報連相とは何か?重要性、目的、正しく行うコツとポイントを紹介

Yumie Furuta headshot古田 弓恵2023年4月27日
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概要

この記事では、報連相についての基礎知識をまとめます。ビジネスの基本とされる「報・連・相」。適切に、かつ効率的に行い、業務をスムーズに進めましょう。

更新: この記事は、報連相を効率的に進めるコツに関するさらに詳しい記述を含めて 2023年 4月に改訂されました。

ビジネスパーソンなら必ず耳にしたことがあるビジネス用語「報連相 (ほうれんそう)」とは何か?社会人の必須事項とされる報連相のやり方を正しく理解していますか?この記事では、報連相とは何か、その重要性と目的、正しく行うためのポイントをわかりやすく解説します。最大限効率的に行う方法もご紹介するので、参考にしてみてください。

報連相とは?

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」という 3 つのことばをまとめたビジネス用語です。

上司や同僚、プロジェクトチームへの「報連相」は、企業活動が効率よく進むために必要とされます。

  • 報告: タスクや業務の担当者がその経過や結果などを述べること。進捗報告

  • 連絡: 仕事の情報や予定を関係者に知らせること。

  • 相談: 問題解決や意見交換のために他人の意見、アドバイスを聞いたり、話し合ったりすること。

仕事に追われていたり、スケジュール管理がうまくできていないと、目の前のタスクに気が取られてしまい、報連相がおろそかになることがあります。そうならないようにするためには、まずスケジュール管理や仕事量管理を徹底しましょう。チームメンバーのバーンアウトを防いだり、時間管理を効率よく行いたいときは、ワークマネジメントツールを活用することをおすすめします。Asana なら、チームの仕事量を見える化し、業務の平準化を行うだけでなく、効率的な報連相の場としても機能します。

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報連相の目的

報連相の目的は、大きく分けて以下の 3 つがあります。

  • 業務の効率化

  • トラブル、ミスの回避

  • 問題の早期解決

報連相は業務の効率化を目的として行われます。報連相をすることで、チームメンバーの意思疎通がとれ、結果として業務の効率も上がります。タスクによっては別のタスクに依存しているものもあるでしょう。そういったケースでも、それぞれのタスク担当者間でしっかりと報連相が行われていれば、業務が滞りなく進むのです。

また報連相は、ミスやトラブルが発生したときにも重要な役割を果たします。リスク管理をきちんとしていても、不測の事態が発生してしまうことは避けられません。そんなときにも、報連相を迅速に行えば、早期の問題解決へとつながります。

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報連相の重要性

報連相の重要性

業務が円滑に進行するために欠かせない報連相。では、報連相の大切さとは何でしょうか?

ビジネスではコミュニケーションが非常に重要な役目を担います。コミュニケーションが取れていないと、チーム内や取引先との認識のずれが生じ、それはいつかトラブルやミスにつながる可能性があります。報連相は、その円滑なコミュニケーションを促すためにあります。報連相がしっかりと行われていれば、コミュニケーションがスムーズにとれていることになり、結果的に業務やプロジェクトも円滑に進みます。

報連相のメリットとは?

報連相を行うことのメリットには、具体的に次のようなポイントが挙げられます。

  • チーム内のコミュニケーションが増える: ビジネスは 1 人で行うものではなく、ほとんどのケースで社内外の関係者とコミュニケーションを取りながら行います。報連相にはそのコミュニケーションを促すメリットがあります。

  • チームメンバーの仕事の進捗状況を把握できる: 報連相を行うことで、それぞれの業務の進捗状況をチーム全体で把握することができます。そうすることで、ミスやトラブルも発生する前に防ぐことができるかもしれません。

  • チーム内のコラボレーション力がアップする: 円滑な報連相によりコミュニケーションが活性化すれば、上司は部下のフォローやサポートがしやすくなり、部下と上司の信頼関係も深くなるでしょう。結果として、部署内の連携力が強まるのです。報連相は職場の安定した人間関係づくりにも影響を及ぼすと言えます。

報連相がないとどうなるか?

報連相がなければ、チーム内、部署内でのコミュニケーションが滞り、認識のずれが生じてしまいます。具体的に、報連相をしないと以下のような状況に陥ってしまう可能性があります。

  • 上司やマネージャーは部下の仕事の進捗状況が把握できない。

  • トラブルやミスが起きても、その原因がわからず解決策が立てられない。

  • チームのコラボレーション力、連携力が弱まる

報連相を正しく行うコツとポイント

報連相のコツ

それでは、実際に報連相を行うときのコツと、正しく実行するためのポイントをまとめます。

・適切なタイミングで行う

・報告する相手を見極める

・まずは結論から述べる

・事実と私見は分ける

・ミスやトラブルは迅速に報告する

[コツ ①] 適切なタイミングで行う

ひとつめのポイントは「報連相は適切なタイミングで行う」です。

では、報連相の適切なタイミングとは?簡潔に言うと、タイムリーさがキーポイントとなります。たとえば、ミスを犯してしまったときは気付いたら迅速に。納期に間に合わないようだったら、そう思った時点で連絡。長期にわたるプロジェクトならば、マイルストーン達成時点で中間報告。予定が狂ったときはもちろん、予定通りに進んでいたとしても進捗報告としての報連相はチームメンバー全員が共通認識を持つために重要です。

[コツ ②] まずは結論から述べる

報連相は口頭でも、文書でも行うことができますが、いずれにしても、長々と締まりのない報連相は効率的ではありません。報連相を行うときは、はじめに結論を提示するようにしましょう。そうなった原因や経緯はあとからでも追加できますので、まずは結論を相手に知らせ、簡潔に済ませるようにします。

[コツ ③] 事実と私見は分ける

報連相ではあくまで事実を述べるようにします。自分の意見や考えは、多くの場合不必要です。もし相手から求められた場合にだけ私見を述べるようにしましょう。また、感情的になったり私情をはさむことも避けるようにします。

[コツ ④] できるだけ迅速に行う

報告、連絡、相談。この 3 つのアクションは、多くの場合、トラブルが発生したときや自分で判断が難しいときに行われます。そこで、正しく報連相を行うコツのひとつは、迅速に行うことが挙げられます。もしトラブルが発生した場合ならなおさらです。トラブルがさらに大きくならないよう、速やかに上司やマネージャーに報告、相談するようにしましょう。

報連相を効率的に行うには?

報連相は、クラウド型のツール上で行えばさらに効率化します。メールやアナログ式のやり取りでは、情報が埋もれてしまい、見失ってしまうことも多いでしょう。Asana のようなワークマネジメントツールなら、最新のやり取りを瞬時に確認することができ、他の情報に埋もれることもありません。ファイルやデータをスムーズに共有し整理できるだけでなく、スマートフォンアプリを使えば、外出先や移動中にも進捗やファイルを確認し、コメントを入力することも可能です。こういったプラットフォームを活用して、効率的に行うようにしましょう。

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まとめ

報連相 (ほうれんそう) とは何か、その定義と目的、重要性、メリットなどの基本知識と、正しく実行するためのコツをご紹介しました。報告、連絡、相談を意味する「報連相」は、職場のコミュニケーションを円滑にし、正しく情報共有し、結果業務効率を上げるために役立ちます。報連相スキルを磨いて、仕事の効率を上げましょう。

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