To-Do リストを作って終わりにしないための 15 の秘訣

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年1月11日00
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To-Do リストとは、単にやるべきことのリストです。つまり、To-Do リストには、基本的にどんなことでも記載できます。しかし、やるべきことを書き連ねたからといって、実際に効果がある To-Do リストになるわけではありません。仕事の期日を効果的に追跡できれば、タスクの優先順位が付けやすくなり、よりよい仕事につながります。しかし、大事な仕事の To-Do リストの中身を見ると、情報の整理が追いつかず、実際の作業とかけ離れている場合が多くあります。そのような状態の To-Do リストを使い続けると、やるべきことが見えにくくなり、「仕事のための仕事」が増えていきます。

そこで、そういう現状を打破できる耳よりな情報を紹介します。手間をかけて作成したのに結局は役に立たないような To-Do リストに頼り続ける必要はもうありません。実際に役に立つ To-Do リストを作成する 15 の秘訣で、タスクを確実に管理しましょう。

一番最初のアクション: 手書きの To-Do リストと決別する

To-Do リストを上手に作成する上で一番肝心な最初のステップは、To-Do リストアプリで作成することです。手書きの To-Do リストは、済んだ項目を棒線で消していく、何とも言い難い満足感は感じさせてくれるものの、実際にたくさんの To-Do 項目を管理する手段としては、おすすめできるツールではありません。手書きの To-Do リストは、情報を整理しにくく、ミスや紛失が起こりやすい上、非効率的です。

そこで、代わりに To-Do リストアプリの使用を開始しましょう。手書きの To-Do リストでは得られない To-Do リストアプリの優れたメリットは以下のとおりです。

  • 仕事を整理し、優先順位を明らかにする。手書きの To-Do リストの順序を変更するには、一から全部書き直す必要がありますが、To-Do リストアプリを使えば、項目を簡単にドラッグ & ドロップできます。加えて、ほとんどの To-Do リストアプリでは、カスタムタグで優先度を追跡する手段が提供されます。

  • 紛失の可能性がゼロ。手書きのリストと異なり、オンラインの To-Do リストは、「なくなる」可能性がありません。いつでもリストにアクセスできるので、どこにいても、思いついたその瞬間に To-Do 項目をリストに追加できます。

  • To-Do 項目に背景情報を追加できる。 ほとんどの To-Do リストアプリでは、説明に情報を付け加えることができます。手書きの To-Do リストでは、仕事の要件を限られた語数にまとめる必要がありますが、To-Do リストアプリを使えば、各タスクに拡張可能な説明欄が設けられているので、タスク関連する詳細情報、文書、重要情報などを追加できます。

  • 同じ場所に複数のリストを作成する。To-Do リストアプリを選択する前に、アプリ内で「リスト」を複数作成できることを確認してください。たとえば、自分の担当業務用のリスト、チームの仕事用のリスト、キャリアアップのための研修・教育用のリストの 3 つを作成したい場合などにも使用できるアプリがよいでしょう。複数のリストを作成するオプションがある To-Do リストアプリを使えば、これらの To-Do リストをすべて 1 つの場所で保管できます。

  • 期日、リマインダー、通知を設定する。To-Do リストを作成しても、タスクが期限に遅れれば、あまり意味はありません。To-Do リストアプリを使えば、期日を追跡し、リマインダーや通知を設定することにより、予定通りにタスクを完了できます。

  • コラボレーション。自分自身の To-Do リストがすっきり整理された状態で、各タスクの優先度が明確であれば、チームのプロジェクトや取り組みへの貢献も高まります。すなわち、自分自身の仕事が整理できれば、それに応じてチームとのコラボレーションも簡単になります。

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To-Do リストアプリをお探しであれば、Asana をぜひお試しください。Asana は、仕事を整理し、タスクの要件、目的、方法を確実に把握できるようデザインされたワークマネジメントツールです。Asana を使用すれば、自分の担当業務を追跡し、プロジェクト全体の進行とつなげ、チーム全員と認識を共有し、見落としゼロを実現できます。

よりよい To-Do リストの作成 - マイタスクの例

To-Do リストを向上させる 15 の秘訣

以下の 15 のヒントを活用して To-Do リストをレベルアップすれば、やるべきことが最大限に明確になり、非効率な作業が減ります。実際に役に立つ To-Do リストを作成する 15 の秘訣で、タスクを確実に管理しましょう。仕事を整理して生産性を向上させるために To-Do リストアプリを使用中の方向けに、次のヒントを紹介します。

1. すべて記録する

そもそも何をやろうと思ったのか忘れる前に、思いついたら書き留めて、タスク完了を記録しましょう。インスピレーションは時や場を選ばないので、優れたアイデアが、書き留める準備がないときに訪れる場合もあります。プロジェクトを向上させるためにできることや、上司に提案したい素晴らしいアイデアが頭に浮かんだら、To-Do リストに追加するだけで簡単に記録できます。

この要素は、モバイルユーザーにも優れた使用体験を提供する To-Do リストアプリを選ぶことが不可欠な理由の 1 つでもあります。この条件を満たすアプリを使えば、移動中にササッとメモを書き留められます。パソコンを開くまで忘れないでいられるかと心配する必要はありません。

人間の頭脳と記憶への依存を減らせば、未来の自分の活動がより簡単になります。Asana は人々の認知負荷を軽減し、明確性を実現します。

2. 一にリスト、二にリスト、三四がなくて五にリスト

To-Do リストが情報であふれ整理が追いつかなくなる理由の 1 つに、さまざまな種類の情報がすべて同じ場所に無作為に格納されがちな傾向があります。たとえば、仕事で複数のプロジェクトを進めている場合を考えます。完成予定のキャンペーン要旨をレビューするリマインダーのすぐ隣に、イベントの案件を業者に発注する旨のメモを保存しようとしたら、混乱が雪だるま式に膨らみかねません。当然、ストレスにもつながります。

To-Do リストを確実に管理し、仕事の能力を最大限に発揮するには、リストを 2 つ以上作成することを検討しましょう。たとえば、プロジェクトごと、または大規模な取り組みごとにリストをつくれます。また、すぐに実行できるタスク用のリスト、今後のプロジェクトのアイデア用のリスト、個人のリマインダー用のリストの合計 3 つを用意することもできます。そうすれば、現在進行中の仕事に関連する To-Do リストのみを開き、終わらせるべきことにしっかり集中できます。

詳細を見る: 仕事に役立つ効率的なオンライン To-Do リストアプリ

3. ワークフロー、優先度、期日に基づき To-Do リストを整理する

To-Do リストを毎日整理し直すのは、楽しく感じられることもありますが、時間の無駄になります。その誘惑にかられないよう、整理に時間を浪費する必要がない優れた構成の To-Do リストを作成しましょう。ご利用のアプリが対応する場合は、仕事の種類別にセクションを作成することを検討しましょう。そうすれば、必要に応じて、プロジェクト別、優先度別に仕事を整理できます。

よりよい To-Do リストの作成 - 優先度とワークフロー

4. 実行しやすくする

To-Do リストは、アイデアや目標を保存するための場所ではありません。こういった情報を記録することも大事ですが、すべてを 1 つの To-Do リストに格納しようとした場合、重要な仕事が失われたり、埋もれたりするおそれがあります。このようなリスクを避けるために、アイデアや目標などは、プロジェクト管理ツールや目標管理用システムでの見える化を図りましょう。そうすれば、思いついたアイデアや重要な目標へのアクセスを確保しながらも、To-Do リストが乱雑になるのを防げます。

アイデアや目標と、すぐ実行が必要な主要タスク用の To-Do リストとを別に保存することは大事なポイントですが、複数のツール間を絶えず切り替え続ける負担が雪だるま式に膨らみかねません。これを避けるためには、たとえば Asana のように、すべての情報を同じツールで可視化できる方法を探しましょう。

5. 名前は動詞で終わらせる

To-Do リストのすべての項目を実行できるアクションとすることに加え、各 To-Do 項目名は、まず動詞から決めることを推奨します。これは厳格な規則ではないものの、動詞を先に定めることで、To-Do (やるべきこと) として設定する各項目の具体的なアクションは何なのかを明確にできます。

たとえば、Facebook 広告画像 3 件という To-Do 項目名からは、何をすべきなのかあまりイメージがわきません。この項目名に「デザインする」という動詞を加えると、とたんにFacebook 広告画像 3 件をデザインするという実行しやすい、明確な To-Do 項目になります。動詞を意識して To-Do リストの各項目名を定めれば、必要な作業内容が一目で把握できるリストになります。

6. 各 To-Do 項目の優先度を決める

適切な時間配分を行い、仕事を期日までに終わらせるためには、どの To-Do 項目が最も重要なのか認識することが大事です。最重要な To-Do 項目をリストの一番上に配置する方法、カスタムタグで優先度を示す方法などを使えば、最も重要な仕事の期限を見逃すことがないよう見える化できます。

記事: 最も大切な仕事を優先する方法

とはいえ、最重要な仕事から先に行わなければならないというルールはありません。まず簡単なタスクから始め、勢いよく 1 日のスタートを切ることが最適な場合もあるでしょう。また、すべての仕事の 80% は時間の 20% で完了できるとする「80:20 の法則」に従い、その作業から先に片付けることを好む方もいるでしょう。優先度が高い仕事を先に行わない場合にも、1 日を終える前に行う必要があることが何かは、必ず把握することが大切です。

以前は、帰宅すると、8 時に息子を寝つかせ、その後 12 時までメール作業を続けていましたが、それは基本的にスレッドの情報を追い、何が起きているのか把握するためでした。でも今は、何が重要なのか正確に認識できるので、Asana で文字通り一挙に済ませられます。

7. 必ず期日を設定する

To-Do 項目をすべて達成するには、仕事内容だけでなく、期日も認識することが必要です。重要なタスクが期限に遅れたら、きちんと完了したことにはなりません。誰が何をいつまでに行っているのか、常に把握することが必要です。厳密な期限が定まっていない場合にも、とりあえず期日を定めておき、必要に応じて後で調整する方がよいでしょう。完全に間に合わなくなるよりはずっとよい方法です。

8. 大きな仕事をより小さなタスクに分割する

To-Do 項目を確実に達成しようとする上で、最も困難なハードルの 1 つは、明日が期日の仕事を見て、「えっ、これって 1 週間分の作業量じゃない?」と気づくような状況です。

この問題に頻繁に直面する場合には、仕事をより小さなタスクに分割することを検討してください。期日が金曜でも、何日もかかる大きなタスクには注意してください。そのようなタスクを週のもっと早い時点に完了できる To-Do 項目に分割することは、プロジェクトの成功を左右します。

Asana により、実際に処理していた全体の作業量が可視化されたため、業務タイプ別に優先順位や戦略を見直すことができました。

9. 類似するタスクを一括処理する

作業を一括処理すれば、To-Do 項目を達成できるだけでなく、生産性も向上させることができます。人間の脳は、タスクを切り替えたり、新しいプロジェクトを始めたりするたびに、再調整とリセットのための時間を要します。人間は、実はマルチタスキングが得意ではないので、グループとしてまとめられる To-Do が多ければ多いほど、脳への負担を減らせます。

特に、毎日繰り返す作業は、一括処理でもっとシンプルにできないか検討してください。毎日繰り返すことに慣れると、費やしている時間を意識しなくなりがちですが、短い時間も積み重なれば大きな浪費になりかねません。日毎のタスクがあれば、実際にかかっている時間を把握した上で、効率化する方法を考えましょう。そして、一括にまとめ自動化できないか検討しましょう。そのタスクを To-Do リストから取り除ければ、リストがすっきりする上、生産性も上がります。

10. 前進を祝う

To-Do リストの項目を 1 件完了するたび、それは何かを達成したことを意味します。これは喜ばしい快挙であり、何らかの形で祝いたいものです。誰かの肩をポンと叩いて励ますような、ちょっとした表現でもよいでしょう。

Asana の基本理念の 1 つに心のこもった態度を意味する「ハーティテュード (Heartitude)」という言葉があります。これは実は Asana が考えた造語なのですが、Asana のハートを表現する言葉です。ハーティテュードとは、毎日有意義な体験をクリエイトしながら楽しく仕事をする姿勢を指します。Asana ユーザーの方は、To-Do タスクを完了した時に、ユニコーンやイエティが画面を駆け抜けるのを目撃したことがあるかもしれません。私たちがこの機能を実装した理由を言葉で説明する必要があるでしょうか?皆様が心で感じるものがあれば幸いです。

タスク完了時にユニコーンが画面を駆け抜けるなど、Asana の機能のおかげで、仕事を我慢すべき負担というよりは、もっと楽しむべき体験として捉えられます。
よりよい To-Do リストの作成 - Asana のお祝い機能

11. 1 日の終わりにリストを整理する

午前中の半分を To-Do リストの整理に費やすのではなく、前日の夜にタスクの整理を済ませておけば、ログイン時にすべきことがすべて明らかな状態で 1 日をスタートできます。前日に 5~10 分かければ、朝一番エンジン全開でスタートを切れるよう準備できます。

12. 通知をオフにする

通知はよい仕事を達成するために非常に役に立ちますし、よい To-Do リストアプリには必ず十分な通知機能が備わっています。ただ、それと同じくらい大事なのは、「スヌーズ」やサイレント機能です。仕事を整理する本来の目的は、生産性の向上であり、そのためには、時には 1 つのタスクに集中することが必要です。そういう場合には、タスクと無関係な通知に集中を乱されないよう、通知をオフにしましょう。

本来集中すべきこと以外に時間が浪費されるとコストが増えるので、私たちはできる限りそういった要因を排除することに注力してきました。Asana を使用すると、皆が仕事の現状と責任を把握でき、議論する必要がないので、中断することなくスムーズに仕事を進められます。
記事: デジタルの誘惑や邪魔を減らし、集中力を高める 7 つのヒント

13. なくせる作業を追跡する

不要な仕事に時間を割く必要はありません。To-Do リストに詳細なタスクを記録することは、もちろん常に必要ですが、それと同時に、必要に応じてリストから無駄をそぎ落とすことも大事です。

To-Do 項目の優先度を追跡していれば、重要度が最も高いもの、最も低いものがすでに把握できているはずです。必要な場合には、思い切って仕事の優先順位を下げることも重要です。To-Do 項目を追跡する目的は、大小すべての項目を毎日漏れなく実行することではありません。大事なのは、最重要な仕事を達成するためのタスク管理であることを忘れないようにしましょう。

14. 取り残された To-Do 項目に目を配る

タスクの期日が先週だったのに、まだ取りかかれずにいるといった状況は誰でも一度は経験したことがあるのではないでしょうか。そういうタスクに気づいたら、完了できていない理由を自分に問いてください。できないでいる原因は何なのか、優先順位を見直す必要があるのか、他のメンバーに割り当てる必要があるのか、検討しましょう。たとえば、未解決の問題があるために、仕事が止まってしまっているのでしょうか?遅れの原因を把握すれば、より効率的に仕事を進め、取り残された To-Do 項目による問題が大きくなる前に手を打てます。

15. 1 つのプラットフォームでコラボレーションを行う

To-Do 項目の追跡を自分だけのスペースで行うのは、できれば避けた方がよいでしょう。自分個人がどんなに情報の整理や優先順位付けができていても、チームの仕事が見えなければ、それが生かせませんし、その逆も言えます。最も効果的なチームは、実務の場として、信頼できる唯一の情報源を共有しています。それにより、誰がどのタスクを担当しているか全員が把握でき、1 つのチームとして最大限に力を発揮することに集中できます。

そのために最適なツールとして自信を持っておすすめできるのが、Asana です。Asana を使えば、チームワークにおける仕事の要件、目的、方法を整理できます。それにより、明確化や効率化のメリットを 1 人だけが享受するのではなく、チーム全員が共有できます。

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To-Do リスト項目「To-Do リストの作成方法を学ぶ」にチェックを入れて修了

To-Do リストの作成目的は、仕事を整理し、可視化することです。これは、以上の 15 のヒントを活用すれば、確実に実現できます。ただ、仕事を追跡する To-Do リストを作成する場合には、見える化された情報をチームメイトと互いに共有し合う手段も必要です。そのためには、タスク管理プロジェクト管理など、強力な追加機能を提供する To-Do リストを選ぶことをおすすめします。

詳しくは、Asana を使ったプロジェクト管理のメリットについて、こちらでお読みください。

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