プロジェクトフェーズの完了、そして他たくさんのイベントを表すことができます。

マイルストーンを使ってチームのためにできることの例を 4 つ確認しましょう。

  1. 重大なタスクをマーキングする。 マーケティングキャンペーンでクリエイティブコンセプトの承認を得るときのように、特定の日時までに完了できなければプロジェクトがブロックされてしまうタスク。
  2. フェーズやステージの終了を強調する。 会社全体の計画においてすべての部門から予算申請を集め終えるといった、大きな仕事のフェーズやステージの終了。
  3. 主要な出来事や成果物にスポットライトを当てる。 会社の新オフィスの建設が完了して、人々の移動を開始できるといった、主要な出来事や成果物。
  4. 目標と主要な結果の達成に集中する。 最近リリースされた製品の 3 か月間の収益目標を達成するといった、プロジェクト目標や主な結果 (KR)。

プロジェクトマイルストーンについての報告

マイルストーンを設定することは良い出発点ではありますが、その追跡と報告をするまでは完全なメリットを得ることはできません。マイルストーンは、タスクレベルの詳細な最新情報は必要としていない関係者たちとコミュニケーションをとるための便利な報告ツールです。このいわゆる「大まかな」データを使えば、すでに完了しているフェーズ、プロジェクトが今後の主なマイルストーンの達成に向かって順調に進んでいるかどうか、そして目標にどれだけ近づいているのかを瞬時に確認できます。マイルストーンに紐付けられているタスクを見れば、もっと詳細なレベルにドリルダウンすることもできます。これにより、誰が担当したどのステップのおかげでマイルストーンを達成できたのか、そして障害物が存在していた場合はその障害物を特定することもできます。

マイルストーンを追跡すると、最も重要なタスクに狙いを定め、プロジェクトの実際の状態を知ることができると同時に、自信を持ってプロジェクトの進捗を共有できます。プロジェクトマネジメントツールには、マイルストーンについて報告するステータス更新を含めましょう。そうすることで、チームがそれまでに達成したマイルストーンや次に目指すマイルストーンに関する情報をチームメンバーや関係者と共有できます。

[記事: プロジェクトマネジメントの多様なメリット]

プロのヒント: マイルストーンの目標を達成できないときの対処方法

時に、チームはマイルストーンの期日を逃してしまうことがあります。仕方のないことですが、マイルストーンの重要度によっては、これが大きな妨げとなり、イニシアチブやリリースの進行を遅らせてしまいます。

マイルストーンの目標達成に失敗したときは、チームと一緒に一歩下がり、マイルストーンを逃した理由について考えましょう。マイルストーンのスケジューリングが不適切だったのではないか?積極的すぎたのではないか?マイルストーンの達成につながるタスクや成果物も確認しましょう。その中の 1 つで遅延したものはなかったか?同時進行要素が多いと、何がいつ行われるのかを把握することが困難になることはよくあるものです。今後はそのようなミスをしないように、視覚的なコンポーネントが組み込まれたプロジェクトマネジメントツールを探しましょう。そうすれば、タイムライン、カレンダー、かんばんボードといった、さまざまな方法でプロジェクトの進捗状況を確認できます。

[記事: プロジェクト計画を見える化する 3 つの方法]

避けるべきこと: プロジェクトマイルストーンのよくある落とし穴

マイルストーンの設定は科学ではなく、アートです。これと言って正しい方法も誤った方法もありません。そこで、チームが最初にマイルストーンを設定するときに直面する一般的な落とし穴を以下にいくつか紹介します。

  • 設定するマイルストーンの数が多すぎる。 必要なマイルストーンの数はイニシアチブの規模とスコープによります。「特別な理由もなく」特定の数のマイルストーンを設定しようとするのは避けましょう。代わりに、プロジェクトを進行させるためにチームが達成しなくてはいけない主要なタスクに着目しましょう。
  • マイルストーンをタスクとして使用する。 マイルストーンはある時点を示すものです。それを達成するために行う必要のある仕事を追跡するには、タスクを使いましょう。それから、一連のタスクを完了させる期日としてマイルストーンを使用します。
  • マイルストーンを他の仕事から分けてしまう。 期日以内に仕事を完了し、プロジェクトを成功させるには、すべての仕事を 1 か所で管理するのが一番です。プロジェクトマネジメントツールを選ぶときは、タスクの管理、マイルストーンの設定、プロジェクトの進捗の見える化をすべて 1 か所で行えることを確認しましょう。

さっそくマイルストーンを設定しましょう

これでプロジェクトマイルストーンとは何か、それがどのようにしてプロジェクトの計画、実行、報告にポジティブな影響をもたらすのかがわかりました。これらはプロジェクト管理で大いに役立つツールの 1 つだと考えてください。一旦マイルストーンを使って計画を始めたら、もう二度とそれなしでプロジェクト計画を立てたいとは思わないでしょう。

プロジェクトマイルストーンを使って計画を始める準備はいいですか?まずは適切な仕事管理ツールが必要です。この分野のリーダーであり、チームにとって最良のワークマネジメントツールである Asana をご活用ください。

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