概要
この記事では、報連相についての基礎知識をまとめます。ビジネスの基本とされる「報・連・相」。適切に、かつ効率的に行い、業務をスムーズに進めましょう。
更新: この記事は、報連相を行うときのコツに関するさらに詳しい記述を含めて 2024年 1月に改訂されました。
ビジネスパーソンなら必ず耳にしたことがあるビジネス用語「報連相 (ほうれんそう)」とは何か？社会人の必須事項とされる報連相のやり方を正しく理解していますか？報連相はスムーズな組織運営のために必要であり、ビジネスパーソンに必須のスキルです。この記事では、報連相とは何か、その重要性と目的、正しく行うためのポイントをわかりやすく解説します。最大限効率的に行う方法もご紹介するので、参考にしてみてください。
報連相とは？
報連相とは、「報告」「連絡」「相談」という 3 つのことばをまとめたビジネス用語です。
「報告」は、主に部下が上司から命じられた業務の進み具合や成果を伝えることで、「連絡」はプロジェクトメンバーや関係各所に作業進捗や関連情報を知らせることです。そして「相談」は、業務を遂行するにあたり生じた課題やトラブル、疑問、悩みなどを共有し、アドバイスを求めることを指します。報連相を理解するには、仕事における報告・連絡・相談それぞれの意味をきちんと押さえておくことが重要です。
上記を簡単にまとめると、次のようになります。
報告: タスクや業務の担当者がその経過や結果などを述べること。進捗報告。
連絡: 仕事の情報や予定を関係者に知らせること。
相談: 問題解決や意見交換のために他人の意見、アドバイスを聞いたり、話し合ったりすること。
スムーズな組織運営を実現するには、報連相が欠かせません。報連相が徹底できていなければ、小さな問題が段々と大きくなってしまい、取り返しのつかない事態に発展するおそれもあります。業務を効率よく進めるためにも報連相の重要性は非常に高く、組織にとってもビジネスパーソン個人にとっても必須の要素といえます。
しかし実際には、仕事に追われていたり、スケジュール管理がうまくできていないと、目の前のタスクに気が取られてしまい報連相がおろそかになることがあります。そうならないようにするためには、まずスケジュール管理や仕事量管理を徹底しましょう。チームメンバーのバーンアウトを防いだり、時間管理を効率よく行いたいときは、ワークマネジメントツールを活用することをおすすめします。Asana なら、チームの仕事量を見える化し、業務の平準化を行うだけでなく、効率的な報連相の場としても機能します。
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報連相の目的
報連相の目的は、大きく分けて以下の 3 つがあります。
業務の効率化
トラブル、ミスの回避
問題の早期解決
報連相は業務の効率化を目的として行われます。報連相をすることで、チームメンバーの意思疎通がとれ、結果として業務の効率も上がります。タスクによっては別のタスクに依存しているものもあるでしょう。そういったケースでも、それぞれのタスク担当者間でしっかりと報連相が行われていれば、業務が滞りなく進むのです。
また報連相は、ミスやトラブルが発生したときにも重要な役割を果たします。リスク管理をきちんとしていても、不測の事態が発生してしまうことは避けられません。そんなときにも、報連相を迅速に行えば、早期の問題解決へとつながります。
リスク管理計画のテンプレートを作成報連相の重要性
業務が円滑に進行するために欠かせない報連相。では、報連相の大切さとは何でしょうか？詳しく見ていきましょう。
ビジネスではコミュニケーションが非常に重要な役目を担います。コミュニケーションが取れていないと、チーム内や取引先との認識のずれが生じ、それはいつかトラブルやミスにつながる可能性があります。報連相は、その円滑なコミュニケーションを促すためにあります。報連相がしっかりと行われていれば、コミュニケーションがスムーズにとれていることになり、結果的に業務やプロジェクトも円滑に進みます。
報連相のメリットとは？
報連相を行うことのメリットには、具体的に次のようなポイントが挙げられます。
チーム内のコミュニケーションが増える
ビジネスは 1 人で行うものではなく、ほとんどのケースで社内外の関係者とコミュニケーションを取りながら行います。報連相にはそのコミュニケーションを促すメリットがあります。
業務を効率的に遂行できる
報連相を徹底して情報を共有すれば、上司から適切なアドバイスももらえるでしょう。チームメンバーからのサポートも受けられるため、スムーズに業務を進められるようになります。上司などの管理者も、部下から情報を吸い上げることで適切な判断を下せるため、業務効率化につながります。
上司から信頼してもらえる
報連相をしっかりと行えば、上司から信頼してもらえるため評価が高まるでしょう。業務進捗をきちんと報告し、悩みや疑問も隠さず相談してくれる部下は、上司にとって好ましくかけがえのない存在だからです。
部下がきちんと報告をしてくれないと、上司の意思決定が遅れてしまうおそれがあります。また、すぐに対処すればなんとかなった問題も、報告がないことから取り返しがつかない事態に発展してしまう可能性もあるのです。
報告や相談を密にしてくれる部下は、上司にとって信頼できるため、大きなプロジェクトを任せてもらえる可能性が高まります。重要なポジションを任され、ビジネスパーソンとして成長できるチャンスにも恵まれるでしょう。
進捗状況を把握し、遅延などのトラブルを防げる
報連相を行うことで、それぞれの業務の進捗状況をチーム全体で把握することができます。そうすることで、ミスやトラブルも発生する前に防ぐことができるかもしれません。
業務の進捗状況が芳しくないときでも、報連相を徹底すれば遅延などのトラブルを防止できます。現状で生じている課題を報告し、アドバイスを求めれば適切な対処を指示してもらえ、行動に移せるからです。何かしらの問題が生じているのに、現場だけでなんとかしようとすると、どんどん問題が大きくなるおそれがあります。スケジュールが大幅に遅延し、関係部署や取引先にも迷惑をかけてしまうかもしれません。
現状の課題や、今後生じるであろう問題を早めに報告しておけば、このような事態を回避できます。この先起こりうるトラブルを想定し、適切な対策を講じられるからです。また、万が一トラブルが表面化した場合も、情報共有しているためダメージを最小限に抑えられるでしょう。
チーム内のコラボレーション力がアップする
円滑な報連相によりコミュニケーションが活性化すれば、上司は部下のフォローやサポートがしやすくなり、部下と上司の信頼関係も深くなるでしょう。結果として、部署内の連携力が強まるのです。報連相は職場の安定した人間関係づくりにも影響を及ぼすと言えます。
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報連相がないとどうなるか？
報連相がなければ、チーム内、部署内でのコミュニケーションが滞り、認識のずれが生じてしまいます。具体的に、報連相をしないと以下のような状況に陥ってしまう可能性があります。
上司やマネージャーは部下の仕事の進捗状況が把握できない。
トラブルやミスが起きても、その原因がわからず解決策が立てられない。
チームのコラボレーション力、連携力が弱まる
報連相を正しく行うコツとポイント
仕事の報告、連絡、相談は、やみくもに実行すればよいわけではありません。効果的な報連相を実現するには、大切なポイントを覚えておく必要があります。実際に報連相を行うときのコツと、正しく実行するためのポイントをまとめます。
適切なタイミングで行う
報告する相手を見極める
まずは結論から述べる
事実と私見は分ける
ミスやトラブルは迅速に報告する
[コツ ①] 適切なタイミングで行う
ひとつめのポイントは「報連相は適切なタイミングで行う」です。
では、報連相の適切なタイミングとは？簡潔に言うと、タイムリーさがキーポイントとなります。たとえば、ミスを犯してしまったときは気付いたら迅速に。納期に間に合わないようだったら、そう思った時点で連絡。長期にわたるプロジェクトならば、マイルストーン達成時点で中間報告。予定が狂ったときはもちろん、予定通りに進んでいたとしても進捗報告としての報連相はチームメンバー全員が共通認識を持つために重要です。
報告、連絡、相談。この 3 つのアクションは、多くの場合、トラブルが発生したときや自分で判断が難しいときに行われます。そこで、正しく報連相を行うコツのひとつは、迅速に行うことが挙げられます。もしトラブルが発生した場合ならなおさらです。トラブルがさらに大きくならないよう、速やかに上司やマネージャーに報告、相談するようにしましょう。
悪い報告ほど早めに行いましょう。
上司から叱られたくない、評価を下げたくないと考え、悪い報告を後回しにしてしまうケースは少なくありません。しかし、よくない報告こそ早めにしておかないと、事態がより悪化してしまうおそれがあるため、注意が必要です。
報告が遅れた結果、自分たちの部署だけでは対処できなくなる可能性があります。他部署にまで迷惑をかけてしまい、上司の手にも負えなくなってしまうかもしれません。そのような事態にならないよう、悪い報告は小さなことでも早めに実行しましょう。
また、ミスやトラブルを予見しているのなら、早めに伝えておくことで、問題が生じたときにスピーディーな対処が可能です。「小さな問題だからまだ大丈夫」などと主観で判断すると、かえってトラブルを大きくさせかねません。問題の大小を判断するのは、現場ではなく上層部です。主観で判断せず、小さなことでも報告を徹底しましょう。
[コツ ②] まずは結論から述べる
報連相は口頭でも、文書でも行うことができますが、いずれにしても、長々と締まりのない報連相は効率的ではありません。報連相を行うときは、はじめに結論を提示するようにしましょう。そうなった原因や経緯はあとからでも追加できますので、まずは結論を相手に知らせ、簡潔に済ませるようにします。
結論を伝える前に言い訳やこれまでの経緯を長々と話してしまうと、上司やチームメンバーの時間を奪ってしまい、業務にも影響を及ぼしてしまいます。話しているうちに要点がぼやけてしまい、本当に伝えたいことが伝わらない可能性も出てくるでしょう。時系列で長々と説明するのではなく、まずは結論を伝え、それから上司の求めに応じて説明を加えていくことが重要です。
一方、メールを用いて報告するときも同様に、結論から書くのが基本です。メールの場合はタイトルを工夫し、要点や重要性を把握してもらえるようにしましょう。一番伝えたいことをタイトルに記入するのも有効です。
[コツ ③] 正確に伝える
曖昧な表現では相手に伝わらず、誤解を招くおそれがあります。認識の齟齬が生じてしまうと、後々トラブルに発展する可能性もあるため、報連相を行うときは正確に伝えることを心がけましょう。
正確に伝えるためには、抽象的な表現を排除するのがポイントです。「ほとんど」「大体」「多分」などの単語は、人によって解釈が大きく変わってしまうため注意しましょう。「5W2H」や数字を用いるのも効果的です。特に、上司に行動してもらう必要がある場合には、5W2H や数字を用いて正確に情報を伝えます。
アドバイスを求めたいときは、あらかじめ相談内容をまとめておくことをおすすめします。何が問題なのか、何を知りたいのかなどを明確にしておけば、スムーズかつ正確に伝えられます。
[コツ ④] 解決策も考えておく
漠然と事実だけを伝えても、上司の負担を増やしてしまうだけです。上司からの評価を下げてしまうおそれもあるため、状況を報告するだけでなく、現状を踏まえてどうしたいのか、上司に何を求めているのかまで伝えましょう。
問題が起きたときは、事実を正確に伝えるのはもちろん、解決案まで併せて伝えるのがポイントです。上司に好印象を与えられるだけでなく、自分なりの対処法を考える癖をつければ、ビジネスパーソンとしての成長にもつながります。
[コツ ⑤] 事実と私見は分ける
報連相ではあくまで事実を述べるようにします。自分の意見や考えは、多くの場合不必要です。もし相手から求められた場合にだけ私見を述べるようにしましょう。また、感情的になったり私情をはさむことも避けるようにします。
[コツ ⑥] 相手の都合にも配慮する
上司が忙しいときに報告や相談を持ち込んでしまうと、上司の手を止めさせてしまうだけでなく、よくない印象を与えるおそれもあります。相手が今どのような状況なのか、きちんと把握したうえで報連相を実行しましょう。「今 5 分ほどお時間よろしいでしょうか」「〇〇の件で報告があります」など、時間や要点を最初に伝えるのがおすすめです。
報連相を効率的に行うには？
報連相は、クラウド型のツール上で行えばさらに効率化します。メールやアナログ式のやり取りでは、情報が埋もれてしまい、見失ってしまうことも多いでしょう。Asana のようなワークマネジメントツールなら、最新のやり取りを瞬時に確認することができ、他の情報に埋もれることもありません。ファイルやデータをスムーズに共有し整理できるだけでなく、スマートフォンアプリを使えば、外出先や移動中にも進捗やファイルを確認し、コメントを入力することも可能です。こういったプラットフォームを活用して、効率的に行うようにしましょう。
コミュニケーションを最適化する方法を見るまとめ
報連相 (ほうれんそう) とは何か、その定義と目的、重要性、メリットなどの基本知識と、正しく実行するためのコツをご紹介しました。
報告、連絡、相談を意味する「報連相」は、職場のコミュニケーションを円滑にし、正しく情報共有し、結果業務効率を上げるために役立ちます。報連相スキルを磨いて、仕事の効率を上げましょう。
ワークマネジメントプラットフォーム「Asana」を利用すれば、一元的なタスク管理を実現できるため、チームメンバーとの情報共有も容易です。報連相の質を落とさず手間だけ必要最小限に抑え、その分のリソースを課題解決に割けるようになります。
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仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。
