アクションアイテムを明確に作成する方法

順調に進んだプロジェクトキックオフミーティングが終わりに近づいています。チームメンバーからは、ミーティングで決定したことをすべて実現しようという大きな意欲が感じられます。しかし、ミーティング後に実際に何をすべきなのか正確に把握するためには、どうすればよいのでしょうか？

そんな時に成否を分けるのが、アクションアイテムを明確に伝えるコミュニケーションです。

アクションアイテムとは何か？

アクションアイテムとは、プロジェクトを目標に向けて動かすために、他の関係者との会議を通じて作成したタスクです。プロジェクト目標の達成を目的とする行動志向の To-Do 項目と考えるとわかりやすいでしょう。アクションアイテムは、より大きな行動計画やタスクリストの一部である場合もあり、プロジェクト管理においては、効果的な会議と同等に不可欠です。

アクションアイテムを使えば、会議中に決定したことを追跡できます。会議のアクションアイテムは、成果物またはアセットの形態をとる場合があります。その内容は、フォローアップメールの送信などのようなシンプルなタスクから、新しい広告キャンペーン用にガントチャートを作成するなどといった長期的なプロジェクト計画の策定に関わるものまで、さまざまな場合があります。会議後の次のステップを明確にするために、会議の議題を活用して行動に移す必要があるアクションアイテムを追跡しましょう。

アクションアイテムを明確にする 3 つの問い (3 W)

アクションアイテムには 3 つの主要な要素があります。その 3 つの要素を含めれば、アクションアイテムの担当者、必要な行動、期限を明確に伝えられます。英語ではこれらの 3 要素を「誰が (Who) 何を (What) いつまでに (When)」と表せるため、その頭文字の W をとって「3 W」と呼んでいます。

担当者 (Who)

「このアクションアイテムの担当者は誰だろうか？」「この特定のタスクに関しメンバーの質問が発生した場合には、誰に尋ねればよいのだろうか？」こういった疑問を解消するためには、RACI チャートの使用をおすすめします。RACI 図を使えば、タスクの担当者や意思決定プロセスに関わるその他のメンバーを正確に把握できます。

必要な行動 (What)

タスクの説明を見たとき、どんなアクションが実施されるのかすぐにわかりますか？効果的なアクションアイテムのポイントは動詞です。タスクの名称自体がアクションを明示するものであれば、何をすべきかが一目でわかり、迷いが生じません。たとえば、アクションアイテムを「コンテンツカレンダー」と記載する代わりに、「コンテンツカレンダーのトピックをブレインストーミングする」としましょう。この例では、「ブレインストーミングする」という動詞により、何をすべきかが一目瞭然なので、必要な行動についてあいまいさはありません。

タスクを作成する際には、アクションアイテムを遂行するタスク担当者に提供できる背景情報はないか検討しましょう。タスクを完了するために担当者が必要とする重要文書や参照資料はないでしょうか？タスク完了に必要な重要情報をすべて 1 つの場所で管理すれば、便利であるだけでなく、仕事のプロセスを効率化できます。タスクを完遂するために必要なチームメンバー同士のやりとりも最小限にとどめられます。

時期 (Why)

会議で決定したアクションアイテムの期限はいつですか？締め切りを定める際には、他のタスクとの依存関係やタスク担当者の現在の作業量も必ず検討しましょう。「この締め切りは、チームとプロジェクトの双方にとって現実的だろうか？」という問いを必ず行った上で期限を設定しましょう。

明確なアクションアイテムの具体例

アクションアイテムは必要不可欠ですが、会議後にやるべきことを明確に表現できるようになるまでには、訓練が必要です。アクションアイテムの作成例を以下にいくつか紹介します。

エンジニアリングチームのアクションアイテム作成例

開発チームが、修正を要するバグを発見しました。チームは、チームミートアップでソリューションの選択肢を検討後、数か月前に似たバグを修正した段田さんに今回もバグを修正してもらうことを決定しました。このバグ修正は、2 週間後に予定されている次回の製品アップデートまでに完了してもらうことになりました。

アクションアイテム: バグを修正する。

• タスクの担当者: 段田さん

• 締め切り: 本日から数えて 2 週間後。

人事のアクションアイテム作成例

人事チームは、新しいメンバーがチームに加わることを見据え、それに間に合うよう、今後数か月以内をめどにオンボーディングプロセスを標準化することを目指しています。同チームは、オンボーディング用のプレゼンテーションのアウトラインをコラボレーションにより作成することを決定しました。アウトラインの作成期日は、新入社員の勤務初日の 2 週間前に設定しました。続いて、そのアウトラインに基づき、新入社員が勤務を開始する 1 週間前までに、川添さんがプレゼンテーションのスライド作成を完了させます。

アクションアイテム 1: オンボーディングプロセスに関するプレゼンテーションのアウトラインを作成する。

• タスクの担当者: 人事チーム

• 締め切り: 新入社員の勤務初日の 2 週間前

アクションアイテム 2: チームが作成したアウトラインに基づき新しいオンボーディングプロセスに関するプレゼンテーションを完成させる

• タスクの担当者: 川添さん

• 締め切り: 新入社員の勤務初日の 1 週間前

デザインチームのアクションアイテム作成例

マーケティングチームとデザインチームがブランド見直し案の第 1 版へのフィードバックを共有するため会議を開催します。マーケティングチームは当初のデザインに対するフィードバックを提供し、続いてデザインチームは会議で話し合ったそのフィードバックを 2 週間以内に反映します。

アクションアイテム: ブランド見直し案の第 1 版を編集する。

• タスクの担当者: ブランドリデザインチーム

• 締め切り: 8月 10日 (次回会議の開催日)

アクションアイテムを使用するメリットは何ですか？

プロジェクトの進捗を追跡する手段を求めているプロジェクトマネージャーの方は、アクションアイテムのモニタリングを行えば、以下のようなメリットをチームに提供できます。

アクションアイテムを使ってプロジェクトの情報整理を行える

効果的なプロジェクトマネージャーは、会議後にアクションアイテムの一覧を関係者に送信することにより、今後のステップについて全員の認識を揃えます。議事録や会議メモに基づくアクションアイテムの整理を通じてタスクを分類するプロジェクトマネージャーもいます。それにより、会議の議題に記載されている具体的な討議事項に対応するのはどのアクションアイテムかを明示できます。

アクションアイテムを使ってチームメンバーの責任意識を維持できる

1 回の会議で決定される事項がたくさんある場合には、会議進行中にリアルタイムで To-Do をアクションアイテムとして記録しましょう。会議中に専任のメンバーにアクションアイテムの一覧を作成してもらい、会議後に各タスク担当者とのフォローアップを行えば、チーム全員が自分の担当タスクを正確に把握できます。

アクションアイテムを使って進行中の仕事を追跡できる

アクションアイテムの追跡は、チームの作業量を管理するために効果的なツールです。アクションアイテムを追跡すれば、マネージャーはチームが取り組んでいる作業の内容を把握でき、仕事をさらに引き受ける余力があるか判断できます。チームに時給ベースの従業員がいる場合、またはエージェンシーを介した委託業務のように時間単位で仕事を割り当てている場合には、各アクションアイテムの完了までにかかる時間を追跡できます。定期的に完了されるアクションアイテムを追跡すれば、その情報を基に将来類似するプロジェクトの割り当てを行い、そのプロジェクトの完了に必要な人員数を判断できます。

アクションアイテムのよくある間違った作成方法

アクションアイテムをうまく使いこなせば、チームのワークフローを促進し、タスクリストの To-Do 項目を着実にクリアし、プロジェクトの進捗を加速させることができます。一方で、アクションアイテムが明確に定義されていない場合には、大きな問題に悩まされる可能性があります。

アクションアイテムを作成する際に避けたいよくある間違いを以下にいくつか紹介します。

あいまいなアクションアイテム

タスクを完了するために必要な情報をすべてタスクに含めないと、その仕事の開始が阻まれます。そして、情報を入手したり関係者へのフォローアップを行ったりする必要が生じるので、貴重な時間が奪われることになります。当社の調査によると、ナレッジワーカーは、勤務時間の 60% を「仕事のための仕事」(会議、進捗状況の確認、情報検索などの調整業務) に費やしています。明確に定義された「必要な行動」(上記の 3 W の内の「What」) を含めれば、作業内容に関する混乱が解消されるので、関係者間の不要なやりとりを避けられます。

締め切りを設けない

締め切りを設けないと、タスクが際限なく先延ばしされた挙句に忘れられるような事態につながります。プロジェクトを完了するためにそのアクションアイテムが不可欠な場合には、必ず期日または締め切りを明確に設定する必要があります。アクションアイテムに期日を割り当てない場合、簡単に埋もれてしまう可能性があります。

タスクの担当者を定めない

タスクを明確な担当者に割り当てない場合、放置されたままになる可能性があります。完了を要する仕事があり、自らそれを引き受けようとするメンバーがいない場合には、その任務に最も適したメンバーに割り当てましょう。そのメンバーにタスクを引き受ける余力がない場合には、チームの現在の作業量を把握すれば、そのアクションアイテムを完了するキャパシティがある他のメンバーを見つけられます。

「担当者」(上記の 3 W の内の「Who」) を明確に定義すれば、タスクが未完了のまま埋もれてしまうような事態を防げます。タスクを誰かに割り当てさえすれば、その完了が必要なことを認識する人が少なくとも 1 人いることになります。

Asana を使ってアクションアイテムを整理する

アクションアイテムを作成することは簡単ですが、チームとそれを共有することは、仕事をすべて 1 つの場所で管理していなければ困難な場合があります。そんな時に活躍するのがワークマネジメントツールです。

Asana のようなワークマネジメントツールを使えば、チーム全員が 1 つの場所でプロジェクトのタスク、会議メモ、アセットを管理できます。さらなるステップとして、それらのタスクを戦略的なイニシアチブにつなげることもできます。Asana を使用すれば、チームの日々のタスクをより大きな会社目標につなげ、仕事の意義とその遂行により目指すものを明確化できます。

ワークマネジメントの詳細は、ワークマネジメントの紹介をご覧ください。