議事録とは？ 書き方の基本から効率化テクニックまで徹底解説

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社内会議のあと、「あの決定事項はどうなった？」「誰がどのタスクを担当するのか分からない」といった混乱が起きた経験はありませんか？こうした状況を防ぐには、会議で出た情報を正確に記録し、後から振り返れる形にまとめておくことが欠かせません。

そのカギとなるのが「議事録」です。

議事録とは

議事録とは、会議の主要事項や討議の経過、決定事項を記録した公式な文書です。出席者が後から内容を確認できるだけでなく、欠席者も会議の流れや結論を正確に把握できます。

会議には必ずアジェンダ (議題) があり、その議題に沿って進行された議論を正確に残すことが重要です。議事録があることで、何が話し合われ、どのような結論に至ったのかが明確になります。

次に取るべきアクションをチーム全体で共有でき、メンバー全員が共通認識のもとで効率的に業務を進められます。

議事録の作成や共有をより効率的に行うには、クラウド型のワークマネジメントツールを活用する方法もあります。たとえば Asana では、会議中にリアルタイムで議事録を記録しながら、アクションアイテムをその場でタスク化し、担当者に割り振ることが可能です。

議事録の種類

議事録にはいくつかの形式があり、会議の性質や目的に応じて使い分けることが重要です。主な種類を理解しておくことで、状況に応じた適切な記録方法を選べるようになります。

発言録 (逐語録) 形式

会議中の発言をほぼそのまま記録する形式です。株主総会や取締役会など、発言の正確性が求められる場面で使用されます。記録には時間がかかりますが、後から議論の経過を詳細に確認できる利点があります。

要約形式

議論の要点を簡潔にまとめる形式です。社内ミーティングや定例会議など、日常的な会議で最も多く使われます。決定事項とアクションアイテムを中心に記録するため、読み手が短時間で内容を把握できます。

アクション重視形式

決定事項と担当者、期限に特化した形式です。プロジェクトの進捗会議やスタンドアップミーティングなど、実行に直結する会議に適しています。議論の過程よりも「誰が、何を、いつまでに」を明確にすることに重点を置きます。

議事録を取る目的

議事録には、いくつかの重要な目的と役割があります。第一の目的は、会議の内容を書き留めて備忘録とし、後から振り返れるように資料化することです。

会議中に交わされた発言内容を正しく記録しておけば、出席者が後で確認できるのはもちろん、会議に参加できなかった人も会議の流れや結論を把握できます。

また、会議には必ずその会議の目的があり、その目的に沿って行われた討議や意思決定を明確に残すことも議事録の大切な役割です。特に決定事項やアクションアイテムを記録することで、次に誰が何をすべきかがはっきりします。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになります。

さらに、議事録は単なる会議中のメモではなく、チーム全体での情報共有を可能にするツールです。適切に記録、共有することで、会議の成果を最大化し、組織全体の業務効率を高めることができます。

議事録には何を書くべきか

議事録には何を書けば良いのでしょうか？自由に書き留める会議メモとは異なり、正式な議事録には企業や組織によって一定のフォーマットが設けられていることが多くあります。

会議メモは個人的な備忘録として役立ちますが、議事録はチーム全体で共有される公式な記録です。そのため、より体系的で正確な情報が求められます。

基本的には次の情報を盛り込むことが多いです。

• 会議名

• 会議の開催日時と開催場所

• 会議の参加者 (出席者および欠席者)

• 議題

• 会議中の決定事項

• アクションアイテム (次のステップ)

• 次回の会議の開催日時

議事録には全体的な会議の流れを正しく反映し、誰が読んでも内容が理解できるように整理することが重要です。

多くの内容を毎回盛り込むため、議事録を取るときはその都度ゼロから作るのではなく、テンプレートを利用すると効率的です。自由にカスタマイズできる議事録テンプレートを活用すれば、記録作業の負担を大幅に軽減できます。

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議事録の書き方における 5 つの基本ルール

議事録は、会議後に利害関係者と共有する公式ドキュメントです。読み手にとってわかりやすく、誰でもすぐに理解できる仕上がりが求められます。ここでは、議事録の完成度を高めるための基本ルールを紹介します。

1. 事前準備を行う

会議の開催日時、会議名、開催場所、参加者など、あらかじめ分かっている情報は事前に記入しておきましょう。議事録のフォーマットや過去の議事録を活用することで、記録の抜け漏れを防げます。

2. 敬語は使わず簡潔に書く

議事録は「ですます調」ではなく「だである調」で記録するのが基本です。人名には敬称をつけず、必要なら冒頭に「敬称略」と明記します。余分な修飾語を省き、簡潔で客観的な表現を心がけましょう。

3. 時系列で整理し、箇条書きを活用する

会議の流れを見失わないように、討議内容や決定事項は時系列に沿って記録します。長文ではなく箇条書きを用いることで、重要なポイントが一目で把握できる議事録になります。

4. 決定事項と責任の所在を明確にする

会議中に決まったことは、必ず「誰が、何を、いつまでに」行うのかを明記しましょう。責任の所在を曖昧にせず、アクションアイテムごとに担当者を記録しておくと、次回会議での進捗確認もスムーズになります。

5. 迅速に共有しフィードバックを得る

議事録は短時間で共有することが大切です。理想は会議終了後すぐ、遅くともその日のうちに関係者へ配布しましょう。クラウドツールを利用すれば、情報共有がスムーズになり業務効率化にもつながります。

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議事録をうまく取るポイント

議事録を正しく「書く」ためには、まず会議中に正しく「取る」ことが必要です。ここでは、議事録を効率的かつ正確に取るための実践的なコツを紹介します。

1. 会議の目的を把握して参加する

会議前にアジェンダを確認し、会議の目的を理解しておくと、議論の要点をつかみやすくなります。重要なポイントとそうでない部分を切り分けやすくなるでしょう。

2. 全てを書こうとせず、要点を押さえる

会議の流れを追いながら、発言者ごとの「決定事項」「次のアクション」「議論の分岐点」などに重点を置いて記録します。逐語的に残すのではなく、会議の要旨をまとめる姿勢が大切です。

3. リアルタイムで記録する工夫をする

発言内容をリアルタイムでメモしつつ、後で整理する方法が最も効率的です。Web 会議やオンライン会議では、必要に応じてボイスレコーダーや文字起こしツールを使い、発言をテキスト化して補助的に活用しましょう。

4. 視覚情報も押さえる

ホワイトボードに書かれた図や、参加者の手書きメモなども記録対象です。写真を撮って添付したり、画面共有のキャプチャを残したりすれば、より具体的に会議の流れを再現できます。

5. 集中力を維持し、次回会議につなげる

長時間の会議では集中力が切れやすいため、アジェンダごとに区切って記録するのがおすすめです。最後に次回会議の予定や確認事項を必ず記録し、会議が連続性をもって進むようにしましょう。

議事録作成を効率化するテクニック

議事録作成に時間がかかりすぎていると感じる場合、いくつかのテクニックを取り入れることで作業時間を大幅に短縮できます。

テンプレートを活用する

毎回ゼロから議事録を作成するのは非効率です。会議名、日時、参加者、議題、決定事項、アクションアイテムといった基本項目をあらかじめ含むテンプレートを用意しておけば、会議中は内容を埋めるだけで済みます。

文字起こしツールを活用する

Web 会議やオンライン会議では、自動文字起こしツールを併用することで、発言内容を正確に記録できます。文字起こしの結果をそのまま議事録にするのではなく、要点の整理や確認作業の補助として活用するのが効果的です。

リアルタイムで共同編集する

クラウドベースのドキュメントツールを使えば、複数のメンバーが会議中に同時に議事録を編集できます。担当を分けて記録することで、一人に負担が集中するのを防ぎ、記録の正確性も向上します。

会議直後に仕上げる

議事録は記憶が鮮明なうちに仕上げることが鉄則です。会議終了後 30 分以内に最終確認を行い、共有するようにしましょう。時間が経つほど記憶が曖昧になり、修正に余計な時間がかかります。

議事録からタスク管理へつなげる重要性

議事録をとる本来の目的は、会議の内容を残すだけでなく、そこから生まれたアクションアイテムを確実に実行につなげることです。どんなにわかりやすい議事録を作っても、決定事項や責任の所在が活かされなければ意味がありません。

そのためには、議事録を単なる記録に留めず、プロジェクトやタスク管理の基盤として活用することが重要です。たとえば、議事録に記載された次回会議までの宿題や担当者を、すぐにタスク化できれば、チーム全体の業務効率化につながります。

クラウド型のワークマネジメントツール Asana なら、会議メモや議事録をそのままタスクに変換し、担当者や期限、進捗を一元管理できます。これにより、会議後に「誰が何をするのか」が明確になり、議事録が実際の成果へ直結します。

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まとめ: テンプレートとツールで議事録作成をもっと効率的に

議事録とは何か、書き方や効率的に書くためのポイントを解説しました。

議事録は、会議の内容や発言内容を整理し、決定事項やアクションアイテムを明確にするための重要なドキュメントです。正しい書き方を意識すれば、出席者だけでなく欠席者にも会議の流れを伝えられます。

テンプレートを活用すれば、毎回ゼロから議事録を作成する手間を省き、短時間でわかりやすい議事録を作成できます。その議事録を次回会議や日常業務につなげることで、組織の業務効率化が実現します。

会議での決定を確実に成果につなげるには、記録をそのままタスクに変換できる仕組みが必要です。Asana を使えば、リアルタイムに作成した議事録を共有しながら、担当者や期限を設定し、プロジェクト全体をスムーズに前進させることが可能です。

効率的な議事録の運用と業務管理を同時に実現したい方は、ぜひ Asana を活用してみてください。

議事録に関するよくある質問