マイルストーンとは？意味、作成方法、注意点などを徹底解説

プロジェクトマネジメントにおいて、計画プランを整理することは時間とリソースを節約するためにとても重要です。しかし、すべてのプロジェクト計画が同じように作成されるわけではありません。目標、タスク、タスク担当者、期日など、プロジェクトによって異なるでしょう。そこに依存関係と成果物も絡んで複雑化します。

さて、前述の要素を考慮しプロジェクト計画を立てたとしても、それで完璧でしょうか？プランにプロジェクトマイルストーン (project milestone) を含めることを忘れていませんか？

プロジェクトにおけるマイルストーンとは、複数のメリットをもたらす重要な要素です。そこでこの記事では、マイルストーンとは何か、そしてその利点や使い方を解説します。あわせてマイルストーンの例や WBS との関係性もご紹介するので、参考にしてみてください。

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マイルストーンとはどういう意味？

ビジネス用語「マイルストーン」とは、作業やプロジェクトのタイムライン上にある特定の到達点 (中間目標) のことを言います。いわばプロジェクトにおける「チェックポイント」です。プロジェクトを順調に進めるための道標だと思ってください。

プロジェクトは複数のタスクで成り立っていますので、各タスクの依存関係などで後のスケジュールが大きく影響を受ける場合もあります。特に、クリティカルパスのタスクに対しては、適度なマイルストーンを配置して、成果物の検証と修正の機会を作っておくことが望ましいと言えます。

マイルストーンと混同しやすい用語

プロジェクトマネジメントには、マイルストーンと混同しがちな概念がいくつか存在します。それぞれの例を見ながら、その違いを確認しておきましょう。

「目標」との違い

目標は将来達成したいと望むもの、ゴールです。一方のマイルストーンは、達成済みのステップを振り返るために活用されます。つまり目標達成につながるはしごの段のようなものと考えてください。

例: 同時進行要素が多いビッグプロジェクトである会社全体のリブランディングイニシアチブに取り組んでいるマーケティングチームは、第三四半期の終わりまでにプロジェクトを完了させることを目標にします。彼らは、その過程において、マイルストーンを使ってカラースキームの選択、デザインテンプレートの作成、リリース計画の承認獲得など、主な決断やアクティビティの完了をマーキングできます。

「プロジェクトフェーズ」との違い

プロジェクトのフェーズとマイルストーンは特に混合されやすいコンセプトです。なぜならマイルストーンは、プロジェクトのフェーズ (始動、計画、実行、終了など) の開始や完了と重なることが多々あるためです。プロジェクトの各フェーズは完了までに何週間、または何か月もかかり、複数のタスクやチームメンバーを要します。その一方で、マイルストーンは確認と報告が必要となる重要な進捗を示す「チェックポイント」であり、通過するのに時間はかかりません。

例: リブランディングプロジェクトにおいて、その始動フェーズは新しいブランディングについてのアイデアを収集するためのフォーカスグループや、クリエイティブなブレインストーミングセッションなど、多くのタスクを網羅します。始動フェーズの最後に置かれるマイルストーンは、チームが計画フェーズに移行する準備ができているかどうかを示します。

「プロジェクト成果物」との違い

成果物が製品や結果を指す一方、マイルストーンはある時点を指します。成果物は時に、マイルストーンを達成した証明でもあります。

例: リブラディングプロジェクトの成果物には最新のスタイルガイドの PDF や関連するロゴファイルが含まれます。これらのプロジェクトの完了は注目 (さらにはお祝いまでする) に値するため、マーケティングマネージャーはその達成を示すマイルストーンを追加してもよいでしょう。

「タスク」との違い

タスクはプロジェクトの構成要素で、達成するには時間がかかります。マイルストーンには期間がなく、言わば一連のタスクを完了とするいわゆる境界線のようなものです。

例: リブランディングプロジェクトにはロゴの作成、SNS アカウントの作成、プレスリリースの執筆など、小さなタスクと大きなタスクが多数あります。マイルストーンは関連する一連のタスクが完了したことを示します。

マイルストーンの重要性とは？

そもそも、なぜマイルストーンを設定するのでしょうか？マイルストーンのメリットは？いくつかご紹介します。

• 作業進捗の節目がわかる

• メンバー全員が進捗状況を見て優先度を判断できるため、チーム内のモチベーション向上と連携改善が期待できる

• スケジュール管理に役立つ (目標期日のモニタリング、重要な日付の特定、計画調整の可能性)

• プロジェクト内にある潜在的なボトルネックを認識できる

• プロジェクトのタイムラインからタスクを削除したとしても、マイルストーンがあればプロジェクトの主なステップやフェーズの概要を知ることができる

WBS とマイルストーンの関係性

マイルストーンを設定するには、プロジェクトにどのようなタスクがあり、それぞれがどのように関連しているかを把握していなければなりません。

例えば、タスク A とタスク B が完了しなければタスク C と合わせた品質テストができない場合、タスク A およびタスク B の完了日にマイルストーンを設定するなどが考えられます。このとき、そもそもマイルストーンを設定するためには、タスク A から C が洗い出されていなければなりません。つまり、設定する前に、あらかじめ WBS が完成していなければならないということです。

WBS とマイルストーンの関係性は、必ずプロジェクトの構成を把握するための WBS が先にあり、WBS の構成を元にしてマイルストーンを設定しなければならないという依存関係です。

マイルストーンの設定基準

マイルストーンの設定については、明確な基準やルールはありません。活用する場合は、プロジェクトの特色によって根拠を設けて基準を設定します。ここでは、マイルストーンの設定基準となり得る例をみていきましょう。

WBS の各構成フェーズ

プロジェクトの大きなまとまりごとに中間目標を立てる場合には、WBS の構成をもとに各フェーズやタスクにマイルストーンを設定するとよいでしょう。

例えば、プロジェクト管理システムの開発に「検索機能」や「ガントチャート機能」を実装する場合です。WBS では大きな機能を洗い出し、その下に詳細な機能開発タスクがリストアップされます。このとき、詳細な機能開発タスクではなく、検索機能やガントチャート機能といった大きな機能の完成タイミングを基準にマイルストーンを設定することで、システム開発の大まかな進捗を確認しやすくなります。

各タスクの完了日

各タスクの完了日を基準にマイルストーンを設定する方法もあります。

上述のシステム開発例でいうならば、大きな機能を完成させるための詳細な機能開発タスク一つひとつの完了日にマイルストーンを設定する方法です。

これにより、一つの機能が完成するまでの進捗管理がしやすくなります。

クリティカルパスの各タスク完了数日前

各タスクの完了日数日前を基準に設定すれば、マイルストーンを「検証と修正」のチェックポイントとして活用できます。

特に、クリティカルパスのタスクに関してはタスクの遅れがスケジュール遅延の大きな原因となりますので、チェックポイントとしてマイルストーンを設定することをおすすめします。

マイルストーンの書き方、手順

それでは、実際のマイルストーンの書き方を手順に沿ってみていきましょう。

1. WBS に沿ったタスクを明確化する: マイルストーンを設定するためには、WBS でプロジェクトの構成を把握することが第一歩です。プロジェクトにはどのようなタスクが必要なのかを詳細に洗い出しましょう。

2. クリティカルパスを明確化する: すべてのタスクを洗い出したら、依存関係を精査してクリティカルパスを明確化します。これにより、遅延してはならないタスクなども見えてきますので、重要タスクをチェックポイントとして意識しましょう。

3. ガントチャートを作成する: 細分化されたタスクにそれぞれの期限を持たせ、ガントチャートを作成しましょう。ガントチャートを作成することで、タスク同士の依存関係や期限が可視化されます。

4. マイルストーンを設定する: WBS やクリティカルパス、ガントチャートから、適切なマイルストーンを設定しましょう。例えば、クリティカルパスを意識して設定するならば、遅延が許されないタスクの完了日などにマイルストーンを設置します。修正が発生してもスケジュール全体が遅延しない (手戻りが発生しても致命的な遅延につながらない) 位置に設定するようにしましょう。

マイルストーン設定のヒント

プロジェクトの中間目標であるマイルストーン。プロジェクトスケジュールを見て、チェックポイントや重要な “瞬間” を特定します。たとえば、製品リリースを計画しているなら、リリースのメッセージ確定、製品用ウェブページの公開、製品のリリース実行などがマイルストーンです。ここでは、マイルストーンを作成するときのヒントをいくつかまとめます。

数にこだわらない

マイルストーンの数はプロジェクトによって上下します。2、3 個しかないプロジェクトがあれば、多数設定されているプロジェクトもあるでしょう。マイルストーンは特定の数に注目するのではなく、プロジェクト進行中に起こる重要なイベントや時点を考慮して設定するようにします。

期日を設定する

マイルストーンはある時点を指すものであり、その瞬間を達成するために必要なプロセスを追跡するものではありません。そのため、イニシアチブの開始やその公開を示すマイルストーンの期日を設定しましょう。たとえば、バーチャルイベントを計画しているなら、マイルストーンはその実現に必要な準備作業ではなく、その開催日に設定します。マイルストーンはプロジェクトの進捗における重要な瞬間を表すほか、プロジェクトの成果を評価するのに役立ちます。

追跡し、報告する

マイルストーンを設定することはよい出発点ではありますが、その追跡と報告をするまでは完全なメリットを得ることはできません。マイルストーンは、タスクレベルの詳細な最新情報は必要としていない関係者たちとコミュニケーションをとるための便利な報告ツールです。このいわゆる「大まかな」データを使えば、すでに完了しているフェーズ、プロジェクトが今後の主なマイルストーンの達成に向かって順調に進んでいるかどうか、そして目標にどれだけ近づいているのかを瞬時に確認できます。

マイルストーンに紐付けられているタスクを見れば、もっと詳細なレベルにドリルダウンすることも可能です。これにより、誰が担当したどのステップのおかげでマイルストーンを達成できたのか、そして障害物が存在していた場合はその障害物を特定することもできます。このようにマイルストーンはタスク管理やスケジュール管理においても有効です。

マイルストーンを追跡すると、最も重要なタスクに狙いを定め、プロジェクトの実際の状態を知ることができると同時に、自信を持ってプロジェクトの進捗をシェアできます。プロジェクトマネジメントツールには、マイルストーンについて報告するステータス更新を含めましょう。そうすることで、チームがそれまでに達成したマイルストーンや次に目指す “中間目標” に関する情報をチームメンバーや関係者と共有できます。

達成したら、祝う

マイルストーンは楽しく活用することもできます。たとえば、大きなプロジェクトマイルストーンに完了のチェックマークがついたときのためにお祝いを計画できます。このようにお祝いして感謝を示すことはチームの士気を高めると同時に絆を深めることにつながります。

マイルストーンはどのステージでもプロジェクトに追加できるので、次のプロジェクトが開始するのを待つ必要はなく、今進行中のプロジェクトにさっそく追加できます。また、反復するプロジェクトがある場合は、マイルストーンを今のうちにテンプレートに配置しておけば、後ほど使用できるのでおすすめです。

マイルストーンが達成できないときは？

時にはマイルストーンの期日を逃してしまうこともあるでしょう。仕方のないことですが、その重要度によってはこれが大きな妨げとなり、イニシアチブやリリースの進行を遅らせてしまいます。

マイルストーンの目標達成に失敗したときは、チームと一緒に一歩下がり、マイルストーンを逃した理由について考えましょう。スケジューリングが不適切だったのではないか？積極的すぎたのではないか？マイルストーンの達成につながるタスクや成果物も確認しましょう。その中の 1 つで遅延したものはなかったか？同時進行要素が多いと、何がいつ行われるのかを把握することが困難になることはよくあるものです。今後はそのようなミスをしないように、視覚的なコンポーネントが組み込まれたプロジェクトマネジメントツールを探しましょう。そうすれば、タイムライン、カレンダー、かんばんボードといった、さまざまな方法でプロジェクトの進捗状況を確認できます。

マイルストーンの注意点

マイルストーンの設定は科学ではなく、アートです。これと言って正しい方法も誤った方法もありません。そこで、チームが最初にマイルストーンを設定するときに直面する一般的な落とし穴を以下にいくつか紹介します。

• 設定する数が多すぎる。必要なマイルストーンの数はイニシアチブの規模とスコープによります。特別な理由もなく設定しようとするのは避けましょう。代わりに、プロジェクトを進行させるためにチームが達成しなくてはいけない主要なタスクに着目しましょう。

• マイルストーンをタスクとして使用する。マイルストーンはある時点を示すものです。それを達成するために行う必要のある仕事を追跡するには、タスクを使いましょう。それから、一連のタスクを完了させる期日としてマイルストーンを使用します。

• マイルストーンを他の仕事から分けてしまう。期日以内に仕事を完了し、プロジェクトを成功させるには、すべての仕事を 1 か所で管理するのが一番です。プロジェクトマネジメントツールを選ぶときは、タスクの管理、マイルストーンの設定、プロジェクトの進捗の見える化をすべて 1 か所で行えることを確認しましょう。

マイルストーンの例

マイルストーンをプロジェクトで使用することで、主な成果物の受領、プロジェクトの始動、最終計画の承認、要件収集、デザインの承認、プロジェクトフェーズの完了などのイベントを表すことができます。

マイルストーンを使ってチームのためにできることを確認しましょう。以下にマイルストーンの例を 4 つ挙げていきます。

1. 重大なタスクをマーキングする。マーケティングキャンペーンでクリエイティブコンセプトの承認を得るときのように、特定の日時までに完了できなければプロジェクトがブロックされてしまうタスク。

2. フェーズやステージの終了を強調する。会社全体の計画においてすべての部門から予算申請を集め終えるといった、大きな仕事のフェーズやステージの終了。

3. 主要な出来事や成果物にスポットライトを当てる。会社の新オフィスの建設が完了して、人々の移動を開始できるといった、主要な出来事や成果物。

4. 目標と主要な結果の達成に集中する。最近リリースされた製品の 3 か月間の収益目標を達成するといった、プロジェクト目標や主な結果 (KR)。

マイルストーンを設定してプロジェクトを成功に導く

マイルストーンの意味とメリット、WBS との違い、作成のヒントや注意点をまとめて解説しました。

マイルストーンには「進捗の節目を知る」ことや「スケジュールが遅延しないためのチェックポイント」として活用するなどの使い方があります。マイルストーンの設定方法にルールはありません。ですので、何のために設定するのか、そして基本的には WBS が基礎になることを理解して、適切なマイルストーンの設定方法を身につけましょう。

マイルストーンを使って計画を始める準備は OK ですか？より効率的に設定するには、適切な仕事管理ツールの導入をおすすめします。どんなタイプのプロジェクトにも対応し、チーム全体をサポートしてくれるワークマネジメントツールは、チームの生産性向上に役立ちます。